Как прописать в должностной инструкции взаимозаменяемость

Содержание

Возложение дополнительных обязанностей на работника

Как прописать в должностной инструкции взаимозаменяемость

Работодатели хотят, чтобы работники качественно выполняли свои обязанности. Но потребности предприятия меняются, и приходится корректировать функционал сотрудников. Иногда работники вынуждены брать на себя дополнительную работу, и не всегда в соответствии со специализацией. Нужно ли согласие подчиненного на дополнительные обязанности? Как это оформить документально? Разбираемся в этой статье.

Для чего вменять обязанности сотруднику?

Раз и навсегда определенный круг обязанностей – это, к сожалению, утопия. Жизнь и производство сложны и многогранны, они постоянно ставят новые задачи, которые необходимо решать, в том числе, и изменением обязанностей сотрудников.

Цель одна: повышение эффективности работы предприятия, минимизация затрат и увеличение дохода.

Причины, чаще всего вынуждающие работодателя пересмотреть обязанности своих подчиненных:

  • государством приняты новые нормативные акты, и необходимо привести штат в соответствие с ними;
  • в процессе производства произошли изменения (появились новые технологии, процессы, оборудование и т.п.);
  • меняется организация труда;
  • необходимо перераспределить обязанности между сотрудниками.

Документы, регламентирующие обязанности

Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.

  1. Трудовой договор. Как гласит ч.2 ст.57 ТК, в нем должна быть указана рабочая функция нанимаемого – работа по одной или нескольким специальностям в рамках квалификации. Естественно, очерчивается и круг определенных обязанностей. Если этот «круг» каким-то образом меняется, придется корректировать трудовой договор.

    К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства.

  2. Должностная инструкция. Работодатель может выбирать обязанности, необходимые ему от сотрудника. Если юридически условия, выписанные в трудовом договоре, а главное, рабочая функция, не меняются, то должностную инструкцию руководитель вправе менять без учета мнения сотрудников.

    ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.

Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:

  • как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
  • как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.

Дополнительные обязанности в рамках одной должности

Как составлять должностные инструкции, не говорят никакие нормативные документы, кроме рекомендаций Роструда, поэтому их оформление – добровольно для работодателя, а форма произвольна. Практически все предпочитают все же оформлять их, так как этот документ:

  • значительно упрощает организацию труда;
  • снимает возможные разногласия по поводу выполняемой работы;
  • разграничивает ответственность;
  • устраняет дублирование схожих функций;
  • составляется не субъективно «под работника», а «под должность», кто бы ее не занимал.

СПРАВКА! При определении обязанностей той или иной должности за основу берется Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий. Многие его положения устарели, работодателю часто нужны новые, не отраженные в нем должности. В таких случаях местные органы исполнительной власти могут принять нормативные акты по требованиям к той или иной должности.

Руководители могут сами определять содержание должностной инструкции, поэтому в рамках одной и той же должности они могут вносить в нее дополнительные обязанности, если таковые:

  • вписываются в квалификационную характеристику;
  • обусловлены технической реорганизацией предприятия;
  • вызваны изменением условий труда.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если причиной изменений становятся перемены технических и/или организационных условий труда, сотрудник должен узнать об этом за 2 месяца (ч.2. ст.74 ТК). Согласие сотрудника не требуется, но вовремя быть проинформированным – его право.

Во всех остальных случаях необходимо оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающее обязательное согласие работника.

Два способа возложения обязанностей дополнительных должностей

Существуют различные причины, когда работодателю или сотруднику может потребоваться изменение круга обязанностей. Например, сокращается должность, и другой компетентный сотрудник согласен взять на себя новую деятельность за дополнительную оплату. Или же работодатель хочет, чтобы работник выполнял дополнительные функции, на которые у него остается достаточно рабочего времени (например, курьер может, находясь в офисе, принимать звонки).

В ТК РФ изложены 2 варианта, по которым сотруднику могут быть вменены новые обязанности: внутреннее совместительство и совмещение. Выбирая первое или второе, работодатель ориентируется на то, можно ли выделить конкретные часы для дополнительных обязанностей, или они по-разному распределяются в продолжение рабочего времени.

Характеристики и различия этих двух способов приведены в таблице.

СОВМЕЩЕНИЕВНУТРЕННЕЕ СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО
Дополнительные обязанности выполняются параллельно с основной работой. Дополнительные обязанности подразумевают выполнение сначала основной работы.
Рабочее время не увеличивается. Рабочее время увеличивается (максимум до половины рабочего дня, но не более 4 часов в день).
Оплата по согласованию с работодателем. Оплата пропорционально отработанному времени.
Нужно дополнительное соглашение к действующему трудовому договору и изменение должностной инструкции. Нужно заключить еще один трудовой договор с этим сотрудником ­– на дополнительную должность на часть ставки.
Дополнительные обязанности можно снять в любой момент приказом руководства. Для снятия дополнительных обязанностей нужно расторгать соответствующий трудовой договор.

Работодателю решать, какой способ окажется предпочтительнее в конкретной ситуации.

Пошаговый план для вменения дополнительных обязанностей

  1. Уведомить работника письменно за 2 месяца об изменениях условий труда.
  2. Издать распоряжение (приказ) о совмещении или внутреннем совместительстве.
  3. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору либо заключить дополнительный договор.
  4. Переиздать должностную инструкцию, ознакомить сотрудника с ее новой редакцией под роспись.

Если сотрудник против

Внесение новых обязанностей в должностную инструкцию, если они в рамках квалификации, не предусматривает согласие работника, поэтому часто в этом пункте возможны разногласия, тем более, что заработная плата таких случаях обычно не пересматривается. Что делать работодателю, если в ответ на его извещение о грядущей перемене условий работы сотрудник выражает несогласие работать по новым правилам?

Работодатель письменно должен предложить несогласному другую должность в соответствии с его квалификацией, пусть даже ниже рангом или менее оплачиваемую, если она вакантна. Если таких должностей нет или снова последует несогласие, сотрудника вправе уволить (п.7 ч.1 ст.77 ТК).

Другой вариант, когда самовольно в одностороннем порядке меняются условия трудового договора. Согласно ч.1 ст.72 ТК РФ, это можно приравнять к переходу на новую работу, для чего необходимо письменное согласие сотрудника. Если работодатель настаивает под угрозой увольнения, подчиненный может предпринять следующие меры:

  • письменно попросить об увеличении оплаты за вменяемые новые обязанности;
  • если договориться не удалось, обратиться в инспекцию по труду или в профсоюз (нужно приложить копию основных документов и приказа о вменении новых обязанностей);
  • при незаконном увольнении его права защитит суд.

Итак, для вменения дополнительных обязанностей лучше заручиться согласием работника, вовремя его уведомить и оформить необходимые документы, внеся изменения в трудовой договор или должностную инструкцию, при необходимости заключив дополнительное соглашение.

Источник: https://assistentus.ru/sotrudniki/kak-vmenit-dopolnitelnye-obyazannosti/

Как разработать Положение о бухгалтерии и написать понятные инструкции к рабочим местам

Чем поможет эта статья: Подготовить Положение о бухгалтерии, а также актуальные инструкции, которые закрепляют функции и полномочия сотрудников. От чего убережет: От конфликтов с другими отделами из-за нечеткого распределения обязанностей, от проблем с временной подменой бухгалтеров на время отпуска или болезни.

Об авторе Павел Меньшиков, автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.

Какие документы регламентируют деятельность бухгалтерии? Прежде всего, это Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Еще одним очень важным и при этом очень редко используемым в работе документом является инструкция к рабочему месту.

К сожалению, часто все эти бумаги создаются по принципу «так положено» или «чтобы было». Написали, утвердили у руководства, вложили в красивую папку и поставили на полку.

В этой статье мы поговорим о том, для чего нужны эти документы и как сделать их живым инструментом, который поможет навести порядок в бухгалтерии.

Как написать Положение о бухгалтерии

Прежде чем разрабатывать Положение о бухгалтерии, нужно понять, для чего оно будет использоваться. Основных целей три — определить место бухгалтерии в компании, сформировать структуру отдела и разработать систему мотивации.

Что значит определить место бухгалтерии в компании? Максимально четко разграничить полномочия с другими отделами. Предположим, с дебиторской задолженностью работают два подразделения — бухгалтерия и отдел сбыта. В Положении о бухгалтерии нужно указать, что она лишь предоставляет информацию о наличии дебиторской задолженности.

Читайте также  Какие бывают инструкции по охране труда

А в Положении об отделе сбыта — что этот отдел отвечает за истребование такой задолженности у контрагентов на основании информации, полученной от бухгалтерии. Разделение полномочий фиксируется в разделе «Взаимодействия и связи».

Для эффективной работы необходимо, чтобы все положения о подразделениях и отделах компании составлялись и корректировались одновременно и не противоречили друг другу.

Сформировать структуру бухгалтерии поможет раздел Положения, который называется «Функции подразделения». Допустим, на бухгалтерию возложена задача по трансформации отчетности по РСБУ в МСФО. Тогда у главного бухгалтера должна появиться штатная единица «заместитель главного бухгалтера по МСФО».

Важная деталь Разрабатывая систему мотивации, можно учитывать функции, которые описаны в Положении о бухгалтерии.

Подробно описанные в Положении функции бухгалтерии также служат источником информации при разработке системы мотивации. В компаниях, где внедрена система ключевых показателей эффективности, размер премиальных складывается из трех составляющих: результаты работы конкретного сотрудника, результаты работы отдела и результаты работы компании. Показатели эффективности отдела должны на 100 процентов соответствовать перечню функций бухгалтерии, прописанных в Положении.

Какие разделы следует обязательно включить в должностную инструкцию

Можно найти большое количество примеров должностных инструкций для сотрудников бухгалтерии. Поэтому я не стану перечислять все разделы этого документа, а остановлюсь лишь на тех моментах, которые, с одной стороны, являются существенными, а с другой — нередко упускаются из виду.

Во-первых, функции бухгалтера, прописанные в должностной инструкции, также как и в Положении о бухгалтерии, должны четко соответствовать показателям системы мотивации. А именно первой ее составляющей — набору ключевых показателей эффективности конкретного сотрудника. Во избежание недоразумений не лишним будет включить в каждую инструкцию пункт о том, что в случае производственной необходимости на сотрудника могут быть возложены и иные функции.

Во-вторых, в должностной инструкции необходимо описать не только административное, но и функциональное подчинение. Вот, скажем, бухгалтер, который ведет книги покупок. Он имеет право требовать от коллег, работающих на своих участках со счетами-фактурами, своевременно и правильно проводить документы.

Или бухгалтер, ответственный за дебиторскую задолженность контрагентов, вправе контролировать качество работы сотрудника, разносящего платежи.

Отдельно стоит сказать о том, что функциональное подчинение может не ограничиваться только рамками бухгалтерии, а распространяться и на соседние подразделения компании.

Важная деталь Необходимо продумать и зафиксировать в должностных инструкциях систему взаимозаменяемости бухгалтеров, закрепить так называемых дублеров.

В-третьих, и это очень важно, необходимо продумать и зафиксировать в должностных инструкциях систему взаимозаменяемости бухгалтеров. Закрепить так называемых дублеров.

Каждая инструкция должна содержать информацию о том, какую должность может замещать данный сотрудник, а также какая должность дублирует его. При этом замещение может быть не полным, а частичным, о чем тоже должно быть подробно сказано в инструкции.

Допустим, на время отсутствия бухгалтера участка № 8 книгу покупок ведет бухгалтер участка № 3, а расчеты с поставщиками учитывает бухгалтер участка № 5.

Также как и положения об отделах, должностные инструкции не должны противоречить друг другу. Если в одной инструкции указано руководство по какому-то участку, то в другой зеркально должно быть прописано подчинение. Поэтому перед тем, как писать должностные инструкции, я рекомендую сформировать сводные таблицы с кратким описанием функций всех должностей. Такие таблицы позволят не только ничего не упустить, но и более равномерно распределить загрузку сотрудников (см. ниже).

Что такое инструкция к рабочему месту и для чего она нужна

Должностные инструкции составляются, чтобы распределить и четко зафиксировать обязанности, права и ответственность бухгалтеров и сотрудников соседних подразделений. Для использования в ежедневной работе они не предназначены. Поэтому помимо должностных стоит подготовить инструкции к рабочим местам.

Инструкция к рабочему месту — что-то вроде указаний, которые бухгалтер пишет своему коллеге, замещающему его во время отпуска. Соответственно, инструкцию к рабочему месту готовит сам работник. Нередко можно наблюдать следующую картину: один бухгалтер рассказывает другому, что и как нужно делать, а другой — записывает.

Обычно это происходит спонтанно, пометки делаются на клочках бумаги, которые быстро теряются, несмотря на ценность информации. Часто сотрудники сами себе пишут мини-инструкции, обклеивая стикерами монитор компьютера или заполняя пространство под оргстеклом на рабочем столе. Задача главного бухгалтера — стандартизировать этот процесс, перевести его в формализованное русло.

Чтобы подчиненные делали все правильно, а не по принципу «кто во что горазд».

Рабочие инструкции — это своего рода катехизис для каждого рабочего места. Свод ответов на вопросы в формате «что делать, если…», написанный простым понятным языком. Не стоит тратить время на то, чтобы придумывать затейливое вступление, ведь эти инструкции предназначены для постоянного использования. Отсюда рождается простая схема их накопления и хранения.

Представьте себе один лист формата А4, на котором содержатся и вопрос, и ответ. Это уже инструкция. Два листочка — две мини-инструкции. И так далее. Затем заводится папка, куда все эти листы подшиваются. На папке делается надпись «Инструкция к рабочему месту бухгалтера по учету товарно-материальных ценностей». И все, она готова. Если какой-то ответ устарел, соответствующий лист из папки выкидывается, а новый вставляется.

Меньше формализма и больше практического смысла и удобства использования.

Частая ошибка Для создания рабочей инструкции не нужно пытаться сразу вспомнить все или моделировать сложные ситуации.

Хочу предостеречь: для создания рабочей инструкции к тому или иному бухгалтерскому участку не нужно пытаться сразу вспомнить все. Не стоит также придумывать различные случаи из разряда «если в оплату продукции поступит вексель третьих лиц…». Может, он и не поступит никогда, а мы на описание этой ситуации свое время потратим. Достаточно зафиксировать основные моменты, а потом, по мере возникновения различных тонкостей, просто дополнять папку новыми листами.

Пример постепенного формирования инструкции приведен ниже. Первоначальный вариант очень короткий, но вполне работоспособный. И только когда крайний срок сдачи документов выпал на выходной день, потребовалось дополнить инструкцию вторым пунктом. Третья редакция появилась тоже после того, как произошло нештатное событие — не все кладовщики принесли документы вовремя, и у бухгалтера опять возник вопрос: «Что делать в такой ситуации?»

1. Первоначальный вариант. Бухгалтер принимает от кладовщиков отдела материально-технического снабжения (ОМТС) все приходные складские ордера (ПСО) до 5-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным.

2. Вторая редакция. Бухгалтер принимает от кладовщиков отдела материально-технического снабжения (ОМТС) все приходные складские ордера (ПСО) до 5-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным.

Если число, указанное в пункте 1, попадает на выходной или праздничный день, то все ПСО сдаются не позднее последнего предвыходного или предпраздничного дня.

3. Третья редакция. Бухгалтер принимает от кладовщиков отдела материально-технического снабжения (ОМТС) все приходные складские ордера (ПСО) до 5-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным.

Если число, указанное в пункте 1, попадает на выходной или праздничный день, то все ПСО сдаются не позднее последнего предвыходного или предпраздничного дня.

Если ПСО принесены позже сроков, указанных в пунктах 1 и 2 настоящей инструкции, то такие документы принимаются от кладовщиков только вместе с объяснительной запиской на имя главного бухгалтера:

— до числа, указанного в пунктах 1 и 2, плюс 2 рабочих дня включительно — принимаются бухгалтером к учету в отчетном месяце;

— после числа, указанного в пунктах 1 и 2, плюс 2 рабочих дня включительно — принимаются к учету в следующем за отчетным месяце.

Где граница существенности при подготовке инструкций к рабочему месту

Очень часто сотрудники ленятся оформлять инструкцию в формате «вопрос — ответ» письменно и говорят главному бухгалтеру: «Да ладно! Вам трудно ответить, что ли? Три минуты вопрос задать, две минуты на него ответить, а вы меня заставляете инструкцию писать!» Это в корне неправильно. Существенность вопроса определяется не скоростью ответа, а совсем другими параметрами.

Частая ошибка На устный инструктаж уходит гораздо больше времени, чем кажется на первый взгляд!

Принцип существенности в данном случае очень простой. Если из-за того, что в инструкции нет какого-либо важного момента, снижаются эффективность работы бухгалтера или качество изготавливаемого продукта, то это существенно и должно быть описано.

Например, когда счета-фактуры сшиваются по горизонтали сверху, не видно важную часть шапки, в которой указаны номер и дата документа, а также реквизиты контрагентов. И потом с этой пачкой документов будет очень неудобно работать. Поэтому лучше указать в инструкции, что счета-фактуры надо сшивать в пачки строго по вертикали.

Если же для вас, как для главного бухгалтера, это несущественно — можно написать просто: «Нужно сшивать». А как именно — оставить на усмотрение работника.

И насчет главного аргумента подчиненных — лишней траты времени. На устный инструктаж уходит гораздо больше времени, чем кажется на первый взгляд! Три минуты занял ответ руководителя одному сотруднику, а завтра пришел другой и задал тот же самый вопрос. Десять человек — уже 30 минут. Два таких «маленьких» вопроса — уже час.

И самое главное, что люди, как правило, задают один и тот же вопрос по нескольку раз, так как забывают, какой ответ вы дали. Время утекает как вода сквозь решето. Разговариваем много, а результата практически нет.

Главный бухгалтер должен быть непреклонен: хотите получать ответы на свои вопросы — читайте инструкции к рабочим местам.

Какая инструкция важнее

В идеальной бухгалтерии легко выделить идеальные рабочие места. Бухгалтер по заработной плате, бухгалтер по кассе, бухгалтер по банку, бухгалтер по расчетам с поставщиками и так далее. В реальной жизни функции часто переплетаются между подчиненными самым затейливым образом — что ни компания, то обязательно есть какие-нибудь тонкости.

Все зависит от того, каких людей, с каким опытом работы смогли найти. Исходя из этого, как правило, и распределяются функции. К примеру, не было хорошего бухгалтера по учету внешнеэкономической деятельности — функции этого участка распределили между двумя другими работниками.

Читайте также  Плановый срок проверки инструкции по охране труда

Через некоторое время нашли такого человека и все обязанности передали ему.

Такие несоответствия идеальной и реальной бухгалтерии будут постоянно. Что же делать с инструкциями? Как их писать: для конкретного человека или к определенному рабочему месту? В этом заключается еще одно отличие рабочей инструкции от должностной. Должностная инструкция создается для человека, а рабочая — к рабочему месту. Люди приходят и уходят, а инструкции к рабочим местам должны оставаться.

И если бухгалтер 40 процентов рабочего времени занимается основными средствами, а 60 процентов — расчетами с поставщиками, то у него должно быть две инструкции. Или компания может вырасти, и вместо одного человека нужно будет два — один полностью на основные средства, второй — на расчеты с поставщиками. Не переписывать же из-за этого инструкцию к рабочему месту. При таком подходе будет меньше проблем и с временной подменой бухгалтера на время отпуска или болезни.

Вы, как руководитель, просто раскидаете его функции между оставшимися бухгалтерами, снабдив каждого из них соответствующими инструкциями.

Обновлять инструкции необходимо каждый раз при существенном изменении условий работы. Они могут быть вызваны, например, утверждением нового регламента взаимодействия между отделами или внедрением нового программного продукта.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/41843-qqgb-16-m3-kak-razrabotat-polojenie-o-buhgalterii-i-napisat-ponyatnye-instruktsii-k-rabochim-mestam

Как в должностной инструкции прописать подчинение нескольким руководителям

Форум:

  • Кадровое делопроизводство

Inga4540 2015-02-03 08:56 А над уборщицами есть начальник? ДГ 2015-02-03 09:47 Подчиненность работников видна в штатном расписании и организационной структуре.

Написать так, как предлагаете Вы: «Уборщица относится к категории рабочих и непосредственно подчиняется руководителю, за которым закреплено убираемое помещение» — считайте она никому и не подчиняется! Beginner HR 2015-02-03 10:55 Да,сейчас это инженер по эксплуатации зданий!Но хотят,чтобы уборщицы подчинялись именно тому человека,который закреплен за определенным помещением.

То есть нельзя в ДИ прописать так?И издать приказ о закреплении руководителей за помещениями?Или как мне выйти из этой ситуации,что исполнить просьбу начальства? ДГ 2015-02-03 11:06 А в чем принципиальность данного вопроса? Непонятно…

Выход № 3: матрица Эйзенхауэра О том, как действовать в некоторых непростых ситуациях, рассуждает менеджер по персоналу транспортной компании «Интерсервис» Стелла Купцова: «На практике это может выглядеть так: 1. Постановка руководителями одной и той же задачи, но с разной результативностью выполнения.
2.

Важно

Постановка разных задач, которые нужно выполнить в одни и те же сроки. В первом случае — на усмотрение самого сотрудника. С одной стороны, вышестоящий руководитель — это работодатель, который принимает окончательные решения и оценивает работу.

И если сотрудник подчинится не ему, а своему непосредственному начальнику, то он рискует. С другой стороны, выполнение задания непосредственного начальника может быть первостепенным.
И каждый должен сам для себя решать, на чей результат работать. Во втором случае сотруднику необходимо учитывать сроки, отведенные для выполнения данных ему заданий.

Десять начальников: кому подчиняться?

Если все-таки в приказах подразделения указаны, А ОНИ ДОЛЖНЫ БЫТЬ УКАЗАНЫ! Это откуда такая волшебная мысль родилась у Вас в голове? Они должны быть указаны, только если они в ТД указаны, что не обязательно. Если не указаны — идею о «долженствовании» вы откуда берете? ДГ 2015-02-05 09:36 Анна! В моей умной голове еще очень много «волшебных мыслей» и все они, поверьте, рождаются из конкретных практических ситуаций.

Если что-то советую, значит убеждён в правильности данного совета. В подробности вдаваться не буду, Вы же юрист… За сим прощаюсь.
Мазухина_Анна 2015-02-05 10:05 В моей умной голове еще очень много «волшебных мыслей» и все они, поверьте, рождаются из конкретных практических ситуаций. А должны рождаться из закона. Если что-то советую, значит убеждён в правильности данного совета.

Двойное подчинение

Внимание

Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.

Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Он побежал…», «Она сделала…». Одно положение должностной инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее. Это второе правило.

Как правильно прописать должностные обязанности?

Здравствуйте. Ситуация следующая: есть подразделение — отдел, состоящий из начальника отдела(подполковник), старшие специалисты(майоры), специалисты(капитаны) и делопроизводство (прапорщики и гражданские). Сверху в связи с ростом отдела принято решение сделать одну из должностей «старших специалистов» в «заместитель начальника — старший специалист отдела…».

Раньше в должностных регламентах всех в отделе было сказано «Специалист (старший специалист) непосредственно подчинен начальнику отдела» Соответственно у начальника отдела в должностных регламентах прописано: «В подчинении начальника отдела находится весь личный состав отдела». Должность «зама» создавалась для того, чтобы часть обязанностей начальника выполнялась «замом» (так как личного состава стало больше), ну и конечно лишних приказов исполнять обязанности начальника отдела, пока он в отпуске, командировке и др.

Вход на сайт

Если воспользоваться аналогией с Боевым уставом, то цель — это то, что в боевом приказе на наступление называется «направлением дальнейшего движения». Важно, чтобы ваши подчиненные не перепутали тыл с фронтом, все остальное — детали.

Теперь о задачах Правило седьмое: в отличие от целей задачи должны быть достижимыми. Более того, задачи должны быть измеряемы! Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках или рублях, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации. Закройте глаза и представьте вашего подчиненного, которому вы только что указали цели и поставили вот эти самые задачи. Представьте теперь его же спустя некоторое время, докладывающего о выполнении этих задач.

Подчинение работников…

Генеральный директор кадрового агентства «Вектор» Вероника Громова: «В каждой компании должна быть определенная структура, в которой четко и ясно обозначена логика подчинения. И по грамотной структуре вы должны административно подчиняться одному руководителю. А всем остальным — функционально. Если в компании структура «не прописана», это все равно не отменяет главной мысли — то, что административно вы можете подчиняться лишь одному человеку.

И надо для себя твердо уяснить, кому именно. Поэтому не надо жалеть времени, чтобы как можно лучше понять, в связи с какими именно должностными обязанностями вы взаимодействуете с тем или иным начальником. Чем больше вы проясните и проговорите со своим руководством, тем меньше недопонимания и претензий будет с его стороны».

Что касается «художественного принципа» моего видения, то все практические ситуации, из которых и рождаются СВЕТЛЫЕ МЫСЛИ в моей УМНОЙ ГОЛОВЕ, неоднократно выверены на предмет соответствия действующего законодательства.

Так и что мешает привести прям тут это самое «действующее законодательство» (конкретные нормы конкретных нормативно-правовых актов), с которым вы сверили свои безусловно светлые мысли? Более не считаю нужным тратить на переписку с Вами ни сил, ни времени! Договорились. Мне будет приятно Ваше молчание :). Жанусик 2015-02-05 11:37 Beginner HR2015-02-04 16:05В ТД указываем только должность без уточнения подразделения(как я помню это не запрещено).

Поэтому переводов никаких не будет,а вот на счет штатки,думаю,надо сделать как Вы советуете Я всегда считала, что ТД должен соответствовать штатке, т.е.

Главный бухгалтер переведён на должность заместитель директора на 0,5 ставки.Также замдиректора получает пособие по уходу за ребёнком до 3х лет. Обязанности гл.бухгалтера закрепляются за замдиректором.1) обязанности гл.

буха можно ли прописать дополнительно в должностной замдиректораили это считается,как внутренне совмещение? … я запуталась Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Big_Repa» [e-mail скрыт] Беларусь, Солигорск #8[492148] 30 июля 2015, 13:07 Совмещение по любому может быть только «внутренним». Прописывать в ДИ обязанности по двум должностям возможно, но наименование должно быть по наибольшей занятости, а по мне лучше бы через дефис зам.дир по экономике-гл.бух. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Если таких инструкций в компании нет, то работнику следует довести проблему до генерального директора и менеджера по персоналу. Безусловно, на работника не должны возлагаться обязанности на постоянной основе другими начальниками.

Но такая практика существует, особенно в небольших компаниях. Чтобы избежать недопониманий в дальнейшем, при устройстве на работу на итоговом собеседовании нужно всегда задавать вопрос о том, кому вы будете подчиняться».

Выход № 2: административное подчинение Административное подчинение предусматривает то, что сотрудник зависит от руководителя только своего структурного подразделения. Вышестоящий начальник может давать ему задания только через непосредственного. При этом функционально работник может подчиняться еще и другим. Если же в компании такая структура отсутствует, то следует самому разобраться, как взаимодействовать со всеми руководителями.

Если одна из задач требует моментального исполнения, значит, нужно отдать приоритет именно ей. Если же сроки примерно одинаковы, то лучше выполнять вначале задание вышестоящего руководства».

О том, что прежде всего любому работнику нужно ориентироваться на срочность и на важность, говорит также и генеральный директор кадрового агентства «Прайм-Персонал» Дмитрий Солодкий: «Ситуации, когда у подчиненного сразу несколько начальников, встречаются у нас нередко. При этом человек путается и в результате не может нормально работать: ведь всем угодить все равно не получится.

Читайте также  Действия при пожаре в офисе инструкция

Поэтому руководители должны сами договариваться между собой. При этом важно, чтобы и дело не страдало. Работнику следует обратиться к самому уважаемому или самому главному начальнику, чтобы он расставил все точки над i.
На мой взгляд, нелогичным представляется включение положений о подчинении одного работника другому в должностную инструкцию, поскольку для этой цели существуют Положения об отделах.

Именно там находят свое отражение формализованные процессы взаимодействия сотрудников, распределение старшинства и, в том числе, порядок главенства и подчиненности. Но и в принятом у вас в организации порядке нет никаких видимых нарушений (тем более, что речь идет лишь о некоей субординации, вещи совершенно эфемерной).

Должностная инструкция — это локальный нормативный акт предприятия, имеющий законную силу в рамках своей организации и подлежащий безусловному исполнению.

Источник: http://viz-net.ru/kak-v-dolzhnostnoj-instruktsii-propisat-podchinenie-neskolkim-rukovoditelyam/

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию

Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя

Как внести изменения в должностную инструкцию, образец приказа об изменении

Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора

Какие изменения должностной инструкции меняют трудовую функцию

Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя 

Ответ на важнейший вопрос, уведомлять о внесении изменений в должностную инструкцию работника или проводить процедуру по согласованию с ним, зависит от существа самих изменений.

Согласно письму Роструда от 31.10.2007 № 4412-6, если при этом меняются необходимые в силу закона условия трудового договора (ст. 57 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ), следует соблюдать требование о письменном уведомлении сотрудника за 2 месяца (ст. 74 ТК РФ), а другие должностные обязанности нужно согласовать в соответствии со ст. 72 ТК РФ (об этом ниже).

Решение о том, как внести изменения в должностную инструкцию (далее — ДИ), принимается путем выбора из следующих вариантов:

  • издать приказ об исключении или включении пунктов, изменении текста части ДИ;
  • утвердить ДИ в новой редакции путем издания приказа об утверждении или проставления грифа утверждения в тексте новой ДИ. 

При большом объеме кадрового документооборота предпочтителен второй вариант. По исполнению он не отличается от утверждения новой ДИ. Но при оформлении отдельного приказа должно быть указано о ее издании взамен ранее утвержденной, а при принятии путем проставления грифа это может быть уточнено в заголовке ДИ («новая редакция» или «вторая редакция») и (или) в преамбуле.

Как внести изменения в должностную инструкцию, образец приказа об изменении 

Для корректировки ДИ можно принять прикрепленный к нашей статье приказ о внесении изменений в должностную инструкцию за образец. Необходимые реквизиты такого документа:

  • номер, дата, наименование организации, название приказа;
  • указание на реквизиты ДИ или приказа о ее утверждении (если он был издан);
  • содержание изменений (какие пункты утрачивают силу, излагаются в другой редакции, какими пунктами ДИ дополняется);
  • указание на дату вступления в силу изменений (например, с момента доведения до сведения работников или с определенной даты, если есть необходимость в дополнительной подготовке в связи с изменением обязанностей);
  • возложение на сотрудника кадровой службы или руководителя подразделения обязанности по информированию сотрудника под расписку. 

Образец приказа можно скачать по ссылке: Образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию.

При издании такого документа или утверждении ДИ в новой редакции необходимо уделить особое внимание порядку извещения.

Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора 

В соответствии со ст. 56, 57 ТК РФ в предмет трудового договора входят:

  • описание трудовой функции работника;
  • условия труда. 

Поскольку содержание ДИ не регламентировано, она может включать информацию, относящуюся к трудовому договору в приведенной части. Изменение его условий осуществляется 2 способами:

  1. По соглашению сторон — в качестве общего правила (ст. 72 ТК РФ). Поэтому изменение ДИ, являющейся частью трудового договора, целесообразно оформить дополнительным соглашением к нему.
  2. По инициативе работодателя — в случае организационно-технологических изменений (ст. 72 ТК РФ) с сохранением трудовой функции прежней. В такой ситуации нужно за 2 месяца уведомить сотрудника о предстоящем введении изменений (образец уведомления и некоторые подробности изменения вы найдете по ссылке: Уведомление об изменении условий трудового договора). Если условия трудового договора не меняются (например, корректируются требования о квалификации), данное требование соблюдать не нужно. 

Отметим, что порядок разработки новой ДИ или ее изменений, согласования и издания приказа об утверждении изменений, содержание этого приказа необязательно доводить до сведения работника, поскольку эти процедуры и документы не затрагивают его трудовые права и не относятся к сведениям, представляемым на основании п. 1 ст. 62 ТК РФ.

Соответствующий вывод был сделан в решении Железногорского горсуда Красноярского края от 01.02.2011 по делу № 2-215/2011. Предметом информирования и согласования в необходимых случаях является только содержание изменений ДИ.

Какие изменения должностной инструкции меняют трудовую функцию 

Описание трудовой функции в договоре с работодателем должно соответствовать ст. 15 ТК РФ:

  • указание на должность (профессию, специальность) и квалификацию;
  • вид подлежащей выполнению работы. 

При этом нужно учитывать, что отсутствие упоминания должности в штатном расписании не препятствует признанию отношений трудовыми (определение КС РФ от 19.05.2009 № 597-О-О).

Установить другую или существенно измененную трудовую функцию можно только по согласованию с сотрудником, поскольку фактически это его перевод на другую работу (ст. 72, 72.1 ТК РФ). Без его согласия ее можно менять только на некоторый период и в оговоренных в ТК РФ случаях (чч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ).

Из приведенных законоположений следует, что корректировка должностных обязанностей в рамках работы по определенной должности трудовую функцию не меняет (см., например, определение Мосгорсуда от 07.09.2015 № 4г-9509/15). Ее могут изменить только такие новые обязанности, которые фактически приводят к работе по другой должности.

Итак, изменение должностной инструкции оформляется различным образом: утверждением новой редакции (с изданием приказа или без него), изданием приказа о внесении изменений, дополнительным соглашением к трудовому договору. При этом с работником согласовывается изменение трудовой функции, если оно имеет место, либо за 2 месяца доводятся до его сведения вызванные оргпотребностями коррективы условий трудового договора. С коррективами иного характера сотрудник может быть ознакомлен в любое время. 

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/dolzhnostnye_instrukcii/poryadok_vneseniya_izmenenij_v_dolzhnostnuyu_instrukciyu/

Должностные инструкции — что такое и как написать

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.

Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

2. Основные задачи:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

3. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

4. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

5. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Зачем нужна должностная инструкция

Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.

Ведь должностная инструкция — это:

  • основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
  • важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
  • эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
  • документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.

Источник: https://kontur.ru/articles/266

Понравилась статья? Поделить с друзьями: