Опись документов для передачи другой организации образец

Содержание

Как составить опись документов — Отличный секретарь

Опись документов для передачи другой организации образец

Опись – это основной учетный документ в архиве компании. По описям сдают дела структурные подразделения, описи составляет экспертная комиссия, опись дел постоянного хранения может вестись в архиве годами. В этой статье разберемся в видах описей и проговорим особенности их заполнения. Здесь же можно посмотреть образцы описей документов и скачать формы.

В сентябре 2015 года были утверждены новые Правила работы архивов. Многие формы учетных документов архива обновились, и описи не исключение. Появились также новые виды описей. Эта статья написана в соответствии с новыми правилами (назовем их «Правила-2015»). 

Школа Отличного секретаря:

видеоурок Экспертиза ценности документов

Что такое опись документов и для чего она нужна?

Как уже говорилось, описи – это один из самых главных документов архива, в который вносятся сведения о принятых на хранение документах. Это учетный документ. Обычно опись документов составляет экспертная комиссия (ЭК) организации после проведения ежегодной экспертизы ценности, но бывает и так, что какой-никакой архив в компании есть, а экспертной комиссии нет, и хранением документов в полном одиночестве занимается один секретарь. Тогда составлять описи придется ему самому.

Какие бывают описи?

Правила-2015 предписывают составлять:

  • опись дел постоянного хранения;
  • опись дел по личному составу;
  • опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  • опись электронных дел, документов постоянного хранения;
  • опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

«Новинки» здесь – две последние описи электронных дел и документов. В Основных правилах работы архивов организаций их не было. Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 – 18. Скачать их можно ниже.

Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см. закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»), и неважно, есть в них архив или нет. Описи дел по личному составу – неотъемлемая часть процесса хранения документов. Они обязательны. О том же говорят и Правила работы архивов (п. 4.12.).

Существует еще один вид описей – так называемая сдаточная опись. Второй вариант ее названия –  опись дел структурного подразделения. Ее составляет не архив, а отдел, сдающий документы. Эта опись одновременно играет роль акта приема-передачи. Ее мы рассматривать не будем, так как это не учетный документ архива.

Общие правила составления описей

Если выражаться простыми словами, то архивная опись документов состоит из множества маленьких описей, каждая из которых оформляется отдельно и в установленном порядке, включая утверждение руководством, а затем помещается в общую папку описи.

При этом «маленькие» описи не сшиваются до тех пор, пока та единая опись, которую они все вместе составляют, не будет завершена. Максимальное число зарегистрированных в «большой» описи единиц хранения – 9999. Валовая нумерация единиц хранения ведется с первой «маленькой» описи и до победного конца.

Только когда количество единиц хранения приблизится к десяти тысячам, большая опись закрывается, сшивается и помещается на хранение.

Очевидно, что очень многим организациям по одной описи каждого вида хватит на всю жизнь.

Как внести дело в опись

В опись вносятся единицы хранения, то есть если одно дело передается в 30 томах, то все 30 томов записываются в опись по отдельности, каждый под своим порядковым номером. При этом вовсе не обязательно в каждой строчке писать заголовок дела. Достаточно сделать это один раз, а в последующих строчках писать:

 «То же», т.3 из 30.

Затем наименование дела пишется в первой строке описи на каждой новой странице:

120 | Акты обследования объектов, т. 17 из 30

121 | То же, т. 18 из 30

Последний том отмечается:

То же, т. 30 (последний)

Если тома разделены по алфавиту или по первым буквам наименований (фамилий), то это оформляется так:

140 | Договоры об оказании услуг с физическими лицами, «Аба – Влу»

141 | То же, «Влы – Даб»

Готовимся составлять описи

В норме дела на хранение принимаются не как придется, а по графику. И архивариус (секретарь, делопроизводитель) обычно знает, какие дела принесут в архив и когда это произойдет. Поступившие дела нужно рассортировать:

  • разделить их по срокам хранения (постоянно, свыше 10 лет);
  • разделить по видам носителей (на бумаге или электронные на дисках);
  • отдельно выделить дела по личному составу.

Так мы поймем, какие именно описи нам придется составить.

Годовой раздел описи дел

Дела принято помещать в описи по годам: одна опись – один год. Например, опись дел постоянного хранения за 2010 год, опись дел постоянного хранения за 2011 год и т.п. Это и называется годовым разделом описи дел. В «большой» описи царит порядок: во-первых, идет валовая нумерация единиц хранения с номера 1, во-вторых, все единицы хранения выстроены по годам.

Оформление описей

По формам описей понятно, какие реквизиты нужно в них заполнить. Присваивать регистрационный номер каждому годовому разделу описи не нужно! Все эти «маленькие» описи – части одной «большой» описи, которая была однажды заведена, зарегистрирована под номером 1 и продолжается до своего закрытия. Только когда первая опись будет закрыта, появится опись №2.

Готовая опись подписывается работником архива и должностным лицом, которому подчиняется архив. Если архива нет, то подписать опись могут составитель – например, секретарь, и его непосредственный руководитель – например, начальник отдела делопроизводства или помощник генерального директора. Если единственный начальник секретаря генеральный директор, то вторую подпись из описи нужно убрать: генеральному и так предстоит утверждать этот документ.

https://www.youtube.com/watch?v=FR8qMPIHTrY

Затем составляется справочный аппарат: предисловие к описи дел, титульный лист, возможно, оглавление, указатели и т.п.

Готовые описи выносятся на заседание экспертной комиссии для согласования. Если ЭК в компании нет, то реквизит, само собой, тоже убирается.

Читайте также  Приказ о визировании документов образец

После этого в обязательном порядке каждую опись утверждает генеральный директор.

Обратите внимание: описи электронных дел и документов обязательно снабжаются еще и приложением, в котором предстоит описать содержимое каждой единицы хранения. Одной единицей хранения является 1 носитель информации (как правило, диск). Хранение электронных документов подробно рассматривается в статье по ссылке.

Опись дел постоянного хранения

Скачать форму, docx, 15 kB

Скачать образец, pdf, 82 kB

Опись дел по личному составу

Скачать форму, docx, 15 kB

Скачать образец, pdf, 85 kB

Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения

Скачать форму, docx, 15 kB

Скачать образец, pdf, 77 kB

Опись электронных дел, документов постоянного хранения + приложение

Скачать форму, docx, 16 kB

Скачать образец, pdf, 88 kB

Опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения + приложение

Скачать форму, docx, 16 kB

Скачать образец, pdf, 79 kB

Image by ddpavumba // www.freedigitalphotos.net

архив, документы по личному составу, описи, хранение

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=4829

Опись документов образец

Передача в архив происходит по передаваемых . образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать: Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения.

Прежде всего, следует разграничивать передаваемых как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.

Как составить опись документов

«Новинки» здесь – две последние описи электронных дел и документов. В Основных правилах работы архивов организаций их не было.

Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 – 18. Скачать их можно ниже. Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см.

закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»), и неважно, есть в них архив или нет.

Как правильно составить опись передаваемых документов?

Также до момента ликвидации хранятся уставные документы. Кадровые бумаги: личные карточки.

счета работников. личные дела хранятся в течение 75 лет . Срок хранения остальных определяется самой организацией самостоятельно.

Для того чтобы обеспечить порядок во всех делах и бумагах, нужно их классифицировать и систематизировать, для этого составляется (по каждому разделу составляется отдельная).

Как правильно составить опись документов

В связи с этим большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций.

При передаче документов в архив обязательно составляется опись. название организации (если архив — сторонняя организация); номер описи; дату описи; название; период, к которому относятся документы; срок хранения; количество листов; расположение (номер папки, дела или короба); Ф.

Опись документов в архив

Опись документов в архив составляется сотрудником отдела организации по установленной форме (ниже приводится ссылка для скачивания образца). Еще вы могли слышать другие ее названия – сдаточная опись, дел структурного подразделения.

Во всех перечисленных случаях имеется в виду один и тот же.

Передачу дел в архив необходимо проводить только по, чтобы исключить любое проявление неоднозначности толкования ситуации – «я сдавал, это дело может быть только в архиве», «нет этого дела в архиве, не понимаю, о чем идет речь».

документов в архив составляется в двух экземплярах (один – в отдел, другой – в архив). Основой для заполнения граф служит информация на обложках дел.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Если данные сведения неполные, тогда изучают номенклатуру дел и дополняют их.

Каждое дело в описи получает свой самостоятельный номер. Если дело разделяется на несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым самостоятельным номером. Иными словами правило такое – одна строка в описи для каждого тома (или части).

В описи документов в архив не принято повторять одинаковые заголовки.

Первый раз заголовок воспроизводится полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на «То же» (смотрите ниже пример).

Но вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

  • делается отметка о наличии каждого дела (используют графу «Примечание»),
  • указывается количество переданных дел (цифрами и прописью),
  • проставляется дата и подписи передавшего и принявшего дела,
  • должен утвердить начальник отдела.

инспекция района г. области адрес: исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключении из приговором райнарсуда г. (области) от «» 20 г. мой(я) (сын, дочь, муж, др.) осужден к.

приговором также по. ик: (фамилия, имя, отчество) (адрес) исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключении из описи решением межмуниципального народного суда г.

Образец заполнения описи документов в личном деле работника

При увольнении работника его личное дело отправляется в архив. Оно заканчивается заявлением об увольнении или другим документом, где указана причина увольнения, а также копией соответствующего приказа.

пустые поля перечеркиваются буквой Z; делается запись об общем количестве документов и страниц; ставится подпись ответственного сотрудника отдела кадров (обязательно указывается его должность и Ф. И.

Источник: http://myeconomist.ru/opis-dokumentov-obrazec-19287/

Как составить опись документов для передачи в другое предприятие

На Почте России имеются стандартные бланки описи вложений в ценные письма или бандероли, в которых нужно указать отправителя, получателя, перечень корреспонденции и количество листов. Опись требуется также при представлении документов в суд в качестве приложения к исковому заявлению или в ходе судебного разбирательства.

Поскольку процессуальное законодательство требует, чтобы необходимые документы были направлены не только суду, но и всем лицам, участвующим в деле, то они должны сопровождаться описью. Каких-либо особых требований к перечню не требуется, нужно просто перечислить и указать количество страниц.

Опись могут составить официальные органы, оказывающие государственные услуги, самостоятельно по утвержденному образцу.

В каждой организации необходимо вести отдельные формы регистрации:

  • входящей и исходящей документации (письма, требования, просьбы);
  • кадровых документов (распоряжения, приказы);
  • различных протоколов (протоколы собраний учредителей, совета директоров, протоколы собраний работников, совещаний);
  • приказов и распоряжений в рамках основной деятельности предприятия;
  • лицензий и сертификатов.

Необходимым элементом деятельности фирмы является ведение описей личных дел сотрудников и уволенных работников.

Опись передаваемых документов образец бланк

Важно

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой.

Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

Опись документов: правила использования и оформления

Основное правило, которого следует придерживаться в этом случае заключается в том, что любое передвижение нужно правильно отразить.

Внимание

В каких случаях производится передача документов Вообще бумаги передаются из рук в руки по разным причинам и достаточно часто.

Причины могут быть следующие

  • отмеченная выше передача на хранение в архив;
  • передача бумаг в проверяющие органы по запросам;
  • предоставление клиентам или контрагентам.

Любой из перечисленных выше, а также любой другой случай передачи документов должен сопровождаться описью.

Такое ведение дел обеспечит сохранность бумаг, четкую фиксацию их передвижений.

Читайте также  Проверка лестниц и стремянок нормативный документ

Какие сведения указываются в описи Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместно. Существует только утвержденная форма описи для передачи сведений в Пенсионный фонд в период сдачи отчетности.

Акт приёма-передачи документов

Оптимальный состав должен включать:

  • копии паспорта;
  • копии дипломов, свидетельств о повышении квалификации;
  • копии ИНН, пенсионного удостоверения;
  • справки о наличии судимости;
  • копии медкнижки;
  • приказ о назначении на должность;
  • копии трудовой книжки;
  • трудовой договор;
  • копии должностной инструкции.

Для описи личного дела уволенного работника данный перечень дополняется копией приказа об увольнении. На каждого сотрудника заводится отдельное дело, которое впоследствии прошивается и сдается в архив организации.

При передаче документов в архив Часть производственной документации спустя определенное время должна передаваться в архив.

В архив организации обычно сдаются дела со сроком хранения более 10 лет.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

Что представляет собой опись передаваемых документов бланк и для чего нужен этот документ, разберемся в этой статье.

Деятельность любого юридического лица связана с образованием огромного количества документов в бумажном виде.

Несмотря на активное развитие документооборота в электронном виде, бумажных документов меньше не становится.

Хотя положительные тенденции уже наметились. Среди них можно выделить

  • договора с контрагентами;
  • платежные документы;
  • формы бухгалтерского учета;
  • кадровые и учредительные, а также огромное множество иных документов.

Часть из этих документов хранится небольшой промежуток времени, а затем уничтожается.

Другая часть документов должна храниться достаточно долго. В результате возникает необходимость их передачи в архив. Кроме того существуют и другие причины передачи документов.

Как правильно составить опись документов — образец?

Читайте об этом в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника».

Итоги Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение. Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.

Что такое опись документов и когда ее необходимо составить на предприятии?

Для внутреннего пользования юридическими лицами и особенности описи Предприятия различной организационно-правовой формы также активно используют описи дел в своей деятельности.

В частности, для регистрации входящей корреспонденции, для систематизации первичных документов, составления реестров договоров, для оптимизации личных дел и кадровой документации. Поступающие документы могут систематизироваться по хронологии или номинально (т. е. по видам дел).

Источник: http://yurist123.ru/kak-sostavit-opis-dokumentov-dlya-peredachi-v-drugoe-predpriyatie/

Как правильно составить опись передаваемых документов?

Опись документов – это упорядоченное и систематизированное перечисление всех имеющихся деловых бумаг.

Любая организация, ведущая в течение длительного времени свою деятельность, имеет обширный документооборот и хранит у себя все необходимые материалы.

Для внутреннего пользования юридическими лицами

Если классифицировать документы предприятия, то они могут подразделяться на следующие виды:

  • уставные и связанные с деятельностью юр. лица (протоколы собраний, заседаний совета директоров, отчеты о выпуске ценных бумаг);
  • бухгалтерские документы (балансы, первичные учетные документы, журналы-ордера, кассовые книги);
  • кадровые документы (личные дела работников, трудовые книжки, книги приказов);
  • договоры (с контрагентами, с обслуживающими компаниями, купли-продажи имущества организации, аренды и т. п.)
  • входящая и исходящая корреспонденция и журналы ее учета;
  • производственная документация, связанная с выпуском продукции, оказанием услуг;
  • сертификаты и лицензии;
  • юридические документы, связанные с участием в судебных спорах.

Здесь вы можете бесплатно скачать бланк этой бумаги и пример ее заполнения

Это не полный перечень, у каждого юридического лица имеется масса собственных дополнительных деловых бумаг. Каждому виду отведен определенный срок хранения, установленный законодательно:

  • Так, большинство бухгалтерских документов хранится в течение 5 лет.
  • Некоторые — в виде годовых отчетов, связанные с активами и имуществом предприятия, по валютным операциям, расчеты страховых взносов должны храниться постоянно. Также до момента ликвидации хранятся уставные документы.
  • Кадровые бумаги: личные карточки, счета работников, личные дела хранятся в течение 75 лет.

Срок хранения остальных определяется самой организацией самостоятельно. Для того чтобы обеспечить порядок во всех делах и бумагах, нужно их классифицировать и систематизировать, для этого составляется опись (по каждому разделу составляется отдельная). В ней указывается структурное подразделение предприятия, дата создания документа, порядковый номер, наименование, количество листов и исполнитель (то есть тот, кто ее изготовил).

Благодаря правильно составленной описи найти искомый документ не составит труда. Впрочем, она нужна не только в сфере внутреннего делопроизводства, но и во взаимоотношениях с другими организациями.

Заполнение подобной документации в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

При передаче документов в архив

При ликвидации юридического лица оно обязано передать в государственный или муниципальный архив в первую очередь персональные сведения по работникам: личные дела и карточки. Сделать это необходимо во избежание нарушений прав лиц, работавших на предприятии в момент обращения в отделения Пенсионного фонда за начислением и получением пенсии.

Часто записи, внесенные в трудовую книжку для подтверждения трудового стажа, который в свою очередь влияет на размер пенсии, бывают некорректными. Сотрудники Пенсионного фонда должны сделать запрос на предприятие, где трудился работник, а в случае его ликвидации в архив, чтобы получить подтверждение представленных сведений.

Документы передаются согласно описи, до ее составления работники архива разъясняют, какие документы подлежат передаче и как правильно оформлять перечень, по которому личные дела будут приниматься.

В тех случаях, когда предприятие признано несостоятельным (банкротом), назначенный конкурсный управляющий обязан передать по описи документы в архив, иначе суд откажет в завершении процедуры.

Для направления в государственные органы

Если предприятие отправляет документы по почте, например для налоговой инспекции (ИФНС), Фонда социального страхования (ФСС) и прочих официальных ведомств, то для того, чтобы в дальнейшем не возникло какого-либо спора или не был поставлен под сомнение сам факт отправки, лучше составить опись и заверить ее с помощью почтового работника.

На Почте России имеются стандартные бланки описи вложений в ценные письма или бандероли, в которых нужно указать отправителя, получателя, перечень корреспонденции и количество листов.

Опись требуется также при представлении документов в суд в качестве приложения к исковому заявлению или в ходе судебного разбирательства. Поскольку процессуальное законодательство требует, чтобы необходимые документы были направлены не только суду, но и всем лицам, участвующим в деле, то они должны сопровождаться описью. Каких-либо особых требований к перечню не требуется, нужно просто перечислить и указать количество страниц.

Опись могут составить официальные органы, оказывающие государственные услуги, самостоятельно по утвержденному образцу. Например, учреждения Росреестра, получая от граждан и юридических лиц документы на регистрацию недвижимого имущества или сделки, составляют расписку с указанием перечня документов: договоров, учредительных документов, правоустанавливающих, кадастровых паспортов и прочих.

Подобным образом поступают также миграционная служба, ГИБДД, МЧС и т. д.

При подаче заявления в полицию или иные правоохранительные органы с целью сообщения о преступлении или защиты нарушенного права необходимо обосновать и доказать факты, изложенные в обращении. Перечисляя приложенные доказательства, также понадобится составить опись.

Во взаимодействиях с теми же правоохранительными органами, службой судебных приставов, налоговой организацией может возникнуть проблема, когда у гражданина или юридического лица производят изъятие или выемку документов, чаще всего в оригиналах. От того, как будет составлена опись, зависит очень многое, в последующем при возврате изъятой документации она будет передаваться по составленному ранее перечню.

Читайте также  Последовательность документов в личном деле работника

Порядок передачи документов по списку требует особого внимания, обе стороны обязаны тщательно проверять зафиксированные в перечне материалы на предмет наименования, количества листов, соответствия указанному и имеющемуся фактически. В случае возникновения разногласий необходимо составить соответствующий акт, в котором нужно указать несоответствие и сроки устранения.

Для передачи другой организации

В ходе осуществления деятельности при заключении договоров контрагенты требуют представить полный пакет документов, которые тоже необходимо описать. В дальнейшем может понадобиться отправить по почте или передать с нарочным акты выполненных работ и оказанных услуг, об отправке товара, перевозочные документы, ценные бумаги и прочее. Во избежание возникновения недоразумений и претензий лучше составить опись. Подписать ее может должностное лицо или любой уполномоченный сотрудник с указанием фамилии и имени.

Если отнестись во всей ответственностью к составлению подобного перечня, который многие игнорируют и считают необязательным и излишним, то можно избежать обвинений в неполном предоставлении документов, ненаправлении требуемых бумаг и прочих проблем.

Источник: http://ZnayDelo.ru/document/opis.html

Опись передаваемых документов

Юристы отвечают

Сложить правильный образец у специалиста стоит хороших денег. Потому что это имеет решающее значение. Начальник бессознательно формирует суждение о человеке, что изложил собственные взгляды, воспринимая документ и его содержание. В жизни заявление это отражение личности заявителя. В проблемах, если решение зависит от интеллектуального состояния это является критично ответственным.

Архивация бумажных документов

Есть компании предоставляющие услугу по внутреннему описыванию документов при их передаче к хранению в архив. Также ее именуют опись дел структурного подразделения, а так же сдаточная опись – это классификатор, в котором раскрывается состав, количество единиц хранения. На основании данной бумаги составляют другие хранимые справочники: каталоги, путеводители, указатели и др.

Из чего состоит опись передаваемых документов в архив? В состав описной документации постоянно входят: статьи с описанием определяемых на хранение единиц; итоговая подпись; лист-заверитель дела; справочный каталог; титульный лист, оглавление, информация про компанию и другие данные, упрощающие работу с описной документацией. Обособлённая статья с описанием предаваемых на архив бумаг включает: порядковое число, дату, индекс, заголовок, срок сохранения дела, тома или части, количество листов в них.

А как составляется опись? Опись документальных материалов выполняется по установленной форме в двух экземплярах. Самый первый отправляется в архив, а другой остается в организации. Из собранных структурными подразделениями компании описных документов формируется сводный документ.

Акт приема-передачи документов

Опубликовал(а): admin в: 03.02.2013

Акт приема-передачи документов – это официальный документ по средствам которого документально оформляется прием или передача документов от одного человека другому.

Данный акт является частью договора заключенного между контрагентами, обычно акт приема-передачи документов составляется по требованию организации, в случаи затребования ей необходимых документах.

Данный документ является официальным, а значит имеет юридическую силу, в следствии чего, после подписания акта приема-передачи документов между участниками возникают взаимные юридические обязанности согласно этому акту. Поэтому при возникновении каких либо споров между сторонами заключившими данный акт, стороны в праве обратится в суд с иском в защиту своих интересов и представить «акта приема-передачи документов» в качестве доказательства обоснованности своих требований.

В Российской Федерации законодатель не установил форму составления акта приема-передачи документации, поэтому любое юридическое лицо в праве самостоятельно разработать форму составления данного документа, однако существует строго определенный перечь требований к составлению акта приема-передачи документов:

  • название документа;
  • дата составления акта;
  • место составления акта;
  • полное название организации составившей документ (первая сторона акта);
  • должность и ФИО лица непосредственно составил акт;
  • полное название предприятия (вторая сторона акта);
  • должность и ФИО лица адресата;
  • полный перечень документов, которые необходимо передать (количество экземпляров: оригиналов документов, копий документов);
  • регистрационные номера выше перечисленных документов;
  • подписи представителей организаций участников акта;
  • печать организации (составителя акта приема-передачи документов).
  • Рассмотренный выше документ является двусторонним и составляется в двух экземплярах. Соответственно, один экземпляр остается у первой стороны (организации, которая составила данный акт), а второй экземпляр передается второй стороне (организации для которой был составлен акт приема-передачи документов).

    Архивация бумажных документов

    Есть компании предоставляющие услугу по внутреннему описыванию документов при их передаче к хранению в архив. Также ее именуют опись дел структурного подразделения, а так же сдаточная опись – это классификатор, в котором раскрывается состав, количество единиц хранения. На основании данной бумаги составляют другие хранимые справочники: каталоги, путеводители, указатели и др.

    Из чего состоит опись передаваемых документов в архив? В состав описной документации постоянно входят: статьи с описанием определяемых на хранение единиц; итоговая подпись; лист-заверитель дела; справочный каталог; титульный лист, оглавление, информация про компанию и другие данные, упрощающие работу с описной документацией.

    А как составляется опись? Опись документальных материалов выполняется по установленной форме в двух экземплярах. Самый первый отправляется в архив, а другой остается в организации. Из собранных структурными подразделениями компании описных документов формируется сводный документ.

    Опись вложения. Пример, шаблон, образец, бланк. Отправка документов заказным письмом. Советы, рекомендации

    Страницы:

    Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:

  • Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
  • Если такая форма переписки определена договором.
  • Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.
  • Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.

    Рекомендации по составлению описи

    Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли. Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить.

    Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, 'Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован'.

    Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.

    Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал. Нужно писать так: 'Оригинал заявки с подписью' или 'Жалоба с подписью, заверенной нотариально', а не так 'Заявка', 'Жалоба'. Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.

    Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ .

    Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.

    Источники:
    mosadvokat.org, 101prikaz.ru, hw4.ru

    Следующие статьи:

    Источник: http://bfmac.com/yuristy-otvechayut/opis-peredavaemyh-dokumentov.html

    Понравилась статья? Поделить с друзьями: