Правила оформления писем по делопроизводству образец

Содержание

Служебное письмо (образец)

Правила оформления писем по делопроизводству образец

Служебное письмо – это документ, который является неотъемлемой частью делового общения. Чаще всего он передается посредством почтовой связи и служит особым способом обмена информацией.

Основные понятия

Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо.

Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:

  • ответом на ранее полученные сообщения или запросы;
  • сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
  • инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.

Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности. Тем не менее существуют общие правила, в соответствии с которыми обычно составляется любое служебное письмо. Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.

В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:

  1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
  2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
  3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
  4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
  5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
  6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
  7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
  8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
  9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
  10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.

Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо. В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно. При этом необходимо учесть следующие моменты:

  1. Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
  2. Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
  3. Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.

В претензионном письме обязательно должны содержаться:

  • реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
  • полная информация об адресате;
  • описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
  • ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
  • конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
  • последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.

Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

Правила оформления

Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.

Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты:

1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке. Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия.

2. Документ должен содержать определенные реквизиты:

2.1. Информация о получателе и отправителе.

2.2. Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации.

2.3. Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него.

2.4. Заголовок.

2.5. Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров.

2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).

3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя.

4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц.

5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности:

5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже).

5.2. Структурное подразделение (при необходимости).

5.3. Должность адресата (в дательном падеже).

5.4. Его инициалы.

5.5. Почтовый адрес предприятия.

6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.

Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда.

Порядок изложения

Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

  1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.
  2. Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты – проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.

После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата. Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания». Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.

Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:

  1. Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
  2. Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
  3. Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя. Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.
  4. Утверждение его руководителем.
  5. Окончательное оформление и подписание документа.
  6. Регистрация письма.
  7. Отправка корреспонденции получателю.

Только пройдя все эти этапы, письмо, достигнув адресата, сможет выполнить возложенную на него миссию.

Обязательный регламент

Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4. Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе. Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.

Набирать текст надо также по всем правилам:

1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.

2. Размеры шрифта тоже регламентированы:

  • для основного текста – 14;
  • расстановка страниц и отметка об исполнении – 12.

3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:

  • интервал между строками – 1;
  • выравнивание текста производится «по ширине»;
  • переносы расставляются автоматически;
  • расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста – 3.

Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.

Читайте также  Правила трудовой дисциплины образец

Расположение реквизитов

Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:

  1. Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
  2. Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
  3. Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
  4. Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.

Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

  • эмблемы и герба;
  • автора;
  • исходных данных;
  • заголовка;
  • утверждения;
  • адресата;
  • резолюции;
  • текста;
  • подписей и приложений;
  • согласования и заверения;
  • отметок.

Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.

Основные требования

Некоторые руководители ошибочно считают, что деловую переписку можно вести произвольно, не соблюдая никаких норм и правил. Но специалисты, которые несут за это ответственность, должны знать основные требования к служебным письмам:

  1. Наличие специального (фирменного) бланка.
  2. Правильное использование и размещение реквизитов.
  3. Текст должен быть читаемым и хорошо отредактированным. Для изложения сути вопроса предпочтение лучше отдавать простым распространенным предложениям. Изъясняться надо кратко, чтобы каждое слово несло в себе максимум информации.
  4. В зависимости от вида, документ должен быть оформлен соответствующим образом. В письме также может содержаться несколько аспектов. В этом случае при изложении необходимо постараться их объединить.
  5. Правильно использовать нормы, установленные для набора текста.
  6. Стараться, чтобы в содержании письма не было категоричных выражений. Получатель может расценить эти фразы как угрозы. При конструировании предложений лучше воспользоваться вводными словами типа «по-видимому», «как известно», «возможно» и «как следует».

Выполнение этих требований на практике помогает правильно вести документооборот на предприятии.

Источник: http://fb.ru/article/323066/slujebnoe-pismo-obrazets

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

В разделе «образцы писем» вы можете изучить уже готовые шаблоны деловых писем. Тема о правилах деловой переписки и особенностях написания электронных деловых писем была начата нами в предыдущей статье. Давайте остановимся на вопросе оформления служебных писем более подробно.

Речь пойдет о требованиях, предъявляемых только в отношении основных реквизитов. Их вы сможете использовать на практике при составлении служебных (деловых) писем. Порядок их расположения отражен на картинке, при его составлении учтены «Требования к оформлению документов» согласно рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.

Оформление реквизита «адресат» служебного письма

В зависимости от обстоятельств, адресатов у письма может быть несколько (организации, структурные подразделения, должностные и физические лица). Вот лишь некоторые примеры того, как следует указывать адресата:

Директору

ОАО «Горящий факел»

Д.Д. Долгорукому

или

ОАО «Горящий факел»

Бухгалтерский отдел

с указанием почтового адреса

ОАО «Горящий факел»

ул. Береговая, д. 17,

г. Омск, 381250

адресованное физическому лицу

Степному М.Ю.

ул. Каменщиков, д. 121, кв. 543,

г. Архангельск, 283450

Как оформлять реквизит «дата» в служебном письме

Дату на документ ставят после его подписания. Оформление возможно в двух вариантах: 25.01.2014 либо 25 января 2014 г. Если дата присутствует в тексте в нескольких местах, то следует придерживаться одного стиля ее написания.

Как оформлять реквизит «Регистрационный номер» в служебном письме

Регистрационный номер, аналогично предыдущему реквизиту, проставляется только после подписания письма и в соответствии с системой, принятой в данной организации. Он оформляется в виде порядкового номера, который при желании можно дополнить индексом дела согласно номенклатуре дел или буквами (отражение информации об исполнителе). К примеру:

02-21/146, в котором 02 – это порядковый номер отдела согласно структуре организации, 21 – порядковый номер, который идет по номенклатуре дел конкретного отдела, а 146 – порядковый номер самого документа, обозначение ОК может подразумевать как отдел кадров, так и конкретное лицо – Оксана Крылова и т.д.

Регистрация и проставление номера (регистрационного) на документе является обязательным требованием, так как это способствует облегчению обработки электронной почты.

Порядок оформления реквизита запроса «ссылка на регистрационный дату и номер»

Для облегчения обработки поступающей почты необходимо при подготовке ответа проставлять дату письма-запроса и его регистрационный номер. Делается это на уровень ниже исходящего регистрационного номера вашей организации. Если ваш получатель – крупная компания с большим потоком входящей корреспонденции, то без указания этих реквизитов ваше письмо попросту может попасть в другой отдел или к другому исполнителю, что повлечет дополнительные временные затраты.

Оформление в служенном письме реквизита «заголовок к тексту»

В случае, когда текст служебного письма по объему превышает 4 или 5 строк, необходимо создание заголовка. Прочитав его, получатель должен получить общее представление о содержании документа. Пишите заголовок кратко и всегда в такой форме, словно отвечаете на вопрос «о чем письмо?». Например, «Об условиях поставки товара…» или «О предоставлении услуги…».

Оформление в письме реквизита «пометка о наличии приложений»

Если вы к служебному письму прикрепляете какие-либо документы или заархивированные файлы, то в обязательном порядке делайте об этом отметку ниже основного текста. Например:

Приложение: на 1 л. в 2экз.

В случае если название прикрепленных файлов не содержится в тексте письма, то приведите их наименование в отметке. Например:

Приложение: 1. Договор о предоставлении услуг на 5л. в 3 экз. 2. Прайс-лист на оказываемые услуги на 10 л. в 1 экз.

Под реквизитом «подпись» принято понимать совокупность данных, включающих указание должности лица, которое подписало письмо, собственно подпись и ее расшифрованный вариант. Примеры:

Генеральный директор ЗАО «Простота» личная подпись И.П. Бутырин

либо

И.о. генерального директора ЗАО «Простота» Место для личной подписи А.Н. Пробкина

Правом подписывать документ лицо наделяется в соответствии с приказом, отражающим распределение обязанностей. Также при подписании необходимо указать его должность и фамилию. Недопустимо проставление косой черты перед наименованием должности или предлога «за». Согласно правилам современного делопроизводства – это грубые нарушения оформления служебного письма.

  • Отметка об исполнителе»: оформление реквизита
  • Данная отметка необязательна, она носит рекомендательный характер. Ее плюсом является то, что при возникновении вопросов есть возможность обратиться напрямую к исполнителю, конкретному специалисту. Ставить ее нужно на самом последнем листе, в левом нижнем углу. Отметка должна содержать имя, фамилию исполнителя, возможно, его отчество, а также контактный телефон. Например:

Кривошеев Иван Сидорович

275-23-07

Владея информацией о правилах ведения деловой переписки, будьте уверены, вы сможете легко составить собственные шаблоны и образцы служебных писем, которые заметно упростят вашу работу и ведение делопроизводства в целом. Далее можете ознакомиться с примерами составления различных видов писем.

Источник: http://delo-pro.ru/oformlenie-dokumentov/oformlenie-sluzhebnyx-pisem-pravila-oformleniya-rekvizitov-dokumentov.html

Принципы составления, особенности и шаблон официального письма в организацию

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Принципы составления, особенности и шаблон официального письма в организацию

В последние десятилетия делопроизводство стало неотъемлемой частью в любой сфере бизнеса. Помимо оформления договоров, актов и приложений к ним, документоведы занимаются составлением разного рода обращений и писем. На законодательном уровне принципы их оформления и общий шаблон, естественно, не определены. В такой ситуации возникает вопрос «Как же правильно оформлять тот или иной юридически несильный, но деловой документ?». Ответ на него предельно прост и сводится к составлению подобных бумаг по общепринятым нормам в делопроизводстве.

Сегодня наш ресурс решил рассмотреть принципы составления официального письма и особенности данного документа. Информацию по резюмированной теме и шаблон самой бумаги можно найти ниже.

Сущность официального письма и его отличие от обычного

Официальное или деловое письмо – это один из базовых типов документов в сфере делопроизводства современного бизнеса. Он представляет собой универсальный способ передачи информации, реализуемый в максимально простом режиме, но с соблюдением всех правил и норм деловых отношений.

Естественно, изложенные сведения в официальных письмах не носят развлекательный характер. Подобные бумаги могут быть пригласительными, отчасти рекламными, информационными и другими, но ни в коем случае не развлекательными.

Официальное письмо

Отличий у официального письма от обычного множество. Главное из них – это предназначение. Если деловой документ всегда имеет точную цель отправки или передачи адресату, то обычные письма нередко используются для «общения ради общения». Помимо этого, деловые послания:

  • не являются анонимными – они всегда имеют информацию об отправителе и получателе
  • пишутся от имени конкретного лица или представленной им организации, объединения
  • проштамповываются (при наличии печати у отправителя)
  • составляются по общепринятым правилам в делопроизводстве
  • не могут быть развлекательными, о чем было упомянуто ранее

Необязательное, но также распространенное отличие официального письма от обычного послания – это составление первого на фирменном бланке. Подобный подход придает обращению высший уровень солидности и в целом указывает на его деловой статус.

Пару слов о реквизитах и общем содержании документа

Подпись на письме

Официальные письма оформляются по разным причинам, вследствие чего содержание таковых естественным образом разнится. Несмотря на это, у деловых посланий не отнять общую структуру. Именно она определена в сфере делопроизводства истинной, не подлежит оспариванию и формирует базовые требования к соответствующим документам. К типовым реквизитам официального письма относятся:

  • полное название компании-отправителя или ФИО конкретного гражданина
  • сведения об ИНН, КПП, ОКПО и ОКУД (для организаций)
  • адрес и всевозможные контакты отправителя
  • аналогичная информация об адресате
  • непосредственно суть послания
  • дата его составления
  • подпись полномочных лиц и печать (для организаций)
Читайте также  Правила технической эксплуатации вентиляционных установок

Важно! Рассматриваемый сегодня тип деловых документов является одним из немногих, на которых не нужно указывать название. Отсутствие последнего ни в коем случае не ошибка, а соблюдение базовых норм делопроизводства.

Само письмо желательно оформлять на фирменных бланках, конечно, если его отправителем является некоторая компания. У госструктур подобные бланки имеют изображение герба, у коммерческих организаций – их эмблему.

письма должно быть изложено:

  1. Четко и понятно для адресата.
  2. Без использования ненормативной лексики, не говоря уже об оскорблениях и матах.
  3. Аккуратно, лаконично и грамотно.

В принципе, других требований к официальным письмам документоведы не предъявляют. Хватит соблюдения отмеченных норм, правил и общего содержания документа.

Скачать шаблон официального письма в организацию можно ниже:

Скачать образец гарантийного письма [26.00 KB]

Виды официальных писем

Официальное письмо – довольно-таки обширная группа деловых бумаг. К числу наиболее используемых из них следует отнести:

  • Гарантийные письма, отражающие желание отправителя выполнить что-либо на благо адресата
  • Письма-просьбы
  • Запросы
  • Приглашения на мероприятия
  • Приглашения к сотрудничеству
  • Бумаги, напоминающие о чем-либо получателю
  • Коммерческие предложения
  • Жалобы
  • Требования
  • Инструкции
  • Рекламные и информационные письма

По названию каждого типа официального письма можно понять его общее предназначение и цель отправки послания. Как показывает практика, передача разного рода обращений в деловой среде осуществляется по самым разным причинам и отмеченный выше список их видов далеко неокончательный.

Особенности оформления и передачи послания адресату

В завершении сегодняшней статьи обратим внимание на особенности оформления и передачи официальных писем в РФ. Первоочередно следует отметить главный нюанс успешных деловых отношений – это грамотный подход к их ведению. В случае с оформлением соответствующих документов речь идет об их:

  • аккуратности
  • полном соответствии нормам делопроизводства
  • целенаправленности (отправленное кому-либо официальное письмо в виде спама существенно подорвет авторитет отправителя)

Помимо этого, желательно подойти к составлению послания крайне ответственно. Его текст должен быть грамотным, лаконичным и понятным. Использование сложных словесных конструкций и терминов нежелательно. Общий же тон обращения следует держать в рамках. Сдержанность приветствуется, а вот панибратство никогда.

Что касается передачи деловых писем, то здесь ограничений у отправителя нет. Доставить послание до адресата можно:

  • по Интернету в электронном виде
  • через почту
  • посредством курьера или даже лично

Передача официальных писем – поле обширное. Выбрать удобный способ отправки послания смогут все отправители.

На этом наиболее важные положения по теме настоящей статьи подошли к концу. Надеемся, представленная информация помогла всем читателям разобраться с сущностью официальных писем в РФ и правилах их оформления.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/shablon-ofitsialnogo-pisma.html

Служебное письмо: правила оформления и рекомендации по составлению :

В нашей статье мы хотим поговорить о письмах. Ведь они являются наиболее распространенным способом обмена информацией. В повседневной жизни и на работе без них просто не обойтись.

Что же такое служебное письмо

Письмо – это общее название очень разных по своему содержанию документов, которые служат средством связи между совершенно разными структурами и организациями в процессе их деятельности.

Письма – это бумаги, объединенные в одну большую группу по способу передачи — почтой. В любой организации скапливается огромное их количество. Они подразделяются на исходящие и входящие.

В письмах можно изложить очень большое количество информации: пожелание, приветствие, все что угодно. Его оформляют на специализированных бланках формата А4. В тех случаях, когда письмо небольшое и не содержит больше семи строчек, допустимо использовать формат А5.

Любой документ должен быть датирован, а значит, и письмо тоже. Его датой является день подписания.

Оформление служебного письма

Письмо строят по определенной схеме:

  1. Введение. В нем указываются мотивы и причины написания документа, факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
  2. Доказательства. Тут излагаются обоснования всего того, что изложено в документе.
  3. Заключение. В нем делаются выводы, выдвигаются предложения, просьбы, требования.

Возможен и такой вариант, когда служебное письмо содержит только заключительную часть без каких-либо объяснений.

Как правило, письма не имеют больших объемов, обычно это примерно одна страница.

Цель составления

Целью любого письма являются побудительные мотивы. А значит, содержание должно быть четким, понятным, кратким, без лишней и ненужной информации. Есть несколько правил, которые нужно выполнять при оформлении документа.

Служебное деловое письмо посвящается какому-то одному вопросу. Это упрощает их дальнейшую обработку, что позволяет ускорить исполнение внутри организации.

Текст излагается в третьем лице и единственном числе. Например: «В ближайшее время школа планирует…».

Право подписи любого служебного документа, а значит, и писем, имеет руководитель организации, а во время его отсутствия полномочия передаются временно исполняющему обязанности директора.

В настоящее время служебное письмо можно отправить не только почтой, есть еще телеграф, факсимильная связь, ну и, конечно же, интернет-почта, которая является наиболее удобным и востребованным вариантом.

Требования к составлению и оформлению документа

Каким бы способом не отправлялся документ, составление служебного письма подчинено единым требованиям оформления. Они несложные и знание определенных нюансов может когда-то пригодиться.

Давайте рассмотрим, как правильно написать служебное письмо. Пример приведен ниже.

Вот так оформляется подобное письмо.

Реквизиты письма

Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении.

Реквизиты служебного письма:

  1. Дата.
  2. Номер письма.
  3. Ссылки на регистрационные номера и даты тех документов, на которые пишется ответ.
  4. Заголовок текста в виде одной фразы.

Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:

  1. Название фирмы.
  2. Структурное подразделение.
  3. Должность исполнителя.
  4. Фамилия и инициалы.
  5. Адрес получателя.

В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных.

Классификации служебных писем

Служебные письма могут быть классифицированы по совершенно разным признакам, которые могут быть связаны с назначением, содержанием, значимостью, срочностью, статусом адресата.

Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:

  1. Сопроводительные.
  2. Письмо-запрос.
  3. Информационные.
  4. Рекламные.
  5. Гарантийные.
  6. Претензионные.
  7. Арбитражные.
  8. Письма-напоминания.
  9. Письма-подтверждения.
  10. Письма-просьбы.
  11. Письма-извещения.

Такая классификация является наиболее универсальной. Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется. Такое письмо не содержит адресной части.

Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…»

Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации. Например: «В соответствии с договоренностями…»

Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму. Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.

Письмо-приглашение

В таком документе приглашают адресата принять какое-либо участие в мероприятии. Такое письмо может быть направлено, как конкретному человеку, так и организации. Начинаются они фразами: «Просим Вас посетить…», «Приглашаем Вас на…». В документе раскрывается суть предстоящего мероприятия с обязательным указанием даты и времени проведения, а также условий участия в нем.

Информационное письмо

Такой вид письма очень распространен. В нем отправителю сообщается информация официального характера. Как правило, такие письма довольно типичны и рассылаются управленческими структурами в подведомственные организации. В них могут быть указаны отдельные законодательные положения, предложения и рекомендации.

Кстати, информационные письма могут иметь приложения. Объемы документа, как правило, не превышают нескольких страниц. Подписываются они руководителем предприятия.

Рекламное письмо

Это своего рода тоже информационное письмо, однако оно адресуется конкретному человеку или организации, в нем содержится подробное описание товаров и услуг. Текст письма содержит подробную информацию. Его конечной целью является побуждение приобретения чего-либо адресатом.

Гарантийное письмо

Это документ, который содержит обязательства или их подтверждение. Их адресуют конкретным лицам и организациям. О каких гарантиях может идти речь? Например, гарантии об оплате товаров, аренды, услуг, сроков проведения работ. Подписывается такое письмо, как правило, двумя лицами — директором и главным бухгалтером, а также заверяется печатью.

Претензионное письмо (рекламационное)

Это деловое письмо, в котором содержится информация об обнаружении несоответствия, например, товара тем нормам, что заявлены в договоре. Целью такого документа является возмещение убытков, имевших место при нарушениях норм договора. Претензия обязательно оформляется в письменном виде. Единой формы подобного письма на практике нет, но есть обязательные элементы, которые должны быть соблюдены.

В претензии должны быть такие сведения:

  1. Полный адрес организации, куда направляется документ.
  2. Указываются основания (ссылка на гарантию, договор).
  3. Конкретные требования (возврат товара, денег, уценка).

Претензия направляется заказным письмом или же письмом с уведомлением о вручении. В нем прилагаются ксерокопии всех документов, которые подтверждают правоту отправителя. Квитанцию почты лучше сохранить.

Письмо всегда начинается фразой: «Направляем Вам претензию…»

Читайте также  Правила проведения вводного инструктажа по охране труда

Запрос

Письмо-запрос – деловой документ, направляемый для получения официальной информации. Его текст имеет четкое обоснование необходимости получения сведений. Это могут быть ссылки на законы, нормативные акты. Подписываются письма официально уполномоченным должностным лицом.

Письмо-запрос подразумевает наличие письма-ответа. Особым статусом наделены запросы, направляемые властными структурами.

Письмо–напоминание

Это документ, который используется в тех случаях, когда организация не выполняет свои функциональные обязанности, а просто выступает в посреднической роли. Как правило, письмо состоит из нескольких частей. В первой из них ссылаются на документ, в котором зафиксированы обязательства. А во второй – просьба выполнить какие-либо действия.

Письмо-извещение

Такой документ информирует о мероприятиях (общественных). Письма рассылаются большому количеству организаций или людей для их привлечения, участия. Они могут информировать не только о проведении мероприятий, месте и времени, но и одновременно и зазывать для участия. В письме могут содержаться приложения, например, анкета участника, программа мероприятия. Как правило, оно отправляется целому списку получателей, а значит, адресат не указывается. Подписывается письмо человеком, который поставлен быть ответственным за проведение мероприятия.

Вместо послесловия

В нашей статье мы рассмотрели наиболее используемые виды деловых писем, а также нюансы их написания. Немного изучив тему, вы теперь можете свободно в ней ориентироваться и не растеряетесь, если к вам обратятся с предложением: «Составьте служебное письмо». Как вы могли убедиться, в этом нет ничего сложного, особенно если помнить все основные требования и реквизиты для написания документа. Пример того, как оформить служебное письмо (образец), мы привели в статье. Желаем вам удачи.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-sluzhebnoe-pismo-pravila-oformleniya-i-rekomendacii-po-sostavleniyu.html

Служебные письма

Деловая переписка, как важная составляющая делового общения, является одной из важнейших частей делового этикета. При этом значительную часть документов любой организации занимают служебные письма, которые и связывают ее с внешним окружением: партнерами, госорганами, клиентами.

Кроме того, большая часть сделок начинаются именно с переписки, поэтому правильно оформленное и составленное письмо поможет создать благоприятное впечатление об организации-корреспонденте.

О том, что представляет из себя деловая переписка и как правильно ее вести, мы поговорим ниже.

Общие правила деловой переписки

Скачать образец служебного письма.

Сразу следует отметить, что каждое письмо является индивидуальным. На его характер влияет множество факторов, таких, например, как личности отправителя и адресата, их должности, а также ситуация.

Прежде чем отправлять письмо, необходимо позаботиться о некоторых ключевых моментах:

  • необходимо определить такие характеристики, как тип письма (сопроводительное, гарантийное, напоминание или извещение), а также является ли оно презентационным и предполагает ли ответ;
  • установить степень доступности для адресата (есть ли необходимость во втором, уточняющем письме);
  • определиться со степенью срочности письма и способом отправки (если письмо является срочным, рекомендуется отправить его заказным письмом или по электронной почте).

Все эти моменты должны быть определены до того, как письмо будет отправлено. Правила ведения деловой переписки не установлены законодательно, однако, существует несколько документов и шаблонов, согласно которым можно оформить деловое письмо.

Оформляется оно соответственно ГОСТу Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Согласно этому ГОСТу, деловое письмо должно обладать своей структурой:

  • организация-отправитель и её наименование;
  • дата;
  • адрес получателя и конкретный корреспондент;
  • вступительное обращение и указание цели письма;
  • раскрывающая тему часть;
  • заключение в формуле вежливости и подпись;
  • указание на приложения, если таковые имеются.

Кроме основных формулировок текста, рекомендуется соблюдать стандарты оформления письма, составленного в электронном варианте.

В том случае, если деловое письмо было набрано при помощи текстового редактора Microsoft Word, рекомендуется устанавливать следующие параметры:

  • гарнитура Times New Roman при кегли 12-14 п. и межстрочном интервале – 1-2 п;
  • номера страниц, проставленные в правом нижнем углу листа;
  • для листа формата А4 использовать 1,5–2 междустрочных интервала.

Стиль изложения вопроса также должен быть корректен и понятен:

  • необходимо придерживаться правил делового этикета – начинать письмо с обращения («Уважаемый Ф.И.О.», «Ув. Ф.И.О.»), заканчивать формулой вежливости («С уважением,…»);
  • избегать двусмысленностей, неточностей, следить за лексиконом;
  • разделять текст на смысловые абзацы.

Кроме того, следует помнить об этикете и при ответе. На письмо, пришедшее обычной почтой, отвечать в течение 10 дней, на электронные письма – в течение двух.

О правилах делового этикета смотрите в следующем видеосюжете:

Понятие служебных писем и их виды

Большая часть правил, приведенных выше, характерна практически для любых типов и видов писем.

Однако, особо важные вопросы, связанные с бизнесом, работой организаций и др. решаются исключительно через деловую переписку. Так что же представляет из себя деловое письмо?

Деловым (или служебным) письмом называют документы, служащие для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Также они являются гарантом соблюдения устных договоренностей деловым партнером.

В первую очередь, служебные письма, отправляемые из учреждения/организации бывают инициативными и ответными: первые призваны побудить решить какой-либо вопрос, вторые — составляются в ответ на входящее письмо, содержат ссылку на него.

Служебные письма по видам делятся также на:

  • сопроводительные – документ, информирующий адресата о направлении к нему приложений к письму;
  • письма-приглашения – приглашения, предлагающие принять участие в каком-либо мероприятии;
  • информационные – сообщающие адресату важную информацию о каком-либо факте;
  • извещения — письма, содержащие сообщение о получении отправления (телеграммы, перевода, бандероли, товаров и т.п.) и о том, что составленный ранее документ остается в силе;
  • гарантийное – тот документ, который подтверждает безусловное исполнение изложенных в нем обстоятельств (например, возврат задолженности, выполнение работ).

Последний вид письма обладает повышенной правовой функцией. Следовательно, изложение текста здесь должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно содержат подписи руководителя и бухгалтера, а также на них проставляется печать.

Видов писем в зависимости от их признаков, можно выделить множество, но все они призваны решать многочисленные управленческие задачи и быть связующим звеном между организациями.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Особенности и правила применения

Целью составления и отправления служебных писем, обычно, является необходимость осветить какой-либо вопрос или послужить побудительным мотивом. Отсюда проистекают основные требования к составленному тексту: ясность, четкость и лаконичность.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу (это позволит получателю ускорить обработку письма, и, в конечном счете его исполнение). Поэтому, если с одним адресатом необходимо решить несколько вопросов, принято посылать несколько писем (одно письмо — один вопрос). Допустимо объединять в один документ несколько вопросов, только если они взаимосвязаны.

Служебные письма занимают до 80% всего документооборота любой организации, и частной, и государственной или муниципальной. Сфера применения таких документов очень широка: от рекламы собственной деятельности, до переписки с контролирующими и надзорными органами.

Важно помнить, что если на письмо-приглашение или информационное допустимо не ответить, то на письма органов и организаций, обладающих властными полномочиями, во избежание негативных последствий (к примеру, штрафов), необходимо ответить в установленный в них срок.

Правила ведения деловой переписки и порядок составления шаблонов для писем представлены в следующем видеоматериале:

Правила оформления и регистрации

Несмотря на отсутствие законодательно утвержденных правил составления писем, принято соблюдать несколько обязательных моментов в деловом общении:

  1. Письма оформляются на специальном бланке – бланке письма. В госорганах и крупных организациях (предприятиях) такой бланк разрабатывается специальной службой документационного обеспечения, а в небольших — делопроизводителем, секретарем или офис-менеджером. Утверждение бланка производится приказом руководителя.
  2. Реквизиты письма и требования к его оформлению установлены ГОСТом Р 6.30-2003. При этом для органов власти такие требования носят обязательный характер, а для остальных – рекомендательный. Грамотно составленное письмо содержит: герб Российской Федерации, субъекта РФ, или эмблему (знак) организации, ОГРН, ИНН и КПП, наименование (полное и сокращенное), дату документа, его регистрационный номер, адресата, заголовок, сам текст письма, наличие приложений, подписи и печать, данные исполнителя. Визы согласования и резолюции также являются реквизитами документа.
  3. После исполнения документа на нем проставляют отметку об этом, и о направлении в дело.

В зависимости от принятой в организации системы документооборота оформление писем может быть несколько упрощено. Однако, везде необходимы как минимум, два журнала регистрации писем и другой корреспонденции (входящей и исходящей). Нумерация в них может вестись нарастающим итогом, по порядку, а сами документы – подшиваться в отдельные папки для входящих и исходящих писем.

Структура, содержание и необходимые сведения

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении писем — краткость.

Размер не должен в большинстве случаев превышать одну страницу машинописного текста. Не принято делать заголовки к кратким письмам (до 6-7 строк). Такие письма могут содержать одну часть, и не требуют вступления.

Подавляющая часть писем состоит из двух частей:

  1. Вступления. Обозначается тема, причины письма, основание его составления, ссылки на что-либо, приводятся конкретные факты.
  2. Заключения. Здесь делают выводы, предложения, просьбы, гарантии.

Если в организации принято отправлять большое количество однотипных писем, рекомендуется создать и утвердить письма-трафареты (типовые тексты с прочерками, заполняемыми в каждом конкретном случае).

Написание резолюции

Резолюция на письме представляет собой надпись руководителя/должностного лица и содержит принятое решение относительно вопроса, затронутого в документе.

Такая надпись должна содержать:

  •  ФИО ответственного лица за исполнение документа (если их несколько, ответственный исполнитель указывается в списке первым);
  • Что именно следует сделать;
  • Срок;
  • Подпись руководителя;
  • Дату резолюции.

Проставляется такая резолюция в правом верхнем углу листа письма, или на любом свободном месте (конечно, на лицевой стороне).

Принято формулировать резолюцию таким образом, чтобы исключить двоякое понимание и различные дополнительные вопросы («сообщить о выполнении», «к руководству», «дополнительно переговорить» и т.д.).

Правила написания резолюции также изложены в ГОСТе Р 6.30-2003.

Служебные (деловые) письма выполняют важную коммуникационную функцию в деятельности любой организации, поэтому важно оформлять их в соответствии с общепринятыми правилами организационно-распорядительной документации.

Следующий видео урок поможет сделать вашу переписку более ясной, лаконичной и понятной:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=9860

Понравилась статья? Поделить с друзьями: