Какие кадровые документы являются обязательными в организации

Содержание

Что нужно знать бухгалтеру о кадровой документации

Какие кадровые документы являются обязательными в организации

Сразу оговоримся, что мы не будем рассматривать очевидные вещи – понятно, что трудовые книжки, договоры и кадровые приказы должны быть в каждой организации. На нашем форуме информации по их оформлению достаточно, поэтому останавливаться на составлении данных документов не будем. Скажем только то, что при проверке инспекторы обязательно их посмотрят.

В рамках же этой статьи мы расскажем про документы, о которых в компаниях частенько забывают. Особенно в тех организациях, где кадровый учет ведет не сотрудник, специализирующийся на данном виде учета, а человек, совмещающий работу бухгалтера и кадровика. Итак, какие же кадровые документы (помимо трудовых книжек, договоров и приказов) обязательно должны быть в организации? Вот их перечень:

  • Табель учета рабочего времени
  • График отпусков
  • Штатное расписание
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Расчетный листок
  • Книги учета трудовых книжек
  • Личная карточка работника

Табель учета рабочего времени

Первый документ, о котором мы сегодня поговорим, – это табель учета рабочего времени. О том, что такой документ должна иметь любая организация, сказано в статье 91 Трудового кодекса, где закреплена общая обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени.

Формы для такого учета – Т-12 и Т-13 – утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – постановление № 1). Обратите внимание, что вести надо только одну (любую) из них. Отличаются они тем, что в форме Т-12 имеются графы для расчета заработной платы, а Т-13 – исключительно кадровая форма, в которой учитываются только явка сотрудников и отработанное ими время.

Хранить табели учета рабочего времени нужно в течение пяти лет после окончания года, за который они заполнялись (приказ Минкультуры России от 25.08.10 № 558*; далее – приказ № 558). Обратите внимание: на предприятиях с вредными, опасными или тяжелыми условиями труда срок хранения табелей составляет 75 лет, так как содержащиеся в них данные могут быть необходимы для исчисления стажа и пенсий.

График отпусков

Следующий документ, про который далеко не всегда помнят бухгалтеры, выполняющие функции кадровика, связан с отпусками сотрудников. Речь идет о графике отпусков. В статье 123 ТК РФ прямо сказано, что график отпусков обязательно должен быть в организации. Данный документ составляется по унифицированной форме Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата №1.

Обратите внимание: график отпусков должен быть утвержден в строго определенное время – не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Кроме того, любые отклонения реальных отпусков от этого графика должны оформляться отдельными приказами, вносящими изменения в график.

И еще одно важное замечание. Срок хранения графика отпусков составляет один год (см. приказ № 558), который исчисляется с 1 января года, следующего за тем, на который был составлен график. Например, график отпусков на 2012 год надо было утвердить не позднее 16 декабря 2011 года, а хранить его надо будет до 31 декабря 2013 года. Соответственно, в 2012 году инспекторы при проверке могут потребовать графики отпусков на 2012 год и на 2011 год. Как видим, хранить графики отпусков за все прошлые годы организация не обязана.

Штатное расписание

Идем дальше. В ряду уже озвученных документов штатное расписание стоит особняком. Дело в том, что напрямую в Трудовом кодексе не сказано о необходимости иметь штатное расписание в каждой организации. Но при этом в Кодексе есть норма, согласно которой в трудовом договоре нужно указать должность в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ). Вот и выходит, что в организации должен быть документ, где указываются наименования должностей, размеры окладов и другие условия.

Форма, по которой оформляется штатное расписание (форма Т-3), также утверждена постановлением Госкомстата №1. При этом штатное расписание (как и график отпусков) – документ, который вовсе не обязан быть статичным. Компания может оперативно добавлять или сокращать должности, переименовывать их и т.п.

Но любое это действие должно находить официальное подтверждение в приказах, вносящих изменения в штатное расписание.

Также надо следить за тем, чтобы наименования должностей в штатном расписании (в его последней, действующей редакции) совпадали с наименованиями должностей в трудовых договорах и трудовых книжках.

Правила внутреннего трудового распорядка

Необходимость иметь документ под названием «Правила внутреннего трудового распорядка» напрямую вытекает из статьи 189 ТК РФ. В ней сказано, что «трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка» и приводится краткое описание этого документа.

Не забудьте, что данные правила утверждаются приказом руководителя. Каждого сотрудника нужно ознакомить с ними под подпись. В случае изменения или принятия новых правил, прежняя редакция должна храниться в течение одного года (см. приказ № 558).

Расчетный листок

Следующий документ обязательно заинтересует проверяющих из трудинспекции. Речь идет о расчетном листке, который, согласно статье 136 ТК РФ, работодатель должен выдавать каждому работнику при выплате заработной платы. В листке должна содержаться информация о составных частях зарплаты за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате.

Как показывает практика, о необходимости выдачи таких листков помнят не на всех предприятиях. А ведь за отсутствие расчетных листков при выплате каждой заработной платы инспектор имеет право штрафовать организацию на 50 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Вот поэтому-то расчетные листки так интересуют контролеров: затрат на выявление нарушения практически никаких, а штраф можно насчитать весьма внушительный.

Итак, что же надо сделать, чтобы этого штрафа избежать? Прежде всего, утвердить форму расчетного листка. Делается это приказом по организации, который издается на основании статьи 136 ТК РФ. В этом же приказе целесообразно зафиксировать порядок заполнения данного листка, а также порядок его выдачи сотрудникам, четко обозначив лиц,ответственных за каждый этап.

Обратите внимание, что форму расчетного листка и порядок выдачи его работникам нужно утвердить даже в тех организациях, где заработная плата перечисляется на банковские карты (письмо Роструда от 18.03.10 № 739-6-1).

Книги учета трудовых книжек

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2012/4/5940

Виды кадровых документов организации в соответствии с ТК РФ

Основные  кадровые документы  должны вести все организации, вне зависимости от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы прямо или косвенно названы в Трудовом кодексе РФ. Кадровые документы должны быть у каждого работодателя, эта обязанность прямо отражена в действующем Трудовом кодексе РФ. 

В целом к основным кадровым документам, которые обязательно должны быть в наличии, относятся:

  • трудовая книжка работника;
  • штатное расписание (форма № Т-3);
  • трудовой договор (или контракт);
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
  • личную карточку (форма № Т-2);
  • приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
  • график отпусков (форма № Т-7);
  • приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
  • табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
  • табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение по защите персональных данных работника;
  • трудовую книжку;
  • локальные акты по охране труда.

В свою очередь, все обязательные кадровые документы делятся на виды: локальные нормативные акты, унифицированные формы по учету кадров, факультативные кадровые документы. Рассмотрим каждый из этих видов коротко в отдельности.

Локальные нормативные акты

Это обязательные кадровые документы организации,  создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений работодателя и работников в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. В состав локальных нормативных актов, которые в соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан разработать, включены следующие документы:

  • штатное расписание (ст.57 Трудового кодекса РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст.56, 189, 190 Трудового кодекса РФ);
  • документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст.86, 87, 88 Трудового кодекса РФ);
  • при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст.103 Трудового кодекса РФ);
  • график отпусков (ст.123 Трудового кодекса РФ);
  • правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (ст.212 Трудового кодекса РФ).
Читайте также  Образец письма с приложением документов

Все вышеназванные документы инспекторы федеральной инспекции по труду всегда проверяют в первую очередь, поэтому их разработка и ведение в соответствии с трудовым законодательством РФ обязательна.

К унифицированным формам по учету рабочего времени и расчетов с работниками по оплате труда, утвержденные постановлением госкомстата российской федерации от 5 января 2004 года № 1, к ним относят:

  • табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12);
  • табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
  • расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
  • расчетная ведомость (форма № Т-51);
  • платежная ведомость (форма № Т-53);
  • журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);
  • лицевой счет (форма № Т-54);
  • лицевой счет (форма № Т-54а);
  • записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);
  • записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61);
  • акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

Еще один вид обязательных кадровых документов именуется как факультативные кадровые документы, которые работодатель вправе самостоятельно  разрабатывать наравне с иными внутренними локальными нормативными актами, кроме того их перечень, порядок ведения работодатель определяет для себя самостоятельно. Факультативные кадровые документы скорее носят рекомендательный характер, которые также как и другие виды кадровых документов содержат нормы трудового законодательства РФ и необходимы для регламентации трудовых отношений.

К факультативным кадровым документам организации, как правило, относят:

  • положение о структурных подразделениях организации;
  • положение о персонале;
  • должностные инструкции;
  • положение об аттестации работников.

Таким образом, весь набор кадровой документации в организации определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего трудового законодательства РФ, с учетом специфики деятельности организации и организации труда в ней, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя, без исключения.

Источник: http://apgmag.com/vidi-kadrovih-dokumentov/

Кадровые документы организации. Формы кадровых документов :

На любом предприятии учет зарплаты и труда сотрудников осуществляется в соответствии с первичной документацией, оформляет и ведет которую кадровая служба. Если деятельность этого подразделения поставлена недостаточно хорошо, то происходят серьезные сбои в работе всей компании. Рассмотрим далее, что собой представляют документы кадрового делопроизводства.

Общие сведения

Как выше было сказано, при недостаточно грамотной организованности деятельности кадрового отдела возникают различные проблемы на предприятии. В частности, возможны задержки с выплатами зарплаты, компенсаций по больничным листам, несвоевременная подготовка бумаг для предоставления в контролирующие инстанции. Все это приводит к существенному ухудшению финансовых показателей фирмы.

Документы кадровой службы заполняются в соответствии с требованиями, содержащимися в ТК. Контроль над правильностью ведения бумаг осуществляют и трудовая, и налоговая инспекция. Надзорный служащий может посетить любой офис компании вне зависимости от вида ее деятельности и типа собственности и потребовать для проверки кадровые документы организации.

Такими полномочиями инспекторы наделяются в соответствии с ФЗ № 134.

Задачи делопроизводства

Деятельность кадровой службы охватывает все процессы, которые относятся к составлению и обработке документации в соответствии с установленными правилами. Она осуществляется для решения ряда управленческих задач. К ним, в частности, относят:

  1. Перевод сотрудников на другую работу.
  2. Заключение трудовых договоров и зачисление в штат.
  3. Организацию профессиональной деятельности работников.
  4. Поощрение сотрудников.
  5. Предоставление служащим отпусков.
  6. Аттестацию работников.
  7. Учет использования времени для работы.
  8. Оформление штатного расписания.
  9. Привлечение сотрудников к деятельности в нерабочие праздничные и выходные дни.
  10. Оформление командировок.
  11. Увольнение с работы и расторжение договора.
  12. Наложение дисциплинарных взысканий.

Для чего нужны кадровые документы?

Основное назначение этих бумаг заключается в обеспечении максимальной прозрачности в рамках трудовых правоотношениях. Система делопроизводства основывается на определенных правилах и требованиях. Их соблюдение гарантирует сотрудникам стабильность, а для административного аппарата компании — упрощенность управления. Благодаря точной регламентации круга обязанностей и прав, которую обеспечивают кадровые документы, соблюдаются интересы всех участников трудовых правоотношений.

Виды бумаг

В соответствии с нормами ТК, основные формы кадровых документов следующие:

  1. Штатное расписание.
  2. График отпусков.
  3. Правила внутреннего распорядка на предприятии.
  4. Документы, в соответствии с которыми устанавливается порядок обработки личных данных сотрудников, а также их обязанности и права.
  5. Инструкции и правила по ОТ. Любой работодатель обязан обеспечить безопасные условия для осуществления сотрудниками их профессиональной деятельности. С составленными инструкциями и правилами служащие должны быть ознакомлены под подпись.
  6. Графики сменности. В ТК установлена предельно допустимая продолжительность трудовой деятельности в день. При сменной работе учет времени осуществляется путем составления соответствующих графиков.

Перечисленные кадровые документы чаще всего являются предметом проверки контролирующих органов.

Личный состав

Кадровые документы, включающие в себя сведения о сотрудниках, создаются в ходе работы подразделения с персоналом. Такие бумаги всегда тесно связаны с конкретным служащим предприятия. Они отражают информацию о профессиональной деятельности сотрудника, его квалификации, результатах труда, условиях зачисления в штат, стаже и так далее. К таким документам, в частности, относят:

  1. Распорядительные бумаги, подтверждающие трудовую деятельность гражданина.
  2. Информационно-расчетные документы.
  3. Официальную внутреннюю переписку.
  4. Книги/журналы регистрации и учета.

Документы каждой группы имеют свою специфику. Они предназначаются для различных целей, разрабатываются, вводятся в действие, утверждаются по соответствующим порядкам.

Распорядительные бумаги

Эта категория включает в себя распоряжения и приказы начальства. С помощью их руководитель реализует полномочия по управлению предприятием, предусмотренные в Уставе компании. Распоряжения разделяются на две группы. К первой относят акты по основной деятельности фирмы. Ими, в частности, являются распоряжения по производственным вопросам, порядку проведения аттестаций, инструкции и так далее. Во второй группе находятся распоряжения по личному составу.

К ним относят акты об увольнении, приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, дисциплинарных взысканиях, поощрениях. Документы первой группы охватывают деятельность предприятия в целом и к работе кадрового подразделения относятся косвенно. Другая категория бумаг непосредственно связана с деятельностью персонала. В большинстве своем — это унифицированные кадровые документы. Их бланки утверждаются Госкомстатом.

К документам, отражающим деятельность персонала, относят:

  • трудовую книжку;
  • справку о рабочей деятельности;
  • трудовой договор;
  • копии приказов об увольнении и зачислении в штат.

Эти документы предназначены для максимально полной иллюстрации трудового стажа работника. Он, в свою очередь, будет иметь значение и для назначения ему пенсии в будущем, и для расчета пособия по нетрудоспособности во время его деятельности на предприятии. Копии приказов других работодателей выступают в качестве основания для внесения в трудовую книжку записей о совместительстве, оформления ее дубликата.

Информационно-расчетная категория

Эти документы ведутся с целью учета личных данных служащих, закрепления сведений, касающихся их трудовой деятельности. В их числе присутствуют:

  • личная карточка;
  • табель по учету рабочего времени;
  • штатное расписание;
  • личное дело.

Для большинства из них используются типовые бланки. Унифицированные формы кадровых документов значительно упрощает процесс их заполнения.

Внутренняя переписка

Она используется на предприятии для оформления принятых кадровых решений. К примеру, для привлечения к дисциплинарной ответственности какого-либо работника необходимо взять с него объяснение. Если же предполагается поощрение служащего, его непосредственный начальник отправляет в адрес директора предприятия соответствующее представление. Внутренняя переписка выступает в качестве одного из вариантов официального обмена мнениями между сотрудниками.

Книги контроля и учета

Регистрационные журналы предназначены для учета имеющейся кадровой документации (приказов, удостоверений, личных дел, трудовых книжек). Каждой бумаге присваивается определенный номер. В журнале также проставляется дата регистрации документа. Правильный учет придает бумагам юридическую силу. Это, в свою очередь, позволяет доказать ту или иную позицию в трудовом споре. Регистрация и хранение кадровых документов этой группы осуществляется уполномоченными лицами. На предприятии используют журналы регистрации:

  • Приказов о переводе, увольнении, приеме на работу.
  • Трудовых договоров.
  • Приказов о предоставлении отпусков.
  • Командировочных удостоверений.
  • Приказов о дисциплинарных взысканиях и поощрениях.
  • Служебных заданий.
  • Приказов о командировках.
  • Локальных актов.
  • Трудовых книжек и дополнительных вкладышей к ним.
  • Справок.
  • Больничных листов.
  • Несчастных случаев на предприятии.

Одни образцы кадровых документов утверждаются на федеральном уровне, другие — разрабатываются самой компанией.

Все ли бумаги необходимы?

Условно приведенные выше кадровые документы разделяются на три категории:

  • Зависящие от специфики деятельности фирмы.
  • Рекомендованные.
  • Обязательные.

Последние необходимо вести всем предприятиям без исключения, вне зависимости от количества сотрудников, вида деятельности, правового статуса. Эти документы или прямо, или косвенно указаны в ТК. Например, необходимость составления правил распорядка на предприятии следует из статей 189-190, штатного расписания — из ст. 57. Рекомендованные бумаги предназначены для оптимизации кадровой работы.

Их наличие или отсутствие зависит от решения руководителя. Документы, которые зависят от специфики деятельности организации, будут обязательны для конкретной компании. Если на предприятии предусмотрены вредные или опасные условия труда, то для него обязательна разработка дополнительных правил и инструкций.

Читайте также  Право подписи финансовых документов на основании приказа

Например, это могут быть Положения о прохождении регулярных медосмотров, инструктажей по ТБ и так далее.

Восстановление бумаг

Зачастую, когда на предприятии появляется новый кадровый работник, он встречается с определенными сложностями. Например, в компании могут отсутствовать те или иные обязательные бумаги. За один день составить и внедрить необходимые документы невозможно.

В этом случае следует выделить самые важные и начать их оформление. Специалисты рекомендуют в первую очередь приступить к составлению графиков отпусков и штатного расписания.

Затем следует проверить наличие и правильность оформления контрактов, приказов о переводе, приеме на работу, отметок в трудовых книжках.

Если на предприятии отсутствуют журналы учета, их также нужно завести. Далее необходимо привести в порядок все личные карточки. Все документы датируются временем оформления. Однако в тексте бланка, например, ф. Т-2, проставляется реальная дата, то есть число, когда сотрудник был принят на работу либо переведен.

В данном случае можно обратиться за помощью в бухгалтерию и запросить лицевые счета служащих для уточнения и сверки сведений. В процессе восстановления утерянных или отсутствующих бумаг предприятия не следует забывать и о текущей работе. После этого необходимо приступить к составлению, оформлению и внедрению обязательных локальных актов.

Сроки хранения документации по личному составу утверждены соответствующим Перечнем. Все приведенные в нем бумаги должны сдаваться впоследствии в архив.

Источник: https://BusinessMan.ru/kadrovye-dokumenty-organizacii-formy-kadrovyx-dokumentov.html

Какие кадровые документы обязательно должны быть в организации: порядок и сроки их хранения — Юридический справочник бизнеса

Кадровая документация представляет собой довольно внушительный перечень бумаг, который должен быть в любой организации, имеющей наемных работников, независимо от правовой формы и сферы деятельности. В кадровых документах затрагиваются организационные вопросы, касающиеся персонала, вопросы расчета заработных плат, предоставления отпусков, учета рабочего времени и защиты персональных данных сотрудников.

Кадровая документация всегда должна быть в порядке: это важно как для самой организации, так и для контролирующих органов, которые могут нагрянуть с проверкой в любой момент.

К контролирующим органам относятся подразделения трудовой инспекции и налоговые органы.

В крупных компаниях ведением кадровых документов занимаются специальные службы по персоналу, тогда как в небольших организациях эту работу обычно выполняют бухгалтеры (штатные либо внештатные), секретари или сами руководители.

Основным правовым документом, который регулирует принципы трудовых отношений, является Трудовой кодекс РФ. На основании норм, утвержденных данным кодексом, в организациях разрабатываются и утверждаются необходимые локальные нормативные акты. Кроме Трудового кодекса РФ, ведение кадровой документации осуществляется на основе ряда федеральных законодательных актов и постановлений: Закона №152-ФЗ («О персональных данных»), Постановления правительства РФ №225 («О трудовых книжках») и т. д.

Далее рассмотрим основные кадровые документы, которые обязательно должны быть в организации, их назначение, порядок и сроки хранения.

Штатное расписание организации

Один из основных кадровых документов – штатное расписание организации. В нем указывается структура, состав и численность персонала, наименования должностей. Данный документ утверждается при создании организации и действует бессрочно. При этом в штатное расписание по приказу руководителя организации можно вносить неограниченное количество дополнений.

Постановлением Госкомстата РФ утверждена унифицированная форма документа №Т-З. Храниться данный документ должен на протяжении всего периода существования организации.

Положение о персональных данных

Входит в перечень обязательных кадровых документов. В положении указывается перечень персональных данных, порядок их обработки и условия передачи третьим лицам. Также в документе обозначаются права сотрудников, касающиеся данного вопроса.

Положение может составляться в произвольной форме, главное – чтобы оно соответствовало требованиям закона №152-ФЗ. Все сотрудники организации в письменной форме подтверждают ознакомление с данным документом. Кроме того, они дают письменное согласие на использование, хранение и обработку своих персональных данных.

Хранится документ на протяжении всего срока деятельности организации. Кстати, отсутствие документа является одним из самых распространенных видов нарушений, которое наказывается штрафом в несколько тысяч рублей.

Трудовые договоры

Согласно законодательству, с каждым сотрудником организации в письменной форме должен быть заключен индивидуальный трудовой договор. Документ составляется в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а второй передается работнику.

В документе указывается место работы, должность сотрудника, оплата труда и период, на который заключается договор. Все изменения в дальнейшем оформляются в дополнительных соглашениях к договору.

Отсутствие трудовых договоров грозит компании серьезными штрафами.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, трудовой договор должен храниться на протяжении 75 лет.

Личные карточки работников

Личные карточки заполняются на всех сотрудников организации. Вести их можно как по собственной форме, так и по форме Т-2, утвержденной Госкомстатом. В карточки вносятся сведения из документов, предоставленных сотрудниками: паспортов, трудовых книжек, документов об образовании, страховых свидетельств и т. д.

Хранятся личные карточки работников, как и трудовые договоры, на протяжении 75 лет.

Трудовые книжки

Трудовая книжка является главным документом, подтверждающим рабочий стаж сотрудника. Ведение трудовых книжек является обязательным для всех работодателей. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек утвержден Постановлением Министерства труда РФ №69 от 10.10.2003.

Все записи, которые вносятся в трудовые книжки о приеме на работу и об увольнении с работы, заверяются печатями организаций и подписями ответственных лиц.

При увольнении из организации сотрудник получает на руки свою трудовую книжку.

Невостребованные книжки хранятся в организации в течение 50 лет, а при ликвидации сдаются в архивные учреждения.

Кроме трудовых книжек, в организациях должны быть книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, и приходно-расходные книги по учету бланков трудовых книг и вкладышей. Срок хранения этих документов также составляет 50 лет.

Положение об оплате труда

Документ составляется в том случае, если в организации, кроме заработных плат, предусмотрены иные выплаты для сотрудников, такие как премии или бонусы. В положении указывается принцип их начисления, порядок индексации зарплат, условия возмещения командировочных расходов.

Документ хранится на протяжении всего периода осуществления деятельности организации.

Приказы

В каждой организации выдаются различные приказы, касающиеся кадровой политики. Это могут быть приказы о назначении ответственных за соблюдение правил пожарной безопасности, приказы о сроках сдачи отчетности, приказы об организации воинского учета и другие документы.

Прием на работу и увольнение с работы, премирование сотрудников также осуществляется на основании приказов руководства. Поэтому приказы можно включить в перечень основных кадровых документов организации. Хранятся приказы также в течение 75 лет.

Другие кадровые документы организации

В число кадровых документов могут входить положения о системе обучения персонала, об аттестации работников, различные инструкции, акты, протоколы, соглашения о материальной ответственности, а также книги учета кадровой документации.

Кроме обязательных документов, которые должны быть в каждой организации, существует ряд рекомендательных документов, которые служат для организации работы с кадрами и ведутся (либо не ведутся) по усмотрению руководства.

К примеру, положения об отделах и должностные инструкции специалистов есть не в каждой компании.

Помимо этого, в зависимости от специфики компаний, могут вестись другие кадровые документы, обязательные для организаций, занимающихся определенными видами деятельности. Преимущественно это касается организаций с вредными условиями труда, в которых дополнительно утверждаются положения о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами и документы о прохождении регулярных медосмотров.

Источник: http://bizjurist.com/dejatelnost/kadrovye-dokumenty.html

Обязательные документы компаний

kotfagot 14 сентября 2015 01:19

Обязательные организационные документы можно определить как комплекс взаимосвязанных бумаг, регламентирующих структуру, функции организации, права и обязанности работников и руководителей.

Какие организационные документы считаются обязательными?

К числу обязательных организационных относятся следующие бумаги:

1. Положения – нормативные документы, регламентирующие организационные и трудовые отношения. Положение может регулировать как деятельность всей компании, так и работу единственного должностного лица. Типичный вариант положения – документ, регламентирующий деятельность филиала, определяющий его внутреннюю структуру, ключевые функции, порядок реорганизации и упразднения.

2. Устав – перечень правил, регулирующих взаимоотношения организации с другими юридическими образованиями, частными лицами и государством. Устав составляется учредителями организации и обязательно регистрируется.

Этот документ включает такие данные, как:

— название, вид, местонахождение фирмы;- цель функционирования;- порядок образования имущества и распределения прибыли между акционерами;

— сведения о внутренней структуре.

Также есть конкретные требования к отдельным категориям организаций: например, акционерные общества обязаны прописывать условия приобретения акций и доли участников.

3. Штатная численность и штатное расписание. Штатная численность устанавливает названия должностей и количество кадровых единиц для каждой должности. Документ подписывается начальником кадровой службы и руководителем фирмы и визируется главным бухгалтером.

Штатное расписание устанавливает численный состав сотрудников, а также общий фонд заработной платы. Его составляет главный бухгалтер.

4. Должностные инструкции устанавливают права и обязанности сотрудников организации. Создаются инструкции кадровым специалистом, подписываются руководителем фирмы и юридическим консультантом. Срок хранения должностных инструкций – 3 года.

5. Договор – правовой документ, регулирующий хозяйственные отношения между субъектами экономической деятельности. Договор имеет обязательные реквизиты – к ним относятся подписи, печати, юридические адреса и банковские реквизиты участников сделки.

Обязательные кадровые документы

К числу обязательных кадровых документов относятся такие бумаги, как:

1. Положение о защите личных (персональных) данных работников дается работнику под подпись при найме и хранится постоянно.

2. Трудовые книжки хранятся вплоть до увольнения работника (невостребованные хранятся постоянно). Исключение – совместители: от них трудовая не требуется.

Читайте также  Как архивировать документы в организации

3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Этот документ постоянно заполняется и содержится в отделе кадров в течение 50-ти лет. При упразднении фирмы документ должен быть перемещен в городской архив – там срок его хранения достигает 75 лет.

4. Приказы по кадровому составу. К этой категории документов относятся приказы о трудоустройстве, об увольнении, о командировках и перемещениях сотрудников на другие должности. Приказы хранятся 75 лет.

5. Приказы по отпускам издаются по письменному заявлению сотрудников и оформляются минимум за три дня до того, как сотрудник отправляется в отпуск. Срок хранения приказов – 5 лет. К этому блоку еще можно отнести график отпусков, который оформляется за две недели до наступления нового календарного года. График сохраняется в течение 12 месяцев, после чего утрачивает актуальность.

6. Положения об оплате труда, а также ТУРВы. Положения содержат схему премирования персонала, информируют о доле окладной части при сдельно-премиальной системе. ТУРВ (табель учета рабочего времени) позволяет судить, сколько дней фактически отработал сотрудник за определенный период.

Охрана труда: обязательные документы

Обязательными являются такие документы по охране труда:

1. Инструкция по охране труда (обязательна по Трудовому Кодексу – статья 212).

2. Листы ознакомления, подтверждающие, что сотрудники знают требования охраны труда, определенные нормативными актами.

3. Сами регулирующие нормативные акты.

4. Журналы инструктажей по технике безопасности.

5. Перечень должностей, которые освобождены от инструктажей, потому как не связаны с эксплуатацией потенциально опасных объектов.

6. Документы, удостоверяющие, что работник прошел инструктаж.

7. Приказ о делегации полномочий, если руководитель передал ответственность за охрану труда штатному специалисту.

Источник: https://utmagazine.ru/posts/12561-obyazatelnye-dokumenty-kompaniy

Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Виды кадровой документации

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2

Оформляем документы с нуля

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Кадровые документы (учет) с нуля: виды 

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

  1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
  2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
  3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
  4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
  5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

  1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
  2. Устав ООО.
  3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
  4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
  5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
  6. Положения о создании филиалов, подразделений.
  7. Перечень аффилированных лиц.
  8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить. 

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

  1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

  1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
    • трудовой договор;
    • приложения к трудовому договору;
    • трудовая книжка;
    • личное дело сотрудника;
    • прочие документы.
  2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы?»
  3. Внутренняя служебная переписка.
  4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
  5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1 

Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):

  1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек — скачать».
  2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
  3. Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
  4. Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
  5. Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
  6. Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
  7. Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы. 

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2 

Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:

Оформляем документы с нуля

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
  2. Изучить уставную документацию ООО.
  3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
  4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
  5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году».
  6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
  7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
  8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу». 

Особенности кадрового учета для микропредприятия 

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

  1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
  2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

Источник: https://rusjurist.ru/ooo/skachat_dokumenty_ooo/neobhodimye_kadrovye_dokumenty_s_nulya_dlya_ooo/

Основные документы кадрового делопроизводства

В каждом бизнесе имеется свой внутренний документооборот, который обязателен для каждого предприятия. Особенно это касается кадровой деятельности. Какие существуют обязательные документы по кадровому делопроизводству, какие виды документов необходимы на предприятии и каковы нормы и правила их ведения, опишем в статье.

Основные документы кадрового делопроизводства – это тот пакет документов, который необходим, чтобы регламентировать и контролировать взаимоотношения между работодателем и штатным персоналом. Речь идет о журналах учета рабочего времени, журналах регистрации трудовых, документах, которые отражают факты приема работников, их увольнения, отпусков и прогулов, а также документах, где записываются все командировки, даты, задачи и затраты.

Классификация документов

Документооборот предприятия регламентирован законом №152-ФЗ, где описаны требования о хранении персональных данных сотрудников. Нормы ведения журнала учета, бланков и вкладышей описаны в Постановлении №225.

Документы по уровню обязательности:

  • Первичные документы, обязательные во всех предприятиях (включая мелкий бизнес).
  • Документы, которые носят рекомендательный характер.
  • Документы специфической направленности – зависит от сферы деятельности предприятия, структуры.

Документы в соответствии с их целевой принадлежностью:

  • Документация, которая используется в учета штата: распоряжения о найме и расчете сотрудника, о смене должности, о предоставлении отпуска, приказы о командировке.
  • Документы по управлению персоналом и организации деятельности работников: должностные инструкции, формы отчета по стажировке и адаптации сотрудников.

Документы по функциональности:

  • Внутренние нормативные акты необходимы для того, чтобы определять принципы, цели и миссию деятельности предприятия, которые обязаны исполнять и учитывать в работе абсолютно все работники предприятия (распоряжения собственника, положения и требования в отношении рабочей дисциплины, инструкции).
  • Документы информационно-расчетного характера, которые содержат информацию о работниках и обо всем, что связано с их работой на предприятии (таблицы с графиками и расчетами, расчетные листы, документы с выплатами за командировки).
  • Документы, подтверждающие выполнение трудовых обязанностей сотрудников в соответствии с трудовым законодательством РФ и пенсионным законодательством.
  • Документы распорядительного характера, которые издаются непосредственно собственником предприятия с целью передачи их работникам (распоряжения, приказы о кадровых изменениях, постановления).
  • Документы для ведения кадрового учета: журнал регистраций, книги учета, которые необходимы для установления на всех документах порядкового индекса и которые дают кадровым бумагам юридическую силу. Они необходимы для работы кадровой службы и общего учета работников их документации в организации.

Список этих документов достаточно широкий, однако каждый кадровик должен знать и понимать, как они составляются, и иметь возможность как составить их, так и проконтролировать грамотность их оформления.

К обязательным документам относится:

Это перечень основных документов кадровой документации, которые должны быть на каждом предприятии.

Требования к хранению кадровых документов

Кадровые документы важны не только для внутренней отчетности, но и для соответствия трудовому законодательству РФ. Необходимые документы должны храниться в каждой организации, за что отвечают уполномоченные лица.

Документацию систематически проверяет инспекция и при необходимости выносит наказание за несоблюдение требований трудового законодательства. К примеру, нарушение требований ТК по охране труда может повлечь за собой административную ответственность, штраф при которой для должностных лиц колеблется от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, для ООО – от 30 тыс.

до 50 тыс. рублей, а при серьезных нарушениях деятельность предприятия могут приостановить на 3 месяца в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Если должностному лицу вынесено повторное замечание за аналогичное нарушение законодательства о труде, он подвергнется дисквалификации на срок 1-2 года.

При нарушении требований законодательства касательно ведения, заполнения и хранения документов строгой отчетности и обязательных бумаг, перечисленных выше, работодатель и кадровый сотрудник несут административную и уголовную ответственность. Подробнее в ст. 419 ТК РФ. При отсутствии обязательных кадровых документов на предприятия работодателю выносится первоначальное замечание и назначается дата повторного визита инспекции по труду, в результате которого все обязательные документы должны быть заведены в соответствии с законодательством.

Статья 13.20 КоАП РФ диктует нормы ответственности за неправильное хранение обязательных документов, в том числе трудовых книжек, личных карточек работников и приказов разного характера.

Нарушение конфиденциальности сведений о сотруднике карается в соответствии со ст. 137 УК РФ. Штраф может достигать 200 тыс. рублей.

Ведение документооборота и хранение обязательных документов на предприятии – обязательное требование для кадровой службы. Контроль этого вопроса осуществляется Государственным архивом РФ и Рострудинспекцией, которые в любой момент имеют право приехать с проверкой на предприятие.

Источник: https://zhazhda.biz/base/osnovnye-dokumenty-kadrovogo-deloproizvodstva

Понравилась статья? Поделить с друзьями: