Инструкция по заполнению кассовой книги

Содержание

Как заполнять и вести кассовую книгу?

Инструкция по заполнению кассовой книги

Один из обязательных документов для любого предприятия, оперирующего денежными средствами, – кассовая книга. При этом не имеет значения, государственное это предприятие или частное, какую систему налогообложения выбрал владелец. Книга должна быть правильно составлена, систематически заполняться, не содержать помарок. За ведение данной документации отвечает кассир, бухгалтер предприятия или владелец.

Основные положения

Положение от 12.10.2011 года, утвержденное Центробанком, устанавливает порядок работы с кассовой книгой. Согласно ему, любой субъект хозяйствования при непосредственной работе с наличными обязан вести данную отчетную документацию. Если ранее индивидуальные предприниматели (ИП) могли не вести данный вид документации, то выход данного постановления обязал их к ведению кассовых книг вне зависимости от системы налогообложения.

Оформляется документ по форме КО-4, утвержденной Госкомстатом 18 августа 1998 года, постановление №88.

Заводят книгу в начале года и заполняют до начала следующего календарного года. Затем книга сдается в архив предприятия, где хранится 5 лет. На протяжении этого времени налоговая служба может проверить ее, дать замечания по ведению документации и даже выписать штраф.

На предприятии может быть только одна действующая кассовая книга. Неправильное ведение документа, допущение ошибок и неправильных их исправлений или же и вовсе его отсутствие при проверке может привести к штрафам.

Заполнение кассовой книги

На титульном листе отображается название организации или предприятия, Ф.И.О. предпринимателя и год, за который ведутся записи в книге. Например: «Иванов Сергей Александрович, 2016 год».

Рассмотрим основные графы и поля для заполнения с примерами записи в каждом из них.

  1. Касса за. Содержит дату, когда были проведены те или иные денежные операции. К примеру, 12.05.2016.
  2. Лист. Показывает номер страницы. Нумерация выставляется при создании книги. Например, 21.
  3. Номер документа. Номер счета ПКО или РКО. К примеру, ПКО № 24.
  4. От кого получено или кому выдано. Указываются данные физического или юридического лица, которое вносит или получает средства, вид операции. Например: «Иванову И.И.», «От Заики А.К.», «от «ООО «Стройдвор»».
  5. Номер корреспондирующего счета, субсчета. Содержит номер по классификатору «Касса». Указывает на способ расхода или получения средств. К примеру, 65. Данная графа не подлежит заполнению для индивидуальных предпринимателей.
  6. Приход. Полученные наличные по ПКО. К примеру, 546 руб. 40 коп.
  7. Расход. Сумма, выданная клиенту по РКО. Например, 67 руб. 67 коп.
  8. Итого за день. Содержит итог подсчета общих сумм выплат и поступлений. К примеру: 12786 руб. 24 коп.
  9. Остаток денежных средств на конец дня. Содержит расчет остатка денег в кассе. К примеру: 4567 руб. 34 коп. Данные для этой графы высчитываются по следующей формуле: Начальная сумма + приход – расход.

При выдаче денежных средств из кассы в виде различных пособий и платы труда в кассовой книге они указываются отдельной суммой. В конце каждой страницы указывается количество ордеров (приходных, расходных).

Заполняется документ чернилами или шариковой ручкой. При этом для облегчения работы кассир может использовать копировальную бумагу при заполнении отчета кассира.

Элементы книги

Главный элемент документа – вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно идентичны, но при этом вкладной лист всегда в книге, отчет кассира же аккуратно вырывается из нее и прилагается к ордерам, полученным и выданным на протяжении дня. Лист и отчет за одну дату имеют одинаковую нумерацию страниц.

Заполняя книгу от руки, данные вносятся на лист книги и в отчет.

Особенности ведения кассовой книги

Работая с документом, кассир вносит в него данные на основании ордеров, как приходных, так и расходных. Один ордер – это одна запись. Изначально, в книгу вносятся все операции по приходным, а уже затем по расходным ордерам.

Ежедневно в конце дня кассир обязан сверить данные кассовых ордеров с внесенными записями и вывести остаток. Затем заверить сумму подписью. Кроме того, полученная сумма сверяется с кассой. Проверяет полученные в ходе расчетов записи главный бухгалтер, затем подписывает листы документа, которые он проверил.

При отсутствии операций с деньгами в связи с выходным, простоем предприятия или просто отсутствием клиентов остаток переносится на следующую страницу. Сумма при этом не меняется.

Ошибки при заполнении

К заполнению документа выдвигаются строгие требования. Так, необходимо следить, чтобы на страницах не было помарок и ошибок. Всё это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины. При наличии ошибок их можно исправить следующим образом:

  1. При наличии ошибок, не влияющих на итоговую сумму (номеров ордеров, наименования лиц и предприятий), необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и записать над или под ним правильные данные. Внесенные изменения заверяются ответственными за ведение книги лицами.
  2. В случае если ошибка привела к искажению значения итоговой суммы за тот или иной период (то есть, в документе указана неверная сумма), исправить ошибку можно с помощью перечеркивания. Страница перечеркивается по диагонали одной чертой. При этом на ней делается соответствующая пометка «Аннулировано». После этого необходимо заполнить новые кассовые листы, внеся в них исправленные данные.

При наличии ошибок кассир также обязан составить служебную записку на имя руководителя предприятия или бухгалтера, в котором будет указано наличие ошибки.

После этого руководство назначит комиссию, отвечающую за внесение поправок в документ. После внесения поправок кассир пишет справку, в которой отражаются все изменения в книге.

Проверки и штрафные санкции

Проверяет данный вид документации налоговая инспекция и при выявлении нарушений выписывает штраф. При этом ошибки и несоответствия, обнаруженные более чем через 2 месяца после их совершения, не могут быть подвергнуты штрафу.

За нарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

  • для ИП в размере 4 000 – 5 000 рублей;
  • для юридических лиц – 40 000 – 50 000 рублей.

Данные суммы закреплены статьей 15.1 КоАП РФ.

Как сшить книгу?

Перед началом ведения кассовой книги необходимо просчитать количество необходимых листов и распечатать их.

Не рекомендуется распечатывать страницы «впритык». Лучше всего распечатать несколько дополнительных страниц на тот случай, если при заполнении книги будут допущены ошибки и понадобится вносить исправления на новых листах.

Затем все страницы нумеруются. При этом используется сквозная нумерация страниц. Книга прошнуровывается или сшивается с помощью толстых ниток, затем заверяется подписями директора и главного бухгалтера. Важно, чтобы листы невозможно было изъять из книги. Для этого книга опечатывается с помощью сургучной или мастичной печати.

На последнем листе указывается фактическое количество листов. При этом цифры должны быть расшифрованы, то есть, написаны прописью. Данный лист также подлежит подписи бухгалтера и директора предприятия.

Есть варианты, когда книга сшивается при помощи ниток, при этом их кончики опечатываются при помощи бумаги. Кроме того, листы могут склеиваться. В любом случае, они должны быть скреплены таким образом, чтобы их нельзя было не только изъять, но и вставить новые.

При оформлении кассовой книги не используются скрепки или другие виды переплета, которые не могут гарантировать целостность книги.

Электронная версия кассовой книги

Вести книгу можно не только в рукописном формате, но и в электронном варианте. При этом может быть как частичное ведение электронной книги (с распечатыванием страниц), так и полностью компьютеризованное.

При ведении в электронном варианте к началу следующего рабочего дня должны составляться машиннограмы «Вкладной лист» и «Отчет кассира», имеющие одинаковое содержание. В них должны быть отражены все необходимые реквизиты и суммы денежных поступлений.

При получении машинограммы кассир проверяет их правильность и заверяет их подписью. Вкладные листы хранятся у кассира до конца года, а отчет передается в бухгалтерию. Нумеруются листы, как и в обычной книге – в порядке возрастания. Последний лист месяца содержит отметку о количестве листов, заполненных в этом месяце.

Ведется такая электронная кассовая книга с помощью специальной программы, посредством которой листы распечатываются и затем сшиваются. Титульный лист подготавливается и прикрепляется к вкладным листам в конце года.

Электронное оформление документации допускает оформление книги не только за год, но и поквартально.

Также кассовую книгу можно вести  полностью в электронном варианте с помощью программ «1С», «Налогоплательщик Юл» и других. Удобно это делать большим предприятиям, которые имеют лицензионные версии данных программ и специалистов (кассир, бухгалтер, директор), владеющих электронной подписью.

При ведении кассовой книги в таком форме необходимо помнить, что она должна быть защищена:

  • от доступа третьих лиц. Для этого необходимо применять пароль доступа к ней или же и вовсе электронную подпись;
  • от потерь и искажений. Подразумевает создание резервных копий или хранение их на сервере, запись на диски и другие надежные носители информации.
Читайте также  Инструкция по охране труда для монтажника металлоконструкций

Заверяется такая книга с помощью электронной подписи, получить которую можно на основании положения закона от 06.04.11 №63-ФЗ.

После приложения электронной подписи к документу в нем не допускаются исправления.

: Ведение кассовой книги на программе 1С

Узнайте, как правильно создать и заполнить книгу при помощи программы 1С, не допустить ошибок при ее оформлении и внесении в нее данных. В видео-уроке показаны основные этапы не только заполнения, но и создания книги, даны разъяснения по работе с программой и основам ведения документации.

Кассовая книга – один из важнейших финансовых документов в любой организации, работающей с денежным потоком. За наличие данной документации и правильность ее оформления отвечает кассир, а также главный бухгалтер. Отсутствие кассовой книги или неправильное ее ведение приводит к штрафу.

Источник: https://moyaidea.ru/zapolnyat-i-vesti-kassovuyu-knigu.html

Кассовая книга (форма КО-4)

Бланк кассовой книги по форме КО-4

• Скачать актуальный бланк КО-4 (формат Excel), а также в формате Word.

• Скачать образец заполнения КО-4.

• Смотреть инструкцию и образец КО-4.

Кассовая книга – это документ, в котором ведётся учёт всех операций по получению и выдаче наличных денег из кассы организации.

Кассовую книгу ведёт кассир (или лицо, его заменяющее). Он ежедневно вносит в неё записи на основании каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассовых ордеров. Но если приходно / расходные операции не совершались в какие-то дни, то и книгу заполнять не нужно за эти даты.

Одна книга рассчитана на один календарный год. Но если в течение года одного экземпляра кассовой книги оказалось мало, то заводится ещё один – и записи дальше продолжаются в хронологической последовательности.

В одной организации должна быть только одна кассовая книга, даже если  осуществляется несколько видов деятельности на разных налоговых режимах.

Единственное исключение: только обособленные подразделения (филиалы) юрлица ведут свою собственную кассовую книгу, но при этом копии листов книги и первичных кассовых ордеров передаются в головной офис в установленные организацией сроки.

ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).

Как вести кассовую книгу

Книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Рассмотрим подробнее.

Кассовая книга на бумажном носителе (2 варианта её ведения)

1) Покупается уже готовая, распечатанная в типографии книга и ведётся вручную. Перед её заполнением нужно все листы прошить, пронумеровать, на последнем листе указать общее количество страниц, затем скрепить сургучной или мастичной печатью, подписями руководителя организации (или ИП) и главного бухгалтера.

В конце рабочего дня после оформления кассовой книги, т.н. вкладной лист остаётся в книге, а отрывной лист, т.н. отчёт кассира, отрывается и передаётся в бухгалтерию для проверки и подписания вместе со всеми оформленными за день первичными документами: РКО, ПКО, ведомости и т.п.

2) Книга оформляется с применением технических средств (компьютер и программное обеспечение), затем распечатывается и только потом подписывается собственноручной подписью. Порядок следующий:

  • Электронный шаблон кассовой книги (Word или Excel – без разницы) имеет 2 листа: верхний (с надписью «Образец 3, 5, 7, 9 и т. д.) является вкладным листом, а нижний (с надписью «Образец 4, 6, 8, 10 и т. д.) – отчёт кассира. Оба листа заполняются совершенно одинаково.
  • В течение дня в кассовую книгу кассир (или лицо, его заменяющее) вносит  записи на основе каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассовых ордеров.
  • В конце рабочего дня в книге выводится итоговая сумма прихода / расхода за день и остаток наличных денег в кассе на конец дня.
  • Затем распечатываются вышеуказанные 2 листа с одинаковым заполнением: вкладной лист и отчёт кассира.
  • Вкладные листы кассир оставляет и хранит у себя в отдельной папке, а в конце года они сшиваются (с указанием на последней странице книги общего количества страниц), скрепляются печатью, подписями руководителя организации (или ИП) и главного бухгалтера.
  • Листы «отчёт кассира» для сверки и подписания  передаются в бухгалтерию вместе со всеми сформированными за день первичными документами: РКО, ПКО, заявление на получение аванса, ведомости на оплату, заявление на выдачу в подотчет и т.п. и.

Листы нумеруются в порядке возрастания с начала года. При этом в последнем вкладном листе каждого месяца и календарного года необходимо указывать общее количество листов за каждый месяц и год соответственно.

Кассовая книга в электронном виде

Оформляется с применением технических средств (компьютер, ПО) с учетом обеспечения её защиты от несанкционированного доступа, искажений, потерь информации и подписывается электронными подписями в соответствии с установленными требованиями.

При использовании электронной подписи распечатывать книгу не нужно.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ КАССОВОЙ КНИГИ
(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ:

Строка  «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если книгу заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

В середине листа указывается период, на который рассчитана кассовая книга (обычно ставится один год), например: КАССОВАЯ КНИГА на 2018 г.).

КАССОВЫЙ ЛИСТ:

Строка «Касса за». Указывается дата, за которую формируется лист кассовой книги. Также указывается порядковый номер листа.

Графа «Остаток на начало дня». Отражается сумма остатка наличных на конец предыдущего дня. Попросту говоря, сколько денег в кассе перед началом работы.

Столбец «Номер документа». Указываются порядковые номера всех оформленных за день ПКО и РКО.

Столбец «От кого получено или кому выдано». ФИО физлиц или наименование организаций, ИП выписываются из соответствующего ПКО или РКО.

Столбец «Номер корреспондирующего счета, субсчета». Вписываются номера счётов из соответствующего ПКО или РКО. ИП это не заполняют.

Столбец «Приход». Указываются поступившие в кассу денежные суммы (в рублях и копейках) на основании каждого приходного кассового ордера.

Столбец «Расход». Указываются выданные из кассы денежные суммы (в рублях и копейках) на основании каждого расходного кассового ордера.

Графа «Перенос». Отражается общая сумма прихода и расхода всех предыдущих строк в таблице.

Строка «Итого за день». Вписывается общая за весь день сумма полученных и выданных денег.

Строка «Остаток на конец дня». Указывается остаток денег в кассе. Вычисляем по формуле: Остаток на начало дня + сумма прихода – сумма расхода. Сумма по вычислениям и фактический остаток должны совпадать.

Далее кассир ставит свою подпись с расшифровкой. Проверяющий книгу бухгалтер тоже ставит свою подпись с расшифровкой, а также указывает количество оформленных за день приходных и расходных кассовых ордеров.

Примечание: при заполнении кассовой книги ручкой все строки таблицы, оставшиеся незаполненными, перечёркиваются буквой «Z».

Последняя страница

Источник: https://ip-spravka.ru/kassovaya-disciplina/kassovaya-kniga-ko-4

Порядок заполнения кассовой книги в бумажном и электронном виде

Кассовая книга должна вестись преимущественным большинством современных компаний, и это является не столько инструментом эффективной работы организации, сколько требованием действующего законодательства.

При этом заполнение кассовой книги должно осуществляться в полном соответствии с установленными нормами, так как в противном случае компания не только не сможет предоставить отчетность уполномоченным государственным органам, но еще и может столкнуться с множеством других проблем, касающихся ее непосредственной деятельности.

Именно поэтому лучше заранее разобраться в том, как правильно должна заполняться кассовая книга и кто должен заниматься проведением данной процедуры.

Что это такое

Начиная с 2018 года кассовую книгу должны оформлять все предприниматели, включая тех лиц, которые работают на УСН. При этом стоит отметить, что заполнение этого журнала должно осуществляться в строгом соответствии с формой КО-4, и относиться к этому стоит максимально серьезно, так как этот документ тщательно изучается сотрудниками ФНС в процессе проведения налоговой проверки.

Если кассовая книга оформляется некорректно или с ошибками, это может обернуться для предпринимателя штрафами. В ней обязательно нужно отразить движение всех наличных средств компании, а на конец дня вписать итоговые данные, включая расчеты лимита и обороты кассы.

Скачать форму КО-4

Журнал включает в себя информацию о любых приходно-расходных операциях, фиксируя все финансовые потоки, которые присутствуют в работе организации в наличной форме. Именно по этой причине кассовая книга относится к категории обязательной документации.

Основания и регламентация

Основной правовой акт, которым регламентируется ведение кассовых книг предпринимателями – это указание Банка России от 11 марта 2018 года под номером №3210-У. Основная часть этого указания начала действовать с 1 июня 2018 года, и в соответствии с этими данными оформление данного документа предусматривается для любой компании, которая так или иначе работает с наличными средствами.

На законном основании кассовую книгу могут не заполнять те частные предприниматели, которые занимаются ведением в установленном законами порядке учет расходов, доходов, а также других объектов налогообложения, которыми характеризуется ее вид деятельности.

При этом, так как частным предпринимателям практически всегда приходится вести учет расходов и доходов, данная норма может рассматриваться как распространяющаяся на всех коммерческих деятелей.

Кто на предприятии ответственен за ведение?

Ведением кассовой книги занимается уполномоченный кассир, так как именно он проводит выдачу и прием различных денежных средств, регистрируя все операции в соответствующем журнале. В итоге он должен подписывать заполненный лист, и на него возлагается полная ответственность за корректность проведенных операций.

В конце рабочего дня кассир предоставляет в отдел бухгалтерии остаток денежных средств, а также полный пакет первичных документов, то есть всевозможные расходные и приходные ордера. После этого бухгалтер должен подписать отдельный лист книги, а если эту должность никто не занимает, свою подпись ставит руководитель организации.

Читайте также  Досрочный пересмотр инструкций по охране труда проводится

Проведение этой процедуры требуется ежедневно, причем, если частный предприниматель не имеет наемных сотрудников, то в таком случае именно он будет заниматься ведением кассовой книги и, соответственно, нести полную ответственность за указанную в ней информацию.

Инструкция по заполнению кассовой книги

В соответствии с действующим законодательством предусматриваются обычный и упрощенный виды оформления кассовой книги. Последний вариант действует для всех частных предпринимателей или же представителей малого бизнеса, в то время как обычный порядок предусмотрен для любых юридических лиц, за исключением бланков.

Вся информация, которая вносится в кассовую книгу, должна быть взята из нескольких документов:

  • книга учета полученных и предоставленных средств, из которой берутся данные о движении денежных средств на протяжении рабочего дня;
  • расходный и приходный кассовые ордеры, которые предназначаются для того, чтобы оформить поступление наличности и дальнейшую передачу ее в кассу;
  • платежная ведомость, в которой учитывается сумма выплаченной зарплаты;
  • расчетно-платежные ведомости, с помощью которых ведется учет рабочих часов, выплат зарплаты и всевозможных взысканий.

При этом стоит отметить несколько важных правил, которые стоит учитывать в процессе заполнения этого документа:

  • вся кассовая документация может оформляться в электронном виде, но для подтверждения этих документов потребуется отдельно получить электронную подпись;
  • отчеты кассира не обязательно должны заполняться;
  • оформление единого приходного кассового ордера сегодня осуществляется не только в соответствии с дневной контрольной лентой установленного кассового аппарат, но еще и в соответствии с данными БСО;
  • получатель больше не обязан указывать точную сумму полученных наличных средств при составлении расчетного кассового ордера;
  • чтобы выдать определенную сумму средств в подотчет определенному сотруднику, нужно в произвольной форме составить заявление с указанием суммы наличных и общего срока, на который предоставляются деньги с указанием даты оформления документа и подписи руководителя;
  • в ведомости о предоставлении заработной платы в обязательном порядке нужно указать напротив фамилии надпись «депонировано» но при этом больше не нужно вести соответствующий реестр депонированных средств.

Образец заполнения кассовой книги:

Правила заполнения

В электронном виде

Есть два варианта того, как можно вести кассовую книгу в электронном виде. Первый вариант – это ведение книги с дальнейшим сохранением ее на бумажном носителе. В таком случае заполнением занимается кассир в соответствии с лимитом денежных средств по кассе, причем проводится данная процедура после того, как от бухгалтерии будут получены необходимые кассовые ордера.

Заполнение кассовой книги кассиром осуществляется на протяжении рабочего дня, причем в конце дня он должен провести проверку записей на предмет их соответствия поступившим первичным документам и определением остатка денег в кассе. После этого нужно будет распечатать листы, поставить на них свою подпись и отнести в отдел бухгалтерии.

Также можно заполнять кассовую книгу полностью в электронном виде с использованием специализированных бухгалтерских программ наподобие 1С. При это стоит отметить тот факт, что в процессе электронного оформления лучше заранее побеспокоиться о том, чтобы данные из этого документа были защищены от третьих лиц, а также утраты или каких-либо искажений.

Кассовая книга в электронном виде обязательно должна быть заверена соответствующей электронной подписью, то есть определенной информацией, которая может быть использована для дальнейшей идентификации лица. Подлинность оставленной подписи подтверждается сертификатом того ключа, который выдается удостоверяющим центром.

В бумажном виде

Для того, чтобы вести кассовую книгу на бумажном носителе, достаточно приобрести уже готовый, распечатанный документ, после чего заполнить его вручную.

Стоит отметить, что перед заполнением книги нужно подробно прошить и пронумеровать все его листы, а на последнем из них обязательно указать общее количество страниц и скрепить их все с помощью мастичной или сургучной печати, поставив дополнительно подписи главного бухгалтера и директора компании.

В конце рабочего дня после окончательного оформления кассовой книги в ней нужно оставить так называемый вкладной лист, в то время как отчет кассира нужно оторвать и передать сотрудникам отдела бухгалтерии для того, чтобы они провели соответствующую проверку и подписали бумаги вместе с остальными первичными документами, оформленными на протяжении дня.

Бланк и образец

Стандартный образец кассовой книги выглядит следующим образом:

  • на титульном листе указывается полное название компании;
  • вносится соответствующий код ОКПО;
  • на последней странице документа обязательно указывается, сколько в нем содержится листов в общем количестве, а также ставится подпись ответственного лица и дата закрытия книги;
  • на каждом листе указывается его номер и дата заполнения;
  • в первом столбце таблицы указывается номер ордера;
  • далее вносится информация о том, что предоставил или получил указанную сумму средств, включая номер счета;
  • после заполнения всех необходимых строк пустые нужно будет заполнить прочерками, которые оформляются крест накрест или в форме «Z»;
  • ниже в строке пишется остаток денег в кассе, установленный к концу дня;
  • ставится подпись кассира и главного бухгалтера, занимающихся составлением и проверкой этого документа.

Для ООО и ИП

Кассовая книга представляет собой важный документ в деятельности ООО и ИП, работа которых связана с поступлением наличных денег, и при ее ведении нужно основываться на нескольких правилах:

  • заведение и использование книги осуществляется на протяжении одного года;
  • книгу ведет главный бухгалтер или кассир;
  • в одной компании разрешается вести только одну кассовую книгу вне зависимости от того, сколько у нее видов деятельности и, соответственно, систем налогообложения (единственным исключением являются дочерние предприятия, которые должны вести отдельную книгу);
  • в книге должны присутствовать данные по всем операциям предприятия, включая как расходные, так и приходные;
  • если на протяжении дня не было проведено никаких операций, лист книги нужно оставить незаполненным;
  • оформление кассовой книги может осуществляться в бумажном и электронном виде, и правила ее оформления будут непосредственно зависеть от выбранного типа;
  • информация заносится в книгу сразу же после того, как произошло фактическое получение или же расход наличных средств;
  • оформление кассовой книги должно осуществляться в соответствии с формой КО-4;
  • в конце каждого дня данные в книге должны сверяться с показателями кассовых ордеров с дальнейшим выведением итогового остатка денежных средств.

Форма КО4

В конечном итоге на книге обязательно должна стоять подпись того лица, на котором лежит ответственность за ее ведение. Помимо этого, правильность внесения данных должна регулярно проверяться главным бухгалтером.

Как делать правильно?

Кассовую книгу должен вести уполномоченный кассир или то лицо, которое его заменяет. Он должен ежедневно указывать в ней информацию, полученную из приходных и расходных кассовых ордеров, но если какие-либо приходно-расходные операции на протяжении дня не проводились, книга может за эти даты уже не заполняться.

Каждая книга оформляется только на один календарный год, но если на протяжении одного года единственного экземпляра такой книги оказывается недостаточно, можно завести новую книгу и продолжить выполнение всех операций в хронологической последовательности.

Исправление ошибок

Если в процессе заполнения книги были допущены какие-либо ошибки, их можно исправить, но при этом сразу стоит отметить, что на сегодняшний день запрещено вырывание листов, подтирание лезвием или использование штриха.

Если описка не предусматривает внесение корректировок за определенный период, то в таком случае нужно будет аккуратно поставить прочерк на неверной информации, после чего рядом написать правильно. Самое главное – это наличие заверения этого документа со стороны самого кассира или главного бухгалтера.

Если же допущенная ошибка является достаточно серьезно, то есть относится к непосредственному изменению оборота денежных средств без возможности зачеркивания, то в таком случае ставится прочерк на всем листе и указывается слово «аннулировано», и затем проводится заполнение уже нового документа.

Источник: http://buhuchetpro.ru/zapolnenie-kassovoj-knigi/

Кассовая книга. Бланк и образец заполнения 2018 года

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк кассовой книги .xlsСкачать образец заполнения кассовой книги .xls

Кто ответственен за ведение книги

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.

Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.

Основные правила оформления кассовой книги

  1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
  2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.

  3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
    • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
    • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
  4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать.

    Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).

  5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера.

    Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).

  6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.

  7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

В самом начале

  • На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
  • Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
  • На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Основная часть книги

  • На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
  • Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
  • Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
  • После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
  • Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
  • В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

Распечатать

Скопировать урл:

Источник: https://assistentus.ru/forma/kassovaya-kniga/

Инструкция и особенности заполнения кассовой книги

До недавнего времени абсолютно все юр. лица и индивидуальные предприниматели были обязаны четко следовать кассовой дисциплине, т.е. формировать кассовую книгу, составлять кассовые документы. С начала лета 2014 года индивидуальных предпринимателей освободили от ведения кассовой книги в соответствии с указанием Центрального Банка России.

Что такое кассовая книга?

Касса есть у всех юр. лиц и индивидуальных предпринимателей. Однако многие путают два понятия: контрольно-кассовый аппарат и касса.

Контрольно-кассовая машина (ККМ) — это аппарат, необходимый при приеме наличной оплаты, т.к. когда вы продаете что-то за наличные деньги, вы должны применять контрольно-кассовую машину. В некоторых случаях допускается выдача бланка строгой отчетности вместо кассового чека.

Касса — это совокупность всех наличных операций предпринимателя или организации. Т.е. по кассе отражаются и наличные доходы, и наличные расходы.

Выручку наличными, которую вы получаете, в том числе через контрольно-кассовый аппарат, или при выдаче бланка строгой отчетности, нужно отразить по кассе. Если даже у вас нет ККМ, и вы не совершаете наличных операций, кассу все равно следует вести.

Заполнение кассовой книги никак не связано с расчетом налогов. Например, по упрощенной системе налогообложения расходы не влияют на расчет налога. Точно также при уплате единого налога на вмененный доход.

Все о правилах ведения кассовых операций.

Особенности регистрации контрольно-кассовой машины в ООО.

Кто должен вести кассовую книгу?

По новому Указанию Центробанка от 11 марта 2014 года под номером 3211-У индивидуальные предприниматели могут не вести кассовые книги наравне с организациями. Индивидуальные предприниматели и малые предприятия должны только формировать расчетные и платежные ведомости, если они выплачивают заработную плату и другие вознаграждения наличными деньгами физическим лицам. А юридич. лица как и раньше должны вести и составлять кассовую документацию при работе с наличными деньгами.

Отмена кассовой дисциплины для ИП не означает, что они не имеют право составлять кассовые документы. Это означает, что государственные органы не вправе проверять и наказывать за отсутствие данной документации. Если с помощью кассовой книги индивидуальному предпринимателю удобно вести учет, то он вправе составлять документы и вести налоговый учет на их основе.

Как правильно оформить кассовую книгу?

Кассовая книга имеет стандартный вид, что упрощает ее заполнение. Но нужно соблюдать определённые требования к порядку оформления кассовой книги. Итак, как вести кассовую книгу?

  • На титульном листе книги должны располагаться полные реквизиты юридического лицa или индивидуального предпринимателя, а также промежуток времени, в течение которого она будет вестись.
  • Одну книгу можно использовать на протяжении лишь одного календарного года. Не допускается использование одной книги на протяжении нескольких лет.
  • В книге все страницы должны быть пронумерованы и прошиты, а в конце обязательно указание количества страниц.

Образец оформления кассовой книги

Образец кассовой книги обязательно учитывает следующие правила:

  • на титульном листе обязательно указание полных реквизитов юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также временной промежуток, на который заводится книга;
  • на бланке листов, сверху, указывается полная дата заполнения листа;
  • в ячейке «остаток средств на начало рабочего дня» цифрами вносится сумма денежных средств, находящихся в кассе на начало дня. Эта цифра переносится из ячейки «остаток средств на конец дня» за предыдущий рабочий день;
  • по данным расходного и приходного кассовых ордеров заполняются с 1 по 5 столбцы;
  • в первом столбце указывается номер ордера;
  • во второй столбец вносятся фамилия и инициалы лица, которое получило либо сдало деньги в кассу;
  • третий столбец заполняется только организациями;
  • суммы расхода и прихода вносятся в остальные два столбца;
  • сумма всего расхода и прихода, указанных в предыдущих строках, вносится в поле «перенос»;
  • на все незаполненные ячейки ставится прочерк;
  • в ячейку «итого за день» цифрами вносятся отдельно суммы прихода и расхода за рабочий день;
  • в ячейке «остаток на конец дня» указывается остаток наличных в кассе, который необходимо рассчитывать по формуле:

ОНД+СПД-СРД, где

ОНД — остаток наличных средств на начало дня,

СПД — сумма прихода за рабочий день;

СРД — сумма расхода за день.

  • ниже расписывается кассир и бухгалтер (или руководитель предприятия);
  • еще ниже указывается количество приходных и расходных кассовых ордеров.

Как сшивать кассовую книгу?

Вся книга должна содержать сквозную нумерацию всех листов. Книгу следует прошнуровывать или прошивать и заверять печатью и подписью бухгалтера (либо руководителя) и директора. В конце книги указывается общее количество листов книги цифрами и прописью.

Как же прошить кассовую книгу? Для этого необходимо:

• определить период, за который сшивается книга, проверить наличие и правильность всех страниц;

• пронумеровать все листы;

• при помощи нитки с иголкой сшить книгу так, чтобы узелки на концах ниток находились сзади книги. На узелки ниток следует наклеить маленькие прямоугольники, вырезанные из чистой бумаги;

• на книгу приклеивается бумага, в которой должны указываться цифрами и прописью, сколько пронумеровано и прошнуровано страниц, а также, сколько листов заверено печатью. На этой же бумаге расписывается директор и бухгалтер, ставится печать.

Сшивание книги не составляет большого труда.

Особенности кассовой книги для ИП и ООО

Как уже отмечалось ранее, с введением нового указа в начале лета 2014 года, индивидуальные предприниматели освобождаются от ведения кассовой книги. Однако любой желающий индивидуальный предприниматель может продолжать вести учет с помощью кассовой книги. Как и раньше третий столбик «номер корреспондирующего счета» по-прежнему заполняется только организациями.

Юридические лица обязаны указывать лимит остатка наличных средств, а индивидуальные предприниматели и малые предприятия с июня 2014 года освобождены от данной обязанности. Напомним, что малыми считаются предприятия с численностью сотрудников до 100 и выручкой не более 400 миллионов в год. Однако организациям позволено на время выплат заработных плат накопление сумм в кассе сверх обозначенного лимита. На ликвидацию суммы, которая превышает установленный лимит, организациям выделяется максимум пять дней.

Бухгалтеры организаций по-прежнему должны будут оформлять приходные и расходные кассовые ордера. Также юрлицу нужно будет учитывать в кассовой книге все поступающие и выдаваемые денежные средства. Банковские платежные агенты и платежные агенты июня 2014 обязаны оформлять две такие книги.

 Индивидуальные предприниматели же имеют право больше не оформлять приходные и расходные кассовые ордера и не заполнять кассовую книгу.

Как отмечалось ранее, многие путают понятия «касса» и «контрольно-кассовый аппарат». Касса есть абсолютно у всех участников торговли.

Однако с начала лета 2014 индивидуальные предприниматели освобождены Центробанком от ведения книги наравне с организациями.

Некоторые нововведения Центрального банка России коснулись и упрощения ведения кассовых документов для юридических лиц. Отмена ведения отдельных документов для индивидуальных предпринимателей отнюдь не означает, что они не имеют право их вести. Если с помощью кассовой книги индивидуальному предпринимателю удобно вести учет, то он вправе составлять документы и осуществить регистрацию кассовой книги в налоговой на их основе.

Источник: http://svoy-business.com/organizatsiya-biznesa/buhgalteriya/instruktsiya-i-osobennosti-zapolneniyu-kassovoy-knigi.html

Понравилась статья? Поделить с друзьями: