Документы по личному составу относятся к группе

Содержание

Документы по личному составу: виды, состав, хранение :

Документы по личному составу относятся к группе

В ходе деятельности любого предприятия появляется большое количество деловых бумаг. Среди этой массы в отдельный комплекс выделяются документы по личному составу. В нашей статье мы хотим рассказать о том, какие виды их существуют, как они хранятся.

Взаимоотношения с работниками

Правильно организованный документооборот на предприятии – залог успеха его деятельности. Поэтому деловым бумагам всегда нужно уделять должное внимание, а значит, и правильно их оформлять и хранить.

Стоит напомнить о том, что трудовые взаимоотношения между работодателем и работниками всегда регулируются Трудовым кодексом РФ. Именно на основании его статей на предприятии должен быть правильно организован порядок увольнения, приема и перевода сотрудников. Все те бумаги, в которых обозначены этапы трудовой деятельности работников, это и есть документы по личному составу (персоналу, кадрам).

Задача этих бумаг в том, чтобы правильно оформить и закрепить между сотрудниками и работодателем трудовые отношения. Стоит отметить, что кадровая документация – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы на любом предприятии. Правильность и своевременность ведения бумаг должна находится под контролем руководителя.

Большая часть документации является обязательной для ведения и предусмотрена Трудовым кодексом РФ, инструкцией о ведении трудовых книжек, Пенсионным законодательством и другими нормативными актами.

Виды документов по личному составу

Документы по личному составу можно разделить на следующие виды:

  1. Бумаги, которые связаны с комплектованием персонала предприятия.
  2. Документы, подтверждающие продвижение работников по службе.
  3. Бумаги, подтверждающие выполнение трудовой дисциплины.
  4. Документы, связанные с прекращением трудовых взаимоотношений.

Как мы видим, к документам по личному составу относятся многие бумаги, которые регулируют взаимоотношения между работодателями и работниками. Все они регулируют те или иные вопросы, связанные с персоналом предприятия.

Первичные документы по личному составу подразделяются на два вида:

  1. По учету кадров.
  2. По учету рабочего времени и расчетов, касающихся оплаты труда.

К документам по личному составу относятся: приказы, трудовые договоры, дипломы, аттестаты, трудовые книжки, личные дела, карточки, свидетельства по аттестации работников, личные доверенности.

Хранение документов

В последние годы, к сожалению, наблюдается тенденция недостаточного внимания к сохранности деловых бумаг. По результатам проверок государственной архивной службы были сделаны выводы, говорящие о том, что хранение документов по личному составу в нормальных условиях наблюдается только у 20% проверенных предприятий.

Хотя каждое предприятие должно соблюдать правила, закрепленные законодательным образом. Правильное отношение к деловым бумагам напрямую связано с необходимостью содействия организаций с органами пенсионного страхования и других государственных структур. Нарушения ведения документооборота может привести к нежелательным последствиям, а также грозит штрафом.

Документы по личному составу (виды бумаг приведены нами в статье) свидетельствуют о трудовом стаже людей, а также являются основанием для назначения гражданам пенсий и других выплат. В том случае, если работодатель допускает какие-либо ошибки, занижающие доход работника, человек может оспорить данный факт в суде.

Кроме того, стоит понимать, что хранение документов по личному составу необходимо, поскольку только на их основании можно восстановить исторические сведения, имевшие место. Не зря же для кадровых бумаг установлены законом самые продолжительные сроки хранения.

Излишне говорить о том, что документы нельзя терять, более того, их необходимо держать в надлежащих условиях. Руководитель и начальник отдела кадров любой организации обязаны обеспечить все условия, необходимые для текущего и архивного хранения.

К основным требованиям содержания бумаг относятся:

  1. Наличие отдельного помещения для текущего хранения.
  2. Ящики или шкафы с бумагами должны запираться на ключ.
  3. К документам должен быть ограничен доступ.
  4. Для архива нужно выделить отдельное помещение и контролировать доступ к нему.

Сроки хранения

Сроки хранения документов по личному составу самые длительные по сравнению с другими деловыми бумагами. К документам с длительными сроками хранения относятся:

  1. Все распорядительные бумаги – распоряжения, приказы, постановления.
  2. Списки работников.
  3. Карточки учета работников.
  4. Личные дела.
  5. Лицевые счета сотрудников.
  6. Наряды и табели.
  7. Трудовые договоры и соглашения.
  8. Протоколы заседаний.
  9. Списки людей, которые уходят на льготную пенсию.
  10. Книги учета приема и увольнения сотрудников.

Мы привели далеко не весь перечень тех бумаг, которые хранятся в течение 75 лет. Исключениями являются следующие документы:

  1. Акты о производственных несчастных случаях – 45 лет.
  2. Тарификационная ведомость – 25 лет.
  3. Протоколы заседаний комиссии по выплате надбавок за выслугу лет – 15 лет.

В течение установленного времени предприятие должно обеспечить сохранность бумаг в установленном законом порядке.

Подготовка документов

Архив документов по личному составу на предприятии должен находиться в отдельном помещении, в которое нет доступа посторонним лицам. В него передаются полностью подготовленные надлежащим образом дела. Стоит заметить, что подготовка бумаг начинается еще на этапе их создания.

За правильное оформление документов по личному составу отвечает отдел кадров. Для удобства пользования всей массой бумаг они компонуются кадровиками следующим образом:

  1. Оформляются дела для каждого вида документов: для приказов, личных дел, протоколов и т. д. На папках указываются заголовки, отражающие номенклатуру.
  2. Всем делам присваиваются учетные номера и вкладывается опись.
  3. Обеспечивается конфиденциальное безопасное текущее хранение: в сейфе или запертом шкафу.
  4. Все листики дела подшиваются и нумеруются. А место прошивки скрепляется печатью предприятия и заверяется подписями ответственных лиц.
  5. В каждом деле непременно должны присутствовать внутренние описи.
  6. На обложках готовых документов указываются все реквизиты: сроки хранения, названия, даты.

Формирование личного дела

Личное дело вмещает в себя все те документы, в которых имеются сведения о работнике предприятия и его трудовой деятельности. В принципе, личные дела должны быть заведены на всех сотрудников организации.

Но, как правило, в настоящее время кадровики оформляют их только для ведущих специалистов и руководителя. Организация имеет право самостоятельно принимать решение относительно того, какие именно бумаги заводить на работников.

Поэтому состав документов личного дела может отличаться на разных предприятиях. Но в целом он должен включать в себя следующие бумаги:

  1. Опись документов дела.
  2. Резюме и автобиография.
  3. Анкета.
  4. Копии бумаг о наличии образования.
  5. Копии характеристики.
  6. Копии приказа об утверждении должности.
  7. Трудовой договор.
  8. Всевозможные справки.
  9. Копии приказов о назначении, увольнении и перемещении.

Во внутренней описи должна находится информация о порядковых номерах каждого документа в деле. Такой документ подписывается тем человеком, который его составлял.

Внутри дела обязательно должна присутствовать анкета, которая содержит достаточно много информации относительно биографии, образования, семейного положения работника. Для того чтобы ее правильно заполнить, работники, как правило, пользуются трудовой книгой, военным билетом и паспортом, дипломом.

Документы учета личного состава

Документы по учету личного состава ведет кадровик. На основании первичных бумаг осуществляется оперативный учет изменений и движения численности состава работников предприятия. К документам учета относятся: приказы, карточки, штатное расписание, расчетные ведомости и многие другие документы.

При приеме на работу каждому служащему присваивают табельный номер, который впоследствии значится во всех бумагах по учету личного состава и начисления зарплаты. Даже в случае перемещения человека на новую должность или при увольнении его табельный номер остается за ним и не присваивается другому человеку.

Читайте также  Тренировка по эвакуации людей при пожаре документы

Приказы по личному составу

Приказы документов по личному составу – это одни из наиболее важных бумаг в кадровом деле. Они группируются в отдельные дела и при этом имеют собственную нумерацию. Внутри папка систематизируется в хронологическом порядке.

Некоторые приказы создают в унифицированном виде, заполняя в дальнейшем в дальнейшем только нужные графы. Все же остальные составляются по надобности, но при этом все документы должны соответствовать определенным требованиям.

Организация документов по личному составу, в том числе и приказов, осуществляется на основании сроков их хранения. Логично подшивать их в дела, которые имеют одни и тот же сроки. Так, например, приказы о приеме и увольнении должны сохраняться 75 лет, а значит, они должны находится отдельно от ежегодных документов, регламентирующих отпуск и хранящихся всего пять лет.

Если предприятие большое и документооборот достаточно приличный, то можно разные типы бумаг оформлять в отдельное дело (например, приказы по отпускам – одна папка, приказы по командировкам — другая). Это значительно облегчит работу с документами. Кроме того, каждое отдельное дело заносится в номенклатуру организации. Если в приказе имеется приложение, то оно также подшивается. А вот, что касается оснований к приказам — докладные, заявления, акты, то их хранят отдельно.

Как показывает практика, приказы и основания к ним в текущем делопроизводстве держат вместе, а вот при подготовке к архивному хранению их начинают переформировывать, раскладывая по разным папкам. Заявления, например, хранятся до 75 лет, но они входят в состав личного дела.

Все остальные основания имеют сроки хранения до пяти лет, поэтому они формируются в отдельное дело.

Хранение приказов

Чтобы определиться со сроками хранения приказов, необходимо воспользоваться типовым перечнем документов. Он периодически пересматривается и уточняется. На данный момент актуальным является перечень, составленный в 2010 году. Согласно ему, как и ранее, основания приказов подлежат хранению около пяти лет, а большая часть самих приказов сохраняются до 75 лет (об исполнении обязанностей, командировках, изменении фамилий, отпусках и аттестациях).

Кроме того, ориентироваться в сроках хранения можно по ведомственным перечням, составленным для организаций определенных сфер деятельности. Правила предусматривается проведение экспертизы ценности бумаг.

Бумаги долговременного хранения необходимо передать в архив документов по личному составу. На них составляется опись, после чего они передаются на длительное хранение.

Дела, сроки хранения которых прошли, могут быть уничтожены.

Как уничтожить документы?

Архивные бумаги предприятия могут быть уничтожены (если сроки хранения истекли) самостоятельно, а можно обратиться за помощью в специальные организации, которые занимаются данным вопросом. Каким бы образом вы ни организовали процесс, непременно должен быть составлен акт об уничтожении.

Бумаги можно самостоятельно сжечь, если есть безопасное для этого место, а можно уничтожить их с помощью специального аппарата. В таких случаях акт пишется в произвольной форме. А вот большие объемы дел проще сдать на утилизацию. Но и в этом случае все действия должны сопровождаться оформлением документов. В акте приемки-передачи необходимо зафиксировать количество дел и их вес. Лучше, если работник организации будет лично присутствовать при уничтожении бумаг для соблюдения конфиденциальности.

Государственный архив

В каждом регионе РФ существует государственный архив документов по личному составу. Основной задачей его деятельности является обеспечение надежного хранения бумаг по личному составу всех предприятий. Кроме того, архив отвечает на запросы предприятий и граждан по вопросам, касающимся бумаг по личному составу. Это направление его деятельности является очень нужным и актуальным, поскольку при закрытии организации людям просто некуда обратиться за получением нужной информации.

Именно по этой причине перед архивами стоит задача сохранения всех бумаг. В настоящее время очень часто ликвидируются и закрываются не только частные, но и бюджетные организации. В этом случае они должны передать документы по личному составу на хранение в государственный архив. В нем должны находиться в течение 75 лет следующие бумаги: приказы, расчетные ведомости, документы о перемещении и увольнении, личные дела и т. д.

Стоит отметить, что дела должны быть подготовлены перед передачей по всем правилам. Муниципальные архивы оказывают свои услуги при условии предварительного согласования сдачи документов.

Подготовка бумаг для передачи включает в себя правильное оформление всех дел, проведение экспертной оценки бумаг, а также составление описей.

Нужно ли платить деньги за хранение? Государственные и бюджетные предприятия услуги архива не оплачивают. Ликвидируемые предприятия негосударственной формы собственности передают правильно оформленные дела только при наличии договора.

Дела передаются при условии утверждения и согласования с экспертно-проверочной комиссией архива. Прием-передача бумаг производится сотрудниками учреждения в присутствии ликвидируемой организации. Данный процесс достаточно длительный и кропотливый, поскольку проверяется состояние документов путем их визуального просмотра. В конце составляется соответствующий акт.

Вместо послесловия

Документы по личному составу – это особая категория бумаг, которая имеется на любом предприятии. Их важность состоит в том, что они не теряют актуальности очень длительное время. Даже по прошествии большого периода времени может возникнуть ситуация, при которой понадобится вновь обратиться к ним. Не зря же именно эти бумаги оформляют с особой тщательностью и хранят долгие годы не только на предприятиях, но и в государственных архивах.

Источник: https://BusinessMan.ru/dokumentyi-po-lichnomu-sostavu-vidyi-sostav-hranenie.html

Состав документов по личному составу, их виды. Какие бывают приказы по личному составу?

Независимо от рода деятельности, любая организация работает с людьми. Юридическое оформление работников необходимо на всех этапах трудовых отношений. В состав документов по личному составу, создаваемых в этих случаях, входит много разного рода бумаг, нормативных актов и персональных данных.

Работодатель обязан не только грамотно вести документы по учету личного состава, но и организовать их хранение, передачу в архив и в необходимых случаях уничтожение. Все эти действия должны соответствовать действующим нормам законодательства.

Что входит в состав документов по личному составу

Все этапы движения сотрудников должны быть в отражены в соответствующих бумагах. В состав документов по личному составу, отражающих движение персонала, входят следующие:

  • документы, связанные с поиском и набором персонала;
  • документы, отражающие текущую деятельность сотрудников;
  • нормативные акты, регламентирующие трудовой процесс и кадровые взаимоотношения;
  • различные приказы по личному составу, как изданные в общей форме, так и унифицированные;
  • документы, включающие личные сведения о работниках;
  • архивные документы по личному составу;
  • документы персонального учета и анкеты;
  • иные виды документов по личному составу.

Сотрудники кадровой и секретарской службы предприятия должны помнить о необходимости оформления персональных документов в соответствии с требованиями закона. Правила, прописанные в нормативных актах предприятия, не должны противоречить вышестоящим указаниям.

Правильное оформление документов по личному составу предприятия указано в соответствующей инструкции. В ней с примерами и ссылками должны быть указаны все нюансы фиксации на бумаге работы с персоналом. Этот нормативный акт издается и утверждается руководством организации и носит бессрочный характер.

Персональные документы могут быть оформлены как в электронном, так и в бумажном виде. Если текст пишется от руки, то необходимо следить за аккуратностью почерка и стараться не делать помарок. Любая исправленная ошибка должна быть подтверждена печтью организации и заверена подписью руководителя.

Документы по учету личного состава зачастую носят секретный характер, так как содержат защищенную законом персональную информацию. К работе с ними допускается лишь строго определенный круг специалистов.

Документы предприятия по личному составу

В каждой организации, в зависимости от формы собственности и иных особенностей, будут создаваться различные документы по личному составу предприятия. Их перечень должен быть приведен в инструкции по ведению кадрового делопроизводства.

Читайте также  Как поставить электронную подпись на документ

Чаще всего это:

  • штатное расписание;
  • перечень должностей;
  • трудовые книжки и чистые бланки трудовой книжки;
  • копии персональных документов сотрудников;
  • документы персонального учета и личные дела персонала;
  • должностные и иные инструкции и трудовые договоры работников;
  • приказы или распоряжения, касающиеся сотрудников предприятия по основной деятельности;
  • документы по работе аттестационной комиссии;
  • направления и другие документы на обучение и повышение квалификации;
  • документы об отпусках, переводах и командировках;
  • различные приказы или распоряжения по личному составу;
  • записки, заявления и должностные записки от сотрудников и т. д.

Каждая фирма самостоятельно определяет нужные виды документов по личному составу, а также способ их создания и хранения.

Оформление личного дела

Наиболее важные и полные сведения о сотруднике заносятся в его личное дело. Состав документов и особенности их комплектования определяются каждой организацией самостоятельно и обязательно прописываются в нормативном документе. Можно подшивать копии бумаг как в прямом, так и в обратном порядке либо формировать по группам.

Личные дела могут вестись как на большинство работников организации, так и исключительно на руководителей и ведущих специалистов. Однако на практике большинство организаций предпочитает иметь комплект документов и иных сведений о любом сотруднике, независимо от его должности и статуса.

Категории документов и их копий для хранения в личном деле работника:

  • анкета или личный листок служат для объединения основных биографических сведений;
  • копии документов, удостоверяющих личность и подтверждающих образование и квалификацию, – паспорт, диплом, сертификаты и свидетельства;
  • копия трудовой книжки;
  • заявление о приеме, переводе и другие;
  • копии всех приказов на работника;
  • копия трудового договора;
  • иные персональные документы.

На каждого сотрудника заводится отдельная папка, в которую подшиваются перечисленные документы и их копии. Хранятся личные дела отдельно от других кадровых документов. Они содержат персональные данные, и поэтому не должны быть доступны для посторонних лиц.

Личная карточка: как правильно оформить?

Унифицированная личная карточка сотрудника является обязательной для всех фирм, независимо от формы собственности. Она является базовым документом, предназначенным для учета работников организации.

Личная карточка содержит все основные сведения о работнике. Заполняют ее обычно от руки, но допустимо первичные сведения внести с помощью техники. Ведется личная карточка все время работы сотрудника в организации. При заполнении раздела допускается распечатать и вклеить вкладыш.

При заполнении личной карточки обратите внимание на ссылки кодов. Они указаны справа от тех таблиц, сведения в которых унифицированы. Информация в этих разделах должна соответствовать классификаторам и иным нормативным документам.

Личные карточки будет правильно хранить отдельно от других персональных документов, в сейфе или в металлическом шкафу с замком. Этот документ содержит персональные сведения и подлежат строгому учету. При увольнении работника делается соответствующая запись, и личная карточка оформляется на архивное хранение.

Трудовая книжка: оформление и хранение

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий опыт работы, стаж и должности сотрудника. Ее ведение является обязательным для всех. Она заводится при начале трудовой деятельности и в дальнейшем сопровождает человека вплоть до выхода на пенсию.

Обязанность закупать пустые бланки и вкладыши трудовых книжек лежит на бухгалтерии организации. Ее сотрудники хранят их у себя в сейфе и выдают сотрудникам отдела кадров по требованию. Об этом делается запись в соответствующей учетной книге. Администрации не рекомендуется принимать у работников бланки и чистые вкладыши трудовых книжек неизвестного происхождения.

Оформляется трудовая книжка всегда только от руки. Записи делаются шариковой ручкой с синими чернилами. Если произошла ошибка, то ее надо исправить и подтвердить это подписью администрации и печатью организации. Все вносимые сведения должны соответствовать закону и инструкции.

Хранятся трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их работникам и тем более третьим лицам. Если сотруднику организации необходимо получить сведения о записях в этом документе, то делается копия всех страниц, потом они прошиваются, и каждая страница заверяется печатью. При увольнении трудовая книжка вручается работнику в тот же день.

Оперативное хранение персональных документов

Правильное хранение документов по личному составу — одна из основных обязанностей работников кадровых служб. Информация, содержащаяся в них, относится к разряду персональной и не подлежит разглашению. Кроме того, храниться и обрабатываться такие документы должны с соблюдениями специальных условий.

До подписания трудового договора с будущего работника в обязательном порядке берется письменное разрешение на обработку персональных данных. Копия этого документа подшивается в личное дело или в отдельную папку.

Все документы, касающиеся личных данных, должны храниться изолированно от общих бумаг. Доступ к ним разрешен только специалистам отдела кадров и первому руководителю организации. Сторонним лицам и организациям личные данные работников разглашать строго запрещено. Исключение составляют судебные и прокурорские органы, обратившиеся с официальным документированным запросом.

Для хранения персональных документов составляют отдельную номенклатуру дел. Папки и коробки с документами располагают в запирающихся шкафах. Желательно изолировать их от прямых солнечных лучей и повышенной температуры. Для большого количества документов целесообразно выделить специальное помещение.

Личные дела, анкеты и личные карточки находятся на оперативном хранении до тех пор, пока организация сотрудничает с конкретным работником. После увольнения они отправляются на архивное хранение.

Приказы по персоналу хранятся в течение года после их издания. Должностные и иные инструкции бессрочны вплоть до их отмены. Штатное расписание, а также график отпусков издаются ежегодно и хранятся в отделе кадров либо в бухгалтерии еще год после завершения действия.

Архивное хранение документов персонала

После окончания срока оперативного хранения данные о персонале отправляются в архив документов по личному составу. Это может быть подразделение организации либо сторонняя, чаще всего государственная, организация.

Перечень документов, подлежащих длительному архивному хранению, следующий:

  • личные дела, анкеты и личные карточки уволившихся работников;
  • невостребованные трудовые книжки и вкладыши;
  • приказы и распоряжения по личному составу с истекшим сроком хранения;
  • журналы по учету движения документов по персоналу;
  • штатное расписание;
  • графики отпусков;
  • иные документы, необходимость хранения которых предусмотрена законодательством либо комиссией.

Документы в архив оформляет сотрудник отдела кадров либо секретарь. Длительно хранить дела и другие бумаги можно как в самой организации, так и по договору в специализированном учреждении.

Документы в папке для длительного хранения формируются по дате, начиная от самой ранней. Следует внимательно следить за физической сохранностью бумаги и, если необходимо, сделать и заверить копию. Все листы дела нумеруются и прошиваются, после чего составляется опись.

Папки с документами следует размещать в строгом порядке. В самом помещении надо поддерживать оптимальную температуру и невысокую влажность, а также не допускать попадание прямого солнечного света. Стеллажи следует регулярно очищать от пыли, а комнаты с документами обрабатывать от грызунов и других вредителей.

Уничтожение персональных документов

Несмотря на длительное хранение, документы по личному составу могут быть уничтожены. Перед этой процедурой проходит заседание специальной комиссии, которая коллегиально принимает решение о дальнейшей судьбе персональных документов.

Уничтожение всегда происходит строго по описи, в присутствии всех членов комиссии. Это может быть сжигание, уничтожение методом измельчения, прессование и другие способы.

Состав персональных документов многолик и разнообразен. Работникам кадровых служб и руководству предприятий следует знать, как их правильно оформлять, хранить и уничтожать.

Источник: http://fb.ru/article/239787/sostav-dokumentov-po-lichnomu-sostavu-ih-vidyi-kakie-byivayut-prikazyi-po-lichnomu-sostavu

Документация по личному составу

Сохрани ссылку в одной из сетей:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВОПО ОБРАЗОВАНИЮ

филиал Федерального государственного

образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Южный федеральный университет»

в г. Новошахтинске Ростовской области

Контрольная работа

ПОДИСЦИПЛИНЕ «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ»

ТЕМА:

ВАРИАНТ№ 8

специальностьМН-06

курс4

ОБУХОВА КРИСТИНА СЕРГЕВНА

зач. книжки — 028

ПРОВЕРИЛ: ПАНЬКИНА ЕЛЕНА МИХАЙЛОВНА

Читайте также  Как создать архив документов в организации

НОВОШАХТИНСК

2010 г.

СОДЕРЖАНИЕ:

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….…3

1.ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ………..…………………. 4

1.1. СОСТАВ И ВИДЫ КАДРОВОЙДОКУМЕНТАЦИИ ……………….. 4

1.2.ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ……………………………………………………… 5

1.2.1. Оформлениезаявления, анкеты, трудового договора(контракта) 6

1.2.2.Приказы по личному составу ………………………………………9

1.2.3.Личная карточка …………………………….………………….….12

1.2.4.Личное дело …………………………………………………………13

1.2.5.Трудовая книжка ……………………………………………….….16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………..…..…….29

2.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ ……………………………………………..31

3.ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ ……………………………………………… 34

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………….36

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙСПИСОК………………………………………….. 46

ВВЕДЕНИЕ

Среди общей массы управленческихдокументов выделяют отдельный комплекс,которым оформляются трудовые правоотношениямежду физическими и юридическими лицами.Документы, регулирующие вопросы приемана работу, перевода, предоставленияотпусков, поощрений и взысканий и др.,относятся к документам по личномусоставу (кадровым документам).

Значение кадровой документацииопределяется тем, что она являетсяподтверждением прав граждан на труд,социальное обеспечение и т.п. Именноона определяет трудовой стаж приначислении пенсии. Поэтому все кадровыедокументы необходимо тщательно готовить,правильно оформлять и соблюдать мерыпо обеспечению их сохранности.

Документация по личному составуведется в организациях независимо отих организационно-правовой формы и видадеятельности, при этом руководительнесет персональную ответственность заправильное ведение, хранение ииспользование документов.

Оформляется кадровая документацияв соответствии с Кодексом законов отруде Российской Федерации (КЗоТ РФ),ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная системаорганизационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлениюдокументов», Инструкцией по ведениютрудовых книжек, другими нормативнымиактами.

Кадровые документы различаютпо их способности выступать в ролиправового акта. Например, приказ, с однойстороны, удостоверяет, подтверждаетналичие юридического факта заключения,изменения или прекращения трудовогодоговора, т.е. является распорядительнымдокументом.

С другой стороны, приказрегистрирует этот факт, а, следовательно,выступает в роли первичного учетногодокумента и порождает технологическуюцепочку учетных и отчетных кадровыхдокументов.

Поэтому приказ по личномусоставу как вид документа может бытьодновременно отнесен не только кунифицированной системеорганизационно-распорядительнойдокументации (УСОРД), но и к унифицированнойсистеме первичной учетной документации(УСПУД) (приложение № 1).

1. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУСОСТАВУ

1.1.СОСТАВ И ВИДЫ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Первоначально термин «документацияпо личному составу» означал документы,отражающие данные собственно личногосостава учреждения, т.е. его трудовогоколлектива. В документы по личномусоставу включали разнообразную повидам, разновидностям и объемаморганизационно-распорядительную иотчетно-статистическую документациюпо кадрам. В связи с расширением функцийкадровой службы расширился и кругкадровых документов.

В настоящее время кадровуюдокументацию составляют документы,отражающие функции кадровой службы(рис. 1).

Рис. 1. Система кадровойдокументации

Существует несколько нормативныхдокументов, закрепляющих состав кадровойдокументации. Так, в Перечне типовыхуправленческих документов, образующихсяв деятельности организаций с указаниемсроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00,определено наполнение документации поличному составу.

Это различные видыдокументов, отражающих вопросы приема,перемещения, увольнения и учетаработников, а также их награждения,аттестации, квалификации.

К ним относятсяи другие документы, которые характеризуютправовые, трудовые и другие взаимоотношенияотдельных лиц с государственными ииными организациями, подтверждаюттрудовой стаж, оплату труда, измененияв должностном и социально-правовомположении работников, получениеобразования учащимися и т. д.

К документации поличному составу относятся в частности:

  • трудовые контракты (договоры), заключаемые между администрацией предприятия и работником;

  • приказы по личному составу (регламентируют прием, увольнение, перевод сотрудников);

  • трудовые книжки;

  • личные карточки формы № Т-2;

  • личные дела;

  • лицевые счета по заработной плате.

1.2.ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Именнодокументы по личному составу подтверждаютместо и стаж работы граждан и имеютпервостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсиии во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы. Оформление приемана работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок выполняетсекретарь, если нет специальногоработника.

Среди общего объемадокументов, подведомственных кадровойслужбе, существенное значение имеетдокументация по личному составу.Указанная документация требует особойаккуратности при ее оформлении, ведениии обеспечении сохранности на протяжениидлительного периода времени.

1.2.1.Оформление заявления, анкеты,

трудовогодоговора (контракта)

Принимая на работусотрудников, любой работодательсталкивается с необходимостью оформленияс ними трудовых отношений. Трудовыеотношения с работниками оформляютсяпосредством заключения с ними трудовыхдоговоров (контрактов).

В соответствиис действующим законодательством трудовойдоговор (контракт) представляет собойсоглашение между трудящимся и организацией,по которому трудящийся обязуетсявыполнять работу по определеннойспециальности, квалификации или должностис подчинением внутреннему трудовомураспорядку.

Организация же в свою очередьобязуется выплачивать трудящемусязаработную плату и обеспечивать условиятруда, предусмотренные законодательствомо труде, коллективным договором исоглашением сторон.

В сложившейся насегодняшний день практике нередкислучаи, когда при оформлении рядовогосотрудника администрация юридическоголица принимает решение об отказе отзаключения с ним письменного трудовогодоговора (контракта). Это объясняетсяв основном несовершенством действующегона сегодняшний день трудовогозаконодательства, содержащего рядневыгодных для работодателя императивныхнорм.

Однако необходимо помнить, что,отказываясь от заключения трудовогодоговора (контракта), работодательсвоими действиями нарушает нормыдействующего законодательства, и вчастности ст. 18 КЗоТ, требующей письменногозаключения трудового договора.

Такженужно отметить, что, отказавшись отзаключения трудового договора,работодатель лишает себя преимуществ,которые дает четкое закрепление набумаге прав и обязанностей участниковтрудовых отношений.

При приеме на работуработник должен предъявить паспорт,трудовую книжку или справку о последнемзанятии, если он поступает на работувпервые. Для военнообязанных предусмотренотакже предъявление военного билета. Втом случае, когда на работу принимаетсяспециалист, от которого требуетсяспециальные знания или определеннаяквалификация, администрация предприятияобязана потребовать предъявленияоригинала документа, свидетельствующегоо полученном образовании, квалификации,стаже работы и т.д.

Первым делом приприеме на работу работник пишет заявлениео приеме на работу. В заявлении должныбыть указаны название организации,фамилия руководителя организации,должность, о которой просит заявитель,структурное подразделение и условияприема. Оклад и дата приема на работубудут указаны в визах или резолюциируководителя. Заявление подписываетсяи датируется.

При необходимостизаполняется личный листок по учетукадров (или анкета) и составляетсяавтобиография.

Анкета являетсянаиболее удобным обобщающим документом,дающим необходимые сведения о работнике,и, если тот не возражает против еезаполнения, работодатель от этого тольковыигрывает. Но, поскольку среди документов,необходимых при приеме на работу, анкетане значится, работодатель не вправетребовать ее заполнения.

Заявитель подписываетзаполненную анкету и ставит дату.Секретарь или работник, оформляющийприем на работу, проверяет правильностьизложенных в анкете сведений, сверяяих с паспортом, военным билетом,документами об образовании, трудовойкнижкой.

На заявление о приемена работу проставляются визы лиц,участвующих в рассмотрении вопроса оприеме работника на данную должность.

В том случае, еслиработодатель удовлетворен кандидатуройработника, между ними заключаетсятрудовой договор (контракт), издаетсяприказ о приеме на работу.

Прием на работуоформляется приказом (распоряжением)администрации предприятия, учреждения,организации. Приказ (распоряжение)объявляется работнику под роспись.Таким образом, в настоящее времяписьменная форма обязательна для всехтрудовых договоров, и заключение договора(контракта) не исключает необходимостииздания приказа.

Трудовой договоримеет типовую форму, в которую вносятсяиндивидуальные условия труда сотрудника,занимаемая должность. Условия трудовогодоговора (контракта) подразделяются наобязательные и дополнительные.

К обязательнымусловиям, без достижения соглашения покоторым трудовой договор не может бытьзаключен, относятся соглашения: о работепо одной или нескольким специальностям(должностям), соответствующей квалификации;о месте работы (предприятие, егоструктурное подразделение, ихместонахождение); о сроке действия ивиде трудового договора (контракта); обусловиях оплаты труда.

К дополнительнымусловиям относятся такие условиятрудового договора (контракта), которыемогут касаться любых иных вопросовтруда, а также социально-бытовогообслуживания работника, например,установление испытательного срока,совмещение профессий (должностей),переподготовка, обучение второй профессиии другие.

Согласно статье 21КЗоТ при заключении трудового договора(контракта) может быть обусловленосоглашением сторон испытание с цельюпроверки соответствия работникапоручаемой ему работе. Условие обиспытании должно быть указано в приказе(распоряжении) о приеме на работу. Встатье 22 отмечается, что «срок испытания,если иное не установлено законодательством,не может превышать трех месяцев, а вотдельных случаях, по согласованию ссоответствующим комитетом профсоюза,—шести месяцев».

В соответствии состатьей 17 КЗоТ трудовые договоры(контракты) заключаются:

—на неопределенный срок, т.е. напостоянную работу;

—на определенный срок, не болеепяти лет;

—на время выполнения определеннойработы.

Срочный трудовойдоговор (контракт) заключается в случае,когда трудовые отношения не могут бытьустановлены на неопределенный срок сучетом характера предстоящей работы,или условий ее выполнения, или интересовработника, а также в случаях, непосредственнопредусмотренных законом.

Срочныетрудовые договоры заключаются, преждевсего, в тех случаях, когда работа неимеет постоянного характера. Например,для замещения работников, находящихсяв отпуске по уходу за ребенком, в декретномотпуске или выехавших в длительнуюкомандировку и т.д.

День выхода такогоработника на работу и будет считатьсяднем окончания срочного трудовогодоговора замещающим работником.

В трудовых договорах,заключаемых на время выполнениякаких-либо работ, срок оговариваетсявременем завершения определеннойработы. Разновидностью срочных трудовыхдоговоров являются договоры о временнойи сезонной работе.

Таким образом, фактомприема на работу является подписаниетрудового договора (контракта)—документа, который фиксирует согласиесторон на установление трудовыхправоотношений и регулирует их. Сторонамитрудового контракта являются предприятие(работодатель) и работник (контрактант).

В случае возникновения конфликтнойситуации письменная форма трудовогодоговора (контракта) будет являтьсяосновным документом, определяющимвзаимоотношения работника и работодателя,и надежной гарантией от возможныхнедоразумений.

Источник: http://works.doklad.ru/view/XvvaKGM4cL8.html

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: