Правила хранения трудовых книжек и личных дел

Содержание

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников

Правила хранения трудовых книжек и личных дел

Трудовая книжка – главный документ работающего человека, в нём отражена вся информация о периодах его трудоустройства, а также причины и условия приёма и увольнения. Правила ведения и хранения трудовых книжек строго регламентированы в законодательстве и подлежат чёткому выполнению. Нарушение представляет собой порчу материала и влечёт административные санкции.

Ключевым документом, регулирующим аспекты, связанные с трудовыми документами является шестьдесят шестая статья кодекса. В ней отражены базовые принципы, и именно на основании этого нормативного акта были изданы специальные правила.

Они включают в себя следующую информацию:

  • условия хранения и ведения книг;
  • инструкция по изготовлению бланков;
  • порядок передачи новых книжек работодателям.

Постановлением министерства труда номер шестьдесят девять от 2003 года была издана инструкция. В ней отражены сведения о процедуре заполнения материалов. Ведение трудовых книжек носит не просто рекомендательную форму, но и влечёт санкции в случае нарушения базовых норм.

Все правила и инструкции сохранились в неизменном виде с конца восьмидесятых годов прошлого века и являются актуальными на сегодняшний день.

Сам документ представляет собой специальный бланк, состоящий из двадцати разворотов, пронумерованных. Каждый раздел несёт конкретную информацию и на всех страницах пропечатаны серия и номер документации. В случае, если лимит страниц в материале исчерпан – добавляется вкладыш, к оформлению которого предъявляются аналогичные требования.

В соответствии с сорок четвёртым пунктом правил у работодателя всегда должен быть запас чистых трудовых книжек, а также вкладышей в них. Ведение материалов осуществляется в отношении всех сотрудников, официально трудоустроенных свыше пяти дней.

Указание не распространяется на:

  • работников-совместителей;
  • работодателей – физических лиц, которые не зарегистрированы в качестве ИП.

На официальном сайте ведомства ГОСЗНАК представлен перечень организаций, уполномоченных продавать чистые бланки. Отказ в трудоустройстве по причине отсутствия бумаг – не законен. Наряду с этим не рекомендуется приобретение книг в обычных канцелярских магазинах, так как там нет гарантий подлинности.

К основной информации, которую вносить в документацию работодатель, относится:

  1. Выполняемая работа – должность, специализация, подразделение предприятия.
  2. Перевод с одного на другое место в рамках компании.
  3. Особые заслуги – поощрения, награждения.
  4. Сведения об условиях и причинах увольнения, обязательно указание статьи ТК РФ.

Сведения о нарушениях, в том числе выговор и замечание в документации не фиксируются. Исключение, если они являются основаниями для увольнения. Порядок ведения трудовой книжки важен не только для работодателя, но и для работника. Если по причине действий второго она будет испорчена, восстановление потребует сил, времени и дополнительных расходов.

Если в компании есть официальная печать, то при приёме человека на работу она ставится на титульную страницу. При отсутствии символического отображения компании подпись руководителя сопровождается записью о том, что печать не предусмотрена, такое допустимо для ИП.

Хранение и учёт

Так как трудовая книжка относится к документам строгой отчётности, то её хранение регламентировано положениями привил.

В частности на предприятии обязательно ведение двух книг:

  • приходно-расходной – в бухгалтерии;
  • движения – в отделе кадров.

Если соответствующие отделения в компании отсутствуют, то управлением занимается непосредственно руководитель или владелец фирмы.

К обоим формам предъявляются требования, связанные с тем, что они:

  • прошнуровываются;
  • нумеруются;
  • заверяются подписью руководителя;
  • опломбировываются – скрепляются сургучной печатью.

В первой книге отражается информация о новой документации, с подробным указанием дат поступления и расхода, а также идентификационных данных бумаг. Во второй – фиксируются сведения о выдаче трудовых книг уволенным сотрудникам. Последнее действие обязательно сопровождается подписью самого работника о получении.

Ни в инструкции, ни в правилах не акцентировано в каких условиях осуществляется хранение журналов. В связи с этим целесообразно обратиться к положениям, связанным с общим документооборотом.

Трудовые книжки содержат персональные данные о сотрудниках, следовательно, недопустимо их размещение в местах, где присутствуют посторонние лица. Рекомендуется осуществлять хранение в сейфах или металлических шкафах, закрываемых на ключ. Доступ к бумагам строго ограничивается.

 Учёт трудовых книжек – одно из действий при проведении инвентаризации. Любое несовпадение в данных – повод для более тщательной проверки и даже внутреннего расследования.

За хранение и ведение отвечает конкретный уполномоченный работник. Становится он таковым после издания приказа руководителем о назначении. Как правило, обязанности возлагаются либо на бухгалтера, либо на специалиста из отдела кадров.

Сроки хранения

По общему правилу, трудовые книжки находятся на сохранности у работодателя в течение всего периода трудоустройства. Бумаги совместителей не предоставляются руководству компании. По письменному запросу сотрудник вправе запросить свой документ на короткое время, например, для предоставления в налоговую или иной государственный орган.

После издания приказа об увольнении документация выдаётся бывшему работнику вместе с расчётом.

Существует три основных варианта передачи:

  • лично в руки;
  • через доверенное лицо;
  • отправка по почте с уведомлением о получении.

Первый вариант наиболее распространён. Привлечение доверенного лица, как правило, связано с нежеланием или невозможностью работника самостоятельно обратиться к работодателю. Для такого способа необходимо оформление нотариально заверенного документа, в котором фигурирует информация о всех трёх сторонах: сотруднике, компании и доверенном человеке. Использование третьего метода связано с аналогичными причинами, но требует расходов предприятия. Однако, по предварительному соглашению это допустимо.

Сложности возникают с умершими работниками, чьи трудовые книжки остались у работодателя. Согласно закону они выдаются близкому родственнику в заявительном порядке.

Если родня отказывается от получения или не проинформирована о необходимости, то трудовая книжка хранится у работодателя в течение семидесяти пяти лет.

 В инструкции по ведению трудовых книжек уточнено, что если работодатель нарушил нормы содержания материалов уволенных сотрудников, то его вправе привлечь к административной и гражданской ответственности. В связи с этим иногда в архиве фирмы могут сохраняться бумаги за несколько десятков лет.

Если сотрудник отказывается от получения своих документов, руководство компании составляет соответствующий акт и прикладывает к личному делу, тем самым обезопасив себя от административного штрафа за удержание.

Нововведения 2018 года

На уровне федеральных органов власти России на данный момент подготовлен проект, который пока не вступил в силу, связанный с корректировкой правил ведения трудовой документации.

К ключевым изменениям относятся:

  1. Необходимость информировать сотрудника о записях в личную карточку. Он обязан поставить свою подпись в соответствующем документе.
  2. Сведения об увольнении допустимо заверять подписью не только руководителя, но и уполномоченного работника отдела кадров.

На рассмотрении находится и законопроект о внедрении в оборот электронных книг, которые заменят бумажный вариант. Однако, до утверждения ещё далеко, так как требуется продумать множество нюансов. Стоит также учитывать, что внедрение электронной документации требует создания мощной платформы, сохраняющей конфиденциальность информации. На текущий момент ряд передовых компаний наряду с книгами учёта внедряют онлайн-журнал, в который в том числе вносятся сведения относительно трудовых книжек и их движении.

Ни одно из нововведений ещё не вступило в силу, значит, работодателям стоит руководствоваться стандартными процедурами и правилами.

Ведение и хранение трудовых книжек чётко регламентируется в нормативных актах. Каждый работодатель обязан соблюдать инструкцию и правила. Все меры направлены на то, чтобы важный персональный документ работника не был испорчен, а сведения о нём не попали к третьим лицам. Порча или утеря документации карается административной ответственностью, а также сотрудник вправе подать на компанию или конкретное уполномоченное лицо – гражданский иск.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/trudovaya/pravila-vedeniya-i-hraneniya

Как правильно хранить трудовые книжки

Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий официальную трудовую деятельность работника и ее продолжительность, проще говоря, стаж. Без нее не обойтись при поиске работы, или оформлении пенсии.

Трудовые книжки в организации

Трудовые книжки в организации находятся в виде чистых бланков и вкладышей, а также в виде уже заполненных документов.

В первом варианте в соответствии с п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» их хранят как бланки строгой отчетности. Учитываются они в расходно-приходной книге, то есть считаются материальными ценностями организации.

Заполненная трудовая книжка — документ, принадлежащий работнику. При оформлении сотрудника кадровик принимает ее на хранение, при увольнении — возвращает владельцу. Все это сопровождается соответствующими записями в книге учета движения трудовых книжек. Работодатель обязан не только сохранить их, но и не допустить разглашения личной информации сотрудников.

Читайте также  Правила заполнения штатного расписания

К содержанию

Кто отвечает, если потеряна трудовая книжка

Если потеряны чистые бланки, ответственному работнику грозит дисциплинарное взыскание. Кроме того, придется возместить предприятию стоимость материальных ценностей.

За сохранность трудовых книжек персонала отвечает руководитель организации и ответственный работник. Если этот важный документ потерян по вине работодателя, он обязан восстановить его за свой счет. Хорошо, если трудовой стаж сотрудника непродолжительный, или это первое место работы. А если 10 или 20 лет плюс 5 или 10 предприятий, некоторые из которых уже закрылись? Придется посылать запросы и восстанавливать весь трудовой путь. Еще «веселее», если утеряны трудовые книжки нескольких работников.

Если кадровик не отдал сотруднику трудовую книжку в день увольнения, и он не смог из-за этого устроиться на новое место работы, то работодателю придется компенсировать заработную плату за время вынужденного безделья.

Кроме того, нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек на предприятии влечет административную ответственность в виде административного предупреждения или штрафа. В соответствии со ст. 5.27 и 13.20 «Кодекса РФ об административных правонарушениях» штраф составляет:

— для ответственных должностных лиц и предпринимателей — от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;

— для юридических лиц — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Предпринимателям и юрлицам грозит и более суровое наказание — приостановление деятельности на срок до 90 дней.

Как видите, халатное обращение с трудовыми книжками дорого обходится руководству предприятия и ответственным лицам. Проще не допустить потери этого важного документа, и организовать правильное хранение.

К содержанию

Где хранить трудовые книжки

Законодательство обязывает хранить трудовые книжки в металлических шкафах, сейфах и специально оборудованных для этого помещениях. Самый оптимальный вариант — купить офисный сейф для кадровой службы.

Современный рынок предлагает множество моделей разной вместимости и уровня защиты. Поэтому легко найти подходящую с учетом потребностей организации. Выбирайте сертифицированный взломостойкий или огневзломостойкий сейф. Второй вариант больше подходит для хранения трудовых книжек — такой сейф защит от злоумышленников и спасет документы при пожаре.

К содержанию

Какой тип замка на сейфе лучше

Во время работы часто приходится открывать и закрывать сейф, значит, нужен удобный замок. Как правило, на офисных сейфах устанавливают ключевые и кодовые механические или электронные замки. По надежности они почти не уступают друг другу, но вот удобство эксплуатации у них совершенно разное.

Первый вариант скажем так не самый удобный — ключ придется все время носить с собой, оставлять его в сейфе нельзя. Механический кодовый замок — самый неудачный вариант, поскольку набор кодовой комбинации — занятие непростое, щепетильное и занимает непозволительно много времени.

Оптимальное решение — электронный кодовый замок. Открывается он за считанные секунды. Продвинутые модели позволяют устанавливать и менять персональные коды для нескольких пользователей. Пригодятся и другие функции, например, аудит открытий и защита от подбора кода.

К содержанию

В заключение

Офисный сейф станет верным помощником и надежной защитой ценностей организации, затраты на его приобретение оправдают себя. Кроме того, он пригодится для хранения не только трудовых книжек. Об этом читайте в статье «4 причины установить сейф на рабочем месте».

К содержанию

Хранение трудовых книжек:

Источник: http://IPinform.ru/kadry/kadrovyj-uchet/hranenie-trudovyx-knizhek.html

Порядок учета и хранения трудовых книжек — Все о кадрах

Трудовая книжка действует на территории России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в настоящее время применяется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться. Аналогичные требования установлены для хранения трудовых книжек работников.

В статье напомним, как обеспечить должный учет и хранение трудовых книжек в организации и какие документы в связи с этим оформить.

Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения

Начиная разговор об учете и хранении трудовых книжек, обратимся к основному и всем известному документу — Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках».

Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 38, 39 Правил).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Бланки имеют определенную степень защиты.

Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании заключенного между ними договора.

Работодатели могут приобретать бланки непосредственно со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.

Обратите внимание! В силу ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст. 65 ТК РФ), на него оформляется новая трудовая книжка.

Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев:

— массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п. 34 Правил);

— порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п. 48 Правил).

Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во-вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.

Полномочия по ведению, хранению и учету трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

При этом работодатель своим приказом назначает ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Как правило, это работник кадровой службы. Если же такой службы в организации нет, соответствующие полномочия возлагаются на бухгалтера.

Помимо обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, можно предусмотреть обязанность по своевременному приобретению трудовых книжек и вкладышей. В этом же приказе можно назначить лицо, исполняющее данные обязанности на период отсутствия уполномоченного работника.

Приведем образец такого приказа.

Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»

(ООО «Аметист»)

Приказ

Г. Новгород

О назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,

Приказываю:

Назначить ответственной за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них специалиста отдела кадров Жемчугову Т. Б. с 15.08.2014.

Во время отсутствия Жемчуговой Т. Б. обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Генеральный директор Алмазов С. В. Алмазов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Бирюзова В. М. Бирюзова

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/poryadok-ucheta-i-xraneniya-trudovyx-knizhek/

Где должны храниться трудовые книжки работников и кто несет ответственность за них

Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.

Трудовая книжка существует в России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в данный момент используется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований. Важно, чтобы он имел форму юридического лица и выступал в качестве основного места работы гражданина.

Место хранения трудовой книжки у работодателя

Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ. В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:

  • О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
  • О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).
Читайте также  Правила написания заявления о приеме на работу

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление.

Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

Хранение трудовой книжки ответственным лицом

Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.

В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек

Ответственное лицоРазмер штрафа
Должностное лицо или предприниматель от 1 тыс. до 5 тыс. руб.
Юридическое лицо от 30 тыс. до 50 тыс. руб
Предприниматель или юрлицо приостановление деятельности на срок до 90 дней

Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:

  • Количество оформленных трудовых книжек;
  • Перечень владельцев бланков;
  • Реквизиты документов;
  • Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.

Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении, составляется отдельный акт.

Про ведение трудовых книжек подробно рассказано в ролике

Передача трудовой книжки может производиться только после подписания Приказа об ответственности. Назначенное ответственное лицо регулярно отчитывается перед работодателем по вопросам хранения трудовых книжек, если произошли изменения.

Выдача трудовой книжки на руки работнику допускается только при его увольнении. В других случаях оформляется выписка или выдается копия, заверенная подписью ответственного лица.

Источник: https://otdelkadrov.online/5097-pravila-vedeniya-hraneniya-trudovyh-knizhek-v-sootvetstvii-s-zakonodatelstvom

Учет трудовых книжек

Оформляясь на новое место работы, соискатель предъявляет новому работодателю свою трудовую книжку.

Если соискатель оформляется на работу в первый раз, и этого документа у него нет, то работодатель должен завести её для нового сотрудника.

Нормативная база

В ст. 65 ТК РФ сказано, что трудовая книжка является тем документом, который соискатель должен предъявить при трудоустройстве.

Исключение составляет тот случай, когда гражданин устраивается на работу впервые.

Трудовой книжке, как кадровому документу, посвящена ст. 66 ТК РФ.

О том, в какой форме должны храниться книжки, а также порядок учета, их ведение и способ заполнения установлены Правительством РФ.

Для этого специально разработано Постановление Правительства РФ от 16. 04. 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Порядок учета трудовых книжек

Из вышеуказанного Постановления можно сделать вывод, что трудовые книжки предназначены только использования их работодателем.

Поступать в розничную торговлю они не должны. И если соискатель на должность предъявит кадровику лично им купленную в сети розничной торговли трудовую книжку, кадровик не должен её использовать.

О том, как правильно вести и учитывать трудовые книжки, говорится в Правилах, которые являются Приложением к Постановлению № 225.

Приобретение

Работодатель самостоятельно должен покупать бланки трудовых книжек.

Они — его собственность до тех пор, пока кадровиком не будут внесены первые записи о трудоустройстве нового сотрудника. Когда сотрудник увольняется, и уже издан соответствующий приказ, ему отдаётся его книжка.

Покупать бланки трудовых книжек и вкладышей к ним с рук нельзя.

Это может привести к тому, что данный документ окажется фальшивкой, и предприятию придётся заплатить штраф.

У работодателя в обязательном порядке должны быть запасные бланки и вкладыши.

Приходование бланков

Приходует чистые бланки и трудовые книжки от сотрудников на предприятии работник, который уполномочен на это руководством. Как правило, это работник кадровой службы.

Данные о книжках и бланках заносятся в приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей к ней. Она ведётся строго по регламенту, указанному в п. 41 Правил.

Ответственный работник – кадровик в конце каждого календарного месяца подаёт сведения в бухгалтерию предприятия о наличии у него чистых бланков и вкладышей, а также о том, сколько бланков он получил, а сколько израсходовал в текущем месяце.

При этом указываются реквизиты книжки, а также её стоимость.

Возмещение расходов на покупку

Работодатель приобретает чистые бланки трудовых книжек за определённую плату.

Согласно п. 47 Правил, при прекращении трудового договора и выдаче сотруднику на руки его трудовой книжки (в том случае, если это трудоустройство у увольняющегося сотрудника было первым, и документ оформлял этот работодатель), работодатель взимает с сотрудника плату, равную расходам на приобретение бланка.

Если бланк трудовой книжки испорчен работодателем, и вины работника в этом нет, то плата с сотрудника не взимается.

Такое же правило действует, если произошла массовая утеря трудовых книжек сотрудников при чрезвычайных ситуациях или техногенных катастрофах.

Документальное оформление и учет

Все операции с трудовыми книжками отражаются в приходно-расходной книге. Здесь указываются даты совершения операций, а также реквизиты каждой книжки.

Как правило, ведут эту книгу сотрудники бухгалтерии, а не кадровики. Кадровики отвечают за сохранность бланков, а бухгалтера – за их учёт.

Как нужно выдавать?

Согласно ст. 84. 1 ТК РФ, работодатель обязан отдать сотруднику его трудовую книжку в тот день, когда трудовой договор с ним расторгается.

В этот же день производится необходимый расчёт.

Приходно-расходная книга

Это документ необходим для учёта операций с трудовыми книжками.

Вести книгу надо в соответствии с установленными правилами:

  • На первом листе необходимо отметить, когда книга начата и сколько в ней всего листов. Их пронумеровывает ответственный за ведение книги.
  • Книгу необходимо обернуть в твёрдую обложку и прошить суровыми нитками. Затем её нужно опечатать с помощью номерной индикаторной пломбы, которая сразу же позволяет заметить факт вскрытия.
  • Далее нужно поставить печать отдела кадров или печать предприятия и указать число страниц в книге. Название предприятия должно быть точно такое же, как и в уставе фирмы.
  • На 2-ой странице нужно сделать запись о сотруднике, который отвечает за ведение книги. Обязательно нужно указать реквизиты приказа о назначении данного сотрудника ответственным.

Книга состоит из 12 колонок.

При их заполнении стоит учитывать, что:

  • в графах 2, 3 и 4 пишутся только арабские цифры;
  • закупать бланки нужно только у представителей Госзнака, о чём нужно делать соответствующую запись в графе 5;
  • в этой же графе указываются сведения о сотруднике, которому были выданы бланки;
  • в графе 9 нужно точно указывать затраты на закупку чистых бланков;
  • в графе 12 указывается сумма, которая взимается при выдаче книжки.

Бланк документа можно скачать тут:

Приходно-расходная книга

Как ведётся учёт движения книжек?

Он отражается в специальной книге — книге движения трудовых книжек, документ включает в себя 13 граф.

Заполнять его можно несколько лет, так как он используется до тех пор, пока не кончатся страницы.

В этой книге указываются сведения:

  • о тех трудовых книжках, которые переданы в кадровую службу вновь пришедшими сотрудниками;
  • о новых бланках трудовых книжках, которые оформляются на новых сотрудников, устраивающихся на работу впервые;
  • о выданных трудовых книжках при увольнении сотрудников, их переводе на другое место работы и прочее.

Заполнение:

  • Графа 1 описи или книги отражает порядковый номер операции.
  • В графах 2, 3 и 4 указывается дата принятия книжки к учёту.
  • В графе 5 указывается ФИО сотрудника, чья это книжка.
  • В графе 6 – её реквизиты.
  • В графе 7 и 8 – должность принятого сотрудника и подразделение, где он будет трудиться.
  • Графа 9 – реквизиты приказа о приёме на работу.
  • Графа 10 – подпись ответственного лица о том, что принял книжку на хранение.
  • Графа 11 – стоимость бланка, если он оформляется впервые.
  • Графа 12 – последний день работы. Заполняется при увольнении сотрудника.
  • Графа 13 – подпись сотрудника о том, что книжку на руки он получил.

Бланк документа (утвержден инструкцией № 69):

Книга движения трудовых книжек

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Отчеты об использовании бланков

При использовании бланков необходимо составить отчёт за прошедший месяц.

Делает это кадровик и передаёт бухгалтеру для внесения записей в приходно-расходную книгу.

Пример отчета:

Отчет о наличии бланков ТК

Как списать бланки?

Может случиться и так, что бланк трудовой книжки необходимо будет списать. Как это сделать?

В п. 42 Правил сказано, что списываются бланки посредством составления акта.

Пример акта:

Акт о списании бланков ТК

Ответственность

Если на предприятии неправильно хранятся трудовые книжки, а также есть нарушения по их учёту и выдаче, то вся ответственность возлагается на работодателя. Руководитель предприятия должен назначить ответственного сотрудника.

Читайте также  Правила технической эксплуатации грузоподъемных механизмов

За нарушения учёта и хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечён к ответственности, вплоть до уголовной. Примером может служить привлечение к ответственности по ст. 140 УК РФ и ст. 292, 293 УК РФ. Санкцией по данным статьям является штраф.

Но самая «распространённая» ответственность – это по ст. 5. 27 КоАП РФ.

Статья 5.27 КоАП РФ

Как назначить ответственное лицо

Ответственное лицо за ведение учёта бланков трудовых книжек, а также за правильное их хранение и выдачу, назначается работодателем из числа кадровых работников.

Об этом должен быть издан кадровый приказ:

Образец составления приказа

Назначенный сотрудник должен поставить свою подпись на данном документе.

Штрафы

Размер штрафа зависит от того, по какой статье вводится санкция.

Если по ст. 5. 27 КоАП РФ, то размер штрафа должностному лицу будет при первичном нарушении от 1 до 5 тысяч рублей, а при повторном – от 10 до 20 тысяч рублей. Предприятие же, как юридическое лицо, будет оштрафовано в первый раз на сумму от 30 до 50 тысяч рублей, а второй раз – на сумму от 50 до 70 тысяч рублей.

Если же речь идёт об уголовной ответственности, то сумма штрафа может колебаться от 120 тысяч рублей и выше.

Особенности хранения

Где должны храниться трудовые книжки? Трудовая книжка хранится на предприятии во время всего периода работы конкретного сотрудника.

Книжки хранятся в сейфе ответственного работника как бланки строгой отчётности.

Заключение

На сегодняшний день трудовая книжка – это самый важный документ работающего человека — здесь сведения обо всех местах работы и о стаже этого сотрудника.

Но в текущем 2018 году встал вопрос о необходимости использования этих документов — было предложено перейти на электронные трудовые книжки или совсем их отменить.

Сейчас стаж для пенсии подтверждается страховыми взносами, уплаченными работодателями за сотрудника, поэтому как будет дальше «работать» система учета трудовых книжек — покажет время.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/porjadok-ucheta-i-hranenija-trudovyh-knizhek/

Правила ведения и хранения трудовых книжек на 2018 год — п 31, 41, 42, 45

Лайк   0   249

Трудовая книжка – это персональный документ, отражающий процессы ведения соответствующей деятельности гражданином Российской Федерации. Законодательством РФ разработаны правила ведения и хранения этой документации.

Читайте в этой статье:

  • какими конкретно законами регулируются данные требования;
  • основные положения, разберём пункты;
  • инструкция по ведению книжек работников работодателями;
  • условия хранения;
  • кто занимается заполнением соответствующих документов и иные особенности.

Чем регулируются

Трудовая книжка подтверждает стаж официально работающего лица, отражает данные о смене мест трудоустройства и указывает на причины увольнения.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Последний случай подразумевает возможное предупреждение других работодателей о недобросовестности сотрудника, ведшего деятельность на прежней работе. Также соответствующий документ нужен для награждения отличившихся граждан (ветераны труда) и установления им льгот.

Документ условно можно назвать равносильным паспорту и военному билету. Правила хранения и ведения трудовых книжек отражены в одноимённом Кодексе РФ и правительственном постановлении от 2003 года под номером 225.

Основные положения – это базовая информация, разъясняющая основную суть того или иного Закона. Первым блоком 225 Постановления идёт соответствующее описание. Там указаны функции документа и его значимость.

Не стоит забывать о нюансах, касающихся регламента деятельности работодателей, имеющих статус физических и юридических лиц. Индивидуальные предприниматели заводят такие документы на работников в общем порядке, по ТК РФ.

Должностные лица компаний оформляют на работников, ведших трудовую деятельность на предприятии хотя бы 5 дней при условии, что соответствующая работа является основной.

Граждане с физическим статусом без юридической надстройки не имеют права вести трудовые книжки вообще работникам, принимаемым в первый раз.

П 31

Отдельные положения Постановления 225 заключены в пункты. П.31 гласит, что утерянные или иным образом утраченные трудовые книжки необходимо заменять новыми бланками. Осуществить соответствующую процедуру граждане обязаны в течение не более 15 суток.

П 41

Здесь речь заходит о необходимости внесения информации в журналы о трудовых книжках. Когда в этих документах меняются данные, отдел кадров заносит соответствующий факт в специальный реестр.

Сюда следует отнести моменты приёма, увольнения по собственному желанию или инициативе работодателя.

П 42

Этот пункт определяет, что бланки трудовых книжек являются документами, которые должны подвергаться строжайшей отчётности. Здесь говорится о порядке сохранности бумаг.

Пункт 45

Положение сообщает, что вся ответственность за оформление и сохранность трудовой книжки сотрудника лежит на руководителе. Оно имеет юридическую силу, пока работник ведёт официальную трудовую деятельность на конкретном предприятии.

Инструкция по ведению

Процедура заведения трудовой книжки на нового сотрудника:

  1. Попросить соискателя показать вам оригинал паспорта гражданина РФ и документацию, свидетельствующую о его образовании.
  2. Выясните, есть ли у него трудовая книжка? Если её нет, то берём новую заготовку документа — бланк.
  3. Приступаем к заполнению титульного листа. Вписываем полностью имя, фамилию и отчество будущего работника. Затем пишем дату его рождения, данные о регистрации и иные сведения.
  4. Укажите статус лица, его профессию в соответствии с полученным им образованием.
  5. Ставим дату заполнения (только реальная).
  6. Далее работодателю следует заверить титульный лист личной подписью и поставить печать в окне для штампов.
  7. Попросите сотрудника расписаться в документе.
  8. Теперь работодатель заполняет разворот. Графы 1 и 2 содержат порядковые номера и даты тех или иных записей.
  9. Сведения о работе – сюда вписываем данные приёма или смены должности. Здесь же указывается факт увольнения.
  10. Третья графа отведена для написания названия предприятия, наименования должности сотрудника, принятого на работу.
  11. «Основания». Здесь ставится дата и номер приказа.
  12. Печать не ставить! Штамп предприятие на развороте оставляет только при увольнении лица.
  13. Отдаём книжку в отдел кадров на хранение.

Правила ведения:

  1. Записи о премиальном вознаграждении не фиксировать.
  2. Трудовые заслуги закрепляются, даётся ссылка на соответствующее решение и указ.
  3. Необходимо фиксировать данные о восстановлении непрерывного стажа работника, указание документа обязательно.
  4. Если сотрудник изъявил желание записать в трудовую книжку информацию, касающуюся работы по совместительству, то его требования безукоризненно выполняем.
  5. Сведения вносить нужно строго в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации! Записи сокращать запрещено, каждой из них следует присваивать порядковый номер.
  6. При внесении данных о переводе или увольнении работника, предложите ему ознакомиться с соответствующей информацией и расписаться в личной карте.
  7. Даты ставим исключительно арабскими цифрами, так: 20.02.2018.
  8. Требования к средствам заполнения: шариковые, гелевые или перьевые ручки, заполненные чёрными, синими или фиолетовыми чернилами.
  9. Основной язык – русский. Он действует на территории всей России. Допускается использование иных языков, признанных официальными в некоторых субъектах РФ.
  10. Зачёркивать и исправлять неправильные данные запрещено. При возникновении соответствующих ошибок работодатель должен ниже указать, что предыдущая информация является недействительной.
  11. Писать следует исключительно разборчивым, понятным почерком! Буквы выписываем чётко.
  12. Голограммы приветствуются. Специальные стикеры идут в комплекте с книжками. Они защищают документацию от подделок и выдачи содержащейся в ней информации за недействительность. Оторвать без следа их невозможно. Клеить следует на даты, подписи или печати. Большую пользу голограммы приносят при увольнении работника в связи с провинностью. На обязательное их использование оснований нет – по желанию.

Правила хранения

Кроме требований к заполнению и ведению трудовых книжек существуют правила к учёту и хранению соответствующей документации. Когда работодатель заканчивает с оформлением документа, бумага направляется в отдел кадров.

Требования следующие:

  • появление данных и их обновление фиксируется в журнале учёта. К нему имеет доступ либо сам работодатель, либо – начальник (уполномоченный сотрудник) отдела кадров. Здесь же фиксируется информация о вкладышах;
  • место хранения должно быть максимально надёжным. Примеры: ящик, лоток, находящийся в железном шкафу или сейф. Недопустимы риски сгорания или промокания бумаг. Доступ третьих лиц должен быть исключён. Приветствуется пломбирование;
  • во время официальной трудовой деятельности лица запрещается выдавать книжки. Работник получает их только после увольнения;
  • в случае смерти работника документ кадровики хранят два года отдельно от остальных трудовых книжек, пока родственники не потребуют его выдачи им на руки;
  • если родные люди умершего работника не явились, то документация подлежит консервации. Трудовая книжка лежит в отделе в течение 50 лет. По истечению соответствующего срока производится её утилизация.

Кто заполняет

Будущий или уже действующий работник лишён права заполнять графы трудовых книжек! В его ответственность входит исключительно заверение личными подписями внесённых работодателем данных.

Руководитель (владелец, генеральный директор) имеет право передавать свои полномочия персоналу предприятия. Завести трудовую книжку на соискателя имеет право главный бухгалтер.

Нередко работодатели пользуются деятельностью исполнительных органов, допущенных к приёму на работу обратившихся лиц. Такая обстановка присуща крупным компаниям, имеющим филиалы (сети). По разрешению руководителя заполнить книжку может также директор.

Правила ведения и хранения трудовых книжек на 2018 год не изменены. На оформителей возлагается серьёзная ответственность, потому что заполнение соответствующих документов производится строго по требованиям.

Их нарушение влечёт за собой недействительность документации. Помимо правил заполнения существуют наставления, касающиеся хранения трудовых книжек. Законодательством описываются также случаи, связанные со смертью работников.

по теме:

Источник: https://juristampro.ru/pravila-vedenija-i-hranenija-trudovyh-knizhek/

Понравилась статья? Поделить с друзьями: