Правила документооборота в организации образец

Содержание

Тема 6. Организация работы с документами

Правила документооборота в организации образец

Основныепонятия:

документооборот;принцип службы делопроизводства;организация документооборота;централизованный документооборот;документооборот уровня структурногоподразделения; входящий документ;исходящий документ; внутренний документ;регистрация документа; индексациядокументов в делопроизводстве; контрольисполнения документов; срок исполнениядокумента.

Понятие «документооборот» и его развитие

Понятие«документооборот» и сам термин возниклив делопроизводстве в 20-е годы. В трудахкрупных специалистов в областиуправленческого труда и делопроизводства,таких как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцеви др.

, были сформулированы основныеположения организации документооборота,даны теоретические обоснования главныхположений рациональной организациидвижения документов – распределениедокументов по исполнителям, сокращениеинстанций их прохождения, направлениедокументов непосредственному исполнителю,регламентацию подписания.

В литературетого времени была обоснована методикаобследования маршрутов движениядокументов, разработана технология ихдоставки.

Перваяпопытка нормативной регламентацииединых принципов организациидокументооборота была сделана в 1931 годуИнститутом техники управления в проекте«Общих правил документации идокументооборота». В проекте былиизложены правила организации работы сдокументацией и документооборота,правила приема, сортировки, доставки,исполнения, контроля отправки документов,т.е. все этапы обработки документов.

Государственныестандарты на термины и определения1970, 1983 гг., «Единая государственнаясистема делопроизводства» установилиединообразие понимания документооборотакак «движения документов в организациис момента их создания или получения дозавершения исполнения или отправки».Утвержденная в 1988 году «Государственнаясистема документационного обеспеченияуправления. Основные положения.

Общиетребования к документам и службамдокументационного обеспечения» уточнилапонятие «документооборот», включив внего и операцию «подшивка документа вдело». ГОСТ 16487–83.

«Делопроизводство иархивное дело, термины и определения»,установил определение понятия«документооборотдвижениедокументов в организации с момента ихсоздания или получения до завершенияисполнения или отправки».

Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)

Организацияработы с документами – организациядокументооборота, хранения и использованиядокументов в текущей деятельностиучреждения.

Документооборотявляется важным звеном в организацииделопроизводства в организации(учреждении), так как он определяет нетолько инстанции движения документов,но и скорость движения документов. Вделопроизводстве документооборотрассматривается как информационноеобеспечение деятельности аппаратауправления, его документирования,хранения и использования ранее созданныхдокументов.

Основнымиправилами организации документооборотаявляются:

  • оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
  • максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
  • порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдениеэтих правил позволяет реализоватьосновной организационный принципслужбы делопроизводства– возможностьцентрализованного выполнения однородныхтехнологических операций.

Основойструктуры любого документооборотаявляется документ. Все документы(традиционные на бумаге и на магнитныхносителях) в комплексе должны бытьсогласованы путем соблюдения правилособенностей представления информациина каждом из носителей.

Организациядокументооборотаэтоправила, в соответствии с которымидолжно происходить движение документов.

Организация документооборота объединяетвсю последовательность перемещенийдокументов в аппарате управленияорганизации (учреждения), все операциипо приему, передаче, составлению иоформлению, отправке (и подшивке)документов в дело.

Документооборотявляется важной составной частьюделопроизводства и информационногообеспечения управления. Четкоорганизованный документооборот ускоряетпрохождение и исполнение документов ворганизации (учреждении).

Порядокпрохождения документов и организациявсех операций при работе с ними должныбыть регламентированы инструкцией поделопроизводству в организации(учреждении) и табелем унифицированныхформ документов.

Разделяютцентрализованный документооборотидокументооборот уровня структурногоподразделения. В централизованныйдокументооборот входит вся документация,подлежащая централизованной регистрации.Документы, учитываемые только вструктурных подразделениях, составляютдокументооборот уровня структурногоподразделения.

Какправило, централизованный документооборотпредставлен организационно-распорядительнойдокументацией, а документооборот уровняструктурного подразделения –специализированной документацией,обеспечивающей основные направлениядеятельности организации (в него могутвходить и организационно-распорядительныедокументы).

В крупныхорганизациях существует отдельноеструктурное подразделение, в задачикоторого входит обеспечениецентрализованного документооборота.Структурное подразделение можетназываться по разному: управлениеделами, канцелярия, общий отдел и т.п. Ворганизациях, где объем централизованногодокументооборота не настолько велик,чтобы им занималось самостоятельноеподразделение, функции по его поддержаниюмогут быть возложены на секретаряруководителя организации.

Выделяюттри основных типа документов, составляющихцентрализованный документооборот.

Входящийдокументдокумент, поступившийв учреждение. Большинство входящихдокументов должны порождать соответствующиеисходящие, в установленные сроки. Срокимогут быть установлены нормативнымиактами, предписывающими то или иноевремя ответа на соответствующий входящийдокумент, или могут быть указаннынепосредственно во входящем документе.

Исходящийдокументофициальныйдокумент, отправляемый из учреждения.Большинство исходящих документовявляются ответом организации на входящиедокументы. Некоторая часть исходящихдокументов готовится на основе внутреннихдокументов организации. Небольшое числоисходящих документов может требоватьпоступления входящих документов(например, запросы в другие организации).

Внутреннийдокументофициальныйдокумент, не выходящий за пределыподготовившей его организации.Данные документы используются дляорганизации работы учреждения(организации), так как они обеспечиваютцеленаправленное решение управленческихзадач в пределах одной организации. Квнутренним документам относятсяорганизационно-правовые,организационно-распорядительныедокументы.

Самостоятельные группывнутреннего документооборота составляютпротоколы и акты, плановые и отчетныедокументы, документы по учету материальныхи денежных средств, оборудования,внутренняя служебная переписка(докладные, объяснительные записки)личного состава и т.д. Через канцеляриюпроходят не все внутренние документы,а только переписка наиболее крупныхструктурных подразделений организации(особенно если они территориальноразнесены) и приказы руководителяорганизации.

Через канцелярию такжепроходят внутренние документы, порождающиеисходящие документы.

Схема движения и технология обработкидокументов

Источник: https://StudFiles.net/preview/5906190/page:26/

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

  • общим – касающимся основной деятельности компании,
  • кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
  • секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
  • электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 – номер по порядку, БУ – бухгалтерия, 2017 – год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период – на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

  • Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.
  • Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).
  • Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

скачать

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Источник: https://clubtk.ru/osnovy-deloproizvodstva-i-dokumentooborota-dlya-novichkov

Оглавление

1.1 Развитие документооборота………………………………….……….….5

1.2 Понятие документооборота………………….……………………….…..7

Глава 2. Основные правила организации документооборота ОАО

комбината «Магнезит»……………………….……….………….……….…..10

2.1 Схема движения и технология обработки документов

ОАО комбината «Магнезит»………………………………………..……….13

2.2. Регистрация документов…………………………………………..…….17

2.3 Контроль исполнения документов………………………………..…….23

Заключение……….……………..……………………………….….………..26

Приложение

Введение

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении , хранение документов и ихиспользование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящихорганизаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д.

Под документопотокомпонимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Подобъемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства,организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом курсового исследования является организация процесса документооборота на примере ведущего предприятия города Сатки — ОАО «Комбината Магнезит».

Объектом исследования стали основные правила организации документооборота на ОАО «Комбинате Магнезит».

Целью курсовой работы является рассмотреть организацию документо-оборота данного предприятия.

Задачи:

— изучить организационные формы делопроизводства на предприятии;

— рассмотреть процесс документооборота на предприятии;

— описать организацию документооборота.

Курсовая работа включает введение, две главы, заключение, и список библиографической литературы.

Во введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы.

В первой главе описано понятие документооборота и его развитие.

Во второй главе рассмотрена организация документооборота ОАО «Комбината Магнезит».

В заключении представлены выводы по курсовой работе.

В списке использованной литературы представлены 21 библиографических описания.

Глава 1.Понятие и развитие документооборота

1.1 Развитие документооборота

П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году » Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и

операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

1.2. Понятие документооборота

Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства , определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.

Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ , приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству , схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков.

Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные — связывают организации одного уровня

-вертикальные — нисходящие, восходящие – связывают организации различных уровней.

Восходящие – входные , поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

Нисходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту:

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и

внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Движение входящих документов

Схема движения входящих документов

Движение входящих документов показано на рис. 1, где цифрами и буквами обозначено:

Рис. 1. Схема движения входящих документов

Вывод:

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Глава 2. Основные правила организации документооборота на ОАО комбината «Магнезит»

— оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
— максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

— порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на комбинате ОАО «Магнезит» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Источник: http://MirZnanii.com/a/271703/organizatsiya-dokumentooborota-na-primere-konkretnogo-predpriyatiya

График документооборота в бухгалтерии образец 2018

Составленный график документооборота в бухгалтерии – залог правильной отчетности.

Вся документация, поступающая в организацию, создается либо на самом предприятии, либо заходит извне. Большая часть из поступающих документов на бухгалтерском термине называется первичка, которая в обязательном порядке в первой очередности проходит именно через бухгалтерию.

Каждый специалист, работающий в бухгалтерских отделах на крупных и более мелких предприятиях, знает, как порой бывает трудно добиться своевременного поступления столь нужного для отчетности документа.

И именно труженики бухгалтерии в первую очередь заинтересованы в наличии графика документооборота.

Что такое график документооборота

Любые документы, поступающие на предприятие или создающиеся в нем, проходят несколько стандартных этапов:

  • создание документации;
  • обработка документации;
  • архивация документации;
  • уничтожение документации.
Читайте также  Правила оформления дубликата трудовой книжки

Этот закономерный процесс и носит название – документооборот. Как и любое другое действие на предприятии, на котором со скрупулезностью относятся к ведению документации, и этот процесс должен быть зафиксирован. Регламентировать документооборот можно с помощью:

  • положения о документообороте;
  • графика документооборота;
  • инструкции документооборота.

Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий, а, точнее, их бухгалтерские отделы, используют и в 2018 году именно график документооборота. Единой формы графика не существует, он создается в индивидуальном порядке для каждой конкретной организации с учетом абсолютно всех направлений деятельности данного предприятия. И желательно не только для бухгалтерии, а и для любого другого отдела, в работе у которого имеется определенный объем документации.

Вот, к примеру, образец графика документооборота отдела кадров:

Если вернуться к бухгалтерии, то это подразделение любого предприятия, имеет наибольшую ответственность за правильно составленную документацию. Ведь именно по их документам сдается отчетность во все государственные службы и инстанции. И если вдруг какой-нибудь из отделов не предоставит бухгалтеру очень важный документ, который не будет учтен до начала составления отчетности, то до сдачи придется переделать всю работу с самого нуля.

Или же предоставить в налоговую службу, так называемую уточненку, после выявления не вошедшего в отчетность документа, так как в отчетность следующего раза внести его нет возможности из-за не состыковки даты. Например, отчетность в налоговую службу была сдана в первом квартале 2018 года и после ее сдачи на столе у бухгалтера «появилась» служебная записка о расходах на рекламную акцию, проведенную именно в тот период, за который отчет уже ушел в работу к налоговикам.

А вставить ее в отчет за следующий квартал – не по правилам, так как искажается картина по реальным расходам в определенный отрезок времени.

Учитывая такие факторы риска, приходим к тому, что наличие графика документооборота в бухгалтерии является неотъемлемой частью системы внутреннего контроля в любой организации.

График документооборота в бухгалтерии в 2018 году

Как говорилось выше, найти стандартный образец графика документооборота нет возможности, соответственно к его составлению следует приложить усилия самим работникам отделов. Самый подробный график должен быть, конечно же, у бухгалтерии с учетом всех без исключения пунктов деятельности разных отделов предприятия.

На следующем этапе следует собрать сведенья обо всех документах, которые создаются во время деятельности предприятия. В этот список в обязательном порядке вносятся не только ежедневные, но и периодические, даже, можно сказать, совсем редкие бумаги.

Также при составлении графика обязательно вписывается сам процесс движения документов. Не оставляются без внимания даже те факторы деятельности предприятия, которые не контролируются бухгалтерией, но должны быть внесены в отчетности. Обычно подтверждением таких действий являются служебные записки или справки, которые также включаются в график документооборота.

Ответственность за первичную документацию

Так повелось традиционно, что для обработки первичной документации при бухгалтерии нанимаются отдельные работники. В их обязанности входит прием документов и последующая их передача по назначению. Так сказать, некие посредники между предприятием и бухгалтерами.

Пример оформления графика документооборота

Способ оформления графика – сугубо личное дело каждого. Кому-то, например, удобнее в виде таблицы.

А кто-то предпочитает составлять подобный документ в виде списка или схемы.

В каждом из этих способов имеются свои плюсы.

Для небольшой организации с не разносторонней деятельностью, лучшим вариантом графика станет текстовое оформление, которое не займет много времени.

Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы. Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе. На практике такие виды графика легко создаются при помощи таблиц Excel, позволяющей легко редактировать данные.

А более наглядным вариантом передвижения документации на предприятии является схематическое исполнение.

Внедряем сроки подачи документов в практику

После основной проделанной работы, остается установить сроки подачи документов для работников разных отделов и подразделений предприятия. В этом вопросе все так же, как и с выбором оформления, зависит от удобности. Можно установить сроки подачи документации в определенные числа рабочего календарного месяца или дни недели. Или же – на протяжении строго определенного промежутка времени, после создания.

Оповещение сотрудников

Если предприятие небольшое, то с ознакомлением работников с графиком документооборота бухгалтерии сложностей не возникнет. С предприятием, штат сотрудников которого весьма внушителен, дело обстоит немного сложнее. Но также решается.

Наименее трудоемким процессом ознакомления работающих на предприятии для бухгалтера станет составление дополнительного листа к графику, в котором будут проставляться подписи всех членов трудового коллектива, которые ознакомились с данным документом. Но к сожалению, этот вариант может внести некоторую путаницу и недопонимание в вопросах: что и когда сдавать.

Наиболее понятным и простым способом может стать индивидуальная выписка для каждого работника или подразделения. При помощи функций все той же любимой работниками офисов программы Excel, можно без лишних хлопот проделать данную операцию. И вручить сотрудникам под подпись о получении и ознакомлении.

Для того чтобы сроки подачи документов соблюдались можно ввести положение о снижении премий. И этот способ будет хорошей мотивацией для подачи документации в установленный срок.

Скачать образец бланка и пример графика документооборота в бухгалтерии

Источник: https://paperdoc.ru/documents/buxgalterskie-dokumenty/grafik-dokumentooborota-v-buxgalterii

Правила составления графика документооборота

График документооборота на предприятии — регламент, устанавливающий порядок и сроки обработки внутренних и поступающих извне документов. Это способ оперативного контроля, обеспечивающий своевременность обработки и предоставления информации, значительно упрощающий процесс управления. О том, как составить и оформить график документооборота 2017 рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

  • для чего нужен график документооборота;
  • кому поручается составление графика документооборота на предприятии;
  • по каким правилам составляется график документооборота;
  • как осуществляется контроль над соблюдением графика документооборота;
  • как заполнить график документооборота.

Для чего нужен график документооборота

Все виды деятельности предприятия сопровождаются и подтверждаются документами, они формируются как внутри организации, так и поступают из внешних источников. Каждый из таких документов должен быть принят к учету, обработан, исполнен или принят к сведению, передан на хранение в архив. Обращение внутренних и внешних документов внутри организации называется документооборотом.

Документооборот, как и всякий управляемый процесс, должен быть регламентирован. В качестве такого регламента на предприятии утверждается локальный нормативный акт, например, положение о документообороте или инструкция по документообороту. Оперативное управление процессом осуществляется с помощью графика документооборота организации.

В стандартах аудиторской деятельности график документооборота определяется, как один из элементов системы внутреннего контроля компании. Унифицированной формы этого регламента не существует и работодатель имеет право разработать ее по собственной инициативе. Поскольку в таком графике должна содержаться информация, отражающая установленный на конкретном предприятии порядок движения и обработки документов, самая удобная форма для него — табличная.

График документооборота в 2017 году составляется с целью:

  • упорядочивания всех процедур документооборота;
  • контроля над своевременным исполнением и прохождением документов;
  • соблюдения сроков формирования отчетности;
  • обеспечения ритмичности работы сотрудников, в должностные обязанности которых входит обработка документов;
  • своевременной передачи документов на архивное хранение и утилизацию;
  • оптимального распределения документов и отчетности между исполнителями;
  • сокращения сроков исполнения документов;
  • оперативного получения информации, использующейся при принятии управляющих решений.

Наличие графика документооборота на предприятии является необходимым с учетом хотя бы тех объемов и наименований первичной учетной документации, которая ведется бухгалтерией. Перечень наименований в данном случае почти не зависит от размеров финансовых потоков и штатной численности. Большими объемами обрабатываемых документов также могут «похвастаться» отделы кадров, иные подразделения, осуществляющие учет и хранение продукции, комплектующих, товарно-материальных ценностей.

Кому поручается составление графика документооборота на предприятии

Согласно практике, которая сложилась на сегодняшний день, составление этого документа может быть поручено:

  • сотрудникам подразделений, на которые ложится основан нагрузка по документообороту: бухгалтерии, канцелярии, отдела кадров;
  • внешним, приглашенным экспертам, консалтинговой компании в рамках договора;
  • приглашенным экспертам при активном участии сотрудников компании, назначенных ответственными за составление графика документооборота организации.

Выбор исполнителей определяется объемами документооборота, спецификой производственной и организационной деятельности предприятия, сроками составления документа. Если объемы большие и сроки сжатые, есть смысл заказать составление графика внешним исполнителям, специализирующимся на выполнении такого рода заданий. Это будет достаточно затратно, но гарантированно быстро.

Читайте также  Кем утверждаются правила внутреннего трудового распорядка организации

Еще лучше, если график документооборота будет составляться совместно приглашенными экспертами и специалистами, работающими в компании и хорошо знакомыми с ее спецификой. Это позволит обеспечить необходимую актуальность документа и проконтролировать правильность его составления.

Но большинство предприятий все-таки предпочитают не самый быстрый, но наименее затратный способ, когда регламентирующий документооборот график составляется сотрудниками подразделений. 

Как уже говорилось, работодатель вправе самостоятельно разработать форму этого документа, которая может быть сводной или составленной о каждом из подразделений организации. Образец графика документооборота приведен в «Методических рекомендациях по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях», утвержденных Минсельхозом РФ 16 мая 20005 года. Он выглядит следующим образом.

График документооборота, отражающий сложившуюся на предприятии систему обработки внутренней и внешней документации, должен включать в себя перечень операций по формированию, проверке и исполнению каждого документа.

К таким документам, в том числе относятся документы первичного учета, реестры, журналы, сводные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Кроме того, в графике должны быть предусмотрены поля, которых вносится информация о сотрудниках, ответственных за обработку каждого документа на каждом из этапов его «жизненного цикла» и их взаимосвязи, а также о сроках каждого такого этапа обработки.

информации, которая будет отражаться в графике документооборота на предприятии в 2017 году, зависит от:

  • масштабов производственной деятельности компании;
  • ее организационной структуры;
  • особенностей действующей в организации системы управления;
  • типов и видов первичных учетных документов;
  • установленных регламентов обработки информации и документации;
  • наличия и особенностей используемых средств автоматизации учета и документооборота. 

Перед тем, как начать составление графика документооборота организации, необходимо собрать и проанализировать имеющуюся информацию об особенностях системы документооборота, после чего:

  1. составить перечень документов, как внутренних, так и внешних, входящих в систему документооборота организации;
  2. определить количество документов каждого вида, внутреннюю и внешнюю потребность в них;
  3. определить, какие должностные лица имеют официальные полномочия на подписание того или иного документа;
  4. определить, кто из исполнителей может обрабатывать тот или иной документ в соответствии с теми обязанностями, которые прописаны в их должностных инструкциях;
  5. установить сроки прохождения, обработки, исполнения, согласования, подписания и отправки каждого документа, ориентируясь на те нормы, которые установлены законодательством и внутренними нормативными актами;
  6. продумать систему контроля над соблюдением устанавливаемых графиком сроков;
  7. показать проект документа всем участникам устанавливаемых графиком процедур документооборота, обработать полученные замечания и скорректировать документ в соответствии с ними (при необходимости);
  8. утвердить график документооборота 2017 руководителем организации и ввести его в действие приказом.

Как соблюдать график документооборота

Согласно тем правовым нормам, которые закреплены законами, в том числе федеральным законом «О бухгалтерском учете», ответственными за соблюдение сроков, установленных графиком документооборота на предприятии, за своевременность и качество составления и оформления документов, достоверность отражаемой в них информации, возлагается на тех лиц, кто разработал и подписал данный документ.

Если в должностных инструкциях исполнителей, чьи должности фигурируют в графике документооборота нет соответствующих ссылок на него, целесообразно внести корректировки в трудовые обязанности и установить их в инструкциях.

Пример

Так, например, должностная инструкция кладовщика может содержать в описании трудовой функции такие пункты:

— составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов;

а в описании обязанностей:

— соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.

Контроль над тем, как исполнителями соблюдаются сроки, установленные графиком, осуществляют руководители канцелярии, кадров и бухгалтерии. Если графиком пользуется только отдел бухгалтерии — то главный бухгалтер.

Тем сотрудникам, в чьи должностные обязанности входит обработка документов в соответствии со сроками, установленными графиком документооборота, необходимо выдать выписки из него с перечнем тех документов, которые относятся к сфере его деятельности.

Обратите внимание: Значительно упростит процедуру контроля над соблюдением установленных графиком сроков обработки документов внедрение системы электронного документооборота. Такие программные средства, независимо от того, кем они разработаны, включают в себя подобную функцию.

Примеры, образцы графика документооборота

График документооборота, образец для бухгалтерии, представлен ниже.

Рекомендуем материалы по теме:

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210863-grafik-dokumentooborota

График документооборота для учетной политики — образец

График документооборота для учетной политики — образец такого документа помогает в разработке собственной схемы работы с документами. Какие нюансы необходимо учесть в процессе его составления, узнайте из нашего материала.

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Итоги

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

График документооборота — это представленная в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

График документооборота помогает:

  • упорядочить процесс работы с документами;
  • рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
  • сократить задержки времени при обработке документации;
  • избежать рабочих конфликтов;
  • осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
  • своевременно формировать отчетность.

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

  • масштабов деятельности фирмы;
  • структуры предприятия;
  • особенностей построения системы управления;
  • видов применяемой первички;
  • иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).

С видами и формами учетной первички знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

  • составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
  • для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;

В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2017-2018 годах».

  • сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала «Приказ о праве подписи первичных документов — образец».

  • сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
  • конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
  • разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
  • конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

https://www.youtube.com/watch?v=wM6Z5ev8lO8

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики. Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

  • утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
  • ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
  • оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
  • налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
  • проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;
  • налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.

График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.

Ознакомиться с образцом графика документооборота и скачать его вы можете на нашем сайте — см. материал «Приложения к учетной политике — образец».

Итоги

График документооборота является важным элементом учетной политики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/grafik_dokumentooborota_dlya_uchetnoj_politiki_obrazec/

Понравилась статья? Поделить с друзьями: