Срок хранения персональных данных работника

Содержание

Хранение и использование персональных данных работников

Срок хранения персональных данных работника
Энциклопедия МИП » Трудовые споры » Защита прав работников » Хранение и использование персональных данных работников

Чтобы обезопасить граждан от неправомерного использования личных данных трудовым законодательством разрабатываются специальные нормативные акты.

Трудовые отношения предусматривают составление специальной документации и заключение трудовых договоров, распоряжений и приказов. Обязательным условием для подписания данных бумаг является внесение достоверных личных данных сторон (инициалов, фактического адреса, сведений о рабочей квалификации, должностных обязанностях и др.).

Чтобы обезопасить граждан от неправомерного использования личных данных трудовым законодательством разрабатываются специальные нормативные акты, в которых регламентируется обработка, передача и защита информации о сотрудниках работодателем. Поэтому все работодатели обязаны соблюдать порядок хранения и использования персональных данных работников.

Хранение персональных данных работников

Специальное нормативное положение, в котором определяются правила по распоряжению личной информацией сотрудников работодателем, предусматривает соблюдение определенных требований:

  • конкретная форма, в которой хранятся личные данные сотрудников, должна соответствовать всем требованиям и полностью идентифицировать субъекта личной информации;
  • срок сохранения информации не должен превышать времени, которого будет достаточно для воплощения целей, в соответствии с которой требуется обработка;
  • данные необходимо уничтожать непосредственно после достижения всех целей, для которых была организована обработка информации;
  • информация должна быть удалена в случае отсутствия необходимости дальнейшей обработки и использования данных.

Обработка, передача и защита личных сведений сотрудников поручается ответственному оператору, который должен соблюдать все правила и специальное законодательное положение. Если же по каким-либо причинам должностное лицо не может самостоятельно выполнять свои прямые обязанности, то он должен поручить обработку и защиту информационных данных иному сотруднику на основании официально заключенного договора.

Важнейшим условием данного документа является указание специальной обязанности, в соответствии с которой обеспечивается обработка, передача и защита личной информации при соблюдении конфиденциальности и полной безопасности. 

Кто имеет право обрабатывать и использовать персональные данные

Должностные лица, которые сталкиваются с обработкой и сохранением личной информации сотрудников, должны исполнять специальное положение. Подобные документы и правила составляются работодателем, а также чаще всего издаются в форме должностных инструкций, коллективных и индивидуальных трудовых договоров и др.

Положение или распоряжение включает правила защиты данных сотрудников, устанавливает перечень лиц, которым подлежит обработка и эксплуатация информации, срок обработки, основания и условия предоставления информации и др.    

Хранение и использование личной информации сотрудников входит в компетенцию должностных лиц, которые назначаются непосредственно работодателем. В обязанности данных граждан входит соблюдение всех норм по обработке и распоряжению личными данными подчиненных. Законодательными актами регламентируется срок, правила, а также перечень лиц на руководящих должностях, которые должны работать с личной информацией сотрудников:

  • главный специалист, который занимается защитой данных;
  • заместитель директора, в обязанности которого входит администрирование персоналом;
  • менеджер по управлению персоналом;
  • начальных отдела кадров.

На предприятиях и в компаниях обработка и сохранение личной информации также поручается рядовым работникам, например, бухгалтерам, инженерам по защите информации, управлению и подготовке кадров, документоводам, специалистам по защите данных и др.

Рядовые исполнительные должностные лица также сталкиваются с использованием и защитой информации в процессе выполнения своих обязанностей, например, секретари, референты, инспекторы и др., которые принимают заявления и различные документы.  

Порядок хранения персональных данных работников

Должностное лицо обязано соблюдать специальное положение, в котором регламентируется обработка, сохранение и защита личной информации, личных дел сотрудников. Правила и порядок эксплуатации должны соблюдаться стороной работодателей.  Данные лица должны обеспечить выполнение следующих функций:

  • составление и хранение первичной документации, которая издается в унифицированной форме;
  • сохранность бумаг, в которых ведется учет рабочих кадров;
  • хранение документации, в которой учитывается специфика распределения рабочего времени;
  • сохранность пакета документов, в котором ведется расчет об оплате труда рабочему персоналу.

Порядок и срок сохранения личной информации гражданских служащих определяет трудовое законодательство, а также специальное ведомственное положение.

Срок хранения

Специальное положение о сохранении и защите личной информации регламентирует срок, в пределах которого допускается использование и хранение личных данных. Соответственно, трудовые книжки и дубликаты, которые не были забраны или в случае смерти работников, размещаются в активах предприятиях на срок до востребования. Если же такие документы относятся к классу невостребованных бумаг, то они размещаются в архивах компаний на срок не менее пятидесяти лет.

Положение, в котором определяется специфика индивидуального учета в системе пенсионного страхования, устанавливает срок сохранения личных данных граждан работниками государственного пенсионного фонда.  Срок хранения таких бумаг составляет не менее шести лет. Данные документы должны соответствовать следующим требованиям:

  • содержать в себе какие-либо данные об индивидуальном счете лица, которое застраховано программой социального страхования;
  • быть оформлены в установленной письменной форме и заверены соответствующими подписями граждан;
  • быть представлены в электронной форме, так как юридическая сила таких документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью, при условии соблюдения законной процедуры подписания;
  • содержать в себе данные о всех страховых взносах лиц и страховом стаже граждан;
  • предоставляться работодателями в государственные заведения по пенсионному страхованию с целью индивидуального учета граждан в общей системе обязательного страхования для предоставления социальных пенсий.  

Иные документы, которые содержат в себе данные о пенсионном страховании, хранятся в архивах пенсионных учреждений не мене трех лет. Соответствующие документы подлежат уничтожению, когда срок их хранения истекает.

В таком случае уничтожение бумаг возможно исключительно после факта ознакомления застрахованным лицом со всеми данными о лицевом счете и страховом стаже.

Акты, в которых указываются случаи расследований профессиональных заболеваний должны храниться не менее 75 лет в активах государственного учреждения, которое специализируется на санитарно-эпидемиологическом надзоре и вело дело о расследовании конкретного происшествия. Работодатели должны хранить следующие документы на протяжении 45 лет с копиями и материалами расследования:

  • акты о несчастных случаях на производстве;
  • акты о несчастных случаях, которые касаются группы лиц;
  • документы о расследовании тяжелого несчастного случая;
  • бумаги о несчастных случаях сл смертельным исходом и др.

Нормативные акты о защите данных

При разработке локальных нормативных актов, которые касаются защиты личной информации сотрудников, учитывается законодательное положение, а также специфика работы предприятия. В соответствующих нормативных актах регламентируются следующие положения:

  • перечень личной информации сотрудников, которые нужны работодателю для выполнения всех трудовых обязанностей;
  • список лиц, которые имеют право получать личные данные;
  • правила хранения, обработки, передачи, защиты и предоставления личной информации;
  • должностное лицо, которое имеет право хранить персональные данные сотрудников, а также осуществлять контроль за процессом сохранения информации.

Помимо обязанностей работодателя, нормативные акты включают перечень прав и обязанностей сотрудников, которые касаются необходимости предоставления достоверной информации, а также обеспечения надежного хранения данных и соблюдения конфиденциальности. 

Источник: http://Advokat-Malov.ru/zashhita-prav-rabotnikov/hranenie-i-ispolzovanie-personalnyh-dannyh-rabotnikov.html

Хранение персональных данных в 2018 гду — срок хранения и уничтожения персональных данных работника

Под персональными данными обычно понимают информацию, которая относится к человеку — субъекту, определяемому согласно критериям закона про персональные данные. Более подробно об этом вы можете почитать в 152 ФЗ о хранении персональных данных.

Читайте также  Срок хранения личных дел сотрудников организации составляет

Хранение любых персональных данных может и должно осуществляться в той форме, которая позволяет определить субъект персональных данных. Хранение таких данных не должно быть дольше, нежели этого требует цель обработки персональных данных работников, если срок хранения персональных данных не был установлен федеральным законом, либо договором, выгодоприобретателем или поручителем .

Обрабатываемые массивы данных подлежат уничтожению или обезличиванию по достижении цели обработки и при утрате необходимости достижения этих целей, если другое не предусмотрено законом.

Важно помнить, что все компании проверяются на правильное хранение/обработку персональных данных. Мы подготовили рекомендации по ведению деятельности компаний в соответствие требованиям закона и подготовке к вероятным проверкам.

Также важно помнить, что данные про человека попадают под закон № 152-ФЗ(п. 1 статья 1 закона № 152).

Для чего требуется положение о работе с подобными персональными данными

Закон «О персональных данных». Глава 2. Статья 5

Обработка личных данных компанией обязана осуществляться на законной основе.

  • Обработка личных данных компанией должна ограничиваться достижением отдельных, заранее определенных целей. Не допускается также обработка персональных данных, которая несовместима с целью сбора персональных данных.
  • Кроме того не может быть допущено объединение баз данных, которые имеют персональные данные, обрабатывание которых осуществляется с целями, несовместимыми между собой.
  • Обработке данных подлежат лишь персональные личные данные, отвечающие целям их обработки.
  • обрабатываемых данных должно соответствовать установленной цели. Обрабатываемые данные не должны являться избыточными к заявленной цели обработки.

Закон о хранении личных персональных данных гласит, что даже при обработке персональных данных фирмы или организации, должна быть обеспечена точность этих данных, их достаточность и в необходимом случае актуальность по отношению к целям обработки персональных данных сотрудников. Оператор должен принимать все необходимые меры и обеспечивать их принятие по удалению и уточнению неполных/неточных данных.

Хранение личных данных сотрудников предприятия должно проводиться в форме, дающей возможность определять субъект персональных данных, не больше, чем требует цель обработки персональных данных, если временной срок хранения таких данных не был установлен федеральным законом, выгодоприобретателем, либо поручителем. Обрабатываемые массивы данных подлежат уничтожению или обезличиванию по достижении основной цели обработки и, в случае утраты необходимости в достижении целей обработки, если другое не предусмотрено по закону. Также важно обратить внимание на срок уничтожения персональных данных.

Положение о хранении персональных данных, как и положение об их обработке содержит в себе различные локальные нормы, которые определяют:

  • описание операций, практикуемых компанией;
  • обязанности сотрудников, задействованных при выполнении своей основной рабочей функции и иные данные;
  • способ доступа к личным данным сотрудников используемый в фирме;
  • права сотрудников компании на приобретение санкционированного персонального доступа к данным;
  • правовые механизмы об ответственности работников предприятия за нарушения при проведении операций с данными.

Кроме этого следует учитывать порядок хранения и использования личных данных работников.

Помните, что государственные органы и органы местного самоуправления, компании и граждане, занимающиеся предпринимательством без образования обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, куда относятся документы по личному составу, в течение всего срока их хранения, установленного федеральным законом и прочими правовыми актами Российской Федерации и перечнями документов, предусмотренными 3 частью 6 статьи и 1 частью 23 статьи настоящего Федерального закона.

Срок хранения, определенный нормативными документами Российской Федерации, обязателен для всех компаний и организаций, работающих с различными документами.

Каким образом стоит хранить персональные данные на территории РФ? Документ обычно передается на хранение в архив с первого месяца(января) года, который идет после года окончания использования данного документа.

Документ, передаваемый в архив, имеет четкий срок своего хранения, который организации обязаны соблюдать на законодательном уровне — это временные (срок до 50 лет) и постоянные сроки по хранению.

Документы, у которых истекло время хранения подлежат уничтожению и охрана персональных данных завершается. В процессе уничтожения оформляется акт уничтожения персональных данных.

Архивное хранение внутренних кадровых документов производится, обычно, в кадровом департаменте, в своем архиве или вне офиса — в коммерческом архиве компании. Архивное хранение документов, правила и нормы регулирует трудовое российское законодательство.

Ответственность за долговременную сохранность кадровых документов и правильную организацию хранения несёт руководитель самой организации. Все кадровые документы — это документы, содержащие персональные личные данные сотрудников, к организации учёта и уничтожения которых закон предъявляет особенные требования.

Источник: https://personalnye-danye.ru/personalnye_dannye__chto_eto_takoe/hranenie_personalnyh_dannyh.html

5 шагов по организации учета и хранения персональных данных — статья

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Работодатель, принимая сотрудника на работу, должен запросить у него определенные сведения, которые необходимы в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует от работодателя, который в данном случае является оператором персональных данных и выполняет их обработку, обеспечить безопасность этой информации.

Какие данные являются персональными

Персональными данными является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных — определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон о персональных данных).

К общим персональным данным можно отнести следующие сведения:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • адрес (место регистрации);
  • образование, профессия;
  • изображение человека (фотография и видеозапись), которое позволяет установить личность и с этой целью используется оператором (Разъяснения Роскомнадзора от 30 августа 2013 года «О вопросах отнесения фото- и видео- изображения, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенности их обработки»);
  • семейное положение, наличие детей, родственные связи;
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
  • финансовое положение. Сведения о заработной плате также являются персональными данными (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681);
  • деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
  • прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Кроме того, в Законе о персональных данных упоминаются:

  • специальные персональные данные (касаются расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни). По общему правилу обработка этих данных не допускается. Исключение — случаи, предусмотренные частью 2 статьи 10 Закона о персональных данных;
  • биометрические персональные данные (характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно идентифицировать его личность). Для обработки таких сведений необходимо согласие субъекта персональных данных. Исключение — случаи, установленные ч. 2 ст. 11 Закона о персональных данных.

Работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора (например, сведения о социальном и имущественном статусе человека не имеют отношения к его трудовому процессу). Эта информация содержится в следующих документах, предъявляемых работником при приеме на работу:

  • в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность;
  • трудовой книжке;
  • документах о воинском учете, образовании, составе семьи;
  • справке о доходах с предыдущего места работы;
  • анкете, заполняемой при трудоустройстве;
  • личной карточке работника (форма Т-2);
  • свидетельствах о заключении брака, рождении ребенка;
  • медицинских справках и др.

У работодателя хранятся копии перечисленных документов, за исключением анкет, трудовых книжек и личных карточек.

Обработка персональных данных

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных (ст. 3 Закона о персональных данных).

Закон о персональных данных обязывает работодателя соблюдать определенные требования по обработке этих данных. Например, обработка персональных данных осуществляется только с согласия работника (п. 1 ст. 6, ст. 9 Закона о персональных данных). Во избежание судебных споров лучше, если это согласие будет оформлено письменно. То же самое правило действует в отношении соискателей.

В некоторых случаях письменная форма согласия прямо предусмотрена законом (ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных). Например, письменное согласие работника на обработку его персональных данных требуется:

1) при получении персональных данных работника у третьей стороны (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Но в этом случае работника нужно предварительно уведомить об этом и получить его письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

В уведомлении необходимо указать (п. 3 ст. 86 ТК РФ):

  • цели получения персональных данных работника у третьего лица;
  • предполагаемые источники информации (лица, у которых будут запрашиваться данные);
  • способы получения данных, их характер;
  • возможные последствия отказа работодателю в получении персональных данных работника у третьего лица. При отказе работника ознакомиться с уведомлением о предполагаемом получении его персональных данных у другого лица целесообразно составить соответствующий акт.

Если работник передумал, то в любое время вправе отозвать согласие на обработку персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

В такой ситуации продолжение обработки персональных данных работника без его согласия возможно при наличии веских причин. Они перечислены в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10, части 2 статьи 11 Закона о персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

Читайте также  Диэлектрические перчатки срок поверки по правилам

Определенную информацию (которая не имеет отношения к перечисленным в пункте 1 статьи 86 ТК РФ целям), работодатель не вправе запрашивать у третьих лиц даже, если работник согласен.

2) при передаче персональных данных работника третьим лицам, кроме тех случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника (абз. 2 ст. 88 ТК РФ);

3) для обработки специальных категорий персональных данных работника, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений (п. 4 ст. 86 ТК РФ, п. 1 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных). К этим данным относятся сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.

При недееспособности работника письменное согласие на обработку его данных дает его законный представитель (родитель, опекун) (ч. 6 ст. 9 Закона о персональных данных). А в случае смерти работника такое согласие оформляют его наследники, если только оно не было получено от самого работника при его жизни (ч. 7 ст. 9 Закона о персональных данных).

Не во всех случаях требуется согласие работника на обработку персональных данных. Например, в том случае, если данные получены (п. 2 ч. 1 ст. 6, п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных, абз. 1 Разъяснений Роскомнадзора):

  1.  из документов (сведений), предъявляемых при заключении трудового договора;
  2. по результатам обязательного предварительного медицинского осмотра о состоянии здоровья (ст. 69 ТК РФ, п. 3 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», далее — Разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012);
  3. в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2, в том числе персональных данных близких родственников, и в иных случаях, установленных законодательством РФ (получение алиментов, оформление допуска к государственной тайне, оформление социальных выплат) (п. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  4. от кадрового агентства, действующего от имени соискателя (абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  5. от соискателя, который сам разместил свое резюме в Интернете, сделав его доступным неограниченному кругу лиц (п. 10 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012).

Работодатель с согласия работника может поручить обработку его персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных, абз. 2 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012). Но при этом именно работодатель несет ответственность перед работником за действия указанного лица (ч. 5 ст. 6 Закона о персональных данных).

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Организация учета и хранения персональных данных

Работодатель должен обеспечивать защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты за счет своих средств (п. 7 ст. 86 ТК РФ).

Разберем пошагово действия работодателя по учету и хранению персональных данных в организации.

Шаг 1. Работодатель должен издать локальный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является Положение о персональных данных работников, с которым работники должны быть ознакомлены под подпись (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Ознакомиться с Положением о персональных данных, как и с остальными локальными нормативными актами, работник должен до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Ознакомить работника с документом путем рассылки его по электронной почте нельзя, это не будет считаться ознакомлением под подпись.

При отсутствии подписи работника работодатель не сможет доказать, что работник был ознакомлен с данным документом.

Положение о персональных данных, как и любой другой локальный нормативный акт, издается и утверждается приказом, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо. 

В случае проверки организации, проверяющие органы могут запросить данный документ и проверить, ознакомлены ли с ним работники. Отсутствие такого документа или неознакомление работников с ним может являться основанием для привлечения работодателя к ответственности согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а в случае совершения аналогичного нарушения повторно — по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ. Такой вывод также подтверждается судебной практикой (Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 № КА-А40/10220-06 № А40-20745/06-148-194).

Шаг 2. Работодатель утверждает документ, содержащий перечень персональных данных, которые используются в деятельности организации. В этот документ включаются все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

Помимо этого в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Шаг 3. Работодатель приказом должен назначить ответственных за работу с персональными данными и ответственных за обеспечение безопасности персональных данных. Таким ответственным может быть как конкретное лицо, так и подразделение. В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения. Этот приказ необходимо довести до сведения всех указанных в нем сотрудников, что должно подтверждаться их подписью.

Шаг 4. На случай проверки во избежание споров с проверяющими лучше подготовить следующие документы:

  • заявления работников о согласии на обработку персональных данных;
  • журналы учета персональных данных, их выдачи и передачи другим лицам и представителям различных организаций, государственным органам;
  • журнал проверок наличия документов, содержащих персональные данные работника.

Шаг 5. Приказом руководителя организации установить перечень мест хранения документации, являющейся носителем персональных данных работников, а также перечень мер, необходимых для обеспечения сохранности персональных данных, порядок их принятия. Все документы, содержащие персональные данные работников, такие как личные дела, картотеки, учетные журналы, следует хранить в специально оборудованных шкафах или сейфах, которые запираются и опечатываются. Трудовые книжки работников нужно хранить в сейфе отдельно от личных дел.

Подведем итоги

Что можно порекомендовать работодателям во избежание привлечения к ответственности, а также дополнительных затрат в случае проведения проверок? Обязательно проверьте:

  • от всех ли работников получено согласие на обработку персональных данных;
  • ознакомлены ли работники с локальными актами, устанавливающими порядок обработки таких данных, и с их правами и обязанностями в этой области;
  • должным ли образом осуществляется хранение и защита персональных данных;
  • соответствует ли документация об их обработке требованиям законодательства и т.д.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/1583

Персональные данные сотрудников: хранение, обработка, использование — Контур.Бухгалтерия

Сотрудники кадровых отделов работают с персональными данными работников организации: получают, обрабатывают, хранят и передают сведения. Работа с этой информацией регламентируется законом (ТК РФ и ФЗ №152- ФЗ «О персональных данных»). Нужно знать правила обращения с персональными сведениями, чтобы избежать нарушений и штрафов.

Что относится к персональным данным

Статья 3 Закона  №152-ФЗ говорит, что персональные данные — это информация о лице:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • место рождения;
  • адрес;
  • семейное положение;
  • образование;
  • профессия;
  • доходы.

Приведенный перечень сведений является открытым, его дополняют необходимыми пунктами. Персональные данные нужны работодателю для оформления и поддержания трудовых отношений (см. ст. 85 ТК РФ). Информация о работнике содержится в таких документах:

  • документ, удостоверяющий личность (паспорт, заграничный паспорт, военный билет, временное удостоверение личности);
  • трудовая книжка;
  • СНИЛС;
  • военный билет;
  • документ об образовании;
  • ИНН;
  • водительское удостоверение;
  • медицинская книжка (если требуется).

Важно! Персональные данные работника — конфиденциальная информация. Это значит, что их нельзя разглашать ее без письменного согласия сотрудника (ст. 3 Закона №152-ФЗ).

Обработка персональных данных сотрудника

Обработка персданных — это действия с личной информацией работника, когда работодатель принимает сотрудника в штат или заключает договор ГПХ; работник продвигается по карьерной лестнице и т.д. Во время обработки соблюдайте требования статьи 86 ТК РФ:

  • у обработки должна быть цель и основания;
  • запрещена передача личных сведений работника третьим лицам без его письменного согласия; 
  • персональные сведения передает сам гражданин.

В локальных актах предприятия нужно прописать Правила защиты личных сведений о работниках. Работники обязаны ознакомится с этими правилами и расписаться о согласии с документом. Для порядка и безопасности организации нужно создать положения и приказы для работы с персданными.

Во время проверки у вас должны быть подготовлены: Положение о персональных данных, Заявление работника с согласием на обработку личных данных, Приказ о назначении ответственных за работу с личной информацией работников, Приказ об обеспечении безопасности личных сведений работников.

Категории персональных данных

К первой категории относятся личные сведения о расовой принадлежности, состоянии здоровья, политических взглядах.

Ко второй категории относится информация, благодаря которой можно получить дополнительную информацию о субъекте — номер телефона, семейное положение, прежнее место работы и т.д.

В третьей категории содержится информация, позволяющая идентифицировать работника (ФИО+ паспортные данные).

В последней, четвертой категории находятся общедоступная информация(данные о профессии и квалификации).

Хранение и использование данных о персонале

Работодатель обязан ввести порядок хранения и использования сведений о работниках (ст. 87 ТК РФ). Документы по сотруднику объединяются в личное дело. Порядок хранения и ведения личных дел вводит и контролирует работодатель. Личные дела руководителей компании, работников, имеющих государственные звания, и так далее хранятся постоянно. Личные дела других работников храните 75 лет. Ответственность по хранению, ведению, учету, выдаче трудовых книжек тоже возлагается на работодателя. 

Правила передачи персданных налагают на работодателя ряд ограничений. Ограничения устанавливаются согласно статье 88 ТК РФ:

  • известите лиц, которые получили доступ к информации о работнике, что ее следует использовать только в тех целях, для которых они были сообщены;
  • передача данных внутри одной компании должна проходить согласно правилам локального акта, с которым работник был ознакомлен;
  • доступ к данным получают только специально уполномоченные лица;
  • запрещено делать запрос о здоровье работника у медицинского учреждения.

Работники имеют право на предоставление полной информации об их личных сведениях и их обработке (кому передавались сведения и для чего). Также нужно обеспечить сотрудникам свободный доступ к своим личным сведениям и медицинским данным. Помните, что работник имеет право обжаловать в суде незаконные действия работодателя и привлечь должностное лицо-нарушителя к уголовной или административной ответственности.

Читайте также  Сроки измерения сопротивления заземляющих устройств

Ответственность за нарушение правил работы с личной информацией

В соответствии с ТК РФ, нарушители норм обработки и защиты личных сведений работника привлекаются к разным видам ответственности.

  • К дисциплинарной ответственности относятся замечание, выговор, увольнение. 
  • К административной ответственности относятся предупреждение или штраф от 3 до 5 МРОТ.
  • К материальной ответственности привлекаются работники, которые непосредственно обрабатывают  персональную информацию. В случае незаконного распространения информации сотрудник организации может заявить о моральном вреде и потребовать его возмещения у работодателя. 
  • Уголовная ответственность по ст. 137 УК РФ за незаконное распространение сведений о лице без его согласия предусматривает штраф в сумме до 200 000 рублей, либо обязательные работы от 120 до 180 часов, либо арест до 4 месяцев.

Работа с личными сведениями требует высокого уровня ответственности. Соблюдайте правила и помните о контроле Трудовой инспекции.

Александра Аверьянова

Ведите простой кадровый учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Начисляйте зарплату, легко считайте пособия, удержания и командировочные, автоматически готовьте отчеты по сотрудникам и отправляйте их через интернет. А еще — ведите учет, платите налоги, сдавайте налоговую и бухгалтерскую отчетность и пользуйтесь поддержкой наших экспертов. Первый месяц работы в сервисе — бесплатно.

Источник: https://www.b-kontur.ru/enquiry/420-personalnye-dannye-sotrudnikov

Обработка персональных данных сотрудника — сроки и виды

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта или звоните по телефону
+7 (499) 653-60-72 доб. 184 (Москва)
+7 (812) 426-14-07 доб. 431 (СПб)

Это быстро и бесплатно !

Кадровики регулярно сталкиваются с персональными данными нанимаемых в компанию сотрудников и уже трудоустроенного штата. Закон предъявляет определённые требования к обработке подобной информации и её сохранению в архивах.

За нарушение норм законодательства должностное лицо может ожидать привлечение к соответствующей ответственности, именно поэтому специалисты рекомендуют тщательно ознакомиться с правилами работы с личными сведениями о гражданах.

Что относится к персональным данным работника?

Любые сведения о гражданине, имеющие к нему прямое или косвенное отношение, считаются персональными данными. Определение этого понятия представлено в 3 статье ФЗ № 152 от 2006 года 27 июля.

Таким образом, к личной информации о человеке относят:

  • адрес его проживания;
  • ФИО;
  • дату рождения;
  • семейное положение;
  • полученное образование;
  • реквизиты паспорта;
  • занимаемую должность (профессию);
  • уровень дохода;
  • наличие какой-либо собственности;
  • социальное положение в обществе;
  • и т. п.

Должностное лицо, из-за которого произошло разглашение личных сведений о сотруднике, привлекаются к административной, дисциплинарной или уголовной ответственности.

Порядок обработки персональных данных сотрудника

Под обработкой сведений о работнике понимается комплекс мероприятий, установленный на законодательном уровне и включающий в себя получение данных о гражданине, их проверку, передачу, хранение, накопление, уничтожение и другие способы применения имеющейся информации.

Эта процедура необходима в следующих случаях:

  • при найме лица на должность;
  • при продвижении служащего по карьерной лестнице;
  • при выплате сотруднику вознаграждения за труд;
  • при осуществлении контроля за выполненной работой и её качеством;
  • и т. д.

Другими словами, под обработкой понимается осуществление любых действий с личной информацией.

При осуществлении обработки необходимо соблюдать определённые требования, зафиксированные в 86 статье ТК РФ.

  • Во-первых, данная процедура осуществляется исключительно при наличии для этого оснований и только с конкретной целью.
  • Во-вторых, передача личных сведений третьим лицам без письменного разрешения самого лица недопустима.
  • В-третьих, персональную информацию необходимо получать непосредственно от самого гражданина. Запрос сведений из иных источников должен сопровождаться уведомлением сотрудника.

Кроме этого, получение специальных персональных данных (о политических взглядах, отношении к религии и т. д.) по закону не допускается, так как эта информация не должна влиять на решение руководства о найме гражданина или его дальнейшем продвижении по карьерной лестнице.

Меры защиты личных сведений о сотрудниках должны быть зафиксированы в локальных актах предприятия. Сами работники обязаны быть ознакомлены с данными документами под роспись (это могут быть инструкции, положения и т. п.).

Получать данное согласие не требуется в случаях, предусмотренных законом (например, при оформлении алиментных выплат, при передаче сведений третьим лицам, если речь идёт о сохранении жизни или здоровья гражданина и т. д.).

Виды персональных данных работника

Выделяют два типа документации, формирующей личные сведения о гражданине. К первой разновидности относятся бумаги, на основании которых происходит найм сотрудника на ту или иную должность, то есть паспорт лица, СНИЛС, военный билет и т. д.

Второй тип документации формируется непосредственно руководителем работника (например, приказ о назначении на должность, расчётные документы и т. д.).

На основании этих бумаг выделяют различные виды персональных данных, ознакомиться с которыми можно с помощью приведённой ниже таблицы.

Способ классификации Разновидности данных Характеристика

По направлению

Обычные (иначе общие) Большая часть личной информации о человеке (его фамилия, имя, отчество, гражданство, полученное образование, место работы и т. д.).

Специальные

Особая категория сведений о человеке (например, его политические убеждения, принадлежность к той или иной религии, состояние здоровья, национальность, наличие или отсутствие судимости, семейная и личная жизнь и т. д.).

По степени доступности данных

Конфиденциальные

Информация, не подлежащая разглашению по закону и при отсутствии соответствующего согласия самого гражданина (например, результаты медицинского осмотра).

Общедоступные

Сведения о человеке, находящиеся в общем доступе в соответствии с нормами российского законодательства или представленные для ознакомления третьих лиц в связи с письменным согласием самого гражданина.

По содержанию

Биометрические

Сведения, способные охарактеризовать человека для определения его личности (то есть его физиологические особенности). К таким данным относятся отпечатки пальцев, почерк, ДНК и т. п.
Не биометрические Прочие данные, не относящиеся к биометрическим.

По причине появления (по документам)

Появившиеся до начала трудовой активности

Сведения, содержащиеся в паспорте гражданина, его свидетельстве о рождении, военном билете, документах о полученном образовании, СНИЛС и т. д.
Появившиеся в результате трудовой деятельности К такой информации относятся записи о приёме лица на работу, его переводе в другое отделение, повышении, увольнении, предоставлении отпуска или больничного, уровне получаемого дохода, поощрениях и т. д.

Кроме этого, к персональным сведениям относится и информация о родственниках гражданина, например, о составе его семьи, месте проживании родных и т. д. Семейное положение – также конфиденциальные данные (факт нахождения в браке, наличие детей и их возраст, состояние здоровья членов семьи, наличие иждивенцев и т. п.).

Срок хранения персональных данных сотрудника

Сведения о работнике должны быть приобщены к его личному делу. В соответствии с 87 статьёй ТК РФ, руководитель самостоятельно определяет порядок хранения и применения данных о сотруднике, зафиксированный в локальных нормативных актах предприятия. При этом порядок должен отвечать требованиям, установленным российским законодательством.

В соответствии с 22.1 статьёй ФЗ № 125 от 2004 года 22 октября, документация о самом гражданине (например, его заявление о согласии на обработку данных, копии приказов и т. д.) должна храниться в течение:

  • 75 лет, если бумаги были созданы до 2003 года;
  • 50 лет, если документы были оформлены позднее этого периода.

При защите конфиденциальности информации личного характера важно уделить внимание не только бумажной документации, но и сведениям на электронных носителях.

Порядок их хранения аналогичен описанному выше.  Электронные документы предписано сохранять в течение как минимум 5 лет (по налоговому учёту бумаги не уничтожаются на протяжении 4 лет).

Особенности хранения

Документация на бумажном носителе подлежит хранению в специальных сейфах (таким образом бумаги сохраняются от случайной порчи или потери).

В электронном виде файлы с личными сведениями хранятся в персональном компьютере сотрудника, уполномоченного заниматься обработкой данных, или руководителя предприятия (т. е. у генерального директора).

После увольнения сотрудника его личное дело продолжает находиться у кадровиков до окончания года (оперативное хранение может продолжаться в течение 1–3 лет).

После этого кадровая служба должна заняться архивно-технической обработкой и направить личные дела бывших работников в архив предприятия. По общим правилам отсчёт периода хранения начинается с первого января года, в котором документ был передан в архив.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

+7 (499) 653-60-72 доб. 184 (Москва)

+7 (812) 426-04-17 доб. 431 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Источник: http://urmozg.ru/trudovoe-pravo/obrabotka-personalnyh-dannyh-sotrudnika/

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: