Архивация документов в бухгалтерии

Содержание

Как организовать архивное хранение документов бухгалтерии?

Архивация документов в бухгалтерии

Действующее законодательство содержит требования об обеспечении сохранности бухгалтерских документов в течение определенных сроков, а также устанавливает ответственность за их несоблюдение. О том, как правильно организовать архивное хранение данных документов, расскажет эта статья.

Требования законов и подзаконных актов

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность и иные документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, подлежат хранению в течение не менее пяти лет после истечения периода, к которому они относятся, или после последнего периода использования данных документов для составления отчетности. Конкретные сроки хранения, в частности, устанавливаются нормативными актами в области организации государственного архивного дела.

При этом ответственность за отсутствие документов в целях ведения бухгалтерского учета предусмотрена ст. 15.11 КоАП РФ (при условии, что в результате их отсутствия имеет место искажение любой строки формы бухгалтерской отчетности или занижение суммы налога (сбора) не менее чем на 10%).

Для целей налогообложения обязанность налогоплательщиков по обеспечению сохранности документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, установлена пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Отсутствие нужных документов для целей исчисления и уплаты налогов может повлечь за собой привлечение организации к ответственности по п. 1 или 2 ст. 120 НК РФ, а в случае занижения налоговой базы – по п. 3 ст. 120, ст. 122 или 123 НК РФ.

При этом о необходимости документов, подтверждающих нарушение прав организации, для целей их отстаивания, например, в суде и говорить не приходится.

Также стоит отметить, что в настоящее время, помимо обязанности обеспечить хранение документов в течение установленных сроков, для организаций, кроме государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек, организаций РАН, на федеральном уровне не определены требования к порядку хранения документов. То есть вопрос организации хранения документов решается в каждом учреждении самостоятельно.

Варианты организации хранения документов

Возможны три основных варианта организации хранения документов:

1. Передать все документы на хранение в специализированную организацию-архив по договору хранения (ст. 886 ГК РФ). Но данные услуги могут стоить недешево. Кроме того, в таком случае имеется риск утраты документов, если контрагента недобросовестен.

2. Организовать хранение всех документов внутри организации. Но в организации далеко не всегда имеются свободные площади, и не все организации могут обеспечить подходящие условия хранения документов.

3. Часть документов передать по договору хранения в надежный архив (особенно документы с длительными сроками хранения), а часть – хранить самостоятельно.

Если с вопросом передачи документов на хранение в специализированную организацию все более или менее понятно, то порядок организации безопасного хранения документов внутри компании вызывает много вопросов. Можно создать внутренний архив, удовлетворяющий всем нормативным требованиям, установленным для специализированных архивов. Но можно пойти другим путем и определить минимальные требования к условиям хранения документов с целью нахождения оптимального соотношения рисков утраты документов и затрат на организацию их хранения.

В результате анализа нормативных требований к условиям хранения документов можно, в случае если учреждение не является архивом, выделить некоторые рекомендации к организации их хранения, систематизированные следующим образом.

Требования к условиям хранения. В качестве основных источников опасности для документов выделяются огонь, вода, прочие физические и химические воздействия.

Нейтрализовать данные воздействия можно путем установления следующих требований к условиям хранения:

1)    в местах хранения должна быть оборудована противопожарная сигнализация;

2)    стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в местах хранения таким образом, чтобы расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) было более высоты нижнего уровня двери входа в архивохранилище, что необходимо для снижения вероятности порчи документов при его подтоплении. Хранить документы на полу или подоконниках не допускается;

3)    в местах хранения должна присутствовать естественная или искусственная вентиляция с целью обеспечения нормального уровня влажности воздуха, а также снижения концентрации вредных веществ;

4)    хранение архивных документов должно осуществляться в темноте с целью исключения их выгорания. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, стеллажах закрытого типа;

5)    в местах хранения не реже одного раза в год должны проводиться влажная уборка и обеспыливание пылесосами или влажными материалами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок) без использования химических средств, агрессивных в отношении бумаги;

6)    в местах хранения запрещаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение;

7)    в местах хранения не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла с целью исключения тепло- и влагообмена с документами.

Организация учета архивных документов. Обеспечить безопасное хранение документов – хорошо, конечно. Но это не ведет ни к какой практической пользе, если в определенный момент времени вы не сможете найти нужный документ. Таким образом, встает вопрос о том, как обеспечить учет документов в месте их хранения минимальными средствами, чтобы иметь возможность отыскать необходимый документ в любой момент времени.

С этой целью нужно обозначить отдельные площади хранения документов определенными кодами, а также обеспечить ведение журналов регистрации документов и посещений архива.

Если планируется хранить документы в отдельных помещениях, то стеллажи и шкафы нумеруются слева направо от входа, а если они располагаются параллельно стене с входом в несколько рядов, то нумерация осуществляется сначала по каждому ряду в направлении от входа (рис. 1, позиция I). Полки в стеллажах и шкафах нумеруются сверху вниз. Отсеки в стеллажах и шкафах нумеруются по направлению удаленности от входа (рис. 1, позиция II) (см. рис. на стр. ).

Нумерация стеллажей (шкафов) производится буквами русского алфавита. При достижении буквы Я нумерация продолжается таким образом: АА, АБ и т. д.

Нумерация полок осуществляется латинскими цифрами: I, II и т. д.

Рис. 1. I – схема нумерации стеллажей (шкафов) в месте хранения, II – схема нумерации полок и отсеков для хранения в стеллаже (шкафу).

Нумерация отсеков на полках производится арабскими цифрами: 1, 2 и т. д.

Нумерация наносится непосредственно на стеллажи, шкафы или их элементы водоустойчивой краской, чернилами, маркерами или на таблички, надежно прикрепляемые к элементам стеллажей и шкафов.

Учет архивных документов осуществляется в книге учета поступлений и выбытий архивных документов, открываемой на каждое место хранения. Для целей облегчения поиска в архиве необходимых документов данная книга должна содержать следующие графы:

  • наименования документов. Если в организации возможно образование документов с одинаковыми наименованиями разными подразделениями (должностными лицами), для удобства их дальнейшего поиска разрешается включение в наименования документов или выделение в качестве отдельной графы наименования подразделения или должности лица, от которых документы передаются на хранение;
  • период, к которому относятся документы;
  • момент времени, до которого нужно обеспечить хранение;
  • код места хранения документов (например, Г-III-2);
  • дату принятия документа на хранение;
  • дату выбытия документа;
  • подпись лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения;

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/36783-kak-organizovat-arhivnoe-hranenie-dokumentov-buhgalterii.html

Архивация бухгалтерских документов, услуги архивирования в Москве

Архивация бухгалтерских документов является одним из наиболее частых процессов, протекающих во внутреннем документообороте организации. Такая востребованность объясняется тем, что в данном подразделении весьма высоко количество ежедневно печатаемых бумаг.

Первичная учетная документация активно используется и во внутренних рабочих процессах, и во время разнообразных проверок. Архивирование бухгалтерских документов помогает систематизировать этот процесс, чтобы упростить поиск необходимых бумаг и избежать загромождения занимаемого пространства, а также оценить имеющийся объем задокументированной информации, чтобы удалить из архива потерявшие актуальность сведения.

Зачем архивировать бухгалтерские документы

Необходимость в архивной обработке документов возникает в связи со следующими факторами:

  • соблюдение порядка работы и учета документов согласно соответствующим статьям существующей законодательной базы;
  • к первичной учетной документации предъявляются особые требования в части сроков ее хранения (от 5-10 до 75 лет);
  • своевременная и корректная передача бумаг в архив упрощает дальнейший их поиск;
  • документы, у которых истек срок хранения, а также невостребованные и потерявшие ценность бумаги подлежат уничтожению в соответствии с особыми правилами.

Подробнее об архивации бухгалтерских документов вы можете уточнить у наших менеджеров по телефону:
— в Москве +7 (495) 921-45-72
— в Краснодаре +7 (918) 166-61-29
или отправить запрос из формы обратной связи.

Заказать

Как производится архивная обработка документов

Согласно правилам архивирования бухгалтерских документов, их передача в архив производится по особой процедуре, состоящей из нескольких шагов. Благодаря соблюдению строгой отчетности на каждом этапе даже спустя годы отыскать и предоставить необходимые бумаги по требованию налоговой или органов правопорядка не составит труда.

Читайте также  Изготовление документа в двух экземплярах

Тем не менее создание и ведение архива компании — это весьма затратное мероприятие не только в части финансовых и временных затрат, но и в части предоставления отдельного помещения, в котором дела будут храниться в соответствующих условиях.

К первоначальным издержкам на архивацию бухгалтерских документов следует отнести:

  • приобретение специального стеллажного оборудования;
  • закупку техники и особого программного обеспечения, которое занимается обработкой данных и защищает их от несанкционированного доступа;
  • введение в штат архивариуса с выделением ему заработной платы и оборудованием его рабочего места.

Конечно, обязанности «смотрителя архива» можно делегировать и одному из сотрудников, однако в этом случае его обязанности нужно будет распределить между остальными работниками, а это в обязательном порядке ведет к увеличению размера их оплаты.

Чтобы избежать подобных издержек, можно воспользоваться услугами по архивации бухгалтерских документов, предоставляемыми сторонними компаниями. Это поможет делегировать профессионалам весь процесс передачи бумаг в архив, который состоит из следующих этапов:

  • оценка значимости бухгалтерских документов и сроков их хранения;
  • систематизация дел согласно правил временного и постоянного хранения в архиве;
  • обработка бухгалтерского документооборота и последующая каталогизация по дате формирования, виду и содержанию документов, а также присвоение регистра;
  • переплет и восстановление бумаг в случае потери;
  • хранение и ведение учета документов, переданных в архив;
  • своевременное обнаружение и уничтожение бухгалтерских документов, у которых истекает срок архивного хранения.

Воспользовавшись услугами по архивной обработке и ведению бухгалтерских документов, руководитель компании получает множество неоспоримых преимуществ:

  • уменьшение размеров бюджета на документооборот;
  • полноценная защита от хищения и конфиденциальность хранящейся в архиве бухгалтерской информации;
  • систематизация и учет бумаг, которая облегчает их поиск и своевременную утилизацию;
  • уничтожение бухгалтерской документации согласно регламенту;
  • уверенность в готовности компании к любым видам государственных проверок и запросов.

Подробнее об архивации бухгалтерских документов вы можете уточнить у наших менеджеров по телефону:
— в Москве +7 (495) 921-45-72
— в Краснодаре +7 (918) 166-61-29
или отправить запрос из формы обратной связи.

Заказать

Источник: http://www.archivarius.ru/arhivatsiya-dokumentov/arhivatsiya-buhgalterskoj-dokumentatsii/

Архивирование бухгалтерских документов

Трепетно любимые бухгалтерами первичные документы не могут вечно лежать в бухгалтерии, даже если там много просторных шкафов. Спустя определённый срок их придётся архивировать и сдавать на архивное хранение, чтобы обеспечить безопасность данных, и освободить место для более актуальных бумаг. Не стоит думать, что вы можете просто взять и отнести свои папки в архив, положив их на полку.

Порядок хранения бухгалтерских документов

Ваши архивариусы ни за что не примут на хранение неоформленное дело.

Оформление по срокам хранения

Сроки хранения первичной документации составляют минимум пять лет, а некоторые другие документы, к примеру, связанные с исчислением налогов, следует хранить до 10 лет, а какие-то и 75! Чтобы в течение этого срока ничего не потерялось и не перепуталось, необходимо следовать установленным правилам оформления, при архивировании бухгалтерских документов, подлежащих сдаче в архив.
Работники архива очень щепетильно относятся к оформлению, ведь именно им спустя годы придется в спешке разыскивать вашу сегодняшнюю декларацию, когда ее неожиданно потребует налоговая.

Очередность архивирование бухгалтерских документов

  • Документы по зарплате;
  • Документы, срок хранение которых истек;
  • Документы, срок хранение которых не истек.

Как же нужно правильно архивировать бухгалтерские документы?

Процесс архивирования бухгалтерских документов состоит из нескольких шагов:

В первую очередь необходимо провести экспертизу ценности, чтобы выявить лишние копии и черновики и определить документы временного и длительного срока хранения; Затем из документов формируются стопки согласно их видам или принадлежности к определенному периоду; Стопки брошюруются, то есть подшиваются в твердую обложку. Листы нумеруются. Наиболее ценные документы, которые нельзя сшивать, складывают в папки или коробки.

Это могут быть сертификаты, лицензии и т.п. На обложке дела тушью пишут опознавательные реквизиты: номер, индекс, название, период. Именно эти данные отражаются потом в картотеке, и по ним архивариусы осуществляют поиск.

В начало каждого дела вкладывают внутреннюю опись (в случае, если название самого дела не раскрывает содержания), а также составляют заверительную надпись с подписями ответственных лиц и скрепляют печатью организации.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Для всех передаваемых в архив дел нужно составить общую опись, по которой сотрудник архива будет принимать у вас документы.

Аккуратно архивированные бухгалтерские документы можно смело нести в архив

И помните, что за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена ответственность, которой можно избежать благодаря подходу к процессу архивированию бухгалтерских документов. Зачем вам платить штрафы за документы десятилетней  давности, о которых вы и думать забыли?

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или пишите на info@archiv-s.ru , мы поможем вам обработать документы правильно.

смотрите также:

Хранение кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов

Управление и ведение архива

Порядок хранение, списание и уничтожение бланков строгой отчётности

Что такое архивное дело и архивное делопроизводство

3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Источник: https://3zprint-msk.ru/arhivirovanie-buhgalterskih-dokumentov/

Порядок уничтожения бухгалтерских документов

Документооборот любого современного бизнеса представлен внушительным объемом различного рода документации. Именно поэтому решение вопроса о правильной ее утилизации требует того, чтобы сотрудники специализированных отделов четко знали порядок уничтожения бухгалтерских документов.

Порядок хранения финансовой документации бухгалтерии

Правила хранения бухгалтерской документации от момента ее выпуска до уничтожения регулируются нормативами различных законно-правовых сфер. В законодательной базе относительно этого вопроса выделяют следующие правоустанавливающие документы:

  • Положение о документах и документообороте в бухучете, установленное Приказом Министерства финансов СССР от 29 июля 1983 года № 105 (ниже по тексту – Положение).
  • Правила деятельности архивов предприятия, принятые коллегиальным решением Госархива от 6 февраля 2002 года (ниже по тексту – Правила).
  • ФЗ от 22 октября 2004 года 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ниже по тексту – Закон);
  • Перечень типовых организационных архивных документов, создаваемых в ходе работы государственных и негосударственных предприятий с уточнением сроков их архивации, установленный приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558 (ниже по тексту – Перечень).

Получать первичную информацию о том, какие нормы времени хранения установлены законом для того или иного бухгалтерского документа, нужно в Перечне. На данный момент он обновлен и отражает правила и сроки хранения документации всех видов учреждений и предприятий вне зависимости от их организационно-правовой формы.

Читайте также  Список документов для смены генерального директора ООО

Для удобства пользователей документы в Перечне сгруппированы по управленческим функциям. Так, четвертый раздел Перечня «Учет и отчетность» разделен на подгруппы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2.

«Статистический учет и отчетность», что помогает сориентироваться и найти правила хранения и уничтожения именно интересующих документов.

Как устанавливает Федеральный закон № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года, вступивший в силу 1 января 2013 года, вся финансовая и бухгалтерская, документация должна храниться у хозяйствующих субъектов столько времени сколько установлено Правилами организации государственного архивного дела.

Согласно статье 29 этого же Закона «О бухгалтерском учете» порядок уничтожения бухгалтерских документов должен применяться для документации, хранившейся не менее пяти лет.

Это же правило дублируется пунктом 98 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 года № 34н.

Если изучать налогово-правовую законодательную базу РФ, можно заметить, что для налоговых агентов порядок хранения финансовых бумаг со сведениями о бухучете или бухгалтерской отчетности предполагает четырехлетний срок хранения. Следовательно, уничтожение документа, подтверждающего финансовую операцию, до истечения срока хранения запрещено (регламентировано подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ).

Для действующих и недействующих акционерных обществ порядок архивации и ликвидации организационных документов регламентирован Положением о порядке и сроках сохранения документации АО, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 года № 03-33/пс.

Для юридических лиц организационно-правовой формы ООО требования по хранению бумажных информационных носителей перед их уничтожением представлены в статье 50 Закона от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». 

Способы хранения бухгалтерских документов

Для обеспечения сохранения пригодности документов предприятия часто прибегают к организации внутреннего архива. Право создавать архив является законно установленной нормой для организаций, занимающихся коммерческой и некоммерческой деятельностью, и разъяснено в Законе 125-ФЗ. В ходе хранения документации предприятия вправе самостоятельно выбирать вид хранения бухгалтерских документов до их уничтожения (во внутреннем архиве или силами привлеченной специализированной компании).

1.       Организация внутреннего архива предприятия

Порядку уничтожения бухгалтерских документов предшествует правильное их хранение. Так, если руководитель компании решает создать архив для сохранения пригодности документации, то это должна быть отдельная комната, оборудованная специальными полками, стеллажами и другими средствами для хранения бумажных и иных информационных носителей. Помимо этого, в помещении должны быть установлены системы контроля климата, влажности и безопасности.

Порядок организации внутреннего архива подразумевает следующие рекомендации:

  • порядок хранения бумажных документов требует сохранения их в полной пригодности до уничтожения. Поэтому комната-архив должна быть максимально защищена от прямых солнечных лучей, что достигается простым занавешиванием окон;
  • до уничтожения документ должен тщательно охраняться. Поэтому в случае размещения архивов компании на первых или цокольных этажах проемы окон должны быть оборудованы решетками, а вход – металлической дверью;
  • документация, хранящаяся в архиве, должна быть систематизирована по отдельным группам или спискам. Данная процедура не только приведет в порядок содержание финансовых бумаг в хранилище, но и облегчит поиск необходимых материалов сотрудникам. Оригинальный список предназначается для хранения руководителю, а копия – для внутреннего архива предприятия;
  • доступ к бухгалтерским бумагам должен осуществляться в строгом порядке и под контролем. К примеру, документы из бухгалтерии не могут получать работники иных подразделений. Исключением может быть предоставление доступа при получении письменного разрешения от директора или главбуха.

 2.       Внеофисная архивация экономических документов

Для обеспечения сохранности бухгалтерских и других документов до их уничтожения некоторые современные компании прибегают к помощи специализированных помощников – сервисов по внеофисной архивации документации.

Подобные компании-помощники предлагают разместить информационные носители в помещениях, специально оборудованных для этих целей и полностью отвечающих установленным законом нормам. Данная услуга пользуется особой популярностью у малых компаний, которым содержать собственное хранилище затратно и по финансам, и по времени.

Помимо этого, хранение документов у третьих лиц высвобождает в офисах дополнительное пространство, что в последующем еще более снижает расходы малого предприятия.

Применяемый порядок внеофисной архивации удобен не только для самой фирмы, но и для ее главбуха: отсутствует дополнительная нагрузка по созданию хранилища, номенклатурного списка документов, по предоставлению доступа, поиску и т.д. 

Ответственность за отступление от порядка хранения бухгалтерских документов перед их уничтожением

Руководству предприятия всегда стоит помнить о том, что порядку уничтожения бухгалтерских документов предшествует их правильная архивация, за нарушение норм которой полагается наложение ответственности. Так, если в ходе проверки архива или приезда налоговиков выявлены дальнейшая непригодность бухгалтерского документа или его несвоевременное уничтожение, руководителю и главному бухгалтеру компании грозит административная ответственность в виде:

  • наложения штрафа в сумме 300 – 500 рублей – назначается уполномоченному лицу за нарушение порядка хранения документации (статья 13.20 КоАП РФ);
  • наложения штрафа в сумме 2 – 3 тысячи рублей – назначается за грубое нарушение порядка осуществления учетно-отчетного контроля и правил архивации бухгалтерских документов, среди которых отсутствие 1/10 доли общего количества документов, отражающих данные бухгалтерской отчетности (статья 15.11 КоАП РФ);
  • наложения штрафа в сумме 10 – 30 тысяч рублей – назначается организации, которая потеряла документы налоговой отчетности (например, счета-фактуры или регистры бухучета). Эта норма применяется в соответствии со статьей 120 НК РФ за грубое несоблюдение требований по учету доходов/расходов предприятия.

При потере первичной бухгалтерской документации предприятия его директор обязан издать приказ о назначении комиссии по расследованию доказательства потери (пункт 6.8 Положения).

Если исчезновение бухгалтерских документов стало следствием непредвиденных ситуаций или незаконных деяний злоумышленников, это необходимо подтвердить справкой свидетельствующих госслужб. К примеру, уничтожение документации пожаром доказывается заключением пожарно-контрольной службы, а их кража – документом, выданным полицейским участком.

Порядок уничтожения бухгалтерских/финансовых документов в организации

Правила уничтожения подлежащих архивации документов, в отличие от правил их хранения, не регламентируются законом. Поэтому каждое предприятие вправе применять свой собственный порядок уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения.

До того как уничтожить документацию с бухгалтерскими сведениями, необходимо изучить ее на предмет времени нахождения бумаг в архиве. Оценивать надобность документов, накапливающихся в ходе работы компании, делать выборку и передачу их на хранение в архивы должна специально созданная постоянная экспертная комиссия (ЭК).

О порядке мероприятий ЭК, касающихся обработки бухгалтерских и иных организационных бумаг перед их уничтожением, трактуют те же установленные законом акты, которые регламентируют порядок и время хранения финансовых документов бухгалтерии (Закон, Правила, Положение и Перечень).

Согласно установленному порядку по итогам работы ЭК по оценке надобности документов, накапливающихся в ходе работы компании за один отчетный год, создаются списки документации постоянной и временной (от десяти лет и более) архивации, а также акты о передаче на уничтожение документов, не подлежащих архивации (в Правилах — пункт 2.4.1). Составленные списки утверждаются на заседании ЭК, после чего его визирует единоличный исполнительный орган предприятия (в Правилах – пункт 2.4.4).

Следующим этапом в порядке уничтожения бухгалтерских документов является передача бумаг на утилизацию (в Правилах – пункт 2.4.7). Для этого составляется приемо-сдаточный акт, отражающий календарное число передачи, количественную и весовую характеристику запакованного груза с бумажными носителями. Погружают и вывозят запакованный материал в присутствии уполномоченного должностного лица, отвечающего за сохранность архивной документации.

Согласно вышеперечисленным нормативно-правовым актам о хранении и уничтожении организационной документации в текущем 2017 году предприятия могут отдать на уничтожение материалы 2011 года, поскольку их минимальный срок пятилетнего хранения подошел к концу.

https://www.youtube.com/watch?v=k1fMsjBo6hw

Порядок уничтожения финансовых документов бухгалтерии предприятия подразумевает поэтапное оформление:

  • издание и утверждение руководителем документа, приказывающего создать ЭК для оценки надобности документации, накапливающейся в ходе работы компании;
  • создание списков бумаг постоянной и временной (от десяти лет и более) архивации, а также актов о передаче на уничтожение документов, не подлежащих архивации. Акт о передаче материалов на уничтожение может составляться на базе типовой формы акта, приведенной в Методических инструкциях по делопроизводству о передаче на уничтожение документов, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76;
  • утверждение на заседании ЭК составленных списков документов, подлежащих уничтожению, после чего их визирует единоличный исполнительный орган предприятия;
  • вывоз макулатуры на утилизацию по приемо-сдаточному акту;
  • документальное оформление факта уничтожения документов актом, составленным ЭК.
Читайте также  Обучение по промышленной безопасности нормативные документы

Метод уничтожения документов предприятие может выбрать произвольно (уничтожение физическим, химическим или термальный способом).

Акт на уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения.

Для того чтобы не допустить ошибки как при выборке бухгалтерской документации, подлежащей уничтожению, так и при самой ликвидации материала, целесообразно прибегать к помощи архивистов-профессионалов.

Их работа становится особенно незаменимой в случаях, когда объем накопившихся учетно-отчетных документов велик и его переработка требует значительных временных затрат.

Специалисты архивных компаний четко придерживаются норм и правил настоящего законодательства, поэтому в соблюдении ими порядка уничтожения бухгалтерских документов можно быть уверенным.

Учитывая все вышесказанное, руководителям предприятий всегда стоит помнить о том, что в соответствии со статьей 13.20 КоАП РФ уничтожение документации вне соблюдения сроков ее архивации может стать основанием привлечения к административной ответственности.

Если у вас остались вопросы по теме, то предлагаем получить бесплатную консультацию специалистов компании «Бизнес Ресурс».

Почему десятки компаний Санкт-Петербурга предпочли услуги «Бизнес Ресурса»:

  • Экономия средств – до 30 % (по сравнению с бухгалтером в штате).
  • Компания поддерживает единый стандарт обслуживания 1С.
  • Компания оказывает комплексные бухгалтерские услуги, включая автоматизацию документооборота и оптимизацию налогов.

Подсчитайте, сколько ежемесячно стоит вашей компании содержание штатного/приходящего бухгалтера, и непременно звоните по телефонам:

  • 8 (951) 652-55-06;
  • 8 (931) 975-44-15.

У нас есть выгодное предложение, которое вас заинтересует!

Источник: http://biznes-resurs.ru/info/poryadok-ynichtozheniya-byhgalterskih-dokymentov

Очередность архивирование документов

Очередность архивирование бухгалтерских документов

  • Документы по зарплате;
  • Документы, срок хранение которых истек;
  • Документы, срок хранение которых не истек.

Как же нужно правильно архивировать бухгалтерские документы? Процесс архивирования бухгалтерских документов состоит из нескольких шагов: В первую очередь необходимо провести экспертизу ценности, чтобы выявить лишние копии и черновики и определить документы временного и длительного срока хранения; Затем из документов формируются стопки согласно их видам или принадлежности к определенному периоду; Стопки брошюруются, то есть подшиваются в твердую обложку. Листы нумеруются. Наиболее ценные документы, которые нельзя сшивать, складывают в папки или коробки. Это могут быть сертификаты, лицензии и т.п. На обложке дела тушью пишут опознавательные реквизиты: номер, индекс, название, период.

Электронные документы включаются в самостоятельные описи. Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел.
Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации.

Важно

Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив. Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

Архив документов

Внимание

Именно эти данные отражаются потом в картотеке, и по ним архивариусы осуществляют поиск. В начало каждого дела вкладывают внутреннюю опись (в случае, если название самого дела не раскрывает содержания), а также составляют заверительную надпись с подписями ответственных лиц и скрепляют печатью организации.

Для всех передаваемых в архив дел нужно составить общую опись, по которой сотрудник архива будет принимать у вас документы. Аккуратно архивированные бухгалтерские документы можно смело нести в архив И помните, что за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена ответственность, которой можно избежать благодаря подходу к процессу архивированию бухгалтерских документов.

Правила архивирования документации

Они могут находиться в частной собственности, но их уничтожение запрещено. Хранятся такие документы с соблюдением дополнительных требований, которые устанавливаются в договоре между организацией и специализированным архивным учреждением (ч.

7 ст. 6
Этим может заниматься и ликвидатор (ликвидационная комиссия), но даже в таком случае документы должны быть подготовлены к передаче, т. к. иначе их не примут на хранение.

Архивирование бухгалтерских документов

Инструкция 1 Чтобы процедура сдачи дел в архив не заняла много времени, следует соблюдать правила их оформления во время текущего документооборота. При передаче дел в архив на постоянное или временное хранение нужно сброшюровать документы, пронумеровать листы, оформить завершительную надпись, если это предусмотрено рабочими инструкциями, а также составить внутреннюю опись.

2 При этом на титульном листе сдаваемого в архив дела указывается наименование организации или предприятия, индекс в соответствии с номенклатурой дел, отмечается дата открытия и закрытия дела, а также срок хранения. 3 Документы, подлежащие сдаче в архив, подшиваются в отдельную папку с твердой обложкой. Если документ имеет особую ценность, его, как правило, не прошивают, а вкладывают в файл или конверт и прилагают к делу.

403 forbidden

Архивировать можно документы как по одному, так и массово, выделяя диапазон дат, который нужно заархивировать. Заархивированные документы можно скрыть из виду с помощью разграничения прав доступа из списков и тем самым ускорить работу.

При этом на систему отчётов эти скрытые документы не повлияют, отчётность будет по ним такая же как и у документов, которые не скрыты. Это один из вариантов использования этой опции.

Вы можете не скрывать документы, если у вас в этом нет необходимости, а просто запретить их извлекать из архива с помощью разграничения прав доступа и тем самым ограничить продавцов в редактировании документов за прошедшие периоды.

Что такое архивная обработка документов и для чего она нужна организации

Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

  • документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
  • проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
  • технологической и конструкторской документации — 20 лет;
  • патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
  • научной документации — 15 лет;
  • кино- и фотодокументов — 5 лет;
  • видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив.

Архивирование документов

Документация временного хранения – дублирующие экземпляры, черновики, копии. Они и формируют тот пакет бумаг, который хранится ровно 10 лет.

Если конкретизировать порядок архивации документов, то стоит выделить такие этапы:

  • Подготовка
  • Сортировка и систематизация документации.
  • Опись бумаг и сведение в каталог.

Хранение документации подразумевает обязательный переплет, чтобы избежать извлечения, утери бумаг, помещение их в коробки и систематизированное размещение на стеллажах. Так же необходимо обеспечить полную безопасность месту, в котором хранится документация.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Содержащаяся в ней информация является конфиденциальной, потому допуск посторонних лиц в помещение архива недопустим. Эти требования соблюдаются неукоснительно, поскольку разглашение содержания документов может повлечь серьезные последствия.

Правильная организация архивирования документов и документооборота

Спустя определённый срок их придётся архивировать и сдавать на архивное хранение, чтобы обеспечить безопасность данных, и освободить место для более актуальных бумаг. Не стоит думать, что вы можете просто взять и отнести свои папки в архив, положив их на полку.

Ваши архивариусы ни за что не примут на хранение неоформленное дело. Сроки хранения первичной документации составляют минимум пять лет, а некоторые другие документы, к примеру, связанные с исчислением налогов, следует хранить до 10 лет, а какие-то и 75! Чтобы в течение этого срока ничего не потерялось и не перепуталось, необходимо следовать установленным правилам оформления, при архивировании бухгалтерских документов, подлежащих сдаче в архив.

Работники архива очень щепетильно относятся к оформлению, ведь именно им спустя годы придется в спешке разыскивать вашу сегодняшнюю декларацию, когда ее неожиданно потребует налоговая.
Так, например, архивированию не подлежат резервные или оплаченные не до конца продажи, не распроданные до конца закупки и т.п.

Архивирование в синхронизации: Помещать документы в архив (кроме суммы в кассе) можно на любом компьютере, естественно, учитывая все правила синхронизации по передачи документа на другой компьютер.

Сумму в кассе помещать в архив можно только на компьютере в магазине, для которого этот документ предназначен. Вы можете также поместить в архив все документы за определённый период при помощи пункта меню Сервис\Редко используемые\Переместить в архив сразу много документов, но это делать можно только на компьютере магазина, т.к.

это затрагивает в т.ч. и сумму в кассе.

Источник: http://tk-advokat.ru/2018/04/20/ocherednost-arhivirovanie-dokumentov/

Понравилась статья? Поделить с друзьями: