Лист учета рабочего времени образец

Содержание

Лист учета рабочего времени образец

Лист учета рабочего времени образец

В любых организациях в обязательном порядке ведется табель учета рабочего времени. Правила оформления этого документа, его назначение и готовый пример, который можно использовать в качестве образца – все это рассматривается далее.

 Бланк формы Т-12 (word)

 Заполненный образец табеля учета рабочего времени по форме Т-12 (word)

 Пустой бланк формы Т-13

Основное назначение

Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.

Назначение этого документа двойное:

  1. Получить сведения обо всем отработанном периоде времени.
  2. Получить данные по неявкам за аналогичный период.

Подобная информация пригодится, прежде всего, бухгалтеру. Также сведения понадобятся некоторым проверяющим лицам – соответствующее описание приведено в таблице.

бухгалтер расчет всех выплат, которые необходимо перечислить работающим: зарплата, отпускные, командировочные и др.
представитель ФНС инспекторов интересует корректность начисления выплат и налогов с них: часто компанию проверяют на предмет того, не была ли занижена налоговая база
сотрудник ФСС отработанное время интересует фонд в связи с расчетом социальных пособий (например, по уходу за ребенком)
работник трудовой инспекции инспекторов интересует, не были ли нарушены права работающих
представитель Росстата сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля оформляют единую форму П-4

Форма: бланк и образец

Каждая компания вправе применять как собственный образец, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу именно ее бланк (он приводится ниже) и адаптировать под потребности компании.

Документ состоит из 3 основных частей:

  1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
  2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
  3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Вот как выглядит пустой бланк формы Т-12.

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть – то есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате. Готовый пример документа показан ниже.

Порядок ведения

Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.

В любом случае ответственные лица всегда назначаются руководителем, о чем выходит соответствующий приказ (образец свободный) – например, документ, показанный ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. С текстом приказа все ответственные должны ознакомиться и поставить свою подпись и дату.

В общем случае порядок выглядит так:

  1. Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
  2. После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
  3. После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
  4. Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Когда документ будет заполнен и подписан всеми ответственными лицами, то его подшивают и отправляют в архив на хранение. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. Но если труд на предприятии осуществляется в опасных и вредных условиях, время хранения значительно увеличивается – не менее 75 лет.

Как заполнять табель: пошаговая инструкция

При заполнении применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция». Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

  • трудящимся неофициально;
  • внешним совместителям;
  • работающим на основании гражданского договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

  1. Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
  2. Коды по ОКУД и ОКПО.
  3. Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
  4. Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
  5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

  1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.
  2. Во 2 и 3 следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках. 
  3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны. 
  4. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах. 
  5. 6 графа – эта же информация, приведенная за весь календарный месяц. 
  6. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.
  7. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.
  8. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.
  9. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.
  10. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней. Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

Сведения для расчета зарплаты

Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:

  1. Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
  2. Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).

Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.

Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

  • лицо, ведущее документ (если таковой есть)
  • представитель отдела кадров;
  • начальник подразделения.

Источник: https://2ann.ru/obrazec-zapolneniya-formy-t-12-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni/

Правила ведения упрощенного табеля учета рабочего времени

Базой для вычисления суммы заработной платы является объём часов, фактически отработанных сотрудником. Данная информация отражается в табеле учёта рабочего времени. Какие виды бланков существуют, чем упрощенный табель отличается от электронного и как правильно их заполнять?

В бухгалтерской практике существует два вида документа, на основании которого производятся учёт отработанных часов — это формы Т12 и Т13. Они необходимы для исполнения требований Трудового Кодекса, а именно статьи 91. Она гласит, что фирма-работодатель должна вести учёт времени, затраченного сотрудником на выполнение задач.

Упрощёнными называется бланк табеля учёта рабочего времени, заполняемый по форме Т12.

Многие полагают, что упрощенным он назван из-за небольшого количества требований к ведению и оформлению, по сравнению с Т13. Это утверждение верно, но отчасти. Основная разница в том, что «упрощенная» разновидность бланка заполняется вручную, в то время как вторая существует в электронном варианте, в специализированных системах учёта рабочего времени.

[/su_box]

Источник: http://f-52.ru/list-ucheta-rabochego-vremeni-obrazets/

Лист учета рабочего времени образец — Управление персоналом

Многие полагают, что упрощенным он назван из-за небольшого количества требований к ведению и оформлению, по сравнению с Т13. Это утверждение верно, но отчасти. Основная разница в том, что «упрощенная» разновидность бланка заполняется вручную, в то время как вторая существует в электронном варианте, в специализированных системах учёта рабочего времени.

[/su_box]

Стоит отметить, что указываются лишь часы, которые работник тратит на выполнение задач по официальной должности. Если в фирме имеется практика замещения временных вакансий или совмещение работы сразу по нескольким — такая информация в табеле не отражается.

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.

Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости.

Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку.

Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу.

Читайте также  Как производится учет огнетушителей в организации

В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Как вести табель учета рабочего времени

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др.

производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее – Указания). При этом используются специальные обозначения.

Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.

Табель учета рабочего времени — форма Т-12, Т-13

Закрытие табеля происходит в последнее число месяца или на следующий день. Ответственное лицо передает его на проверку и подпись начальнику отдела, а потом направляет его в отдел кадров. Кадровая служба сверяет сведения из предоставленного табеля с документами по личному составу. После этого табель учета рабочего времени направляется в бухгалтерию для произведения начисления зарплаты.

Интересное:  Дни в связи со смертью близкого

В нижней части табеля слева ставится фамилия, должность и личная подпись лица, которое его заполняло. Напротив него справа документ подписывают руководитель подразделения, по которому составлен табель и работник отдела кадров с указанием их данных. Здесь указывается дата подписания каждым из ответственных лиц.

Образец заполнения формы Т-12 табеля учета рабочего времени

  1. Если сотрудник увольняется в середине месяца или в начале. В этом случае все фактически отработанные дни и часы фиксируются как раз на дополнительном листе. А в бланке делают запись «Уволен» ровно той датой, когда и состоялось увольнение. Затем документ сдается вместе с дополнительным листом.

  2. Также он понадобится, когда работник не работал, но при этом на контакт не вышел и о причинах своей неявки не уведомил. Если он так и не появился (или не взял документов, подтверждающих уважительность причины), и наступило время сдавать документ, ставится код 30 (буквенное обозначение «НН»).

При заполнении применяется единая система обозначений.

В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция».

Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Бланк формы Т-12

Май текущего года выдался теплым во всех отношениях. Это радует, но порой трудиться в душном помещении, особенно в центре города, становится невыносимо. Что работодателю следует знать о температурном режиме и микроклимате в рабочих помещениях, а также что необходимо предпринять для оптимизации труда персонала летом и зимой, читайте в нашем материале.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

В следующий вторник, 12.06.2018, россияне отметят главный государственный праздник — День России. В связи с переносом выходных дней и пересмотром производственного календаря сотрудники получат небольшие каникулы. Из-за этого возникает много вопросов по поводу ближайшей субботы — будет ли она трудовым днем и если да, то сокращенный ли день 9 июня 2018?

Форма Т-13

В графе 4 табеля для каждой даты месяца отведено 2 ячейки: в верхней проставляется код, обозначающий явку или неявку сотрудника, в нижней – количество отработанного им времени в этот день. Если работник на работе отсутствовал (был в отпуске, командировке и т.д.), то нижнюю ячейку оставляют пустой.

Интересное:  Сроки возврат товара надлежащего качества

Форма Т-13 может быть заполнена двумя способами: либо в ней методом сплошной регистрации фиксируются все явки и неявки работников, либо указываются только отклонения от общеустановленного режима работы (неявки, сверхурочная работа и т.д.). Для этого используются специальные коды (Указания по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

Лучший табель учета рабочего времени в Excel

Теперь сделаем так, чтобы в явочные дни у людей стояли «восьмерки». Воспользуемся функцией «Если». Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. «Вставить функцию» – «Если».

Аргументы функции: логическое выражение – адрес преобразуемой ячейки (ячейка выше) = «В». «Если истина» — «» или «0». Если в этот день действительно выходной – 0 рабочих часов. «Если ложь» – 8 (без кавычек). Пример: =ЕСЛИ(AW24=»В»;»»;8).

«Цепляем» нижний правый угол ячейки с формулой и размножаем ее по всему ряду. Получается так:

Сначала воспользуемся функцией «Выбор». Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Если на какую-то дату приходится выходной, в табеле появляется «В». Рабочий – «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;»Я»;»В»). Формулу достаточно занести в одну ячейку. Потом «зацепить» ее за правый нижний угол и провести по всей строке. Получается так:

Как составить табель учета рабочего времени форма Т-12, т-13

По окончании периода закрытый табель проверяется руководителем подразделения, после чего он его визирует. Далее документ передается в отдел кадров, который его сверяет со своими данными. После проверки в кадровой службе табель отправляется в бухгалтерию для обсчета зарплаты.

  • Я или 01 — выход на работу в рабочее время;
  • Н или 02 — выход на работу в ночное время;
  • РП или 03 — выход на работу по выходным или праздничным дням;
  • К или 06 — командировка;
  • ОТ или 09 — нахождение в оплачиваемом отпуске;
  • Р или 14 — отпуск по беременности и родам;
  • ДО или 16 — отпуск без выплаты зарплаты;
  • Б или 19 — больничный;
  • ПР или 24 — прогул;
  • НН или 30 — неявка до выяснения причин;

Источник: http://tr777.ru/list-ucheta-rabochego-vremeni-obrazets/

Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец

Унифицированная форма Т-13 – это документ, который может использоваться как один из вариантов ведения табеля учета рабочего времени. Рассмотрим, в чем его особенности и где найти эту форму.

Когда применяется форма Т-13

Утверждение порядка ведения формы Т-13

Заполнение формы Т-13

Где взять коды для формы Т-13

Когда применяется форма Т-13

Вести учет рабочего времени своих сотрудников обязан каждый работодатель (ст. 91 ТК РФ). Он может использовать для этого любую подходящую к особенностям режима своей работы форму, в том числе разработанную им самим.

Существуют 2 формы, утвержденные одним постановлением Госкомстата, которые можно применять для целей учета отработанного времени либо в неизмененном, либо в доработанном виде:

  • Форма Т-12, 1-й раздел которой построен как табель учета рабочего времени.
  • Форма Т-13, которая, собственно, и называется табелем учета рабочего времени.

Форма Т-13 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать ее можно на нашем сайте.

Скачать унифицированную форму № Т-13

Таблицы 1-го раздела формы Т-12 и формы Т-13 очень похожи, но имеются и отличия:

  • Данные по дням месяца, относящиеся к конкретному сотруднику, в форме Т-12 располагаются в горизонтальном направлении последовательно от первого до последнего дня. В форме Т-13 они разделены на 2 части (по половинам месяца), которые находятся друг под другом.
  • С учетом того что по каждому дню помимо количества отработанных часов указывается причина присутствия или отсутствия сотрудника на работе, из-за особенностей построения таблиц в форме Т-12 каждому человеку отведены 2 строки, а в форме Т-13 – 4 строки.
  • В итоговой части таблицы формы Т-13 есть графы, отсутствующие в форме Т-12. В них отражены коды видов оплаты и корреспондирующий счет бухгалтерского учета, на котором будет учтена начисленная заработная плата.

Использовать можно любую из указанных форм. Определяющим является сам факт ее наличия. Без достоверного табеля учета рабочего времени невозможен правильный расчет заработной платы.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

О том, что заменяет зарплату для ИП, читайте в материале «ИП не вправе платить себе зарплату».

Утверждение порядка ведения формы Т-13

Порядок заполнения формы Т-13 может иметь свои нюансы у каждого конкретного работодателя, поэтому его целесообразно закрепить в соответствующем документе (инструкции или руководстве). Отражения в нем потребуют следующие моменты:

  • Назначение ответственного (или ответственных) за ведение табеля.
  • Необходимость ведения отдельных табелей по подразделениям.
  • Утверждение дополнительных кодов для выходов или невыходов на работу.
  • Утверждение порядка отражения данных в табеле: все факты присутствия/отсутствия или только невыходы.
  • Определение порядка отражения данных по выходам/невыходам в сложных или нестандартных ситуациях.

Заполнение формы Т-13

В заголовочной части формы Т-13 приводятся данные о работодателе (наименование, код ОКПО, название подразделения), номер и дата документа, период, за который он составлен.

Основанием для внесения работника в табель является приказ о его приеме на работу, а для исключения – приказ на увольнение. Данные по Ф. И. О. каждого сотрудника указываются полностью. Все причины отсутствия должны быть документально подтверждены.

При заполнении данных по конкретному человеку в 1-й верхней и в 3-й сверху строках буквенным или цифровым кодом указывается причина присутствия/отсутствия, а в расположенных под ними строках (2-й и 4-й) – количество отработанных часов. Для данных по отсутствию в строках, отведенных для количества часов, либо проставляется ноль, либо не ставится ничего.

Лишние для конкретного месяца дни перечеркиваются знаком «Х». Выходные отмечаются буквой «В». Продолжительность нормального рабочего дня, указанная в табеле, должна соответствовать количеству часов, установленному в трудовом договоре сотрудника или определенному законодательно (например, для укороченных предпраздничных дней).

Продолжительность сверхурочной работы устанавливается приказом работодателя.

Для видов отсутствия, учитываемых в календарных днях (отпуск, больничный), отметка проставляется сплошным способом, т.е. в том числе и в выходные дни. Отъезд/приезд в выходной день, связанный с командировкой, отмечается как день командировки.

Образец заполнения формы Т-13 для 8-часового рабочего дня при 40-часовой рабочей неделе вы сможете скачать на нашем сайте.

Читайте также  Корректировочный табель учета рабочего времени образец заполнения

Скачать образец заполнения формы Т-13

В этом примере имеет место работа в выходной день. Она осуществляется по приказу руководителя при наличии согласия работника. В приказе должно быть указано, как будет оплачен этот день: либо в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), либо предоставлением отгула в рабочий день.

Подробнее об оплате за работу в выходной день читайте в материале «Ст. 153 ТК РФ: вопросы и ответы».

Где взять коды для формы Т-13

Наиболее часто используемые коды присутствия/отсутствия на работе (буквенные и цифровые) размещены на 1-м листе формы Т-12. При необходимости можно разработать дополнения к ним или собственную таблицу таких кодов.

В качестве кодов вида оплаты, проставляемых при заполнении итоговой части таблицы формы Т-13, которая отсутствует в форме Т-12, в целях сопоставимости данных разумнее использовать коды, приведенные в приложении 1 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Коды из этого приложения применяются при заполнении формы 2-НДФЛ.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unificirovannaya_forma_t13_blank_i_obrazec/

Образец заполнения табеля учета рабочего времени — способы заполнения и виды

В каждом предприятии независимо от его рода деятельности и количества трудящихся должен вестись табель учета рабочего времени, в этом внутреннем документе должны в полной мере отражаться как явки и отработки трудящимися положенных часов, так и их отсутствие на рабочем месте.

Как и в любом другом процессе в заполнении рассматриваемого перечня есть установленные нормы и правила, которые обязательно должны учитываться кадровиками. А что это за требования и в чем они заключаются об этом пойдет речь далее.

Что представляет собой табель учёта рабочего времени

Ведомость учета рабочего времени представляет собой документ, заполненный в табличной форме, в котором отмечаются отработанное каждым отдельным сотрудником время (дни, часы), также эти бумаги отражают и факты неявки работника на свое рабочее место, то есть, прогулы.

С помощью этих данных в конце календарного месяца производится подсчет отработанных часов, а в некоторых случаях, особенно в небольших организациях, эта же бумага используется и для начисления зарплаты работникам, так как очень часто в такого рода предприятиях обязанности отдела кадров выполняются бухгалтером.

Основные виды

На сегодняшний день в нашей стране практикуется ведение двух различных видов образцов этих документов, это:

Выбор каждым отдельно взятым предприятием одной из этих разновидностей  зависит от следующих факторов:

  1. От численности сотрудников на предприятии.
  2. От наличия на предприятии отдельного структурного подразделения под названием «Отдел кадров».

Теперь рассмотрим их особенности и различия более детально:

1. Т12

Табель учета рабочего времени «Т 12» представляет собой сведения о количестве отработанных часов каждым отдельным трудящимся учреждения, которые предоставляются на двух листах, точнее на их 2/3 части. Заполняется этот вид учетной документации в единственном экземпляре ближе к концу календарного месяца.

После оформления этой бумаги, то есть занесения в нее всех сведений она отправляется к руководителю организации, а затем уже отправляется на утверждение, на стол бухгалтера.

2. Т13

Отличительной особенностью табеля формата «Т 13» является то, что она не имеет бумажного носителя и в течение отчетного периода, день за днем заполняется работником кадровой службы в электронном виде.

В конце месяца этот бланк распечатывается и по аналогии с первым рассмотренным видом отправляется сначала на утверждение и ознакомление к руководителю, а затем в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Лист учета рабочего времени является одной разновидностью, ведущихся на предприятии, учетной документации, в который заносятся все сведения, касающиеся рабочего времени:

  1. Количество рабочих часов (дней).
  2. Явка (неявка) работника на свое рабочее место.

Учитывая сведения, которые отражаются в этих бумагах определяется и целевое назначение этих документов, то есть их основное предназначение, которое и будет рассмотрено далее более детально:

  1. Учитывать ежедневное исполнение работником его основных обязанностей, а также следить за исполнением им трудового режима. С помощью ведения специализированной таблицы день за днем отдел кадров отслеживает выполнение каждым отдельным взятым работником обязанностей, возложенных на него согласно составленной ранее должностной инструкции.
  2. Знать отработанное время работником. В этом кадровом документе также ведется подсчет отработанного каждым отдельно взятым сотрудником рабочим временем, учитывая эти цифры в конце месяца бухгалтерия уже насчитывает положенную согласно представленным данным заработную плату.
  3. Правильно рассчитать заработную плату. Подробный учет рабочего времени в отдельном специально для этого представленном документе позволяет в итоге безошибочно произвести подсчет положенной каждому работнику заработной платы.
  4. Вести статистическую отчетность по труду, которая необходима для органов статистики. Заполнение и ведение табеля рабочего времени имеет значение не только внутреннее, то есть не ограничивается рамками одного предприятия, оно также имеет немаловажное значение для органов статистики, которые ведут более обширную работу.

Основные способы заполнения табеля

В зависимости от структуры предприятия, то есть от наличия или отсутствия в нем отдельного структурного подразделения под названием «Отдел кадров» на сегодняшний день принято выделять два различных способа вести рассматриваемый учетный документ:

  1. Заносить абсолютно все сведения, касаемые рабочего процесса.
  2. Учет только времени, когда служащего не было на рабочем месте по тем или иным причинам.

Перейдем к рассмотрению особенностей каждого из этих разновидностей бумаг отдельно:

  1. Отмечаются все явки, неявки на работу ежедневно. Каждый день на протяжении всего месяца в табель заносятся сведения о явке или неявке того или иного специалиста на свое рабочее место.
  2. Отмечаются только невыход на работу, опоздания и прочие отклонения от нормального рабочего дня. При выборе такого вида учета, в бумагу, являющуюся основным средством кадровой отчетности, заносятся сведения только о проступках в поведении работника, то есть отражаются только те случаи, когда работник по тем или иным причинам не явился на свое рабочее место.

Кто должен вести табель учёта рабочего времени

Согласно имеющимся и действующим на территории нашей страны законодательным актам всю работу, которая касается ведения кадрового учета на предприятии, должен вести работодатель, а то на какое структурное подразделение в той или иной организации будет ежедневно вестись эта работа жестко не регламентируется.

Это означает, что вопрос выделения отдела кадров или возложение ведения этих обязанностей на каких-либо других сотрудников решается непосредственно внутри каждого предприятия, путем составления внутренних приказов и распоряжений.

Какие обозначения используются

В начале повествования при даче определения о том, что из себя представляет табель учета рабочего времени нами упоминалось о табличной форме представления информации в рассматриваемом документе. Исходя из чего, становится ясным факт наличия определенных условных обозначений. Следовательно, для того чтобы суметь прочитать изложенную в формате «Т 12» или «Т 13» информацию нужно уметь читать ее, то есть быть осведомленным о значении каждого условного знака.

Именно поэтому, для того чтобы каждый наш читатель знал не только разновидности, цель составления табеля учета далее нами будут детально рассмотрены все применяемые кадровиками условные обозначения, применяемые ими в своей каждодневной работе:

  1. Я. Последней буквой русского алфавита в таблицах кадровиков обозначаются часы, которые работник отработал в дневное время.
  2. В. Этим символом великого и могучего обозначаются еженедельные выходные, а также законодательно установленные праздничные дни, не являющиеся рабочими.
  3. Н. Этим символом обозначается рабочие часы, отработанные сотрудником в ночное время суток.
  4. РВ. Аббревиатура РВ обозначает работа трудящихся вне плана, то есть в выходные и праздничные дни.
  5. С. Таким символом обозначается работа сверх нормы, то есть свыше положенных рабочих часов.
  6. Б. Второй буквой русского алфавита в табеле рабочего времени обозначается время, в которое работник был в нетрудоспособном состоянии, кроме случаев, предусмотренных пунктом  «Т».
  7. К. Период, в который работник находился в командировке, то есть он отсутствовал на основном месте работы, в этих клетках табеля проставляется знак «К».
  8. ОТ. Сокращение ОТ означает период времени, в котором сотрудник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске.
  9. ОЗ. Аббревиатура из двух заглавных букв АЗ обозначает так называемый административный отпуск, то есть промежуток, в который работник отсутствует на рабочем месте, но без сохранения заработной платы.
  10. У. Первой буквой от слова учеба обозначается отпуск работника с сохранением его средней зарплаты связанный с обучением для соответствия занимаемой должности.
  11. ДО. Так же, как называется и первая нота, в табеле учета рабочего времени обозначается отпуск, при котором не идет выплата заработной платы, однако, такой период времени также в обязательном порядке должен быть согласован с работодателем.
  12. ДБ. В ряде государственных учреждений, кроме основного оплачиваемого отпуска, также работникам предоставляется и дополнительный, но уже без сохранения оплаты, такой отрезок времени в табели и обозначается буквами ДБ.

Цифровые коды оплаты труда

Нельзя не упомянуть и о том, что в рассматриваемом учетном документе, кроме буквенных обозначений, также применяются и цифры.

Поэтому для того чтобы человеку, держащему перед собой табель, были понятны все указанные в нем обозначения, нами далее будут рассмотрены и эти количественные знаки:

  1. 2000. Начисление работнику оплаты за отработанные им часы, а также время командировок обозначается в табеле круглой цифрой – 2000.
  2. 2012. Цифра недавно нами прожитого года, то есть 2012 означает начисление заработной платы работнику во время ежегодно предоставляемого оплачиваемого отпуска.
  3. 2030. Время, в течение которого работник находился во временно нетрудоспособном состоянии из-за болезни, обозначается цифровым кодом 2030

Порядок заполнения табеля учёта рабочего времени

Часто можно услышать довольно посредственное отношение кадровиков к заполнению табеля учета рабочего времени.

На самом же деле рассматриваемый документ очень важен поэтому при его заполнении нужно придерживаться определенных правил, остановимся на некоторых из них более подробно:

  1. Каждому работнику при приеме на работу постоянную или временную присваивается табельный номер, который прописывается в каждом документе, который касается учета труда. При этом возникает вполне законный вопрос, по поводу того, как же быть с совместителями. Ведь, табельный номер в этом случае присваивается каждому работнику свой, при таких обстоятельствах учет рабочего времени каждого сотрудника ведется отдельно.
  2. В каждом подразделении организации должен быть назначен ответственный человек, который к концу календарного месяца обязан сдать начальнику отдела кадров заполненный табель. Затем, уже руководитель сверяет предоставленные ему бумаги, при выявлении каких-либо недочетов проверяет наличие предоставленных сотрудниками больничных листов или другого рода справок. При отсутствии таковых «пробелы» исправляются на прогулы.
  3. При увольнении сотрудника из организации в следующем месяце присвоенный ему ранее табельный номер удаляется. При принятии на работу же нового сотрудника в следующем месяце ему присваивается новый ранее ни за кем незакрепленный номер.
  4. Все отметки о том, что по каким-либо причинам работник не находился в определенные часы на рабочем месте должны быть подкреплены соответствующим документом (больничный, справка и т. д.).
Читайте также  Пример заполнения личной карточки учета выдачи сиз

При учете всех вышеупомянутых особенностей составление табеля не должно вызвать никаких дополнительных вопросов, так как ничего архисложного в этом нет. Требуется лишь заполнить в соответствии с заголовками граф наполнить все ячейки, то есть напротив каждой даты должна стоять отметка, отражающая реальную картину, а именно был ли человек в этот день на рабочем месте или отсутствовал по определенным причинам.

Нюансы заполнения, связанные с нестандартными ситуациями

Жизнь человека не всегда может идти по заранее расписанному плану, так может внезапно посреди отпуска ухудшиться состояние здоровья или незапланированно понадобиться взять административный отпуск, то есть определенное количество выходных дней без сохранения заработной платы.

Если все эти форс-мажорные ситуации работники внутри отделов, как правило, могут отрегулировать самостоятельно, однако, ведь такие изменения в рабочем процесс должны быть отражены и в табеле кадровика, а о том какие встречаются нюансы в этой работе и как их нужно отразить в составляемом документе пойдет речь далее:

1. Болезнь во время отпуска

Если во время отпуска работник заболел и об этом впоследствии принес в отдел кадров больничный лист, специалистом этого подразделения должны быть внесены следующие изменения в табель:

  1. Вместо ранее проставленных букв «ОТ» нужно написать символ «Б».
  2. Затем, отпуск должен быть продлен на соответствующее число дней, в которых работник находился на больничном.

2. Праздничные дни во время отпуска сотрудника

Если в период отпуска сотрудника один или несколько дней совпадают с выходным нерабочим днем, то напротив граф этих чисел кадровик должен поставить буквы «В», то есть выходной. В таком случае, как и в предыдущем отпуск будет продлен.

3. Отпуск без сохранения заработной платы

Не во всех случаях работники могут за относительно небольшой промежуток времени решить сложные вопросы и задачи, в таких случаях, как правило, сотрудники обращаются за неоплачиваемыми отпусками, так, на сегодняшний день, сотрудники в таких случаях могут воспользоваться:

  1. Отпуском по семейным обстоятельствам, который предоставляется руководством организации.
  2. Отпуском в случае бракосочетания, который предусмотрен действующим трудовым кодексом.
  3. Дополнительным отпуском, в который работник может выйти, при условии, что таковой прописан трудовым договором, который и регулирует отношения между работником и работодателем.

Несмотря на различные названия у всех этих вышеупомянутых «выходных» дней есть одна особенность, которая заключается в том, что работник при нахождении в нем не сохраняет заработной платы.

Образец табеля учёта рабочего времени

Для того чтобы подтвердить все вышеизложенное к статье прилагается типовой образец табеля.

http://lugasoft.ru/files/blank/t-13-tabel-ucheta-rabochego-vremeni/t-13-tabel-ucheta-rabochego-vremeni.rtf

Ведение и заполнение табеля не представляет ничего сложного, главное внимательность. А наши советы будут надежным советчиком в этом деле. Удачи!

Источник: https://homeurist.com/trud/dogovora/tabelja-rabochego-vremeni.html

Правила ведения упрощенного табеля учета рабочего времени

Базой для вычисления суммы заработной платы является объём часов, фактически отработанных сотрудником. Данная информация отражается в табеле учёта рабочего времени. Какие виды бланков существуют, чем упрощенный табель отличается от электронного и как правильно их заполнять?

В бухгалтерской практике существует два вида документа, на основании которого производятся учёт отработанных часов — это формы Т12 и Т13. Они необходимы для исполнения требований Трудового Кодекса, а именно статьи 91. Она гласит, что фирма-работодатель должна вести учёт времени, затраченного сотрудником на выполнение задач.

Упрощёнными называется бланк табеля учёта рабочего времени, заполняемый по форме Т12.

Многие полагают, что упрощенным он назван из-за небольшого количества требований к ведению и оформлению, по сравнению с Т13. Это утверждение верно, но отчасти. Основная разница в том, что «упрощенная» разновидность бланка заполняется вручную, в то время как вторая существует в электронном варианте, в специализированных системах учёта рабочего времени.

[/su_box]

Юридически эти документы равноправны. Это регламентировано постановлением Госкомстата Российской Федерации. Поэтому организация самостоятельно выбирает, какой вид табеля учёта использовать. Тем более что по объёму данных эти документы практически равнозначны. Также, в установленных законодательством случаях — при раздельном учете — допускается заполнять только первый раздел табеля по форме Т12.

Для чего нужен упрощенный вариант

Исходя из постановления Госкомстата, задачами ведения табеля Т12 являются:

  1. Учёт времени, затраченного сотрудником на выполнение трудовых функций. Эта информация необходима для бухгалтеров и расчета объёма заработной платы.
  2. Данные табеля будут интересны для представителей налоговых организаций. Если, к примеру, сотрудниками ведомства в рамках проверки было выявлено, что заработная плата сотруднику назначается за дни прогула, это станет поводом для разбирательства. Так как подобная практика ведёт к фиктивному росту расходов предприятия, а вместе с тем, к снижению размера налогооблагаемой базы. Фирму могут обвинить в нарушении правовых норм и обязать заплатить штраф, равный до 40% от скрытой суммы. А также заставить выплатить государству сумму удержанного налога плюс пени.
  3. Ведения формы Т12 может быть интересно ФСС. Данные, указанные в бланке являются основанием для расчета размеров пособий.
  4. Также информация табеля является основанием для защиты интересов сотрудника в суде и в трудовой инспекции. Если факт нарушения прав работника будет подтверждён, то фирму ждёт крупный жираф, а за повторное нарушение постановление деятельности.
  5. Контроль за соблюдением распорядка в фирме и разработка статистики. В том числе отчета по форме П-4.

Нормами права не установлена ответственность за отсутствие в кадровом менеджменте практики ведения табеля учёта рабочего времени. При этом, подобная ситуация все равно является правонарушением и влечёт административное наказание. Размер штрафа регламентирован статьёй 5.27:

  • для должностных лиц размер варьируется от 1 до 5 тысяч рублей;
  • для юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей.

Правила заполнения формы Т12

Лицом, ответственным за ведение табеля, может быть:

  • руководитель;
  • кадровик;
  • специалист по учёту рабочего времени.

Назначается в зависимости от размера предприятия. Также, в зависимости от возможностей предприятия — финансовых и ресурсных, устанавливается количество документов учёта. В небольших организациях, как правило, разрабатывается один табель на всех, в то время как в крупных фирмах может быть по табелю на подразделение.

Существует 2 подхода к заполнению документа:

  • полное заполнение, когда учёт ведётся ежедневно;
  • частичное заполнение — когда отметка ставится лишь в случае прогула.

восстановить хронологию событий, при частичном заполнении, практически невозможно. Подобный способ допускается лишь в предприятиях, где численность сотрудников маленькая.

В целом, за ведение Т-12 отвечают 2 службы: кадры и бухгалтерия. Если в фирме учёт времени, затраченного сотрудником на выполнение трудовых функций, ведётся раздельно, то раздел 1 табеля Т12 может использоваться как самостоятельный документ.

Графы с 1 по 17-ю заполняет руководитель или кадровики, а с 18 по 55-бухгалтерия.

Правила для заполнения формы стандартные:

  • вверху бланка необходимо указать реквизиту предприятия;
  • номер документу присваивается на основании правил делопроизводства;
  • датой составления обычно является последний день отёчного периода — времени, в течение которого учитываются данные. Обычно он равен 1 месяцу.

Что касается правил заполнения граф:

  • Заполняются в течение рабочего периода:
    • N1 — порядковый номер сотрудника;
    • N 2-3 — личные данные из трудовых карточек;
    • N 4 и 6 — отражается объём времени, которое сотрудник тратит на выполнение функций (код или количество часов). Или наоборот, факт не явки на работу. Если сотрудник опоздал — проставляется количество часов, которые присутствовал на рабочем месте.
    • N 5 и 7 — отражается объём затраченного времени за половину периода. В днях (верхняя ячейка) и часах (нижняя).

Стоит отметить, что указываются лишь часы, которые работник тратит на выполнение задач по официальной должности. Если в фирме имеется практика замещения временных вакансий или совмещение работы сразу по нескольким — такая информация в табеле не отражается.

Если основанием для приёма на работу является гражданско-правовой договор, имя исполнителя в табеле фигурировать не должно. Если отношения оформлены по совместительству – наоборот, должно быть указано в табеле.

  • Заполняются в конце рабочего периода:
    • N 8-9 — ячейка 8 является совокупным итогом 5 и 7 в днях, ячейка 9 — в часах.
    • N 15 — буквенное обозначение причины прогула. Причем таковым не может являться отсутствие на рабочем по причинам, которые были документально обоснованы (к примеру, с помощью листика о временной нетрудоспособности);
    • N 17 — информация о днях отдыха за весь отчётный период.

В зависимости от потребностей предприятия бланк табеля может быть усовершенствован, в том числе введены дополнительные графы, структурирован учёт. А тазу разработать собственные условные сокращения. Это актуально для предприятий, где ведётся посменная работа день/ночь, или сотрудники регулярно находясь в командировках.

Пример заполненного табеля представлен ниже:

По требованиям постановления Госкомстата документ разрабатывается в одном экземпляре. Подписывайся руководителем или специалистом, а также сотрудником отдела кадров и передаётся в финансовый отдел.

Некоторые сложности в ведении табеля

Основные сложности возникают, когда учёт рабочего времени ведётся по принципу суммирования.

Одна из них — утверждение порядка рабочих смен. К примеру, в году их размер равен нечетному количеству, а на основании графика необходимо, наоборот, утвердить четное.

В таком случае рекомендуется не прописывать периодичность во внутренних документах. Это позволит распределить смены, как требуется, и не выйти за установленный законодательством часовой норматив. Однако принцип подобной организации труда предопределяет иной подход к учёту времени. Ведь здесь самим договором предполагается переработка — посменная и повахтенная работа. В этом случае в табеле проставляется не количество часов, которые сотрудник затратил на выполнение функций, а стандартный рабочий день.

Дополнительная информация указывается в договоре. На ее сновании бухгалтером будет начисляться заработная плата.

https://www.youtube.com/watch?v=V2a7_qlNcy8

Также особенности в ведении табеля учёта рабочего времени возникают на предприятии, где трудятся несовершеннолетние, инвалиды и другие защищённые группы населения. Здесь принцип учёта схож с предыдущим случаем.

Сверхурочная работа, выполняемая по вине работодателя, должна быть оплачена в двойном размере, а также законодательством строго определено максимально возможное рабочее время.

Поэтому рекомендуется вместо переработки распределить смены таким образом, чтобы получилась недоработка или же выработка всего времени. В таком случае фирма должна будет лишь выплатить за эти дни среднюю заработную плату. А если учесть, что их количество обычно варьируется в пределах 5-или дней, это не приведёт к серьезным финансовым потерям.

В данном видео содержится дополнительная информация о том, как правильно вести табель учета рабочего времени.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/rezhim/rabochee-vremya/uproshhenny-tabel.html

Понравилась статья? Поделить с друзьями: