В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки

Содержание

Дубликат трудовой книжки

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки
Иногда возникает ситуация, когда трудовая книжка утеряна или испорчена, и работнику требуется получить новый документ. Рассмотрим подробнее процесс выдачи дубликата трудовой книжки.

Оформление дубликата

Работник утерявший трудовую книжку сразу после увольнения может обратится по последнему месту работы для получения дубликата книжки. Отдел кадров этой организации должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявлении (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

На титульном листе книжки (в верхнем правом углу) должна быть проставлена отметка «Дубликат» и заполнены сведения о работнике.

Примечание: Необходимо указывать данные (Ф.И.О., образование и т.д.) актуальные на момент заполнения книжки, согласно представленных документов.

После чего производится заполнение раздела «Сведения о работе», где необходимо отразить общий и непрерывный трудовой стаж работника до поступления в организацию. Общий отображается суммарно, без уточнения периодов работы и занимаемых должностей. После чего производится отображение трудовой деятельности работника по отдельным периодам.

Заполнение граф производится следующим образом:

  • В графе 2 — дата приема на работу или увольнения;
  • В графе 3 – при приеме на работу — наименование организации, структурное подразделение и должность на которою принят работник.  При увольнении – основание увольнения;
  • В графе 4 – указываются реквизиты документов, на основание которых внесена запись.

Образец заполнения

N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
Общий трудовой стаж до поступления в ОАО «Московские окна» составляет 8 лет 6 месяцев 12 дней
Открытое акционерное общество «Московские окна»(ОАО «Московские окна»)
1 18 12 2007 Инженер по охране труда Справка ОАО «Московские окна» от 12.02.2014 N 354
2 04 05 2013 Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

После заполнения всех граф, на следующий строке проставляются подписи сотрудника отдела кадров (производившего заполнение трудовой книжки) и владельца книжки. После чего книжка заверяется печатью организации.

Дубликат трудовой книжки регистрируется в «книге движения трудовых книжек и вкладышей» и под расписку выдается работнику.

Случаи выдачи дубликата

Рассмотрим подробнее основные случаи в которых производится выдача дубликатов трудовых книжек

1. Утеря работником трудовой книжки. Работник утративший книжку, должен незамедлительно обратится для ее восстановления по последнему месту работы с соответствующим заявлением.

Примечание: Даже если трудовая будет впоследствии найдена работником, после оформления дубликата, записи о последующей трудовой деятельности должны производится в дубликате.

2. Порча трудовой книжки. В даной ситуации на титульном листе книжки делается запись «Взамен выдан дубликат» с указанием ее серии и номера.

В дубликате вносятся записи в точном соответствие с оригиналом. После чего испорченный оригинал снимается с учета (с регистрацией в «книге движения трудовых книжек и вкладышей») и возвращается владельцу.

3. Причина увольнения, признана недействительной. В этом случае так же может быть выдан дубликат. В оригинале трудовой книжки делается запись о недействительности увольнения. После чего указывается верная формулировка увольнения.

Если решение суда требует сделать запись в новой формулировке, то организация-нарушитель обязана оформить дубликат книжки с верной формулировкой увольнения. Запись признанная недействительной в дубликат не вносится. Остальные записи переносится в точном соответствие с оригиналом. На титульном листе делается отметка «Взамен выдан дубликат» с указанием ее серии и номера. Книжка снимается с учёта и выдается владельцу.

4. Наличие записи об освобождении от должности в связи с незаконным осуждением.

Подтверждение в данном случае является оправдательный приговор или постановление о прекращении уголовного дела. В остальном порядок выдачи трудовых книжек аналогичен случаям 2 и 3.

5. Массовая утрата трудовых книжек работодателем. Чаще всего такие ситуации возникают в результате действия пожара, стихийного бедствия или техногенной аварии.

В данном случае стаж работников будет определен на основании акта комиссии по установлению стажа. Данная комиссия формируется органами исполнительной власти РФ. В состав данной комиссии включатся представители работодателей, профсоюзов и других заинтересованных организаций.

Периоды работы и занимаемые должности устанавливается на основании сохранившихся документов, либо на основание показаний 2-х или более свидетелей. При наличии спора между работником и комиссией стаж может быть также подтвержден в судебном порядке.

Документы, подтверждающие стаж

Для подтверждения периодов трудовой деятельности работник может использовать широкий спектр документов:

  • Трудовые договоры;
  • Копии приказов;
  • Справки с места работы;
  • Членские билеты профсоюзов;
  • Справки из ПФР;
  • Выписки из личных дел и личных карточек (форма Т-2);
  • Выписки из зарплатных ведомостей и лицевых счетов;
  • Расчетные книжки и расчетные листки;
  • Иные документы, содержание сведения о периодах трудовой деятельности работы.

Источник: http://prom-nadzor.ru/content/dublikat-trudovoy-knizhki

Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает рабочий стаж человека. А с наступлением пенсионного возраста дает право на получение достойной пенсии. Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса.

Определение

Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.

Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

  1. Личные данные.
  2. Данные о выполняемой работе.
  3. Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
  4. Наименования документов, на которые ссылаются все действия.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.

Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.

Когда выдается

Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:

  • утерю сотрудником;
  • утерю работодателем;
  • порчу документа;
  • внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.

Каждый из пунктов имеет свои особенности.

Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.

В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу. Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой. Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.

Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа. На титульном листе книжки должна стоять отметка, что это дубликат и стоять отметка о выдаче нового бланка. В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.

При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.

Оформление

Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.

Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.

Стоимость

Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы. При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления.

Читайте также  В каких случаях проводится экспертиза промышленной безопасности

По установленным законодательством нормам, за дубликат трудовой книжки, образец заполнения которого должен быть у руководителя или уполномоченного лица, организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.

Плата не берется только в следующих случаях:

  • при утрате работодателем всех трудовых книжек в результате непредвиденных обстоятельств;
  • при неверном заполнении титульного листа;
  • при порче, случившейся не по вине сотрудника.

Следовательно, организация имеет право брать плату за предоставление дубликата с уже уволившегося сотрудника или если работник сам виноват в порче или утрате документа.

Алгоритм

Рассмотрим алгоритм того, как можно оформить дубликат трудовой книжки. При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:

  1. Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
  2. Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
  3. Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
  4. Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
  5. Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
  6. Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки – образец:

Документы

Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина. Если таковые отсутствуют, организация может обратиться в пенсионный фонд с запросом о том, какая деятельность велась и в какие периоды.

В случае массовой потери трудовых организация создает комиссию, которая будет выявлять рабочий стаж сотрудников путем запросов и обработки данных, исходя из предоставленной ими информации.

Как оформить дубликат трудовой книжки? Для начала следует написать заявление, где должны быть указаны:

  • причина утраты;
  • просьба о выдаче повторного документа;
  • дата составления, подпись гражданина.

Заявление может быть написано от руки или в печатном виде. Некоторые организации держат готовые бланки для написания подобных заявлений.

Как оформить дубликат трудовой книжки – образец заявления:

После одобрения и принятия заявления руководитель организации должен издать приказ о выдаче дубликата.

Приказ должен:

  • содержать номер;
  • содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
  • издаваться только в печатном виде;
  • передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
  • иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.

Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной.

Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:

  1. Личное дело.
  2. Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
  3. Удостоверения гражданина.
  4. Трудовые договора.
  5. Расчетная книжка.

Какие сведения вносятся в дубликат

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Начать оформление следует с заполнения титульного листа бланка, который должен содержать актуальную информацию. Сюда относится:

  • фамилия, имя и отчество гражданина;
  • дата рождения;
  • наличие и вид образования;
  • профессия.

Достоверность этих данных должна быть подтверждена документально. А именно для заполнения должны быть предоставлены паспорт и документ об образовании.

На титульном листе ставится подпись гражданина, получающего дубликат, и уполномоченного лица, а также печать организации.

Дубликат трудовой книжки – образец заполнения титульного листа:

Далее нужно внести информацию о стаже трудовой деятельности. Для этого в графе 3, в блоке «Сведения о работе», необходимо указать общий стаж работы. Эти сведения не заверяются печатью и подписью.

Следом заполняются все графы по порядку:

  • дата поступления на работу;
  • информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
  • сведения о документе, на основании которого данные занесены.

В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».

Сроки выдачи

Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.

Некоторые нюансы

Бывают случаи, когда организация оформляет дубликат бланка трудовой, а через некоторое время сотрудник находит оригинал документа. В этой ситуации официальный статус может иметь только один документ, который последним зафиксирован в журнале учета бланков трудовых. Соответственно, это будет дубликат. Оригинал работник может оставить на случай, если понадобится документальное подтверждение рабочего стажа в каких-либо органах.

Записи в дубликатах заверяются следующим образом:

  • данные о стаже уполномоченный сотрудник не заверяет ни подписью, не печатью;
  • после внесения всех сведений о предыдущих работах ставятся подписи уполномоченного лица и работника, а также печать компании.

Недействительная запись

Как оформить дубликат трудовой книжки, если запись в оригинале признана недействительной? Данный факт предусмотрен пунктом 1.2 Инструкции. Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.

Далее повторный документ оформляется по тем же правилам, что и в остальных случаях. И соответственно, он не будет содержать записей, признанных недействительными.

Если сотрудник уволился

Как сделать дубликат трудовой книжки, если сотрудник уволился?

Следует сразу сказать, что со стороны работодателя будет неправомерным, если он откажет гражданину в выдаче дубликата трудовой только на основании того, что тот уже уволился, а также не может предоставить данные о периоде работы после увольнения.

Организация обязана выдать дубликат на основании поданного сотрудником заявления, независимо от того, работает он в данной компании или нет. К тому же, законодательство не предусматривает таких оговорок, что гражданин обязан предоставлять информацию о работе, которая осуществлялась после увольнения.

Дубликат выдается такому гражданину на общих основаниях.

Книга учета

После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат».

Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений.

И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой.

Ведь сбор информации может занять немало времени, а по каким-либо причинам некоторая информация вообще может быть утеряна. Поэтому важно бережно содержать, вести, хранить данный документ.

Источник: http://fb.ru/article/307854/kak-oformit-dublikat-trudovoy-knijki-poshagovaya-instruktsiya-dokumentyi-i-rekomendatsii

Как оформляется дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки (ТК) требуется, если вы потеряли или испортили этот бланк строгой отчетности. Только в редких случаях допускается оформление нового документа. В большинстве жизненных ситуаций происходит выдача дубликата трудовой книжки, который считается единственным официальным документом, подтверждающим ваш стаж.

Порядок оформления дубликата

Сразу после того, как ТК была утеряна, украдена или пришла в негодность, нужно сообщить об этом последнему работодателю. Работник пишет заявление на выдачу второй книжки и подает его в отдел кадров или в бухгалтерию.

Выдача дубликата трудовой книжки производится, если:

  • книжка безнадежно испорчена или утеряна (компанией или самим работником);
  • некоторые записи в ней были признаны недействительными (например, об увольнении);
  • сотрудник восстанавливался после прекращения уголовного дела или по другим причинам.

Как оформить дубликат трудовой книжки? В этом нет ничего сложного. Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ работник обязан обратиться к руководству. Для начала готовится заявление на дубликат, которое содержит примерно такую информацию: в связи с утерей ТК прошу выдать мне дубликат в соответствии с п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Как видите, причина истребования бланка всегда указывается в первую очередь. Форма должна содержать личную подпись человека и полное название организации, где он работает, а также ФИО директора. Заявление должно заполняться не обязательно от руки, но подпись должна быть поставлена вручную и лично работником.

Фактически ничем не отличается от заявления, где указано иное основание замены ТК, образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере. После подачи заявления выдается приказ за подписью директора о выдаче сотруднику второй книжки. Он традиционно вывешивается на видном месте, чтобы его мог видеть весь персонал. Максимум через полмесяца происходит оформление дубликата трудовой книжки, которым обычно занимается сотрудник отдела кадров.

Правила оформления

Вы уже разобрались, как сделать дубликат трудовой книжки, но как понять, что именно вносится в бланк? На титульном листе новой ТК прописывается слово «Дубликат», а на старом — «Взамен выдан дубликат», номер, серия. Это правило, правда, не распространяется, когда оформляется дубликат трудовой книжки при утере, который уже невозможно восстановить. После этого книга заполняется как обычно, но с некоторыми изменениями.

Прежде всего, кадровик должен внести информацию о предыдущем суммарном рабочем стаже. Пример: общий стаж работы до поступления в компанию N 10 лет, 4 месяца и три дня, помочь в заполнении этой графы может справка из Пенсионного фонда о вашем стаже.

После этого нужно будет заполнить графы о работе и поощрениях. В новой ТК по возможности нужно полностью возобновить былые записи.

Это возможно только в случае получения информации от всех предыдущих компаний, где вы работали в виде конкретных приказов об увольнениях, назначениях и переводах.

Как заполнить дубликат трудовой книжки? Алгоритм следующий.

  1. Внести общее количество лет стажа без конкретизации, где он получен.
  2. Записать место работы, должность, дату приема и увольнения в соответствующем разделе — «Сведения о работе».
  3. Указать номер и дату документа, на основании которого делалась запись, в разделе, который так и называется.
  4. Внести информацию о награждениях сотрудника.
  5. В заключение работник обязан подписать заполненную книжку, а работодатель скрепить ее печатью.
Читайте также  Какие несчастные случаи признаются связанными с производством

Не содержит ничего сложного оформление дубликата трудовой книжки (образец его легко найти на нашем сайте). Записи не нумеруются, заполняются от руки читабельным почерком черными (синими) ручками (чернилами).

Если каких-то данные о стаже оказались утерянными (их не удалось найти), нельзя вносить информацию просто со слов работника. Для того чтобы их легче было восстановить, лучше всего снимать копии с ТК и заверять их при каждой смене работы. Копия позволяет просто перенести все записи без подтверждения, однако она должна быть обязательно заверена отделом кадров работодателя.

При оформлении может сложиться ситуация, что подтвердить предыдущие места работы просто нечем. Закрылись компании, где вы работали, либо состоялся переезд, и вы не хотите тратить время на иногородние поездки. В этом случае в дубликат записывается только новое место работы либо то, что вы можете подтвердить документально. Новый экземпляр ТК может стоить денег. Обычно эта плата вычитается из зарплаты сотрудника или он вносит ее лично в кассу.

Несколько трудовых книжек

Утерянный документ вполне может найтись и все усилия по восстановлению былых записей могут быть напрасными. Это происходит довольно часто, если в компании много сотрудников и хранится много учетных бланков разного рода. Выдачу дубликата в этом случае аннулируют, поскольку по требованиям ТК РФ у каждого человека может быть только одна трудовая. С сотрудника берется заявление с объяснениями, а в старую книгу вносятся все новые записи.

Однако в реальности это требование часто нарушается, и у многих людей дома иногда лежит по нескольку книжек, потому что они не сочли нужным оформлять дубликат. Бывают и ситуации, когда предыдущий работодатель, вопреки требованиям закона, не отдает сотруднику ТК либо предприятие просто ликвидируется. Записи восстановить в этом случае довольно проблематично, да и бывший наниматель возможно не желает возиться с дубликатом (по закону заявление пишется именно ему).

В этом случае сотрудник обычно просто заводит другую ТК.

Только сотрудник решает, какую из книжек приносить на новое место работы. В любом случае стаж не потеряется, поскольку вся трудовая деятельность зафиксирована в Пенсионном фонде РФ. Просто работодатель может не увидеть, где вы работали раньше, и вынужден будет верить трудовому опыту на слово. Несколько книжек могут подтверждать периоды работы по трудовому договору для исчисления страхового стажа.

Несмотря на требования закона люди часто сознательно заводят несколько трудовых книжек (для основной и для работы по совместительству, например). В таких действиях нет смысла, правда, Административный кодекс не предусматривает ответственности за ведение двух трудовых. Проще взять на первой работе ТК и сделать отметку о работе по совместительству, а потом вернуть ее на основное место службы.

Бывает, что женщины, находясь в декрете, желают работать, но не хотят терять пособие по уходу за ребенком. Тогда они заводят другую трудовую. Это также неправильно. Удобнее взять свою книжку на время и оформиться в новой компании по совместительству.

Ответственность за потерю ТК

Когда трудовая книжка потерялась по вине работодателя, он может понести за это административную ответственность. Кроме того, на него будет возложена вся процедура оформления дубликата. Если работодатель не отдает трудовую, можно обратиться в суд с требованием вернуть ТК и взыскать среднюю сумму заработка за каждый день просрочки. Правда, нужно учесть, что на подобные обращения есть срок давности — всего три месяца.

Если компания прошла ликвидацию, то искать информацию придется в архивах, и сделать это будет непросто. Можно поступить проще: обратиться в Пенсионный фонд, где собраны все данные о стаже человека. Безусловно, и в этом случае ответственность будет на работодателе, который не смог вовремя отдать работнику ТК после ликвидации.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки, можно узнать из нормативных правовых актов. Как правило, этой информацией владеют в HR-отделах и в бухгалтерии. При потере (порче) дубликата оформляется еще один дубликат, и об этом делается запись в учетных трудовых документах. Выдаваться дубликат также будет после подачи заявления на имя директора.

Источник: http://SovetYuristov.ru/kniga/dublikat-trudovoy-knizhki.html

В каких случаях выдают дубликат трудовой книжки

Нередко возникает ситуация, при которой работнику необходимо выдать дубликат трудовой книжки. Такое случается, если документ утерян либо пришел в негодность. Процесс выдачи дубликата должен осуществиться в соответствии с трудовым законодательством. Кадровик обязан знать, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки, и как он оформляется.

Основные сведения

Порядок ведения и хранения трудовых книжек описан в Правилах и в Инструкции по заполнению. В этих же нормативных актах перечислены те случаи, в которых необходимо выдать дубликат этого документа.

Сотрудники отдела кадров вправе оформить и выдать дубликат трудовой книжки, если:

  • она была утеряна владельцем или работодателем}
  • в ней есть запись о переводе на новое место или об увольнении, которая признана недействительной}
  • она непригодна к дальнейшему использованию (сильно испачкана, обгоревшая, порвана и т. д.).

В процессе выдачи дубликата документа сверху в правом углу на титульной странице кадровик ставит пометку: «Дубликат». В этом же самом месте, но на старой трудовой книжке, записывают: «Взамен выдан дубликат». Под этой надписью указывают серию и номер нового документа в соответствии с пунктом 1.2 Инструкции.

Потеря книжки работником

Трудовую книжку выдают работнику лишь в день его увольнения с текущего места работы. Во всех остальных случаях он обязан выдать подчиненному копию этого документа или выписку из нее. Выдача происходит по заявлению работника в течение трех дней. Оригинал трудовой книжки выдавать сотрудникам запрещено.

Но иногда возникает необходимость предоставить трудовую в Пенсионный фонд. При этом владелец документа может продолжать официально работать. Согласно трудовому законодательству, в этот государственный орган принимаются только оригиналы всех необходимых документов, кроме трудовой книжки, но иногда может потребоваться и она.

Кадровик может выдать трудовую под расписку ее владельцу, но с сотрудника кадровой службы ответственность за нее не снимается. Если владелец теряет данный документ, то в течение 15 дней работодатель должен подготовить все необходимые бумаги и оформить новую трудовую. В свою очередь работник обязан незамедлительно написать заявление о потере им документа, в которой он как можно подробнее описывает обстоятельства, при которых ее потерял, и изъявляет просьбу о выдаче новой.

Поэтому в некоторых случаях кадровики считают рациональным выходом самостоятельно относить трудовые в Пенсионный фонд.

Если в потерянной книжке были сведения о других организациях, в которых работал ее владелец, то при внесении информации в графу «Сведения о работе» сначала записывают данные о непрерывном или общем стаже, которые необходимо подтвердить документально. Кадровики записывают суммарный стаж, указав количество лет, месяцев и дней трудовой деятельности в общем. Названия организаций или должностей сотрудника не вносятся.

После этих сведений записывается расшифровка предыдущей записи по периодам трудовой деятельности. Все записи вносятся так же, как и при обычном оформлении на работу/увольнении с работы на основании предоставленных документов. Если работника перевели с одной постоянной работы на другую в пределах одного предприятия, это также упоминается. В некоторых случаях полные сведения о приеме на работу и увольнении могут отсутствовать. Тогда необходимо записать те данные, которые имеются и подтверждены документально.

Какие бумаги нужно подготовить?

Список необходимых документов для оформления дубликата трудовой книжки не определен законодательством. Среди них могут быть копии приказов или справки, выданные на предыдущих местах работы. Согласно Инструкции, каждый работодатель обязан содействовать бывшим работникам в получении необходимых документов для подтверждения стажа работы.

Иногда возникает вопрос, как выдать дубликат трудовой книжки, используя форму СЗВК-4. Каждый работник, являющийся членом программы пенсионного страхования, каждый год представляет в соответственный территориальный орган информацию о своем трудовом стаже. Эти данные основаны на приказах и других документах, которые подтверждают условия трудовой деятельности человека. Таким образом, работник может получить дубликат трудовой книжки, при этом в ней не нужно указывать предыдущие места работы.

Потеря книжки работодателем

Чаще всего утрата трудовых книжек происходит массово, в результате различных чрезвычайных ситуаций, например, по причине экологической катастрофы, стихийных бедствий и т.д. В Правилах ведения трудовых рассмотрен данный вопрос. Согласно этому нормативному акту, трудовой стаж сотрудников предприятия устанавливает специальная комиссия, которая состоит из членов, назначенных органами исполнительной власти.

В состав комиссии могут быть включены представители работодателей или уполномоченных работниками органов, например, члены профсоюзов. Чтобы установить факт работы каждого отдельного человека на том или ином предприятии, а также периоды трудовой деятельности, необходимо собрать все имеющиеся документы, которые могут это подтвердить. Такими документами могут быть:

  • профсоюзные билеты и карточки}
  • расчетные книжки}
  • различные справки, найденные трудовые договоры.

Если эти документы отсутствуют, то для восстановления трудовой книжки и выдачи ее дубликата будет достаточно показаний двух или более свидетелей, которые знают данного сотрудника и работали у одного работодателя либо в одной системе.

В том случае, если человек уже работал у работодателя, у которого были утеряны книжки, этот факт должен также быть подтвержден комиссией на основании документов и показаний. После рассмотрения дела члены комиссии составляют акт, где указаны все установленные периоды трудовой деятельности работника, продолжительность стажа и профессия.

Как только акт будет составлен, работодатель на его основании выдает владельцу утерянной трудовой книжки ее дубликат. Следует отметить, что в Правилах ведения книжек рассматривается лишь массовая утрата. Поскольку все трудовые книжки должны храниться в специальном сейфе, то единичные случаи потери книжек теоретически невозможны, если работодатель не нарушает законодательство.

Выдача дубликата книжки, если запись недействительна

Если сотрудник отдела кадров допустил ошибку при внесении записи о работе в трудовой книжке, то принимается одно из двух решений. Можно внести новую запись под следующим порядковым номером, которая отменит действительность предыдущей. Другой вариант – выдать дубликат, оформленный заново.

Читайте также  Определение степени вины пострадавшего при несчастном случае

Еще в старой Инструкции, утвержденной в 1974 году, которая регулировала порядок ведения и хранения трудовых книжек, четко определяла порядок, по которому выдавались дубликаты. Работник должен был подать работодателю свое письменное заявление о выдаче дубликата трудовой. Нередко это происходило по причине неправильного внесения записи об увольнении либо переводе на другое предприятие.

Работодатель, у которого человек работал в последний раз, выписывал дубликат. Какие-либо документы для подтверждения трудового стажа, который предшествовал до поступления в текущую организацию, не были необходимы. Поэтому все записи, которые были в данной трудовой книжке, кроме последней, содержащей ошибку, переписывались по порядку.

Согласно старым правилам, кроме дубликата работник получал и старую трудовую, с ошибкой. Эта вторая трудовая необходима была для передачи в орган соцобеспечения для последующего документального подтверждения того факта, что работник имеет трудовой стаж, указанный в действующем дубликате, но не подтвержденный.

Ныне действующие Правила не сильно отличаются от указанных выше, но имеют свои особенности. Во время процедуры оформления работник в первую очередь подает своему работодателю заявление о том, что запись о переводе или увольнении в трудовой книжке содержит ошибку. Этот работодатель дает задачу в отдел кадров оформить дубликат трудовой, куда необходимо перенести все ранее произведенные в первой книжке записи. Последний шаг – оформление дубликата и его выдача владельцу.

В каком случае на трудовой книжке пишут «дубликат»?

Не смотря на то, по какой причине выдается дубликат, эта запись делается всегда. Нужно помнить, что хотя в Правилах цель возврата книжки и не указывается, она все еще остается подтверждающим документом трудового стажа ее владельца. Любое несоответствие между записями в первой книжке и в дубликате является поводом для сомнения в законности обеих, пока не докажут, какая из них оформлена правильно. Поэтому сотрудники отдела кадров должны внимательно вносить все сведения из одной книжки в другую.

Как показывает многолетняя практика, исправление записей в трудовой книжке крайне нежелательно, особенно если дело касается заполнения ее дубликата. Причем дубликат должен полностью соответствовать первой книжке, даже в мелких орфографических ошибках и исправлениях. Чаще всего их допускают из-за незнания норм, предусмотренных законодательством, или Правил ведения (как необходимо сокращать длинные названия организаций, должностей, в каких случая сокращения не допустимы и т.д.).

Кадровик предприятия, в котором оформляется дубликат трудовой книжки, вправе исправить неточность в записи, допущенной в первоначальном документе другим работодателем. Это предусмотрено пунктом 27 Правил.

Среди ошибок, которые может исправить этот сотрудник отдела кадров, могут быть ссылки на какую-либо статью Трудового кодекса (описка в названии либо его отсутствие), а также недостающие или лишние сокращения.

Исправление осуществляется признанием записи недействительной и заменой правильной формулировкой при оформлении дубликата трудовой книжки.

Выдача дубликата книжки при условии переименования предприятия

Инструкция по заполнению книжек включает пункт 7.1, согласно которому после того, как работодатель укажет на титульном листе документа сведения о работнике, он должен подписать его, а затем поставить печать предприятия.

Но бывают случаи, когда организация, в которой в последний раз работал человек, сменила свое название, и одновременно печать. Причем каждое мелкое изменение в названии и печати является существенным.

Если такое случилось, что на текущем месте работы сотрудник отдела кадров обязан поставить новый оттиск печати на титульной странице, поскольку на этом предприятии выдан дубликат.

Каждый раздел дубликата кадровики осуществляют согласно правилам, изложенным в Инструкции, а именно в пункте 7.2. В третью графу «Сведения о работе» вносится полное название организации, которое существовало в тот момент, когда пришел сотрудник. Например, компания в то время имела следующее название: Общество с ограниченной ответственностью «Макро» (сокращенно ООО «Макро»).

После того, как был заключен договор с организацией ООО «Макро», предприятие поменяло название на Общество с ограниченной ответственностью «Макро-Консалтинг». В результате во всех трудовых книжках компании необходимо указать новое название (внести запись под следующим номером либо оформить их дубликаты). Если же сама книжка является дубликатом и при этом первая на это предприятии, то в отделе кадров ставят печать ООО «Макро-Консалтинг» вместо ООО «Макро» на титульной странице.

Все последующие записи относительно переименования должны быть заверены работником, ответственным за введение и хранение книжек, а также печатью предприятия. Подобные ситуации возникают периодически. Например, человек работал в компании в течение трех лет, с 2008 по 2011. В этот отрезок времени он обратился к начальству с просьбой выдать ему дубликат потерянной либо испорченной трудовой книжки. После получения дубликата название компании могло измениться, в результате чего работодателю придется переоформлять данный документ.

Источник: http://hr-portal.ru/article/v-kakih-sluchayah-vydayut-dublikat-trudovoy-knizhki

Как оформить дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка (далее – ТК) – документ, где содержатся сведения о месте и времени работы, о должностях и наградах. Она служит удостоверением сроков профессиональной деятельности для начисления пенсии (ст. 66 Трудового кодекса РФ 2017). Как и все основные личные документы, ТК заводится в единственном экземпляре. Но бывают ситуации, когда надо выдать повторный формуляр. Как оформить дубликат трудовой книжки, рассмотрим в данной статье.

В каких случаях выдается дубликат:

  • В ситуации внесения неточных записей (в дубликате ошибочные данные не повторяются).
  • Если формуляр ТК намок, потерся и прочитать его нельзя. В обоих этих случаях в заменяемый экземпляр документа вносится пометка о создании дубликата вместо него.
  • При утере основного экземпляра работодателем. Если из-за пожара, наводнения или стихийных бедствий на предприятии было испорчено или уничтожено много ТК, то создается специальная комиссия, занимающаяся их восстановлением.
  • При потере формуляра самим владельцем. Если впоследствии первый экземпляр ТК был найден, то на нем ставится пометка о создании дубликата взамен его. Действующим считается дубликат, потому что в журнал регистрации движения ТК внесли сведения о его создании и снятии с учета первого экземпляра ТК.

Создаем дубликат

Существуют правила создания дубликата ТК. Они необходимы, чтобы дубликат имел такие же юридические права, как и оригинал. Изготовление повторного документа – обязанность последнего работодателя. Сделать дубликат он должен и работающему, и бывшему сотруднику, даже давно уволенному. В случае отказа, работодателя могут обязать сделать это через обращение в суд. Чтобы завести повторный экземпляр ТК, ее владелец пишет заявление с просьбой об оформлении дубликата. Образец посмотрите здесь.

В заявлении надо правильно указать причины замены ТК и написать данные о трудовой деятельности.

Но для того, чтобы внести записи о стаже в дубликат, необходимы основания. Виды справок-подтверждений, собранных работником, также перечисляются в заявлении. Руководитель организации на основе обращения сотрудника издает приказ с реквизитами о выдаче дубликата ТК, обязательно в печатном виде. Его должны прочитать работник и специалист по кадрам, занимающийся этим вопросом. Свое ознакомление с приказом они подтверждают личными подписями.

Новый бланк ТК сотрудник покупает сам или компенсирует его стоимость. Заполняет дубликат специалист отдела кадров. Выдать повторный экземпляр должны максимум через 15 суток после обращения. В книгу фиксации движения ТК вносятся данные о выдаче дубликата и снятии с учета предыдущего экземпляра.

Заполняем дубликат

Каждому кадровику должна быть известна инструкция оформления дубликата ТК. Сведения в дубликате должны строго соответствовать записям в заменяемом экземпляре ТК (кроме ошибочных). Сроки, место работы и должности определяются по справкам, предоставленным сотрудником. Работодатель должен помочь ему получить нужные документы. К ним относятся:

  • Личные дела и карточки.
  • Трудовые соглашения.
  • Приказы о вступлении в должность, увольнении, переводе, награждениях и т.д.
  • Расчетные книжки.
  • Бланки бухгалтерии о начислении зарплаты.
  • Книжки о членстве в кооперативе и профсоюзе.
  • Справки, выданные отделом кадров, где указано, на основе чего они составлены.

Все эти бумаги подписываются руководителями организаций и заверяются печатью. Специалист отдела кадров снимает с них копии, заверяет подлинность и оставляет себе на хранение. Оригиналы документов возвращаются сотруднику.

Порядок заполнения первой страницы дубликата такой же, как у основного экземпляра. Указываются актуальные личные данные сотрудника: Ф.И.О., дата рождения (на основе паспорта), образование, профессия и специальность (на основе дипломов и аттестатов), дата оформления документа.

Достоверность всех фактов специалист отдела кадров подтверждает своей подписью и печатью предприятия.

Записи вносятся аккуратно, синей, черной или фиолетовой ручкой. Сокращения делать нельзя, все даты проставляются арабскими цифрами. у страницы справа ставится пометка о повторном оформлении ТК. Пример записи на первой странице ТК посмотрите здесь.

В сведениях о трудовом стаже сначала делается пометка об общем сроке работы (количество лет, месяцев и дней) без указания конкретных дат. Далее перечисляются места и время работы, должности и документы, на основе которых делаются записи. Как выглядит лист данных о трудовой деятельности, можно посмотреть здесь. Достоверность информации в разделе сведений о работе подтверждается подписями сотрудника, которому выдается дубликат, и специалиста кадровой службы, а также печатью предприятия.

Источник: https://zhazhda.biz/base/kak-oformit-dublikat-trudovoj-knizhki

Понравилась статья? Поделить с друзьями: