Правила ведения личных дел работников

Содержание

Ведение личных дел сотрудников – организации и порядок их хранения

Правила ведения личных дел работников

Во многих хозяйствующих субъектах, использующих труд наемных работников, на вновь трудоустроенного подчиненного заводится личное дело. При этом, внешний вид и структура подобного документа не имеет строгой регламентации. Как быть в этом случае и как его тогда составлять – насущные вопросы многих кадровиков.

Действующим законодательством РФ предусмотрены такие случаи обязательного открытия личных дел работников:

  1. Если субъект-наниматель находится в государственном подчинении, в нем формируется штат и кадровый резерв госслужащих (согласно президентскому распоряжению от 01 июня 1998 г. № 640, ФЗ от 27 июля 2004 г. № 79, а также отраслевым законодательным актам, в частности, Приказу Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. № 300);
  2. Если субъект – государственный (муниципальный) орган власти (согласно президентскому распоряжению от 30 мая 2005 г. № 609);
  3. Если подобное предписано вышестоящей организацией (к примеру, материнской).

В остальном же, административные органы хозяйствующих субъектов-юрлиц и ИП вправе самостоятельно определяться с необходимостью формирования дел и категориями подчиненных, по отношению к которым они составляются, руководствуясь Конституцией, ТК (ст. 85 – о персональных данных и их конфиденциальности, ст. 87 – об алгоритме их обработки), иными законодательными актами различных уровней.

Принятое решение должно быть зафиксировано в локальных нормативных актах (например, соответствующей инструкции по делопроизводству HR-отдела, Уставе).

В них же, ввиду нерегламентированности основных вопросов формирования документа на макроуровне, следует отразить:

  • форму;
  • механизм составления и ведения;
  • лиц, которым вменена обязанность по хранению;
  • режим хранения;
  • алгоритм доступа;
  • иное.

При этом следует опираться на ГОСТ Р-6.30–2003, содержащий основные делопроизводственные правила.

Таким образом, формирование и хранение личных дел многими отечественными хозяйствующими субъектами может осуществляться в добровольном порядке.

Комплектование дел позволяет сконцентрировать и упорядочить в одном месте и общем виде все данные о штатных единицах, а также обеспечивает оперативный доступ к требуемой информации. Поэтому многие отечественные субъекты не отказываются от этой делопроизводственной процедуры.

Стандартизированная комплектация картотеки предусмотрена только для такой категории работников, как госслужащие. В остальных случаях дело может содержать любые заверенные копии и оригиналы различных документов (распоряжений, заявлений), хранящихся на постоянной или временной (более десятилетия) основе.

Сроки хранения определены Минкультуры в приказе от 25 августа 2010 г. № 558.

Элементы можно классифицировать следующим образом:

  1. предоставляемые работниками при приеме на работу и документирующие факт трудоустройства;
  2. возникающие в период выполнения подчиненным своих должностных обязанностей;
  3. заверяющие факт прекращения рабочих отношений.

К первым относят:

  1. библиографическую анкету;
  2. резюме;
  3. рекомендательные письма и оценочные суждения о работнике от предыдущих работодателей;
  4. копии удостоверения личности и страхового номера персонального счета;
  5. документацию об образовании,
  6. документацию воинского учета;
  7. подтверждение наличия либо отсутствия факта тюремного заключения, незакрытого уголовного преследования либо его прекращения (требуется для претендования на должность, к которой не допускаются судимые граждане, а также подвергавшиеся или подверженные преследованию со стороны уголовных структур);
  8. заявление о трудоустройстве;
  9. справки медицинского характера (важны при приеме на работу граждан, не достигших совершеннолетнего возраста и в иных, предусмотренных ТК, случаях);
  10. трудовой контракт;
  11. персональную карточку ф. Т-2;
  12. копию локального распорядительного акта о трудоустройстве.

Под вторыми подразумевают:

  • копии брачного свидетельства;
  • свидетельство о появлении на свет ребенка;
  • водительские права;
  • копию договора о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
  • рабочие инструкции;
  • допсоглашения к трудовому контракту;
  • копии приказов о внутренних перемещениях и переводах;
  • подтверждения систематического прохождения медосмотров;
  • документальные подтверждения наличия ограничений физических способностей, обуславливающие предоставление специальных условий деятельности;
  • соглашение об ответственности за разглашение конфиденциальной информации (если штатная единица имеет к ней доступ);
  • листы аттестации;
  • свидетельства прохождения курсов по повышению квалификации;
  • докладные, служебные и объяснительные записки, заявления об уходе в отпуск и т.д.

Под третьими подразумеваются доказательства прекращения работы, то есть заявление об увольнении и копия соответствующего локального распоряжения руководства.

Что касается трудовой книжки, то в личное дело можно вкладывать исключительно ее копию, но не оригинал, поскольку он считается бланком строгой отчетности, который полагается хранить в специальных условиях (специально оборудованных помещениях, к примеру) и выдавать по заявлению.

Исходя из вышенаписанного, комплектация дел начинается с момента трудоустройства работника, сразу после издания соответствующего приказа о его приеме, и осуществляется вплоть до момента окончания им трудовой деятельности. После этого его передают на архивное хранение (решение Росархива от 06 февраля 2002г.).

Они могут заводиться на весь коллектив или на определенные должности (зачастую, на руководящие). Этим занимается лицо, на которое администрацией возлагается подобная ответственность (зачастую – сотрудник отдела кадров). При этом неважно, трудится ли работник на основном рабочем месте или по совместительству, в течение длительного периода или по срочному трудовому контракту.

На штатные единицы, к которым не предъявляются специфические требования (технический персонал, к примеру), личные дела зачастую не заводятся.

На практике для открытия личного дела требуется:

  • папка — скоросшиватель с твердой картонной обложкой;
  • дырокол;
  • пакет документов.

Общие положения по формированию следующие:

  • наличие титульного листа, пример которого можно найти в 11-м Приложении к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), с номером дела согласно регистрационного журнала (при ведении нумерации), данными подчиненного, датами открытия и закрытия документа (являются, следовательно, датами издания приказа о приеме и увольнении), номерами трудовой и медицинской книжек, количеством страниц содержимого (графа заполняется при передаче дела в архивное учреждение) и периодом хранения (прописывается при закрытии дела). Фотография не обязательна;
  • наличие описи содержания, пополняемой в случае изменения рабочего статуса подчиненного (Приложение 10 Правил).
  • размещение документации в следующем порядке: карточка ф. Т-2, анкета, резюме, копии образовательных и личных документов, заявление и приказ о трудоустройстве, трудовой контракт, документация, свидетельствующая о перемещениях внутри организации (в хронологическом виде), материалы об окончании трудовой деятельности. Последним подшивается копия локального распоряжения о расторжении трудового контракта.

Кроме этого, нецелесообразно включать в личное дело более 1-го экземпляра каждого документа ввиду того, что его объем не должен превышать 250 листов, при толщине не более 4 см.

Листы нумеруются (арабскими цифрами карандашом или нумератором в правом верхнем углу).

Завершается формирование личных дел сшиванием и проставлением печати организации.

Альтернативой прокола служит переплет. При этом текст содержимого (особенно даты, визы и резолюции) должен свободно читаться.

После этого оно подлежит регистрации в журнале учета. Его форма нигде не определена, поэтому он может составляться в произвольном виде.

Порядок работы с документом

При ведении личных дел следует помнить о конфиденциальности данных подчиненных, обусловленной президентским указом № 188 от 06 марта 1997 г.

Запрещено подшивать в папку документацию, содержащую информацию о частной жизни, политической и религиозной принадлежности трудящегося (ст.8 ФЗ № 119 от 31 июля 1995 г). Получение и обработка работодателем первых сведений, согласно ст. 24 Конституции, возможны только с письменного согласия работника.

Все персональные данные следует уточнять лично у подчиненного. Если получить их можно только у третьей стороны, работника заранее об этом уведомляют с целью получения от него согласия в письменном виде.

Для этого ему сообщается о целях, источниках, способах получения, содержании подобной информации и последствиях отказа.

Чтобы обезопасить себя, следует в уставных документах отразить перечень сотрудников, имеющих доступ к персональным данным.

Ознакомиться со своим личным делом имеет право и сам работник. В некоторых компаниях это происходит ежегодно, один раз и в обязательном порядке, под расписку в карточке, прилагаемой к делу.

Запрещена передача информации сторонним лицам, за исключением правоохранительных и медицинских работников по факту официального запроса первых и в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника вторыми, а также их хранение в структурных подразделениях, не являющихся юрлицом и не относящихся к работодателю.

Учет документов должен производиться по одному из следующих методов:

  1. в номерном порядке;
  2. в алфавитном порядке;
  3. по разделам согласно наименованиям подразделений организаций, а внутри них — одним из вышеуказанных способов.

Также разрешено хранить личные дела в составе нарядов — алфавитных групп хранения. При этом в начале наряда вкладывается сводная опись включенных в него документов.

Как правило, отдел кадров хранит только дела работающих членов коллектива, а документы уволенных работников передаются на хранение в архив. Альтернативным вариантом является выдача на руки увольняющемуся в последний день его работы копий документов, подшитых к делу. Целесообразно для этого открыть журнал, в котором работник будет расписываться о факте получения.

Это освобождает работодателя от ответственности за обеспечение неприкосновенности и сохранности конфиденциальных данных подчиненного.

Нюансы закрытия личного дела и его передачи в архив

Датой закрытия личного дела является дата увольнения сотрудника.

Перед этим проверяется наличие всех документов в папке, нумерация листов.

Читайте также  Правила исправления ошибок в трудовой книжке

Внутренняя опись подписывается ее составителем и к ней составляется итоговая запись, в которой, в буквенном и цифровом эквиваленте, указывается количество имеющихся бланков и размер самой описи. Ее нумеруют отдельно.

После этого составляется заверительный лист (Приложение 9 Правил), в котором фиксируются:

  • количество страниц (цифрами и прописью);
  • объем внутренней описи;
  • особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, конвертов с вложениями и так далее).

Он также подлежит визированию составителем. Все последующие корректировки ЛД подлежат отметке в нем со ссылкой на соответствующий акт.

Опись подшивается в начале, а лист – в конце дела.

На титульном листе указывается дата его закрытия и срок период хранения, исчисляемый с начала года, следующего за годом закрытия.

Если в личном деле имеются документы с разными сроками хранения, то дело хранится по максимальному из них.

Ст. 22.1 ФЗ № 125 определяет такие сроки хранения: 50 лет (для дел, открытых с 2003 г.) и 75 (открытых, соответственно, до). На практике, для коммерческих организаций срок – это вторая цифра (согласно п. 656 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558), для государственных – десятилетие, после чего документ подлежит передаче архивариусу на сохранение в течении все тех же 75 лет.

В случае невостребования некоторых документов работником они вкладываются в подшиваемый к личному делу нумеруемый конверт. При этом, сначала нумеруется конверт, потом – вложения.

Личное дело следует передать архивариусу не позднее чем через 36 месяцев после их завершения в делопроизводстве.

Ответственность сотрудника кадровой службы

Проверки отдела кадров осуществляются:

  • службой управления Минтруда;
  • службой занятости;
  • территориальным управлением социального страхования;
  • правоохранительными службами в рамках рассмотрения конкретных жалоб.

Штрафные санкции к кадровому специалисту могут применяться в случае неправильного заполнения им унифицированных форм в размере 500 р. за каждую единицу. Личные дела сотрудников к таковым, как уже упоминалось, не относятся.

Впрочем, ведение документа вопреки уставной документации чревато ответственностью за «сбор и обработку излишних персональных сведений», возлагаемой исполнительной службой российского Комитета по надзору за средствами коммуникации и ИТ, а также судебным разбирательством, инициатором которого становится сотрудник, обратившийся с иском о защите своих прав.

Так, нарушители законодательных норм в области персональных данных привлекаются к ответственности следующего характера:

  • дисциплинарного (п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК);
  • материального (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК);
  • гражданско-правового, административного (ст. 13.11 и 13.14 КоАП);
  • уголовного (ст. 137 и 140 УК).

Эффективной превентивной мерой является компьютеризированный формат ведения кадровой документации, в том числе и личных дел, на который переходит все больше отечественных хозяйствующих субъектов, и получение письменного согласия от подчиненных на обработку информации о них. Без последнего работа с ней, не содержащая уголовно наказуемых деяний, чревата штрафами:

  • для гражданских лиц — 3.000-5.000 р.;

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/poryadok-hraneniya-i-vedeniya-lichnyh-del-sotrudnikov.html

Ведение личного дела сотрудника

Сотрудники компании – её самый главный ресурс, поэтому наличие полной и точной информационной базы о них может существенно улучшить работу кадровой службы. Информационная база в данном случае представлена в виде личных дел всех работников компании, в которых отражена их трудовая деятельность, документы и другие сведения.

Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем.

В этой статье будут раскрыты особенности формирования и правила ведения личных дел сотрудников, оформления личных дел сотрудников и их последующего хранения.

Что такое личное дело сотрудника и нужно ли его заводить?

Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).

Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

  • руководители и их заместители;
  • ведущие специалисты;
  • материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
  • работники с перспективой повышения в должности и др.

Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.

Формирование личных дел сотрудников

Прежде чем объяснить, как вести личные дела работников, необходимо остановиться на их грамотном оформлении. Порядок формирования личного дела работника начинается с принятия сотрудника на работу и длится до его ухода из компании и последующего помещения дела в архив. Каждое досье располагается в отдельной папке или, в крайнем случае, в отдельном файле.

При формировании личного дела работника следует помнить о некоторых нюансах:

  • в личном деле не должны храниться документы временного хранения вместе с документами для постоянного хранения;
  • лучше исключить из личного дела оригиналы документов постоянного хранения, заменив их копиями;
  • каждый документ должен быть представлен в одном экземпляре;
  • одно дело не должно превышать по толщине 4 см;
  • приложения к документам должны находиться в одной папке с документами.

Стоит заметить, что Федеральным законом «О персональных данных» запрещено включать и подвергать обработке такие данные о сотруднике, как политические и религиозные взгляды, информацию о частной жизни без его письменного согласия. При этом вся личная информация может быть использована только в целях трудоустройства или продвижения работника по службе, обеспечения его безопасности и сохранности имущества работника.

Документы личного дела сотрудника

Состав личного дела не регламентирован законодательством, поэтому его перечень определяется инструкцией по кадровому делопроизводству компании.

При устройстве на работу в личное дело включаются копии документов и резюме, далее к ним присоединяется вся остальная необходимая информация.

Знаете ли Вы, как написать характеристику на работника предприятия?

Для чего предпринимателю нужны коды статистики?

В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:

  • заполненная анкета компании;
  • копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);
  • копия ИНН;
  • копия СНИЛС;
  • копия военного билета (для мужчин);
  • диплом или иные документы об образовании;
  • фотография (цветная или черно-белая);
  • характеристика с прошлого места работы;
  • заявление работника о приёме на работу;
  • копия приказа о приёме сотрудника на работу;
  • копия трудового договора и должностной инструкции;
  • опись документов в личном деле;
  • иные документы;
  • копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки).

Требования к оформлению личного дела сотрудника

Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Личное дело должно быть оформлено в определённом виде:

  • на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела;
  • если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
  • обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше 250.

Ведение журнала регистрации личных дел работников

Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников компании. Так как единой учётной формы для ведения журнала не существует, его можно изготовить самостоятельно (распечатать по шаблону из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от компании.

В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале в виде даты и причины закрытия. Если в бланк личного дела работника нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».

Как рассчитывается больничный работника?

Что грозит предпринимателю за незаконную торговлю?

Способы подсчета среднесписочной численности сотрудников фирмы: http://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/raschet-srednespisochnoy-chislennosti-rabotnikov.html

Хранение личных дел сотрудников

Хранение личных дел должно быть организованно, в первую очередь, для сохранности документов, содержащих конфиденциальные сведения о сотрудниках и для удобства поиска личных дел. Поэтому для хранения личных дел следует выделить небольшое помещение (если в компании много сотрудников) или отдельный шкаф, запирающийся на замок.

Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

  • с помощью нумерации;
  • в алфавитном порядке;
  • по структурным подразделениям компании.

Также, при большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту. Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.

Личные дела уволенных работников хранятся в архиве, но копии документов можно выдать на руки работникам в последний день их нахождения на рабочем месте. Таким образом, компания больше не будет ответственна за сохранение личных данных сотрудника и уменьшит размер архива. Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен.

Источник: http://svoy-business.com/organizatsiya-biznesa/dokumentatsiya/vedenie-lichnogo-dela-sotrudnika.html

Что должно быть в личном деле работника и как правильно его вести и хранить

Личные дела сотрудников коммерческих и общественных организаций, а также предприятий других форм собственности и правовой ответственности могут вестись, основываясь на локальных правовых актах, принимаемых в самих организациях.

Для них не предусматривается создание отдельного делопроизводства и не устанавливаются законом обязательный порядок оформления и сдача строгой отчетности. Но личные дела незаменимы для организации эффективного руководства и ведения прогрессивной кадровой политики.

В них отражается вся информация, связанная с трудовой деятельностью работника, все плюсы и минусы выполнения им своих функциональных обязанностей, а также различные поощрения и взыскания за время выполнения договорных обязательств на своём рабочем месте.

Читайте также  Правила промышленной безопасности сосудов работающих под давлением

Для многих предприятий, столкнувшихся с необходимости учета сотрудников в связи с расширением своей деятельности, главным вопросом становится, что должно быть в личном деле работника.

По опыту компаний с большим штатом сотрудников, необходимо взять за образец многолетнюю практику по учету трудовой деятельности, принятой на государственной службе, ведь для всех госслужащих предусматривается ведение личных дел в обязательном порядке.

В этом смысле бюджетные организации считаются эталоном в организации делопроизводства, потому что подчиняются различным нормативно правовым актам, принятыми на законодательном уровне и находящимися под контролем государства.

Для каждой компании вопрос ведения личных дел является собственным выбором. Но если он решается положительно, то в первую очередь необходимо определиться с нормативами, по которым они будут оформляться и вестись.

Здесь нужна однообразность и унификация для облегчения информационной обработки данных, поэтому важно создать систему, при которой каждое личное дело будет занимать своё место в организации целой цепочки взаимодействий между работником и работодателем. В неё входит не только оформление и учет, но и хранение личных дел.

Тем боле, что сразу после того, как на сотрудника было заведено дело оно сразу попадает под действие закона о сохранении персональных данных, предусмотренных трудовым кодексом и другими федеральными законами.

В соответствии со статьёй 85 ТК РФ, персональными данными считается информация о работнике, необходимая работодателю для его трудоустройства. Поэтому важно понимать ответственность за хранение личных данных с целью предотвращения их попадания к третьим лицам. Каждый сотрудник должен быть уверенным, что личная информация ни кому не будет предоставлена без его разрешения.

В частных организациях личные дела обычно заводятся на следующие категории работников:

  • руководители различных отделов и структурных подразделений, имеющих в своем подчинении группу сотрудников и причисленных к руководящему составу, закрепленному штатным расписанием;
  • на лиц заключивших договор об индивидуальной или коллективной материальной ответственности.

В крупных организациях, как правило, все сотрудники имеют личное дело. Это обусловлено еще и тем, что в процессе трудовой деятельности каждый работник постепенно накапливает набор различных приказов и других важных документов, которые требуют индивидуального хранения. Образец личного дела работника можно скачать здесь:

Личное дело — титульный лист

Личное дело — обложка

Личное дело — внутренняя опись

В этом смысле личное дело становится местом, где сконцентрирована вся история сотрудника во время трудоустройства, и в некоторых случаях помогает для объективной оценки его личных и трудовых качеств. Поэтому документы, входящие в состав личного дела можно разделить на три условные группы:

  • переданные сотрудником во время трудоустройства;
  • подтверждающие факт начала трудовой деятельности;
  • появляющиеся в процессе работы.

В качестве примера оформления документации на предприятиях целесообразно ознакомиться с требованиями ГОСТа 6.30-2003, в котором указаны основные унифицированные формы для оформления различных документов организационно-распорядительного порядка.

Приблизительный перечень документов, входящих в личное дело

Оформление личного дела работника коммерческих структур основано на требованиях, относящихся к перечню основных документов, входящих в личные дела государственных служащих. Предприятия могут сами определять, какие документы нужны, а какими можно пренебречь. Но можно выделить основной перечень документов, которые рекомендуется включить при оформлении личных дел.

При приеме на работу можно потребовать копии: паспорта или удостоверения личности, дипломов или других подтверждающих документов о специальном образовании, свидетельства о государственном пенсионном страховании, медицинской справки, военного билета для военнообязанных, ИНН (при наличии). Также можно запросить копию справки о наличие или отсутствие судимости, если работа связана с ограничением к допуску в связи с имеющейся судимостью или уголовным преследованием.

Для подтверждения факта трудоустройства можно вложить в личное дело: заявление о приеме на работу, автобиографию, копию приказа о трудоустройстве, экземпляр трудового договора, принадлежащий работодателю.

Во время осуществления трудовой деятельности в личное дело могут вкладываться: справки о медицинском освидетельствовании, копии документов подтверждающих право на налоговые вычеты, копии инвалидного удостоверения, различные дополнительные соглашения на изменение условий труда, копии приказов о поощрениях и взысканиях. Также могут быть приобщены к делу: соглашение о неразглашении коммерческой тайны, договор о материальной ответственности, сведения об аттестации и другие документы, характеризующие сотрудника по профессиональным и личным качествам.

Для идентификации личности сотрудника, связанной с возрастными или иными изменениями, в личное дело вкладывается фотография сотрудника размером 4×6 (3×4) с периодичностью замены раз в пять лет.

Личное дело на сотрудника заводится с первого дня работы на предприятии и ведется до момента расторжения трудовых отношений в связи с увольнением. В период работы оно пополняется документами, и вносятся различные записи.

Ведение личных дел предусматривает надлежащее хранение, исключающее прямой доступ посторонних лиц, а также периодическую проверку и изъятие документов утративших актуальность.

Во время оформления делу присваивается индивидуальный номер, который наносится на лицевой стороне и составляется опись документов находящихся внутри папки.

Каждый работник обязан в письменной форме оповестить работодателя об изменившихся личных данных, после чего делаются соответствующие записи и поправки, а при необходимости копии документов для приобщения к личному делу. Для изменения данных необходимы подлинники документов. В некоторых случаях данные на работника заверяются печатью и росписью руководителя отделов кадров. Все листы должны быть пронумерованы и включены в опись, находящуюся внутри личного дела.

Ответственность

В соответствии с требованиями статьи 14 ТК РФ, ведение личных дел должно удовлетворять требованиям закона о сохранении персональных данных N 152-ФЗ от 27 июля 2006 года.

Если руководство предприятия приняло решение организовать оформление личных дел на своих сотрудников, оно должно со всей ответственностью отнестись к данному вопросу, чтобы избежать утечки информации.

Следует помнить, что согласно статье 90 ТК РФ виновные в нарушении сохранения конфиденциальности личных данных могут понести наказание в соответствии с принятыми федеральными законами.

В административном кодексе предусмотрено наказание за нарушение порядка хранения и использования персональных данных. В статье 13.11 КоАП РФ за подобное нарушение налагается штраф:

  • на должностных лиц от 500 до 100 рублей;
  • на организацию от 5000 до 10 000 рублей.

В случае злоупотребления полномочиями со стороны сотрудника, имеющего доступ к персональным данным и занимающегося незаконным сбором и распространением полученной информации о личной жизни, хранящейся в личном деле, к нему могут применить статью 137 УК РФ, предусматривающую наказание в виде штрафов и исправительных работ.

Для руководителя предприятия мало знать, что должно быть в личном деле работника, необходимо организовать весь цикл работ по обеспечению функционирования отдела, который будет заниматься оформлением, внесением новых данных и хранением личных дел. Такими полномочиями обычно наделяют сотрудников отдела кадров, знакомых с делопроизводством, понимающих всю полноту ответственности и имеющих соответствующее образование.

Нужно учитывать, что ответственность несут не только работники, непосредственно занятые в процессе оформления личных дел, но и руководители предприятия за организацию полной сохранности персональных данных.

Поэтому для предотвращения утечки информации определяется узкий круг сотрудников и руководителей отделов, которые имеют доступ к личным данным. Полный список с указанием должностей с фамилией и инициалами, имеющих допуск, должен определяться приказом, заверенным руководителем предприятия.

Ведения личных дел — трудоёмкий и ответственный процесс, который требует постоянного внимания и людских ресурсов. Поэтому этим вопросом обычно занимаются компании с большим штатом сотрудников и имеющие возможность организовать полноценную работу отдела кадров. Для бизнесменов любого ранга вопрос о ведении личных дел зависит от собственного желания и практической целесообразности.

  • Владимир
  • Распечатать

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/kak-oformit-lichnoe-delo-rabotnika-i-otvetstvennost-pri-ego-hranenii.html

Особенности ведения личных дел сотрудников

Многих работодателей интересует вопрос, по каким правилам и почему необходимо ведение личных дел сотрудников. Работники компании важнее, чем производимая этими людьми продукция. Наличие точно составленной информационной базы значительно облегчает работу отделу кадров. В нее входят личные дела сотрудников, а в них отражена вся работа в компании, важные и имеющие значение документы и прочая информация.

Заводится этот документ тогда, когда человека принимают на работу. Изменения вносятся, если он продвигается по службе или расторгает сотрудничество с компанией.

На каких сотрудников заводится документ и для чего он нужен?

Этот документ состоит из обложки и касающихся работника документов. В этих бумагах содержатся основные сведения о самом работнике и его трудовой деятельности в компании. Если речь идет о студенте, который работает параллельно с учебой, то в дело добавляются сведения о его обучении.

Предпринимателям необязательно вести все эти документы, в отличие от организаций. Правила и порядок ведения таких документов устанавливаются не законодательством, а нормативными актами. Поэтому кадровикам приходится заводить дела не на каждого из сотрудников компании, а лишь на некоторую ее часть. Если говорить точнее, то это следующие группы специалистов:

  • руководители, замещающие их лица;
  • специалисты, относящиеся к числу ведущих;
  • сотрудники, которые каким-либо образом материально ответственны: кладовщики, работники касс и т.д.;
  • те сотрудники, у которых есть возможность и перспективы повышения.

Но, как показала практика, для самих кадровых служб и руководителей удобнее, чтобы на всех сотрудников было оформлено дело. Это дает возможность в любую минуту найти информацию о работниках, если она экстренно необходима.

Что должно быть включено в личное дело?

Документы регламентированы законодательными актами, поэтому нужно включать именно их и никакие больше. Когда сотрудник только устраивается на работу в данную организацию, руководитель либо кадровый служащий делают копию документов их нового сотрудника и включают их в дело. Еще туда вносится копия резюме, если на тот момент кандидат на работу в компании присылал его. Далее в дело добавляются остальные документы.

Обычно это следующие бумаги: ИНН, копия паспорта (страничка с личными данными и пропиской), копия договора с компанией и должностной инструкции и другие документы. В некоторых случаях в дело включают и опись всех документов, которые туда входят. Это существенно облегчает поиск информации.

Очень важно, чтобы все документы были расположены в хронологическом порядке. То есть бумаги, которые были включены в личное дело при найме сотрудника на работу, будут первыми. Все последующие будут идти далее. Это могут быть разного рода справки, приказы, заявления и т.д.

Все дела должны быть оформлены одинаково. Их правильное и аккуратное ведение исключает даже малейший риск потери важных бумаг.

Правила ведения и хранения документации

Для оформления личных дел имеются следующие правила:

  1. На титульном листе обязательно должна находиться информация о работнике: его фамилия, имя и отчество, а еще дата, когда было заведено это личное дело.
  2. Страниц в нем должно быть не более 250. За этим тоже нужно пристально следить.
  3. Если личные дела всех работников расположены в одной папке, то для удобства их лучше расставить по алфавиту. Это сделает поиск информации быстрее.

Важно помнить о некоторых полезных правилах хранения личных дел:

  1. Документы временного и постоянного хранения не должны располагаться вместе.
  2. Лучше не хранить оригиналы документов, в особенности предназначенных для постоянного хранения. Их нужно стараться заменять копиями.

Необходимо максимально внимательно организовать саму процедуру хранения документов. Это очень важно как для удобства поиска, так и для гарантии сохранности важных документов и конфиденциальной информации. Поэтому если в компании мало сотрудников, то для личных дел лучше выделить шкаф. Если же штат большой, то не стоит скупиться и на отдельное помещение. Шкаф и помещение должны запираться на надежный замок.

Читайте также  Правила субординации на работе

Удобнее будет, если папки с личными делами расположить корешками наружу в алфавитном порядке. Оптимально, чтобы только кадровые работники смогли попасть в место, где хранятся личные дела. Реестр и журнал — самые распространенные способы упрощения делопроизводства. Кадровики систематизируют личные дела следующими способами:

  • по подразделениям (это особенно оправданно, если компания большая);
  • по алфавиту;
  • по номерам.

Что делать с делами уволенных людей?

Личные дела тех сотрудников компании, которые были уволены, хранятся в архиве. По желанию этих сотрудников копии личных дел могут быть выданы им на руки. Это даст компании возможность уменьшить размер архива и снимет с нее ответственность за хранение документов.

В соответствии с законодательством эти дела подлежат передаче в архив и описи. Они вносятся в опись дел по личному составу в соответствии с годом их увольнения. Систематизируются они чаще всего в алфавитном порядке первых букв их фамилий. Если руководителю или кадровому работнику удобнее составлять отдельную опись для личных дел, то это тоже допустимо и возможно.

Формируются личные дела уволенных людей двумя способами:

  1. Каждое из них отдельно подшивается и оформляется.
  2. Все личные дела уволенных людей подшиваются в один документ в алфавитном порядке первых букв фамилий. Чаще всего они группируются по году увольнения.

Если выбран первый вариант, то в личное дело включается опись документов, которые в нем содержатся. Она ведется еще до того, как сотрудник был уволен (во всяком случае это настоятельно рекомендуется). Кроме того, в личном деле имеется лист-заверитель. В нем цифрами и прописью должно быть указано количество пронумерованных листов в деле.

Если есть погрешности в нумерации (пропущенные либо литерные номера), то это указывается отдельно. Обозначается также и физическое состояние документа. Листы внутренней описи тоже должны быть упомянуты, но не вместе с непосредственно листами личного дела. Рекомендовано писать их после общего количества листов, через знак «+».

Заверительный лист обязательно должен быть разборчиво подписан кадровым работником. Должны быть указаны его имя, фамилия и должность.

Фамилию и имя уволенного человека нужно писать в именительном падеже. Крайние даты — даты, когда были изданы приказы о приеме на работу и увольнении.

Правильно оформленные личные дела существенно облегчают работу руководителей и кадровых служб.

Поэтому нужно отнестись к их оформлению с максимальной внимательностью.

Источник: https://vseobip.ru/raznoe/vedenie-lichnyx-del-sotrudnikov.html

Личное дело сотрудника: что должно быть, требования к его оформлению и хранению

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.

Чем регламентируется порядок их ведения

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

— о ведении личных дел сотрудников:

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

  • какие документы входят в состав ЛД;
  • кто формирует ЛД;
  • где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Формирование личного дела сотрудника

Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:

  • все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
  • документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
  • ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

Что в нем должно быть

В состав личного дела могут входить следующие документы:

  • личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
  • копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
  • заявление работника о приеме на работу;
  • один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
  • документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);
  • отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
  • копия приказа об увольнении;
  • заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.

— состав личного дела:

Личная карточка сотрудника по форме Т-2

Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.

Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:

  • все персональные данные работника;
  • об образовании работника;
  • о стаже работника;
  • о родственниках;
  • о месте жительства;
  • о воинском учете;
  • о работе и ее изменениях;
  • информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
  • информацию об отпусках работника;
  • сведения об увольнении.

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

— как заполнить личную карточку работника по форме Т-2:

Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т-2.

Хранение

Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.

Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа.

Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте.

— личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:

Что делать с личными делами уволенных работников

После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений (заявление и копия приказа), а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Сроки хранения

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет.

Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:

  • личная карточка сотрудника должна храниться 75 лет;
  • все документы, содержащие сведения о трудовом стаже работника должны храниться 75 лет.

Порядок передачи в архив

Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:

  • вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены. Также в описи указывается количество листов в деле;
  • вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице.

После этого личное дело отправляется в архив на хранение.

Какие есть нюансы

При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

  • они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
  • если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
  • если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
  • как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

— форма согласия на обработку персональных данных:

  • на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
  • трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.

Резюме

Личное дело работника может вестись на предприятии по усмотрению работодателя. Обязательным является только ведение личной карточки формы Т-2 на каждого принятого работника. Личную карточку очень часто включают в состав личного дела работника.

В каких случаях пишется объяснительная по факту выявленных нарушений и как она передается руководству организации.

Что такое EBITDA и какую информацию можно получить, зная значение данного показателя.

Как правильно сшивать документы http://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-proshit-dokumenty.html и какие варианты существуют.

— если не в личном деле, то где хранить документы по работнику:

Источник: http://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/lichnoe-delo-sotrudnika.html

Понравилась статья? Поделить с друзьями: