Порядок расположения документов в личном деле работника

Содержание

Порядок расположения документов в личном деле работника | Помощь Юриста

Порядок расположения документов в личном деле работника

Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки). Требования к оформлению личного дела сотрудника Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя отдела кадров. 5.

Отдел кадров: – использует персональные данные работников в оформлении их личных дел в соответствии с Положением о работе с персональными данными; – обеспечивает правильность составления и оформления документов личного дела и их сохранность; – располагает личные дела работников в строго алфавитном порядке; – оперативно вносит в дополнение к личному листку по учету кадров сведения об изменениях анкетных данных работника и об изменениях в работе; – осуществляет подготовку личных дел уволенных работников к сдаче в архив.

6. Личное дело ведется на каждого из работников в одном экземпляре. Ведение нескольких личных дел одного работника не допускается.
7. Личное дело работника оформляется в течение пяти дней после заключения трудового договора с работником. 8.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье. Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.


На кого оформлять В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами.

А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

Документ «личное дело работника»: особенности ведения

  • Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
  • Ксерокопия СНИЛС;
  • Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
  • Ксерокопия ИНН;
  • Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
  • Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
  • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
  • Автобиография;
  • Экземпляр трудового договора;
  • Ксерокопия трудовой книжки;
  • Материалы об аттестации (если проводилась);
  • Фотографии работника, которые периодически обновляются;
  • Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

  • Личное дело: что это такое и зачем вести
  • На кого оформлять
  • Кто обладает допуском к делам
  • Предоставление дел правоохранительным органам
  • Оформление личного дела
  • Что должно быть в личном деле сотрудника
  • Образцы и бланки документов для личного дела
  • Порядок ведения дел
  • Журнал регистрации: как вести
  • Электронное личное дело
  • Как поступать с делами уволенных сотрудников
  • Заключение

Личное дело: что это такое и зачем вести Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно.

Порядок ведения личных дел в 2017 году

Важно Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Источник: http://s-help.ru/poryadok-raspolozheniya-dokumentov-v-lichnom-dele-rabotnika/

Как правильно вести личное дело сотрудника?

Что собой представляет личное дело сотрудника, чем регламентируется его оформление и ведение? Какие документы обязательно хранятся в рабочем «досье», нужно ли заводить его на всех сотрудников предприятия?

Личное дело работника

Для чего нужно личное дело – чтобы в распоряжении кадровой службы всегда находилась необходимая информация о сотруднике.

В такое своего рода «досье» собраны документы, которые содержат персональные данные, учет трудовой деятельности, начиная с приема на работу, перемещений, награждений, взысканий вплоть до увольнения с работы.

Личными делами персонала занимается кадровая служба, а в небольших организациях назначают сотрудника, ответственного за такого рода документацию.

Обычно личное дело заводят на каждого работника, ведь это удобно – иметь единый источник сведений о человеке. Но обязательным ведение личных дел является лишь для государственных служащих.

В остальных случаях необходимость рабочего «досье» и порядок его ведения регулируют локальные нормативные акты, изданные руководством.

Практика показала, что на предприятиях есть такие категории сотрудников, на кого обязательно следует заводить личные дела. 

Обычно это руководящий состав, начальники отделов и подразделений, главные специалисты, материально ответственные лица и работники, которые зачислены в кадровый резерв и претендуют на повышение в должности.

Личное дело – чем регламентируется?

Порядок кадрового делопроизводства, включая не только личное дело, но и личную карточку сотрудника, а также трудовой договор и прочие документы, для государственных организаций регламентируется специальными законами.

А вот для остальных предприятий и компаний целесообразно разработать и утвердить свое положение или инструкцию по ведению кадровой документации.

Заводя личное дело, кадровик должен знать несколько важных факторов:

  1. конкретные категории персонала, на которые обязательно заводить «досье»;
  2. какие именно документы будут подшиты в личное дело;
  3. каков порядок ведения и хранения документации и кто ответственен за это;
  4. правила ознакомления сотрудников с документами личного дела.

В том случае, когда человек работает по совместительству, но его должность предусматривает наличие личного дела, то его следует завести.

Внешнему совместителю полагается новое личное дело, а документация на внутреннего совместителя добавляется в уже имеющуюся папку.

Как формируется личное дело

Рабочее «досье» удобнее всего вести, используя папки-скоросшиватели. Начинают его оформлять после того, как издан приказ на сотрудника о приеме на работу.

Что обычно включают в папку «Личное дело»:

  • автобиографию сотрудника либо его анкету, резюме;
  • характеристику работника с прежнего места работы или рекомендательные письма;
  • заявление о приеме на работу;
  • трудовой договор или контракт;
  • личный листок по учету кадров (с дополнениями);
  • копию документа, который удостоверяет личность сотрудника;
  • копии свидетельства о браке и рождении детей;
  • копии документов об образовании или наличии специальных знаний;
  • копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копии приказов (или выписки из приказов) о приеме на работу, переводе, увольнении;
  • копии документов о награждении или наложении взыскания;
  • аттестационные листы;
  • должностные инструкции;
  • свидетельства, дипломы, списки изобретений, научных трудов;
  • копии документов воинского учета.

Для удобства ведения личного дела в папку вкладывают опись с перечнем всех документов. Располагают документацию в хронологическом порядке: с момента приема, добавляя в процессе работы различные приказы и выписки из них, справки и заявления.

На обложке личного дела сотрудника указывают его порядковый номер – вверху справа, посередине обложки пишется наименование структурного подразделения и предприятия.

Ниже идет заголовок «Личное дело №…» (номер дублируется тот, что указан в правом верхнем углу).

Ниже этой надписи пишут инициалы работника, а справа в нижнем углу обложки следует указать дату начала и окончания дела, срок его хранения и количество листов.

Читайте также  Как правильно сделать опись передаваемых документов

Хранение и выдача личного дела

Учет личных дел персонала ведется в специальном журнале или книге – ответственный за их ведение сотрудник заносит туда номера личных дел и Ф.И.О. работников, фиксирует даты постановки на учет и снятия с него при увольнении.

Поскольку личные дела — это документы строгой отчетности, хранят их отдельно, в специальных сейфах или металлических шкафах.

Информацию о работнике считают охраняемыми в законодательном порядке персональными данными, поэтому доступ к личным делам ограничен. Сотрудник, занимающийся ведением личного дела, отвечает не только за правильность оформления документации, но и за ее сохранность.

Чтобы определенные сотрудники могли пользоваться в работе личными делами, требуется письменное разрешение руководителя предприятия.

А вот работнику его личное дело на руки выдавать запрещено. Как быть, если кому-то требуется ознакомление со своей папкой – сделать это можно под присмотром ответственного лица, которое потом внесет соответствующую отметку во внутреннюю опись.

Когда работник увольняется, личное дело передают в архив на хранение. Причем «досье» руководителей хранятся бессрочно, а остальные – 75 лет.

Возможно, через какое-то время необходимость в ведении такой документации отпадет, ведь и сегодняшние специальности когда-то сменят профессии будущего. Но пока личное дело остается важной частью кадрового делопроизводства и подходить к его оформлению нужно ответственно.

Источник: http://megapoisk.com/lichnoe-delo-oformlenie-i-vedenie

Оформление личного дела сотрудника

Зачем нужно ведение личного дела работника?

Формирование и ведение личных дел работников

Что должно быть в личном деле сотрудника?

Оформление документов личного дела

Хранение и закрытие личного дела сотрудника

Коммерческие предприятия не обязаны вести личные дела персонала, но правильно сформированное дело сотрудника может значительно упростить жизнь кадрового работника. Если соблюдать представленные рекомендации по созданию папки с документами персонала, то необходимую информацию о работнике можно будет найти легко и просто. Что должно быть в личном деле работника и как правильно его вести?

Зачем нужно ведение личного дела работника?

Личные дела работников – это удобная форма систематизации данных. Учреждения государственной службы обязательно должны формировать личные дела персонала, для остальных предприятий это необязательно. Но целесообразно ведение личных дел руководителей и материально-ответственных работников.

Ведение персональных дел всего коллектива компании позволяет получить полную и объективную информацию о сотруднике в кратчайшие сроки, что помогает руководителю более эффективно управлять работниками.

Зачем нужно ведение личного дела работника

Формирование и ведение личных дел работников

Функции по ведению личных дел относятся к кадровой службе.

Личное дело с момента принятия на работу и до увольнения сотрудника, на протяжении этого периода ответственный работник должен:

  • вносить записи в разделы дела и опись;
  • добавлять новые документы;
  • изымать неактуальные документы или с завершенным сроком хранения;
  • следить за наполнением личного дела и его сохранностью.

Работники должны информировать отдел кадров об изменении персональной информации (например: рождение ребенка, развод и др.), копии подтверждающих документов вносятся в личное дело.

Что должно быть в личном деле сотрудника?

Для экономии времени и получения большей пользы от использования для начала нужно определить, какие документы входят в личное дело сотрудника.

Перечень документов в личном деле сотрудника можно сгруппировать следующим образом:

Документы, на основании которых формируется дело при оформлении на работу:

  • приказ о приеме на работу;
  • заявление о приеме на работу;
  • анкета (автобиография, резюме);
  • копии документов об образовании, свидетельства об окончании курсов, повышения квалификации;
  • рекомендательные письма;
  • копии паспорта, ИНН физического лица, военного билета, СНИЛС(как узнать номер СНИЛС онлайн), при необходимости медицинские справки;
  • контракт, трудовой договор;
  • фотографии и т. п.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2018 года

Ведение персональных дел всего коллектива компании позволяет получить полную и объективную информацию о сотруднике.

В период трудовой деятельности добавляются документы:

  • о неразглашении коммерческой тайны и материальной ответственности;
  • дополнения к трудовому договору;
  • приказы о повышении, о переводе на другую должность;
  • свидетельства о прохождении курсов и повышении квалификации;
  • должностная инструкция;
  • аттестационные листы;
  • копии документов о взыскании или награждении;
  • копии свидетельств о браке, разводе, рождении ребенка и др.

При увольнении работника добавляются документы:

  • заявление на увольнение;
  • приказ об увольнении.

В перечень документов, что хранятся в личном деле работника, также может входить копия трудовой книжки, оригинал сберегается отдельно в специальном защищенном месте.

Оформление документов личного дела

Для коммерческих компаний нет установленного порядка оформления персональных дел сотрудников. Такой порядок преимущественно разрабатывается компанией самостоятельно и утверждается руководителем.

Рекомендации по оформлению личных дел работников:

  • нужно заводить отдельную папку под одно личное дело;
  • делу каждого работника присваивается уникальный учетный номер;
  • запись о заведении дела с указанием учетного номера вносится в журнал учета;
  • папку необходимо оформить титульным листом, где нужно указать: название компании, учетный номер, ФИО сотрудника, подразделение и должность в компании, дату приема на работу (совпадает с датой заведения дела), день увольнения, количество листов и срок хранения (для закрытых дел), дату передачи в архив;
  • к делу также прикрепляется его опись, где находится перечень документов дела, с указанием, копия это или оригинал, пишется количество листов и дата добавления/изъятия;
  • в личное дело включаются документы постоянного срока хранения или временного (дольше 10 лет), необходимые при утере трудовой книжки;
  • документы в деле размещаются в хронологическом порядке;
  • на листах личного дела проставляют нумерацию, в одном томе не должно быть более 250 листов;
  • в личном деле могут храниться оригиналы, а также копии документов с учетом того, что копии заверены;
  • в деле не должно находиться несколько дубликатов документов.

Ведение кадрового делопроизводства

Хранение и закрытие личного дела сотрудника

В личных делах сотрудников хранятся их персональные данные, поэтому нужно соблюдать правила сохранности информации:

  • хранить в специально отведенном защищенном месте;
  • доступ должен ограничиваться одним или несколькими ответственным работниками и руководителем компании.

При увольнении работника в его дело добавляют заявление и приказ на увольнение. При закрытии дела страницы нумеруются, а на титульном листе пишется дата закрытия и количество страниц, далее оно передается для хранения в архив (срок хранения до 75 лет).

Источник: https://1000sovetov.ru/article_oformlenie-lichnogo-dela-sotrudnika

Ведение личных дел сотрудников – организации и порядок их хранения

Во многих хозяйствующих субъектах, использующих труд наемных работников, на вновь трудоустроенного подчиненного заводится личное дело. При этом, внешний вид и структура подобного документа не имеет строгой регламентации. Как быть в этом случае и как его тогда составлять – насущные вопросы многих кадровиков.

Действующим законодательством РФ предусмотрены такие случаи обязательного открытия личных дел работников:

  1. Если субъект-наниматель находится в государственном подчинении, в нем формируется штат и кадровый резерв госслужащих (согласно президентскому распоряжению от 01 июня 1998 г. № 640, ФЗ от 27 июля 2004 г. № 79, а также отраслевым законодательным актам, в частности, Приказу Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. № 300);
  2. Если субъект – государственный (муниципальный) орган власти (согласно президентскому распоряжению от 30 мая 2005 г. № 609);
  3. Если подобное предписано вышестоящей организацией (к примеру, материнской).

В остальном же, административные органы хозяйствующих субъектов-юрлиц и ИП вправе самостоятельно определяться с необходимостью формирования дел и категориями подчиненных, по отношению к которым они составляются, руководствуясь Конституцией, ТК (ст. 85 – о персональных данных и их конфиденциальности, ст. 87 – об алгоритме их обработки), иными законодательными актами различных уровней.

Принятое решение должно быть зафиксировано в локальных нормативных актах (например, соответствующей инструкции по делопроизводству HR-отдела, Уставе).

В них же, ввиду нерегламентированности основных вопросов формирования документа на макроуровне, следует отразить:

  • форму;
  • механизм составления и ведения;
  • лиц, которым вменена обязанность по хранению;
  • режим хранения;
  • алгоритм доступа;
  • иное.

При этом следует опираться на ГОСТ Р-6.30–2003, содержащий основные делопроизводственные правила.

Таким образом, формирование и хранение личных дел многими отечественными хозяйствующими субъектами может осуществляться в добровольном порядке.

Комплектование дел позволяет сконцентрировать и упорядочить в одном месте и общем виде все данные о штатных единицах, а также обеспечивает оперативный доступ к требуемой информации. Поэтому многие отечественные субъекты не отказываются от этой делопроизводственной процедуры.

Стандартизированная комплектация картотеки предусмотрена только для такой категории работников, как госслужащие. В остальных случаях дело может содержать любые заверенные копии и оригиналы различных документов (распоряжений, заявлений), хранящихся на постоянной или временной (более десятилетия) основе.

Сроки хранения определены Минкультуры в приказе от 25 августа 2010 г. № 558.

Элементы можно классифицировать следующим образом:

  1. предоставляемые работниками при приеме на работу и документирующие факт трудоустройства;
  2. возникающие в период выполнения подчиненным своих должностных обязанностей;
  3. заверяющие факт прекращения рабочих отношений.

К первым относят:

  1. библиографическую анкету;
  2. резюме;
  3. рекомендательные письма и оценочные суждения о работнике от предыдущих работодателей;
  4. копии удостоверения личности и страхового номера персонального счета;
  5. документацию об образовании,
  6. документацию воинского учета;
  7. подтверждение наличия либо отсутствия факта тюремного заключения, незакрытого уголовного преследования либо его прекращения (требуется для претендования на должность, к которой не допускаются судимые граждане, а также подвергавшиеся или подверженные преследованию со стороны уголовных структур);
  8. заявление о трудоустройстве;
  9. справки медицинского характера (важны при приеме на работу граждан, не достигших совершеннолетнего возраста и в иных, предусмотренных ТК, случаях);
  10. трудовой контракт;
  11. персональную карточку ф. Т-2;
  12. копию локального распорядительного акта о трудоустройстве.
Читайте также  Перечень документов для регистрации опо в ростехнадзоре

Под вторыми подразумевают:

  • копии брачного свидетельства;
  • свидетельство о появлении на свет ребенка;
  • водительские права;
  • копию договора о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
  • рабочие инструкции;
  • допсоглашения к трудовому контракту;
  • копии приказов о внутренних перемещениях и переводах;
  • подтверждения систематического прохождения медосмотров;
  • документальные подтверждения наличия ограничений физических способностей, обуславливающие предоставление специальных условий деятельности;
  • соглашение об ответственности за разглашение конфиденциальной информации (если штатная единица имеет к ней доступ);
  • листы аттестации;
  • свидетельства прохождения курсов по повышению квалификации;
  • докладные, служебные и объяснительные записки, заявления об уходе в отпуск и т.д.

Под третьими подразумеваются доказательства прекращения работы, то есть заявление об увольнении и копия соответствующего локального распоряжения руководства.

Что касается трудовой книжки, то в личное дело можно вкладывать исключительно ее копию, но не оригинал, поскольку он считается бланком строгой отчетности, который полагается хранить в специальных условиях (специально оборудованных помещениях, к примеру) и выдавать по заявлению.

Исходя из вышенаписанного, комплектация дел начинается с момента трудоустройства работника, сразу после издания соответствующего приказа о его приеме, и осуществляется вплоть до момента окончания им трудовой деятельности. После этого его передают на архивное хранение (решение Росархива от 06 февраля 2002г.).

Они могут заводиться на весь коллектив или на определенные должности (зачастую, на руководящие). Этим занимается лицо, на которое администрацией возлагается подобная ответственность (зачастую – сотрудник отдела кадров). При этом неважно, трудится ли работник на основном рабочем месте или по совместительству, в течение длительного периода или по срочному трудовому контракту.

На штатные единицы, к которым не предъявляются специфические требования (технический персонал, к примеру), личные дела зачастую не заводятся.

На практике для открытия личного дела требуется:

  • папка — скоросшиватель с твердой картонной обложкой;
  • дырокол;
  • пакет документов.

Общие положения по формированию следующие:

  • наличие титульного листа, пример которого можно найти в 11-м Приложении к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), с номером дела согласно регистрационного журнала (при ведении нумерации), данными подчиненного, датами открытия и закрытия документа (являются, следовательно, датами издания приказа о приеме и увольнении), номерами трудовой и медицинской книжек, количеством страниц содержимого (графа заполняется при передаче дела в архивное учреждение) и периодом хранения (прописывается при закрытии дела). Фотография не обязательна;
  • наличие описи содержания, пополняемой в случае изменения рабочего статуса подчиненного (Приложение 10 Правил).
  • размещение документации в следующем порядке: карточка ф. Т-2, анкета, резюме, копии образовательных и личных документов, заявление и приказ о трудоустройстве, трудовой контракт, документация, свидетельствующая о перемещениях внутри организации (в хронологическом виде), материалы об окончании трудовой деятельности. Последним подшивается копия локального распоряжения о расторжении трудового контракта.

Кроме этого, нецелесообразно включать в личное дело более 1-го экземпляра каждого документа ввиду того, что его объем не должен превышать 250 листов, при толщине не более 4 см.

Листы нумеруются (арабскими цифрами карандашом или нумератором в правом верхнем углу).

Завершается формирование личных дел сшиванием и проставлением печати организации.

Альтернативой прокола служит переплет. При этом текст содержимого (особенно даты, визы и резолюции) должен свободно читаться.

После этого оно подлежит регистрации в журнале учета. Его форма нигде не определена, поэтому он может составляться в произвольном виде.

Порядок работы с документом

При ведении личных дел следует помнить о конфиденциальности данных подчиненных, обусловленной президентским указом № 188 от 06 марта 1997 г.

Запрещено подшивать в папку документацию, содержащую информацию о частной жизни, политической и религиозной принадлежности трудящегося (ст.8 ФЗ № 119 от 31 июля 1995 г). Получение и обработка работодателем первых сведений, согласно ст. 24 Конституции, возможны только с письменного согласия работника.

Все персональные данные следует уточнять лично у подчиненного. Если получить их можно только у третьей стороны, работника заранее об этом уведомляют с целью получения от него согласия в письменном виде.

Для этого ему сообщается о целях, источниках, способах получения, содержании подобной информации и последствиях отказа.

Чтобы обезопасить себя, следует в уставных документах отразить перечень сотрудников, имеющих доступ к персональным данным.

Ознакомиться со своим личным делом имеет право и сам работник. В некоторых компаниях это происходит ежегодно, один раз и в обязательном порядке, под расписку в карточке, прилагаемой к делу.

Запрещена передача информации сторонним лицам, за исключением правоохранительных и медицинских работников по факту официального запроса первых и в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника вторыми, а также их хранение в структурных подразделениях, не являющихся юрлицом и не относящихся к работодателю.

Учет документов должен производиться по одному из следующих методов:

  1. в номерном порядке;
  2. в алфавитном порядке;
  3. по разделам согласно наименованиям подразделений организаций, а внутри них — одним из вышеуказанных способов.

Также разрешено хранить личные дела в составе нарядов — алфавитных групп хранения. При этом в начале наряда вкладывается сводная опись включенных в него документов.

Как правило, отдел кадров хранит только дела работающих членов коллектива, а документы уволенных работников передаются на хранение в архив. Альтернативным вариантом является выдача на руки увольняющемуся в последний день его работы копий документов, подшитых к делу. Целесообразно для этого открыть журнал, в котором работник будет расписываться о факте получения.

Это освобождает работодателя от ответственности за обеспечение неприкосновенности и сохранности конфиденциальных данных подчиненного.

Нюансы закрытия личного дела и его передачи в архив

Датой закрытия личного дела является дата увольнения сотрудника.

Перед этим проверяется наличие всех документов в папке, нумерация листов.

Внутренняя опись подписывается ее составителем и к ней составляется итоговая запись, в которой, в буквенном и цифровом эквиваленте, указывается количество имеющихся бланков и размер самой описи. Ее нумеруют отдельно.

После этого составляется заверительный лист (Приложение 9 Правил), в котором фиксируются:

  • количество страниц (цифрами и прописью);
  • объем внутренней описи;
  • особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, конвертов с вложениями и так далее).

Он также подлежит визированию составителем. Все последующие корректировки ЛД подлежат отметке в нем со ссылкой на соответствующий акт.

Опись подшивается в начале, а лист – в конце дела.

На титульном листе указывается дата его закрытия и срок период хранения, исчисляемый с начала года, следующего за годом закрытия.

Если в личном деле имеются документы с разными сроками хранения, то дело хранится по максимальному из них.

Ст. 22.1 ФЗ № 125 определяет такие сроки хранения: 50 лет (для дел, открытых с 2003 г.) и 75 (открытых, соответственно, до). На практике, для коммерческих организаций срок – это вторая цифра (согласно п. 656 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558), для государственных – десятилетие, после чего документ подлежит передаче архивариусу на сохранение в течении все тех же 75 лет.

В случае невостребования некоторых документов работником они вкладываются в подшиваемый к личному делу нумеруемый конверт. При этом, сначала нумеруется конверт, потом – вложения.

Личное дело следует передать архивариусу не позднее чем через 36 месяцев после их завершения в делопроизводстве.

Ответственность сотрудника кадровой службы

Проверки отдела кадров осуществляются:

  • службой управления Минтруда;
  • службой занятости;
  • территориальным управлением социального страхования;
  • правоохранительными службами в рамках рассмотрения конкретных жалоб.

Штрафные санкции к кадровому специалисту могут применяться в случае неправильного заполнения им унифицированных форм в размере 500 р. за каждую единицу. Личные дела сотрудников к таковым, как уже упоминалось, не относятся.

Впрочем, ведение документа вопреки уставной документации чревато ответственностью за «сбор и обработку излишних персональных сведений», возлагаемой исполнительной службой российского Комитета по надзору за средствами коммуникации и ИТ, а также судебным разбирательством, инициатором которого становится сотрудник, обратившийся с иском о защите своих прав.

Так, нарушители законодательных норм в области персональных данных привлекаются к ответственности следующего характера:

  • дисциплинарного (п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК);
  • материального (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК);
  • гражданско-правового, административного (ст. 13.11 и 13.14 КоАП);
  • уголовного (ст. 137 и 140 УК).
Читайте также  Обеспечение работников спецодеждой нормативные документы

Эффективной превентивной мерой является компьютеризированный формат ведения кадровой документации, в том числе и личных дел, на который переходит все больше отечественных хозяйствующих субъектов, и получение письменного согласия от подчиненных на обработку информации о них. Без последнего работа с ней, не содержащая уголовно наказуемых деяний, чревата штрафами:

  • для гражданских лиц — 3.000-5.000 р.;

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/poryadok-hraneniya-i-vedeniya-lichnyh-del-sotrudnikov.html

Порядок расположения документов в личном деле сотрудника — Адвокат

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки. Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается.

При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.

Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений.

В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов.

Внимание

Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Личное дело сотрудника

Впоследствии, в ходе трудовой деятельности на данном предприятии, в личное дело подшиваются копии справок и других документов, подтверждающих изменение: семейного положения работника; паспортных данных, например, смену фамилии; уровня образования, получение дополнительного профессионального образования или специальности, присвоения нового разряда или квалификации. Обратите внимание! Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Заверительная надпись оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Порядок формирования личного дела работника

Документы по личному составу Созданные до 2003 года Созданные после 2003 года Сформированные в государственных, муниципальных органах и организациях-источниках комплектования госархивов 75 лет с даты создания 50 лет с даты создания Сформированные в государственных и муниципальных архивах, поступившие из ликвидированных организаций всех форм собственности 75 лет со дня поступления 50 лет со дня поступления Сформированные в иных организациях 75 лет с даты создания 50 лет с даты создания Личные дела руководителей постоянно постоянно Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания приказа о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой деятельности на этом месте работы.

Все документы подшивают в папку.

Порядок ведения личных дел в 2018 году

  • Темы:
  • Документооборот
  • Оформление документов
  • Оформление дел

Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников.
Из статьи вы узнаете:

  • для чего необходимо формирование и ведение личных дел;
  • какие документы подшиваются при оформлении личного дела работника;
  • каков порядок ведения личного дела в 2018 году;
  • как оформить личное дело;
  • как хранятся личные дела.

Для чего необходимо формирование и ведение личных дел сотрудников Когда оформление личного дела является обязанностью работодателя В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям.

Порядок расположения документов в личном деле работника

Образец оформления внутренней описи личного дела Внутренняя опись документов личного дела ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── (фамилия, имя, отчество работника) N п/п Наименование документа Кол-во листов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возврата документа Подпись работника кадровой службы 1 2 3 4 5 6 7 1 Дополнение к личному листку по учету кадров 2 Личный листок по учету кадров 3 Автобиография 4 Копия диплома об образовании 5 Трудовой договор … И т.д. Наименование должности лица, составившего опись (подпись) (расшифровка подписи) Дата Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Источник: http://advokat-sorokv.ru/poryadok-raspolozheniya-dokumentov-v-lichnom-dele-sotrudnika/

Формирование личного дела работника: состав, сроки хранения

Добавлено в закладки: 0

Персональное дело и входящие в его состав документы работника наглядно показывают его личное отношение к работе, которую он выполнял на том или ином месте. Дело студента будет отражаться срок его обучения в высшем учебном заведении. Пакет входящих документов, собранных на работника в течение многих лет характеризует, как правило, отношение человека к труду или учебному процессу.

Особенности ведения личного дела

Личное дело определяет работающий состав организации, предприятия или частной фирмы. Сохраняются документы в тех местах, где человек продолжает трудиться. Особенно бережно и ответственно относятся к архиву собственных дел сотрудников государственных предприятий и организаций.

Многие владельцы фирм и компаний самостоятельно определяют необходимость работы своей кадровой службы. Практика же показывает, что на самом деле формировать и содержать на работе личное дело каждого своего труженика – нужный и окупаемый труд.

Состав персональных данных о сотруднике

Следующие документы обычно формируют личное дело сотрудника:

  • собственноручное заявление, ходатайствующее о взятие на работу;
  • составление контракта и других вспомогательных соглашений;
  • персональный листок, подтверждающий, что работник находится в личном составе (организации, фирмы, компании или предприятия);
  • автобиография или заполненная анкета;
  • копии документов, подтверждающие образование;
  • приказы о зачислении на выбранную вакансию (выписки или копии);
  • персональные характеристики и собственные ходатайства;
  • справка о прохождении аттестации, представления, отзывы;
  • инструкция, дающая право занимать именно эту должность;
  • паспортные данные (копия);
  • приказы и заявления о переходе на другой вид работы или должность;
  • справки об имеющемся имуществе и собственных доходах;
  • прочие документы (по необходимости).

Формирование личных дел работников

Все документы, регулирующие трудовую деятельность отдельного работника, попадают в персональное дело по мере их появления. В случае расчета личное дело работника является завершенным и должно быть передано в архив. Дела работников государственной службы  в архив попадают после десятилетнего пребывания в отделе кадров, других работников после трехлетнего срока и закрытия их в делопроизводстве.

Если документы составляют важную информацию, тогда  кадровые работники обязаны составить по утвержденной форме внутреннюю опись, которая имеет свою отдельную нумерацию. Перед тем, как сдавать дело работника в архив на хранение, необходимо отметить на отдельном листе-заверителе точное количество листов, которые наполняют опись.

Личное дело должно формироваться индивидуально на каждого сотрудника. Разрешается в момент подготовки к сдаче на хранение в архив группировать личные дела в соответствующее оформление. Именно здесь должны храниться сведения о входящих в эту группу дел конкретных работников с внесением их фамилии, номера каждого листа в отдельности дела, дабы облегчить его поиск в случае необходимости. Каждое личное дело лучше всего прошить, чтобы оно выглядело как самостоятельный том на конкретного служащего.

Порядок оформления бумаг

Когда происходит оформление, вся необходимая информация должна быть обязательно отражена на титульной странице личного дела:

  • начинаться личное дело должно с ФИО конкретного работника, занесенного в именительном падеже;
  • документ предполагает внесения нескольких вариантов ФИО сотрудника. В любом случае они должны быть отражены в названии личного дела;
  • если дела будут группироваться в составе общего тома, то в таком случае необходимо добавлять те заглавные буквы, с которых пишется фамилия сотрудников, тех, которые будут представлять этот том;
  • соблюдая юридическую сторону нормативных актов необходимо проставлять такие же крайние даты, как в приказах-оригиналах об увольнение и зачислении на работу, в большинстве организаций крайними датами становятся даты приема и увольнения с работы, хотя такой подход не верный;
  • личное дело может содержать документы, которые датируются ранней датой, чем та, которая значится в приказе о взятии сотрудника на работу;
  • личные дела работников хранятся на протяжении 75 лет, директоров – вечно. В этом варианте возраст не играет роли, а отсчет начинается с его увольнения;
  • обязательным условием является фиксация количества страниц дела.

В данной статье предоставлены все документы, которые необходимо включить в оформление личного дела каждого сотрудника, а также рассмотрены все требования, которые предъявляются к  формированию, оформлению и хранению личного дела.

Источник: https://biznes-prost.ru/formirovanie-lichnogo-dela-sotrudnikov.html

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: