Порядок документов в личном деле работника

Содержание

Личное дело сотрудника — образец оформления, состав и правила

Порядок документов в личном деле работника

Личное дело – это сгруппированный комплекс информации и документации о работнике предприятия и рабочем стаже. Обязанность по ведению кадрового учета возлагается на работников кадров после подписания распоряжения о начале работы.

Общие правила систематизации документов и формирование дел

Для достижения оперативной и эффективной работы кадрового отдела, и последующей обработки, хранения, используется номенклатура дел:

  1. Регистр систематизации заголовков личных дел, открытых отделом кадров, с указанием периода их хранения.
  2. Обязательный справочник по классификации полного реестра заведенных дел служащих работников.
  3. Основной регистр учета делопроизводства, который после истечения нормативных сроков хранения личных дел, сдается с томами дел в ведомственный архив, и продолжает служить учетным документом хранения.
  4. Основа для составления информационно-поисковых картотек и справочников.

Выделяют 2 вида номенклатуры:

  1. Типовая номенклатура – это утвержденный состав личных дел определенного предприятия, а также индексации дел в этой отрасли.
  2. Примерная номенклатура – рекомендованный вариант номенклатуры и устанавливает примерный состав и индексы дел.

Для этих двух видов номенклатуры существуют несколько этапов формирования:

  1. Изучение документальной базы учреждения: уставные документы организации, плановой и отчетной документации, должностные инструкции работников, применяемые классификаторы, ведомственные реестры документов номенклатуры прошлых лет, документации, с указанием основных видов деятельности предприятия.
  2. Включает базу документов, подтверждающие полномочия предприятия.
  3. Ведение незаконченных личных дел, переданных для дальнейшего ведения из смежных структурных подразделений при переводе сотрудника.
  4. Систематизация документов служебного пользования составляет в отдельную номенклатуру.

На следующий год номенклатура дел формируется заранее, во второй половине текущего годового периода.

Формирование номенклатуры дел начинается с квалификации отделов организации: к примеру, плановый отдел – 01, бухгалтерия – 02, канцелярия – 03 и т. д.

В 1 столбце документа отражается индексация, составляет которую индексированное подразделение и текущий номер по порядку структурного ведомства.

Во 2 графе отражается последовательность названия дел:

  1. Организационная база документации.
  2. Документация с отражением плановых показателей.
  3. Документация отчетного периода.
  4. Документы об основной деятельности учреждения.
  5. Информационная база для ревизии исполнения целевого направления учреждения.

В 3 графе отражается число страниц кадрового дела, информация этой части документа проставляется при закрытии отчетного года и размером не больше 250 страниц.

Временной период хранения отражается в столбце 4.

Столбец 5 служит для внесения различного рода примечаний.

Основные требования к формированию дел

К формированию дела предъявляют следующие аспекты:

  1. Необходимо группировать документы в рамках одного календарного года.
  2. Группировка информации из документов постоянного и временного пользования ведется раздельно.
  3. В томе используется подлинный экземпляр либо его заверенная копия.
  4. Все документальные элементы, входящие в состав дела, должны удовлетворять государственным требованиям и стандартам.
  5. Личное дело служащего сотрудника должно быть объемом не превышающим 250 страниц, и толщиной не более 4 сантиметров.
  6. Распределение экземпляров производится в хронологическом порядке.

Состав личного дела сотрудника

Составляющие документы личного дела можно подразделить на 3 формальные группы:

  1. Документы при оформлении на работу: анкета, резюме на должность; заявление о приеме на работу; копия документации об образовании; письма с указанием трудовых отзывов; данные о прохождении комиссии в медицинском учреждении; трудовой контракт; приказ о приеме на работу, о назначении на должность, материалы о проведении назначения на конкурсной основе.
  2. Личное дело может дополняться: копиями распоряжений о премировании и поощрениях, переводах и перемещениях и т.д.; копиями материалов, отражающих факт смены анкетной метрики; копиями диплома, полученного в течение работы, прохождения тренингов и повышений квалификационных навыков; различного рода заявлениями и записками; сертификаты аттестации.
  3. Документальные элементы, отражающие увольнение либо окончание трудового контракта.

Все ксерокопии подлежат заверению служащим отдела кадров.

Особенности формирования личного дела сотрудника

Создание дела подразумевает несколько операций:

  1. Расположение проработанной информации, основываясь на применяемую номенклатуру.
  2. Распределение документации внутри личной папки в соответствующем порядке.
  3. Составление титульного листа на лицевую сторону папки.

Существует самостоятельная папка делопроизводства для каждого служащего, с указанием названия предприятия, ведомственного структурного подразделения.

Ниже ставится индекс и точный заголовок, прописанный в номенклатуре дел. Прописывают дату начала ведения и период сохранения папки.

Этапы формирования личного дела

Процесс формирования личного дела происходит в 2 делопроизводственных этапа:

1 этап

Происходит в процессе приема на работу после подписи трудового контракта и приказа о приеме. На этом этапе документы распределяются в соответствующем порядке:

  1. Внутренний регистр документации.
  2. Копия документов об образовании.
  3. Трудовой контракт (договор).
  4. Выписка (копия) изданного приказа о приеме на должность.

2 этап

Заключает в себя распределение поступающей документации в период всей рабочей деятельности.

Все поступающие документы подлежат проверке и заверке копий сотрудником кадрового отдела.

Вся документация должна подкрепляться в хронологической последовательности.

После прекращения трудовой деятельности, личное дело, заполненное в соответствии с этими этапами, служит первоисточником по восстановлению утраченной трудовой книжки служащего.

Образец обложки личного дела

Личное дело необходимо заводить отдельно для каждого работника. Составленное дело лучше всего прошить либо сброшюровать.

Оформление личного дела

На титульном листе необходимо отразить нужную информацию:

  1. Фамилии и инициалов сотрудника в именительном падеже.
  2. В случае смены фамилии, этот факт необходимо отразить в заголовке.
  3. Общая картотека дополняется заглавными буквами начала фамилии рабочего, под которыми оно далее будет храниться.
  4. Необходимо занести даты составления распоряжения о начале работы либо увольнении рабочего.
  5. Нормативный срок сохранности 75 лет, что касаемо руководящего состава, то срок хранения таких дел неограничен.
  6. Обязательное условие при оформлении личного дела является нумерация его страниц.

Образец титульного листа:

Регистрация и хранение личных дел работников

Для упрощения работы кадровой службы применяется система регистрации и хранения дел. Это обеспечивает сохранность и информационную конфиденциальность.

Личные дела работников регистрируются в инвентарные книги учета кадровой информации.

В рекомендательном составе, журнал может включать графы:

  1. Номер регистрируемого дела.
  2. Фамилия и инициалы регистрируемого работника.
  3. Дата принятия личного дела на регистрационный учет.
  4. Работник, ответственный за ведение дела.

Для сохранности личных дел, хранение необходимо организовать в надежном помещении, оборудованном металлическими закрывающимися шкафами либо сейфами. Ежедневно, после окончания рабочего дня, кадровый работник, ответственный за сохранность личных дел, обязан проверить полное наличие томов, закрыть и опечатать хранилище.

Проверка и ознакомление с личным делом сотрудника

При каждой организации ежегодно создается ревизионная комиссия по проверке наличия и правового состояния личных дел сотрудников. Результаты проверки подробно отражаются в каждом деле работника. При обнаружении факта утраты личного дела либо несоответствующего уровня его состояния формируется акт проверки и осуществляется служебное выяснения обстоятельства пропажи.

В установленном порядке в соответствии с действующим законодательством, проверку и беспрепятственное нахождение на территории предприятия имеют право контролирующие, надзорные и правоохранительные органы, а именно:

  • Прокуратура РФ;
  • Министерство внутренних дел РФ;
  • Государственная трудовая инспекция;
  • Работники архивов;
  • Работники ГИБДД.

Любая проверка должна проводиться на основании распоряжения, и запротоколирована.

Перед проведением подобных процедур, на имя руководителя организации должно поступить официальное письмо.

В ежегодном порядке, работник организации должен быть ознакомлен со своим личным делом. Также, каждый работник может в любой момент потребовать ознакомления с его кадровыми материалами, и внести дополнения и изменения основываясь на документальные материалы, подтверждающие информацию.

Многие руководители организаций нередко задумываются над необходимостью организации картотеки сотрудников. Но как можно понять из данной статьи, это не только весьма целесообразно, но и поможет руководителю организовать более эффективную кадровую политику.

Источник: https://corphunter.ru/biznes/lichnoe-delo-sotrudnika.html

Порядок подшивки документов в личное дело работника

Для этого расположите документы по хронологии дат в следующем порядке:— личный листок по учету кадров и автобиография;— копия паспорта и документов об образовании;— документы о приеме на работу;— документы, которые оформляются кадровой службой в течение трудовой деятельности сотрудника;— документы об увольнении(завершают личное дело).Пронумеруйте листы личного дела, переоформите его внутреннюю опись, сдайте документ в архив.

7 В процессе делопроизводства документы личного дела располагаются внутри него в обратной временной хронологии, т.е. в начале дела оказываются размещенными документы об увольнении; за ними — документы о переводах сотрудника, приказы о поощрениях и взысканиях и пр.; за ними — документы о приеме на работу и копии документов об образовании и т.п.

Читайте также  Комплексный нормативный акт это документ в котором

по теме Обратите внимание Состав документов личного дела работников не регламентирован российским законодательством.

Что должно быть в личном деле работника: образец

Внимание Такая опись служит не только подтверждением наличия в папке того или иного документа, но и существенно облегчает их поиск. Оформление внутренней описи личного дела сотрудника образец, представлен ниже.
Скачать чистый бланк Скачать заполненный образец Следует помнить, что все листы документов, подшитых в дело, необходимо пронумеровать.

При этом внутренняя опись имеет собственную нумерацию, количество ее листов при передаче папки с делом на архивное хранение указывается в листе-заверителе.

Хранение личных дел Обычно, личные дела действующих сотрудников предприятия находятся на текущем хранении в кадровой службе и получают статус законченного делопроизводства после того, как сотрудник уволится — в этом случае они должны быть переданы в архив организации на хранение не позднее, чем через три года.

Личное дело сотрудника

В журнале графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение личных дел.

В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой: «Личные дела сотрудников» Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу.

Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации. Доступ к личным делам регламентируется руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам и персональным данным.

Личное дело формируется в картонной обложке (папке-регистраторе), на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел.

Личное дело работника

Например, когда речь идет о руководителе предприятия, это может быть выписка из протокола общего собрания или решения совета директоров. Таким документом также может быть приказ о назначении на должность или договор о материальной ответственности.

Порядок ведения личных дел в 2017 году

Важно Также важно знать срок хранения в государственном архиве личных дел:

  • На обычных работников — 75 лет.
  • На руководящих – постоянно.

Срок течь начинает не со дня рождения работника, его увольнения, а с момента передачи дела в архив. Выдача личных дел работников Не стоит сравнивать личное дело с трудовой книжкой, выдаваемой при увольнении.

Личные дела на руки работникам никогда не выдаются! Работники не менее одного раза в год должны знакомиться в присутствии уполномоченного лица с информацией, находящейся в деле. Это делается для поддержания его в актуальном состоянии.

Сотруднику ответственному за личные дела рекомендуется разработать бланк ознакомления, в котором ежегодно работник своей подписью будет удостоверять данный факт. Личные дела по запросу выдаются правоохранительным либо контролирующим органам.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.

О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации.
Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения.

После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику.

В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов).

Как правильно сформировать личное дело работника

Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения. Сколько и как хранить В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах.

Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале.

Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д. Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.

Источник: http://civilist-audit.ru/poryadok-podshivki-dokumentov-v-lichnoe-delo-rabotnika/

Ведение личных дел сотрудников – организации и порядок их хранения

Во многих хозяйствующих субъектах, использующих труд наемных работников, на вновь трудоустроенного подчиненного заводится личное дело. При этом, внешний вид и структура подобного документа не имеет строгой регламентации. Как быть в этом случае и как его тогда составлять – насущные вопросы многих кадровиков.

Действующим законодательством РФ предусмотрены такие случаи обязательного открытия личных дел работников:

  1. Если субъект-наниматель находится в государственном подчинении, в нем формируется штат и кадровый резерв госслужащих (согласно президентскому распоряжению от 01 июня 1998 г. № 640, ФЗ от 27 июля 2004 г. № 79, а также отраслевым законодательным актам, в частности, Приказу Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. № 300);
  2. Если субъект – государственный (муниципальный) орган власти (согласно президентскому распоряжению от 30 мая 2005 г. № 609);
  3. Если подобное предписано вышестоящей организацией (к примеру, материнской).

В остальном же, административные органы хозяйствующих субъектов-юрлиц и ИП вправе самостоятельно определяться с необходимостью формирования дел и категориями подчиненных, по отношению к которым они составляются, руководствуясь Конституцией, ТК (ст. 85 – о персональных данных и их конфиденциальности, ст. 87 – об алгоритме их обработки), иными законодательными актами различных уровней.

Принятое решение должно быть зафиксировано в локальных нормативных актах (например, соответствующей инструкции по делопроизводству HR-отдела, Уставе).

В них же, ввиду нерегламентированности основных вопросов формирования документа на макроуровне, следует отразить:

  • форму;
  • механизм составления и ведения;
  • лиц, которым вменена обязанность по хранению;
  • режим хранения;
  • алгоритм доступа;
  • иное.

При этом следует опираться на ГОСТ Р-6.30–2003, содержащий основные делопроизводственные правила.

Таким образом, формирование и хранение личных дел многими отечественными хозяйствующими субъектами может осуществляться в добровольном порядке.

Комплектование дел позволяет сконцентрировать и упорядочить в одном месте и общем виде все данные о штатных единицах, а также обеспечивает оперативный доступ к требуемой информации. Поэтому многие отечественные субъекты не отказываются от этой делопроизводственной процедуры.

Стандартизированная комплектация картотеки предусмотрена только для такой категории работников, как госслужащие. В остальных случаях дело может содержать любые заверенные копии и оригиналы различных документов (распоряжений, заявлений), хранящихся на постоянной или временной (более десятилетия) основе.

Сроки хранения определены Минкультуры в приказе от 25 августа 2010 г. № 558.

Элементы можно классифицировать следующим образом:

  1. предоставляемые работниками при приеме на работу и документирующие факт трудоустройства;
  2. возникающие в период выполнения подчиненным своих должностных обязанностей;
  3. заверяющие факт прекращения рабочих отношений.

К первым относят:

  1. библиографическую анкету;
  2. резюме;
  3. рекомендательные письма и оценочные суждения о работнике от предыдущих работодателей;
  4. копии удостоверения личности и страхового номера персонального счета;
  5. документацию об образовании,
  6. документацию воинского учета;
  7. подтверждение наличия либо отсутствия факта тюремного заключения, незакрытого уголовного преследования либо его прекращения (требуется для претендования на должность, к которой не допускаются судимые граждане, а также подвергавшиеся или подверженные преследованию со стороны уголовных структур);
  8. заявление о трудоустройстве;
  9. справки медицинского характера (важны при приеме на работу граждан, не достигших совершеннолетнего возраста и в иных, предусмотренных ТК, случаях);
  10. трудовой контракт;
  11. персональную карточку ф. Т-2;
  12. копию локального распорядительного акта о трудоустройстве.

Под вторыми подразумевают:

  • копии брачного свидетельства;
  • свидетельство о появлении на свет ребенка;
  • водительские права;
  • копию договора о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
  • рабочие инструкции;
  • допсоглашения к трудовому контракту;
  • копии приказов о внутренних перемещениях и переводах;
  • подтверждения систематического прохождения медосмотров;
  • документальные подтверждения наличия ограничений физических способностей, обуславливающие предоставление специальных условий деятельности;
  • соглашение об ответственности за разглашение конфиденциальной информации (если штатная единица имеет к ней доступ);
  • листы аттестации;
  • свидетельства прохождения курсов по повышению квалификации;
  • докладные, служебные и объяснительные записки, заявления об уходе в отпуск и т.д.

Под третьими подразумеваются доказательства прекращения работы, то есть заявление об увольнении и копия соответствующего локального распоряжения руководства.

Что касается трудовой книжки, то в личное дело можно вкладывать исключительно ее копию, но не оригинал, поскольку он считается бланком строгой отчетности, который полагается хранить в специальных условиях (специально оборудованных помещениях, к примеру) и выдавать по заявлению.

Исходя из вышенаписанного, комплектация дел начинается с момента трудоустройства работника, сразу после издания соответствующего приказа о его приеме, и осуществляется вплоть до момента окончания им трудовой деятельности. После этого его передают на архивное хранение (решение Росархива от 06 февраля 2002г.).

Они могут заводиться на весь коллектив или на определенные должности (зачастую, на руководящие). Этим занимается лицо, на которое администрацией возлагается подобная ответственность (зачастую – сотрудник отдела кадров). При этом неважно, трудится ли работник на основном рабочем месте или по совместительству, в течение длительного периода или по срочному трудовому контракту.

Читайте также  Документы необходимые для получения инн иностранному гражданину

На штатные единицы, к которым не предъявляются специфические требования (технический персонал, к примеру), личные дела зачастую не заводятся.

На практике для открытия личного дела требуется:

  • папка — скоросшиватель с твердой картонной обложкой;
  • дырокол;
  • пакет документов.

Общие положения по формированию следующие:

  • наличие титульного листа, пример которого можно найти в 11-м Приложении к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), с номером дела согласно регистрационного журнала (при ведении нумерации), данными подчиненного, датами открытия и закрытия документа (являются, следовательно, датами издания приказа о приеме и увольнении), номерами трудовой и медицинской книжек, количеством страниц содержимого (графа заполняется при передаче дела в архивное учреждение) и периодом хранения (прописывается при закрытии дела). Фотография не обязательна;
  • наличие описи содержания, пополняемой в случае изменения рабочего статуса подчиненного (Приложение 10 Правил).
  • размещение документации в следующем порядке: карточка ф. Т-2, анкета, резюме, копии образовательных и личных документов, заявление и приказ о трудоустройстве, трудовой контракт, документация, свидетельствующая о перемещениях внутри организации (в хронологическом виде), материалы об окончании трудовой деятельности. Последним подшивается копия локального распоряжения о расторжении трудового контракта.

Кроме этого, нецелесообразно включать в личное дело более 1-го экземпляра каждого документа ввиду того, что его объем не должен превышать 250 листов, при толщине не более 4 см.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Листы нумеруются (арабскими цифрами карандашом или нумератором в правом верхнем углу).

Завершается формирование личных дел сшиванием и проставлением печати организации.

Альтернативой прокола служит переплет. При этом текст содержимого (особенно даты, визы и резолюции) должен свободно читаться.

После этого оно подлежит регистрации в журнале учета. Его форма нигде не определена, поэтому он может составляться в произвольном виде.

Порядок работы с документом

При ведении личных дел следует помнить о конфиденциальности данных подчиненных, обусловленной президентским указом № 188 от 06 марта 1997 г.

Запрещено подшивать в папку документацию, содержащую информацию о частной жизни, политической и религиозной принадлежности трудящегося (ст.8 ФЗ № 119 от 31 июля 1995 г). Получение и обработка работодателем первых сведений, согласно ст. 24 Конституции, возможны только с письменного согласия работника.

Все персональные данные следует уточнять лично у подчиненного. Если получить их можно только у третьей стороны, работника заранее об этом уведомляют с целью получения от него согласия в письменном виде.

Для этого ему сообщается о целях, источниках, способах получения, содержании подобной информации и последствиях отказа.

Чтобы обезопасить себя, следует в уставных документах отразить перечень сотрудников, имеющих доступ к персональным данным.

Ознакомиться со своим личным делом имеет право и сам работник. В некоторых компаниях это происходит ежегодно, один раз и в обязательном порядке, под расписку в карточке, прилагаемой к делу.

Запрещена передача информации сторонним лицам, за исключением правоохранительных и медицинских работников по факту официального запроса первых и в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника вторыми, а также их хранение в структурных подразделениях, не являющихся юрлицом и не относящихся к работодателю.

Учет документов должен производиться по одному из следующих методов:

  1. в номерном порядке;
  2. в алфавитном порядке;
  3. по разделам согласно наименованиям подразделений организаций, а внутри них — одним из вышеуказанных способов.

Также разрешено хранить личные дела в составе нарядов — алфавитных групп хранения. При этом в начале наряда вкладывается сводная опись включенных в него документов.

Как правило, отдел кадров хранит только дела работающих членов коллектива, а документы уволенных работников передаются на хранение в архив. Альтернативным вариантом является выдача на руки увольняющемуся в последний день его работы копий документов, подшитых к делу. Целесообразно для этого открыть журнал, в котором работник будет расписываться о факте получения.

Это освобождает работодателя от ответственности за обеспечение неприкосновенности и сохранности конфиденциальных данных подчиненного.

Нюансы закрытия личного дела и его передачи в архив

Датой закрытия личного дела является дата увольнения сотрудника.

Перед этим проверяется наличие всех документов в папке, нумерация листов.

Внутренняя опись подписывается ее составителем и к ней составляется итоговая запись, в которой, в буквенном и цифровом эквиваленте, указывается количество имеющихся бланков и размер самой описи. Ее нумеруют отдельно.

После этого составляется заверительный лист (Приложение 9 Правил), в котором фиксируются:

  • количество страниц (цифрами и прописью);
  • объем внутренней описи;
  • особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, конвертов с вложениями и так далее).

Он также подлежит визированию составителем. Все последующие корректировки ЛД подлежат отметке в нем со ссылкой на соответствующий акт.

Опись подшивается в начале, а лист – в конце дела.

На титульном листе указывается дата его закрытия и срок период хранения, исчисляемый с начала года, следующего за годом закрытия.

Если в личном деле имеются документы с разными сроками хранения, то дело хранится по максимальному из них.

Ст. 22.1 ФЗ № 125 определяет такие сроки хранения: 50 лет (для дел, открытых с 2003 г.) и 75 (открытых, соответственно, до). На практике, для коммерческих организаций срок – это вторая цифра (согласно п. 656 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558), для государственных – десятилетие, после чего документ подлежит передаче архивариусу на сохранение в течении все тех же 75 лет.

В случае невостребования некоторых документов работником они вкладываются в подшиваемый к личному делу нумеруемый конверт. При этом, сначала нумеруется конверт, потом – вложения.

Личное дело следует передать архивариусу не позднее чем через 36 месяцев после их завершения в делопроизводстве.

Ответственность сотрудника кадровой службы

Проверки отдела кадров осуществляются:

  • службой управления Минтруда;
  • службой занятости;
  • территориальным управлением социального страхования;
  • правоохранительными службами в рамках рассмотрения конкретных жалоб.

Штрафные санкции к кадровому специалисту могут применяться в случае неправильного заполнения им унифицированных форм в размере 500 р. за каждую единицу. Личные дела сотрудников к таковым, как уже упоминалось, не относятся.

Впрочем, ведение документа вопреки уставной документации чревато ответственностью за «сбор и обработку излишних персональных сведений», возлагаемой исполнительной службой российского Комитета по надзору за средствами коммуникации и ИТ, а также судебным разбирательством, инициатором которого становится сотрудник, обратившийся с иском о защите своих прав.

Так, нарушители законодательных норм в области персональных данных привлекаются к ответственности следующего характера:

  • дисциплинарного (п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК);
  • материального (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК);
  • гражданско-правового, административного (ст. 13.11 и 13.14 КоАП);
  • уголовного (ст. 137 и 140 УК).

Эффективной превентивной мерой является компьютеризированный формат ведения кадровой документации, в том числе и личных дел, на который переходит все больше отечественных хозяйствующих субъектов, и получение письменного согласия от подчиненных на обработку информации о них. Без последнего работа с ней, не содержащая уголовно наказуемых деяний, чревата штрафами:

  • для гражданских лиц — 3.000-5.000 р.;

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/poryadok-hraneniya-i-vedeniya-lichnyh-del-sotrudnikov.html

Нужно ли формирование личного дела работника?

Формирование личного дела работника — это сбор и хранение различных документов о гражданине, который работает в организации. Это документы, характеризующие сотрудника как личность и как профессионала. При проведении анализа досье можно сделать выводы об уровне образования, профессиональных умениях, опыте работе и характере работника.

Формированием досье сотрудников занимается кадровая служба предприятия, например отдел кадров или служба по работе с персоналом, кадровый инспектор.

В маленьких организациях или у индивидуальных предпринимателей должности кадровика может и вовсе не быть, а его обязанности имеет право совмещать другой сотрудник, работающий здесь же или приходящий извне. Иногда в качестве кадровика выступает и сам ИП, если посчитает нужным.

У предпринимателя есть возможность заключить договор со специализированным агентством, оказывающим бухгалтерские, юридические и кадровые услуги. Тогда оформлять документы, связанные с приемом, переводами и увольнениями граждан будет наемный специалист.

Ведение подробных досье на работников не является необходимостью, но не во всех случаях.

Формирование личных дел сотрудников обязательно на государственных служащих, учителей, преподавателей, врачей, сотрудников правоохранительных органов, ученых.

При трудоустройстве человек предоставляет работодателю минимальный набор документов, которые требуется где-то и как-то хранить. Все они и помещаются в личное дело сотрудника. Не обязательно заводить на каждого сотрудника отдельную папку, можно сложить бумаги в отдельные файлы и скрепить в скоросшиватель. Много места не займет, и нормальные условия хранения выполняются.

Но это если на предприятии не требуется ведение личных дел.Обычно досье ведут в средних и крупных организациях. Это нужно для того, чтобы проанализировать личность работника и понять, подойдет он для определенной должности или нет, если планируются кадровые перестановки. На маленьких предприятиях руководитель и так всех знает, поэтому изучать досье ему вряд ли понадобится.

Читайте также  Как составляется опись документов образец

В состав досье входит:

  • заявление о трудоустройстве;
  • копия паспорта или иного документа, подтверждающего личность;
  • копия водительских прав (если требуется);
  • копии всех документов об основном и дополнительном образовании;
  • копии свидетельства о заключении, расторжении брака, свидетельств о рождении детей;
  • личный листок учета работников;
  • анкета и автобиография;
  • характеристики и рекомендательные письма с места учебы или предыдущих мест работы;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы о приеме на работу, переводах, награждениях, наложении дисциплинарных взысканий, об увольнении;
  • должностные инструкции;
  • жалобы на сотрудников, акты о нарушениях трудовой дисциплины, письменные благодарности, объяснительные;
  • результаты аттестации;
  • заявления на увольнение;
  • опись всех документов.

Список документов довольно обширный, он может быть сокращен или дополнен другими документами по усмотрению руководства предприятия или учреждения.

Водительские права обязательно представляют граждане, которые устраиваются на работу, где потребуется умение управлять транспортным средством. Для всех остальных это не обязательно. Не всегда просят дополнительно писать автобиографию — достаточно подробной анкеты. Характеристики и рекомендательные письма могут помочь при продвижении по карьерной лестнице.

Обычно запрашивают только копию того документа об образовании, который является профильным при приеме на работу. Например, помощник бухгалтера должен принести копию диплома бухгалтера или экономиста. Если этот же человек имеет диплом инженера-строителя, то тоже имеет право принести копию. Есть возможность перевода этого сотрудника на должность инженера-сметчика, образование позволяет. В некоторых случаях в личные дела подшивают копии документов о спортивных достижениях.

Порядок сбора и хранения документов

Формирование производится в хронологическом порядке, то есть от ранних документов к недавним. Сначала идут все первоначальные, сопровождающие прием на работу. Это заявление, копии паспорта, дипломов, анкета, автобиография (если требуется), трудовой договор, приказ о трудоустройстве, должностная инструкция. Далее документы подкладывают по мере их появления.

Например, повысили в должности и изменили заработную плату — значит нужно подшить в досье дополнительное соглашение, новую инструкцию и приказ. Потом на сотрудника пожаловался клиент, нужно получить с работника объяснительную и положить в личное дело. И так далее до тех пор, пока гражданин не уволится.

Все документы хранятся в отдельной папке или скоросшивателе. На ней указывается наименование «Личное дело», его номер, ФИО гражданина. Все листы внутри досье нумеруются, составляется их опись, которая тоже хранится в папке. В ней указывается название документа и номера листов. Она нужна для удобного и быстрого поиска.

После увольнения человека досье еще 3 (три) года хранится в кадровой службе, а в государственном учреждении — 10 (десять) лет. Потом документы нужно сшить и дать в архив. В конце дела на внутренней обложке приклеивается лист-заверитель, где указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, подпись сотрудника.

Личные дела руководителей хранятся постоянно, работников — 75 (семьдесят пять) лет.

Источник: https://vseobip.ru/raznoe/formirovanie-lichnogo-dela-rabotnika.html

Как оформить личное дело сотрудника — НалогОбзор.Инфо

Формирование личного дела

Личное дело (совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже) формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Ситуация: обязана ли организация вести личные дела сотрудников?

Нет, не обязана.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской и муниципальной службы (ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.

30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (см.

, например, Положение, утвержденное приказом МВД России от 28 апреля 2014 г. № 381).

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной Инструкции.

Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;
  • личный листок по учету кадров;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия документа, удостоверяющего личность;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копии документов об образовании;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления работника;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • справки о состоянии здоровья;
  • лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами.

Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления. Такой порядок следует из пунктов 4.19–4.

30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Пример оформления личного дела сотрудника

Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так:

  • личный листок по учету кадров;
  • дополнение к личному листку;

Внутренняя опись документов дела

Ситуация: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела?

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пунктов 4.30 и 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Личный листок

Ситуация: что такое личный листок по учету кадров, и чем он отличается от анкеты?

В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов.

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике.

Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка. Как правило, в личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.

Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, составьте дополнение к личному листку по учету кадров.

Совет: чтобы сотрудник не забывал сообщать сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Хранение личных дел

Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Ревизия личных дел

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/kadrovyj_uchet/dokumentooborot/kak_oformit_lichnoe_delo_sotrudnika/113-1-0-2973

Понравилась статья? Поделить с друзьями: